Hướng Dẫn Cách Xóa Rule Trong Outlook Cực Đơn Giản Từ MSO

Thiết lập các quy tắc trong Email Outlook là một giải pháp hiệu quả để người dùng có thể dễ dàng quản lý danh sách các email, tự động sắp xếp, di chuyển và xóa bỏ chúng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vì một lý do nào đó, mà người dùng muốn xóa, hoặc tắt đi một hoặc một vài quy tắc. Hãy cùng MSO tìm hiểu chi tiết cách xóa Rule trong Outlook cực đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả ngay tại bài viết dưới đây.

Cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất

Trong một vài trường hợp, khi những quy tắc cũ không còn phù hợp với yêu cầu, người dùng có thể thực hiện xóa Rule trong Outlook bằng 1 trong 2 cách dưới đây:

Xóa Rule trong email duy nhất

Chỉ với 05 bước dưới đây, người dùng có thể dễ dàng xóa các quy tắc ở một email trong Microsoft Outlook:
– Bước 1: Tại giao diện email Outlook, người dùng chuyển sang chế độ xem Email và nhấp mở vào thư mục của tài khoản email mà mình muốn xóa bỏ quy tắc.
– Bước 2: Mở hộp thoại Manage Rules and Alerts (Quy tắc và cảnh báo) → Click chọn mục E-mail Rules (quy tắc cảnh bảo trong email Outlook).

Cach xoa rule trong Outlook don gian
– Bước 3: Người dùng tìm Rule (quy tắc) mà mình muốn xóa trong danh sách các Rule hiện có và click chọn nó.
– Bước 4: Nhấn Delete để xóa bỏ Rule.
– Bước 5: Người dùng sẽ xác nhận muốn xóa bỏ Rule trong Outlook bằng cách nhấn “Yes” trong hộp thoại hiển thị để hoàn tất.

Xoa Rule trong Outlook voi mot email duy nhat
* Lưu ý: Khi xóa một Rule trong Outlook, tất cả các email tương tự trong tương lai sẽ không còn được áp dụng quy tắc này nữa. Trường hợp người dùng muốn áp dụng lại Rule, thì bắt buộc phải tạo một Rule mới, hoặc sử dụng tính năng “Undo” để có thể khôi phục lại chức năng của Rule cũ đã bị xóa.

Xóa Rule trong tất cả các tài khoản email

Thường thì, người dùng có thể xóa tất cả các quy tắc trong mỗi tài khoản email Outlook một cách riêng biệt. Nhưng nếu muốn loại bỏ tất cả các quy tắc ở tất cả các tài khoản email của mình một cách nhanh chóng, người dùng vẫn có thể thao tác đơn giản với các 03 bước sau:
– Bước 1: Người dùng sẽ cần thoát khỏi ứng dụng Microsoft Outlook trước khi thực hiện xóa Rules.
– Bước 2: Truy cập hộp thoại Run bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R.

Xoa Rule trong tat ca cac tai khoan email
– Bước 3: Sau đó, một bảng thông báo sẽ hiện ra. Tại đây, người dùng sẽ nhập outlook.exe/cleanrules trong mục Open. Cuối cùng, nhấp chọn OK là hoàn tất.

Tắt Rule trong Outlook bằng cách nào?

Trong một số trường hợp, nếu người dùng chỉ muốn tắt Rules thay vì xóa bỏ, thì có thể thực hiện nhanh theo những hướng dẫn chi tiết dưới đây:
– Bước 1: Tương tự như thao tác xóa bỏ Rules trong email, người dùng cũng sẽ chuyển giao diện chính về chế độ xem Email. Sau đó, click chọn thư mục của tài khoản email mà mình muốn tắt Rules.
– Bước 2: Mở hộp thoại Manage Rules and Alerts (Quy tắc và cảnh báo) trong Outlook.
– Bước 3: Tại ô tích ở phía trước các Rules, người dùng chỉ cần tích loại bỏ đơn giản như hình dưới đây.

Cach tat rule trong outlook
Như vậy, chỉ với 03 thao tác đơn giản, người dùng đã có thể tắt Rules trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngược lại, nếu muốn khôi phục các Rules đã tắt, người dùng chỉ cần truy cập tương tự và click chọn lại quy tắc mà mình cần thiết lập ở ô tích phía trước.

