Cùng Microsoft Teams định nghĩa “Nhóm” là gì?

Tổ chức cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams là cách tốt nhất để hỗ trợ làm việc nhóm dễ dàng. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về phần mềm này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua những nội dung được chuẩn bị dưới đây.

Nhóm trên Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là phần mềm hỗ trợ tổ chức cuộc họp trực tuyến trên nền tảng online. Khi đó người dùng chỉ cần sử dụng một thiết bị kết nối internet là có thể làm việc bất cứ lúc nào. Hơn nữa, với duy nhất một tài khoản đăng ký bản quyền người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên nhiều thiết bị ở đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, Android và iOS. 

phần mềm teams

Một nhóm được tạo trên phần mềm Microsoft Teams sẽ được đặt tên tùy ý người dùng và thêm thành viên tham dự tối đa là 300 người. Tại đây, các thành viên trong nhóm có thể trò chuyện với nhau qua các kênh bằng hình thức chat, video call, gọi thoại, chia sẻ màn hình, tài liệu…Tuy nhiên, chỉ những thành viên được chủ sở hữu cho phép và cấp quyền mới có thể truy cập do đó nền tảng này được đánh giá an toàn về vấn đề bảo mật. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm này để hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.

05+ lý do doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Teams

lý do sử dụng teams

Tính đến thời điểm hiện tại, Microsoft Teams là ứng dụng được hãng phát triển với 02 hình thức sử dụng tải App về thiết bị hoặc sử dụng online. Dưới đây là những lý do quan trọng mà các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên dùng hơn cả:

  • Làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên nhiều thiết bị để có thể làm việc ở cả văn phòng, tại nhà hoặc đi công tác. Khi đó, người dùng chỉ cần sử dụng thiết bị đăng nhập không yêu cầu cấu hình cao có kết nối internet là giải quyết được mọi công việc.
  • Tích hợp nhiều ứng dụng làm việc: Microsoft Teams không chỉ là một ứng dụng hỗ trợ tổ chức cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình mà còn tích hợp với nhiều công cụ làm việc chuyên nghiệp của Microsoft như Office 365, Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote…Khi đó, người dùng có thể cùng lúc làm việc tất cả trong một là có thể giải quyết công việc ở đa dạng vị trí và lĩnh vực hoạt động.
  • Giao diện dễ dàng sử dụng: Xét trên góc độ giao diện sử dụng, so với các nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến khác Teams được đánh giá cao với khả năng hỗ trợ người dùng sử dụng dễ dàng ngay cả với người dùng mới. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, thao tác nhanh chóng với hệ thống ngôn ngữ đa dạng.
  • Luôn cập nhật phiên bản mới: Một lý do tiếp đến mà người dùng không nên bỏ qua chính là khả năng cập nhật liên tục các phiên bản mới nhất. Ngoài khoản phí đầu tư ban đầu khi đăng ký tài khoản bản quyền, người dùng sẽ không mất thêm phí để sử dụng phiên bản mới.
  • Tích hợp nhiều tính năng hấp dẫn: Microsoft Teams tích hợp nhiều tính năng hấp dẫn để người dùng sử dụng như tổ chức cuộc họp, chat, video trực tuyến, gọi thoại, chia sẻ màn hình, chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Trên đây là những lý do quan trọng nhất mà người dùng cần biết để sử dụng phần mềm Teams. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách sử dụng cộng tổ chức cuộc họp này một cách hiệu quả nhất.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams chuyên nghiệp

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm Microsoft Teams, người dùng bắt buộc phải đăng ký tài khoản bản quyền. Nếu người dùng chưa có tài khoản thì hãy click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.

Đăng nhập tài khoản

Sau khi đăng ký thành công, người dùng sẽ tiến hành Microsoft Teams login bằng cách tham khảo những bước hướng dẫn chi tiết được chúng tôi gợi ý dưới đây:

Bước 1: Trên thiết bị máy tính mà người dùng sử dụng tiến hành mở trình duyệt tìm kiếm trên nền tảng web.

Bước 2: Tại thanh công cụ tìm kiếm, người dùng chỉ cần copy địa chỉ link sau đây – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams sau đó tiến hành click chọn Đăng nhập.

Bước 3: Nhập địa chỉ email, số điện thoại hoặc Skype mà người dùng đã đăng ký thành công trước đó và click vào Tiếp theo.

đăng nhập teams

Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft Teams tương ứng và click chọn Đăng nhập.

Bước 5: Hoàn tất các bước Teams login.

Chỉ với 05 bước được hướng dẫn trên đây, người dùng đã đăng nhập thành công tài khoản Teams online trên chính thiết bị để sử dụng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất.

Tạo nhóm làm việc

Để tạo nhóm làm việc trên Microsoft Teams, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện dưới đây được áp dụng trên cả nền tảng App và online:

Bước 1: Mở ứng dụng Teams trên máy tính hoặc truy cập địa chỉ web công cụ trên bất cứ trình duyệt nào.

