Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tạo sao phải thay đổi chữ ký trong Outlook?
Việc thay đổi chữ ký trong Outlook là vô cùng cần thiết không chỉ với người dùng phần mềm quen thuộc mà ngay cả với các thành viên mới. Bởi lẽ, đây được xem là công cụ mà doanh nghiệp cấp cho mỗi thành viên là phương tiện để làm việc trong suốt quá trình công tác. Dưới đây là một số những lý do cụ thể mà người dùng có thể tham khảo để sẵn sàng cho việc thay đổi chữ ký trong email Outlook:
- Email là phương tiện giao tiếp với khách hàng và đối tác, như vậy chữ ký email sẽ được coi như một tấm danh thiếp bao gồm toàn bộ các thông tin của người dùng với họ và tên, địa chỉ email, số liên hệ, đơn vị công tác và các nền tảng mạng xã hội, website của doanh nghiệp.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận, đồng thời đây là một cách để lại thông tin liên lạc khéo léo để khách hàng và đối tác có thể liên hệ bất cứ lúc nào và qua nhiều phương thức khác nhau.
- Phương án Marketing hiệu quả bằng cách truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp mà không mất thêm bất cứ khoản phí nào. Phương thức này được áp dụng khá tốt với các khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đồng nhất hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác thông qua nhân sự.
Với những lý do được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của việc thay đổi chữ ký trong Outlook. Trước khi tìm hiểu về cách thay đổi chữ ký trên phần mềm email của Microsoft, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng một vài những lưu ý quan trọng ở phần nội dung tiếp theo.
Những lưu ý quan trọng khi thay đổi chữ ký trong Outlook
Nếu người dùng muốn thay đổi chữ ký trong Outlook một cách chuyên nghiệp nhất, hãy tham khảo ngay một vài những lưu ý quan trọng được áp dụng như sau:
- Sử dụng tài khoản email bản quyền và bảo mật: Chỉ tài khoản Outlook bản quyền của Microsoft mới được tích hợp đầy đủ các tính năng nâng cao trong đó có thiết lập chữ ký email. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin cũng sẽ được đảm bảo khi người dùng sử dụng email Outlook bản quyền.
- Chữ ký email chứa đầy đủ các thông tin quan trọng: Thông thường khi thay đổi chữ ký trong Outlook sẽ bao gồm một vài những thông tin cụ thể như họ và tên, tên công ty, chức vụ, địa chỉ liên hệ như số điện thoại, email, zalo…
- Sử dụng hình ảnh: Nên lựa chọn ảnh nhận diện rõ khuôn mặt nhất, trang phục lịch sự. Hạn chế không sử dụng hình ảnh không chuyên nghiệp trong chữ ký email.
- Màu sắc lựa chọn: Người dùng có thể sử dụng đồng nhất về màu sắc với toàn bộ các thành viên khác bằng cách dùng màu thương hiệu của doanh nghiệp. Ngoài ra, 02 màu sắc đen và trắng cũng là sự lựa chọn tốt nhất.
- Thiết kế đơn giản: Thiết kế chữ ký trong Outlook cũng cần lưu ý hướng đến sự tối giản, không quá nhiều chi tiết.
- Font chữ phù hợp: Sử dụng font chữ phù hợp, chuyên nghiệp, tuyệt đối không dùng các font chữ uốn lượn.
- Đồng nhất giữa toàn bộ nhân sự: Toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp nên sử dụng chung duy nhất một form khi thay đổi chữ ký trong Outlook để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp nhất.
- Thiết lập chế độ luôn có chữ ký khi gửi email: Để hạn chế tối đa tình trạng người dùng quên không sử dụng chữ ký ở cuối mỗi email được gửi đi.
Sau khi nắm rõ được những lưu ý mà chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng có thể bắt đầu triển khai thay đổi chữ ký trong Outlook. Nếu người dùng vẫn chưa biết cách thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn bên dưới của chúng tôi.
Hướng dẫn thay đổi chữ ký trong Outlook nhanh chóng
Để thay đổi chữ ký trong Outlook, người dùng hoàn toàn có thể tự thực hiện với 02 cách chính là triển khai trên nền tảng App Outlook được cài đặt về thiết bị hoặc trên trình duyệt Web online. Tùy thuộc vào sự thuận tiện trong quá trình thực hiện mà người dùng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết được chúng tôi chia sẻ bên dưới.
Cách thay đổi chữ ký trong Outlook App
Với người dùng muốn thay đổi chữ ký trong Outlook trên nền tảng App, quá trình thực hiện sẽ được triển khai với các bước cơ bản như sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được cài đặt trên thiết bị máy tính Windows. Lưu ý, nên cập nhật hệ điều hành mới nhất cho thiết bị để quá trình triển khai diễn ra dễ dàng hơn.
– Bước 2: Tại giao diện chính của phần mềm người dùng click chọn Home > tiếp đến chọn Tạo thư mới.
– Bước 3: Tại đây, màn hình sẽ hiển thị hộp thư mới để người dùng soạn thảo. Khi đó, người dùng click chọn Chèn > chọn Chữ ký > tiếp đến chọn Chữ ký thêm một lần nữa.
– Bước 4: Ở tab Chữ ký email người dùng có thể thêm chữ ký mới hoặc xóa bỏ chữ ký cũ để thay đổi với thông tin mới.
– Bước 5: Tại đây, người dùng sẽ nhập toàn bộ những thông tin cần có để tiến hành thay đổi chữ ký trong Outlook.
– Bước 6: Chọn OK để lưu lại toàn bộ những thay đổi mà người dùng đã thực hiện.
Như vậy, với 06 bước thực hiện như hướng dẫn trên đây, người dùng đã thay đổi chữ ký trong Outlook thành công trên phần mềm App. Tiếp đến, với phiên bản Outlook online thì người dùng cũng có thể triển khai theo hướng dẫn được chúng tôi chia sẻ bên dưới đây.
Cách thay đổi chữ ký trong Outlook Web
Người dùng hoàn toàn có thể thay đổi chữ ký trong Outlook trên phiên bản Web dễ dàng chỉ cần thực hiện với các bước hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền tại địa chỉ Outlook.com trên trình duyệt Web.
– Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, giao diện chính của Outlook online sẽ được hiển thị khi đó người dùng chỉ cần click chọn vào nút Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình.
– Bước 3: Tại đây, hộp thoại cài đặt sẽ hiển thị và người dùng click chọn vào Thư > Thảo và trả lời.
– Bước 4: Tại đây, người dùng có thể thêm chữ ký mới hoặc thay đổi chữ ký trong Outlook đang có sẵn tùy chỉnh.
– Bước 5: Sau khi thực hiện xong, người dùng chỉ cần click chọn Lưu.
Như vậy, sau 05 bước triển khai người dùng cũng đã thay đổi được chữ ký trong Outlook online dễ dàng mà không mất quá nhiều thời gian.
Đoạn kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để hướng dẫn người dùng cách thay đổi chữ ký trong Outlook bản quyền dễ dàng. Nếu người dùng có bất cứ vấn đề nào cần chúng tôi hỗ trợ vui lòng liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.