Cách tạo Rule trong Outlook cực đơn giản, dễ dàng

Đối với những người dùng mới, ngoài việc làm thế nào để tắt rule trong Outlook, thì cách để tạo rule trong Outlook cũng là vấn đề cần quan tâm rất lớn. Theo đó, dưới đây là 2 cách thiết lập rule trong Outlook cực đơn giản mà người dùng có thể dễ dàng áp dụng:

Tạo Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Email hiện có

Cách đầu tiên để người dùng có thể thiết lập rule tự động trong Outlook chính là sử dụng thư email hiện có cùng với 06 thao tác đơn giản sau:
– Bước 1: Người dùng khởi chạy ứng dụng Outlook trên thiết bị.
– Bước 2: Click chuột phải vào email cần thiết lập quy tắc → sau đó chọn RuleCreate Rule.

Tao Rule trong Outlook bang cach su dung Email hien co
– Bước 3: Một cửa sổ Rule sẽ được hiển thị. Người dùng lúc này có thể chọn 1 hoặc nhiều tùy chọn trong 3 tùy chọn đầu tiên.

Nguoi dung lua chon 1 hoac nhieu tuy chon trong 3 tuy chon dau
– Bước 4: Tại mục Do the following, nếu người dùng muốn quy tắc di chuyển email sang một thư mục cụ thể, thì hãy sử dụng tùy chọn Move the Item to Folder.

Lua chon muc Move the Item to Folder de thiet lap quy tac di chuyen email sang 1 thu muc cu the
Sau đó, click chọn mục Select Folder và nhấn OK khi cửa sổ Rule and Alerts hiện ra.

Bang cua so Rule and Alerts hien ra
– Bước 5: Khi hệ thống thông báo thiết lập thành công, người dùng hãy truy cập và kiểm tra. Trường hợp muốn áp dụng các Rule mới tạo và sử dụng cho email của mình, hãy click vào tùy chọn Run this rule now on messages already in the current folder.

Nguoi dung kiem tra sau khi he thong thiet lap thanh cong
* Lưu ý, để thiết lập các Rule khác, người dùng chỉ cần quay lại cửa sổ “Create Rule” và nhấn OK để tạo rule mới. Ngoài ra, nếu muốn thêm, hoặc tùy chỉnh các điều kiện, hãy nhấp vào mục Advanced Options.

Nhap chon muc Advanced Options neu muon tuy chinh cac dieu kien

Tạo Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Template

Bằng cách sử dụng những Template có sẵn trong Outlook, người dùng cũng có thể dễ dàng thiết lập các quy tắc cho email của mình chỉ với 08 thao tác đơn giản dưới đây:
– Bước 1: Click chọn FileInfo → sau đó chọn Manage Rules & Alerts.

Tao Rule trong Outlook bang cach su dung Template
– Bước 2: Sau khi cửa sổ Rules and Alerts hiển thị, bên dưới mục Rules email, người dùng hãy nhấp chọn New Rule để thiết lập quy tắc mới.

Nhan chon New Rule de thiet lap quy tac moi
– Bước 3: Cửa sổ Rules Wizard sẽ hiện ra. Tại đây, cung cấp khá nhiều mẫu template khác nhau để người dùng có thể tạo các rule một cách dễ dàng.
* Ví dụ: Mục Move messages with specific words in the subject to a folder – tương ứng với điều kiện di chuyển một email có chứa dòng tiêu đề cụ thể vào một thư mục được thiết lập sẵn trong tài khoản email của người dùng.
– Bước 4: Khi đã lựa chọn được mẫu template phù hợp, người dùng chỉ cần nhấn Next.

Nguoi dung lua chon mau tempalte phu hop
– Bước 5: Hệ thống sẽ di chuyển sang trang tiếp theo, và tại mục Step 2, người dùng nhấn chọn Specific Words.

Khi cửa sổ Search Text hiển thị. Tại mục Specify words or phrases to search for in the subject, người dùng hãy nhập cụm từ mà mình muốn lọc khỏi email.

Cua so Search Text hien thi

Nhấn Add để xác nhận thêm từ và OK để hoàn thành.

Nhan Add de xac nhan them tu

– Bước 6: Tiếp tục ở mục Step 2, người dùng nhấn chọn vào Specified. Sau đó, chọn thư mục mà mình muốn di chuyển ở bảng Rules and Alerts và nhấn OK.