Bước 2: Tiếp đến, tại thanh công cụ bên trái màn hình người dùng click chọn Teams và chọn Join or create Team phía bên phải màn hình.

tạo cuộc họp

Bước 3: Một giao diện mới sẽ hiện ra, tại đây nếu người dùng muốn tạo nhóm mới thì chỉ cần click vào Create team và nếu muốn tham gia nhóm khi đã có mã Code thì chỉ cần nhập vào ô bên cạnh.

Bước 4: Tiếp đến, hệ thống sẽ xuất hiện một màn hình để người dùng tiến hành nhập đầy đủ các thông tin của nhóm bao gồm cả tên nhóm, mô tả chi tiết và lựa chọn cách thức mà nhóm hoạt động. Sau khi đã hoàn thành xong người dùng chỉ cần click vào Next.

Bước 5: Một giao diện mới sẽ hiển thị để người dùng thêm thành viên bằng cách sao chép địa chỉ liên kết hoặc bổ sung địa chỉ email vào ô trống và click chọn Add. Khi đó, người tham gia chỉ cần chấp nhận và sẽ được thêm vào nhóm bất cứ lúc nào.

Chỉ với 05 bước thực hiện được chúng tôi hướng dẫn chi tiết trên đây, người dùng có thể tự tạo nhóm làm việc trên Microsoft Teams dễ dàng ngay cả khi chưa sử dụng phần mềm bao giờ. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách để có thể sử dụng các tính năng được tích hợp trong nhóm sau khi đã tạo và thêm thành viên thành công.

Trò chuyện trên nhóm

Sau khi đã Microsoft Teams login thành công, người dùng sẽ được chuyển đến một giao diện để có thể tương tác và làm việc nhóm hiệu quả nhất.

  • Chat cùng đồng nghiệp dễ dàng bằng cách thêm cuộc hội thoại mới trong nhóm.
  • Gửi tệp đính kèm bằng cách click vào biểu tượng ghim dưới ô chat kèm icon, sticker hay gửi thông báo khen ngợi.

Ngoài ra, khi tổ chức cuộc họp nhóm người dùng sẽ được trải nghiệm với giao diện làm việc như sau: 

trò chuyện trên teams

Sử dụng tính năng giơ tay phát biểu hoặc các biểu tượng cảm xúc linh hoạt trong suốt quá trình tham gia cuộc họp trực tuyến.

  • Bật camera, mở micro hoặc chia sẻ màn hình hiển thị cuộc họp để nhiều người cùng tham dự có thể xem.
  • Khi người dùng muốn kết thúc cuộc họp chỉ cần click chọn Rời đi.

Với một vài các tính năng cơ bản trên đây, người dùng đã có thể sử dụng phần mềm Teams dễ dàng chỉ với một vài các thao tác cơ bản. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về cách để có thể sắp xếp các nhóm một cách dễ dàng nhất.

Sắp xếp các nhóm

Để dễ dàng truy cập vào các nhóm ưu tiên, người dùng có thể tiến hành sử dụng tính năng sắp xếp bằng cách chọn nhóm cần di chuyển và thao tác chuột đến nơi mong muốn trên màn hình hiển thị. Khi đó, chỉ cần người dùng truy cập vào Microsoft Teams là nhóm sử dụng ưu tiên sẽ được hiển thị ngay ở mục đầu tiên mà không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.

Với những thông tin được MSO tổng hợp trên đây, người dùng đã phần nào hiểu rõ hơn về phần mềm Microsoft Teams và cách sử dụng dễ dàng. Nếu người dùng cần hỗ trợ trả lời bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

endpoint là gì

Endpoint là gì? Top 5 giải pháp Endpoint Protection

Những thông tin được nêu ra khi giải quyết vấn đề Endpoint là gì sẽ giúp bạn nhận ra bảo vệ điểm cuối là một ...
emial 365 microosft lựa chọn của doanh nghiệp

Email 365 Microsoft – Sự lựa chọn cho doanh nghiệp chuyển đổi số

Tất cả các doanh nghiệp hiện nay đang cùng nhau phát triển để bắt nhịp vào hành trình chuyển đổi số của đất nước. Chính ...
hướng dẫn bật tắt windows defender

Hướng dẫn cách bật và tắt Windows Defender trên máy tính

Một trong những phương án hiệu quả nhất để người dùng có thể bảo vệ thiết bị máy tính của mình an toàn chính là ...
Login mail 365 cần thực hiện những bước nào?

Login mail 365 cần thực hiện những bước nào?

Login mail 365 Outlook là bước cơ bản và cần thiết nhất để bắt đầu sử dụng Outlook cũng như trao đổi email, phục vụ ...
Scroll to Top