Tai bang Rules and Alerts nguoi dung lua chon thu muc ma minh muon di chuyen email den
– Bước 7: Sau khi màn hình quay trở lại cửa sổ Rules Wizard, người dùng hãy nhấn Next để tiếp tục điều chỉnh các mục sau:

Cua so Rules Wizard hien thi

  • Tại mục Step 1: Specify a Name for This Rule – hãy nhập tên cho quy tắc, tốt nhất là nên đặt giống với mô tả để dễ dàng nhận biết các rules.
  • Tại mục Step 2: Setup rule options – hãy tích vào tùy chọn Run this rule now on messages already in “inbox”. Tiếp đó, nhấn Turn on this rule để kích hoạt và Finish để kết thúc.

Tiep tuc thao tac nhu hinh ben duoi

– Bước 8: Khi cửa sổ Rules and Alerts hiện ra, người dùng chỉ cần nhấp chọn Apply, sau đó nhấn OK là hoàn tất.

Nguoi dung nhan OK de hoan tat thiet lap
Sau khi hoàn thành các thao tác, Rules người dùng thiết lập sẽ được tạo sẵn để tự động chạy, cũng như lọc email một cách dễ dàng. Theo đó, thay vì phải sử dụng các thao tác thủ công, người dùng có thể trải nghiệm Rule hỗ trợ tự động đơn giản và hiệu quả hơn nhiều.

Điểm khác biệt giữa Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách

Việc tạo rule trong Outlook là một giải pháp “hoàn hảo”, đặc biệt là khi người dùng có một lượng lớn email được gửi đến hàng ngày. Và thông thường, các rule trong Outlook sẽ bao gồm 2 phân loại cơ bản, là Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách. Cụ thể:

Rules trên máy chủ

Khi sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server, những quy tắc được thiết lập tại đây có thể hiểu là quy tắc trên máy chủ. Những quy tắc này vẫn có thể hoạt động trên hộp thư của người dùng ở máy chủ Exchange ngay cả khi trình duyệt Outlook không chạy.

Thường thì, các quy tắc trên máy chủ sẽ được áp dụng trước cho các email trước khi chuyển đến Hộp thư đến của người dùng. Đồng thời, những quy tắc này cũng phải có khả năng chạy cho đến khi chúng toàn tất trên máy chủ.
* Ví dụ: Một quy tắc được thiết lập với chỉ định thư được in sẽ không thể chạy cho đến khi hoàn tất trên máy chủ. Và nếu một quy tắc không thể áp dụng trên máy chủ, thì khi bạn khởi động lại Outlook, nó sẽ trở thành quy tắc được áp dụng chỉ trên máy khách.

Rules chỉ trên máy khách

Quy tắc chỉ trên máy khách tức là những quy tắc được thực hiện trên máy tính của người dùng. Tuy nhiên, trái ngược với quy tắc trên máy chủ, thì những quy tắc này chỉ có thể hoạt động khi trình duyệt Outlook đang chạy.

* Lưu ý, nếu danh sách quy tắc của người dùng chứa cả hai loại quy tắc, thì quy tắc trên máy chủ sẽ được ưu tiên áp dụng trước. Tiếp đó, mới đến quy tắc trên máy khách.

Đoạn kết

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách xóa Rule trong Outlook đơn giản, dễ dàng từ chia sẻ của MSO. Nếu người dùng cần hỗ trợ, hoặc giải đáp bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến Rules trong Email, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777. Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ sớm liên hệ và hỗ trợ khách hàng cụ thể 24/7.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

microsoft-tang-gia-microsoft-365-len-20-sau-mot-thap-ky

Microsoft tăng giá Microsoft 365 lên 20% sau một thập kỷ

Mới đây, Ông lớn trong ngành công nghệ Microsoft thông báo sẽ tăng giá bán đối với bộ sản phẩm Microsoft 365 vào năm tới. ...
đăng ký office 365 bản quyền

Nên đăng ký Office 365 bản quyền hay không? Hướng dẫn sử dụng chi tiết

Để tiến độ được đẩy nhanh mà chất lượng công việc vẫn được đảm bảo, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm kiếm một giải pháp ...
email client

Top 5 email client tốt nhất dành cho macOS 2021

Email đã thực sự trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu như bạn ...

Kiosk là gì? 03 giải pháp MS Exchange Online cho doanh nghiệp

Việc hiểu Microsoft Exchange Online Kiosk là gì cùng với những gói giải pháp phổ biến sẽ giúp bạn đưa ra được sự lựa chọn ...
Scroll to Top