Hướng Dẫn Cách Xóa Rule Trong Outlook Cực Đơn Giản Từ MSO

Thiết lập các quy tắc trong Email Outlook là một giải pháp hiệu quả để người dùng có thể dễ dàng quản lý danh sách các email, tự động sắp xếp, di chuyển và xóa bỏ chúng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vì một lý do nào đó, mà người dùng muốn xóa, hoặc tắt đi một hoặc một vài quy tắc. Hãy cùng MSO tìm hiểu chi tiết cách xóa Rule trong Outlook cực đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả ngay tại bài viết dưới đây.

Cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất

Trong một vài trường hợp, khi những quy tắc cũ không còn phù hợp với yêu cầu, người dùng có thể thực hiện xóa Rule trong Outlook bằng 1 trong 2 cách dưới đây:

Xóa Rule trong email duy nhất

Cách xóa rule trong Outlook cho email duy nhất rất đơn giản, chỉ với 05 bước dưới đây, người dùng có thể dễ dàng xóa các quy tắc ở một email trong Microsoft Outlook:

– Bước 1: Tại giao diện email Outlook, người dùng chuyển sang chế độ xem Email và nhấp mở vào thư mục của tài khoản email mà mình muốn xóa bỏ quy tắc.

Bước 2: Mở hộp thoại Manage Rules and Alerts (Quy tắc và cảnh báo) trên thẻ Home (trang chủ) → Click chọn mục E-mail Rules (quy tắc cảnh bảo trong email Outlook).

Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất

– Bước 3: Người dùng tìm Rule (quy tắc) mà mình muốn xóa trong danh sách các Rule hiện có và click chọn nó.

– Bước 4: Nhấn Delete để xóa bỏ Rule.

– Bước 5: Người dùng sẽ xác nhận muốn xóa bỏ Rule trong Outlook bằng cách nhấn “Yes” trong hộp thoại hiển thị để hoàn tất.

Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất

*Lưu ýKhi thực hiện cách xóa Rule trong Outlook phía trên, tất cả các email tương tự trong tương lai sẽ không còn được áp dụng quy tắc này nữa. Trường hợp người dùng muốn áp dụng lại Rule, thì bắt buộc phải tạo một Rule mới, hoặc sử dụng tính năng “Undo” để có thể khôi phục lại chức năng của các Rule cũ đã bị xóa.

Xóa Rule trong tất cả các tài khoản email

Thường thì, người dùng có thể xóa tất cả các quy tắc trong mỗi tài khoản email Outlook một cách riêng biệt. Tuy nhiên, cách xóa rule trong Outlook cho tất cả các tài khoản Outlook sẽ giúp người dùng có thể xóa bỏ tất cả những quy tắc ở tất cả các tài khoản email khác nhau của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều vào bất cứ khi nào mà mình muốn.

Để thực hiện theo cách xóa rule trong Outlook này, người dùng vẫn có thể thực hiện theo các thao tác rất đơn giản với các 03 bước sau:

Bước 1: Người dùng sẽ cần thoát khỏi ứng dụng Microsoft Outlook trước khi thực hiện cách xóa rule trong Outlook cho tất cả các tài khoản Microsoft Outlook.

Bước 2: Truy cập hộp thoại Run bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R.

Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách xóa Rule trong Outlook đơn giản nhất

– Bước 3: Sau đó, một bảng thông báo sẽ hiện ra. Tại đây, người dùng sẽ nhập vào hộp thoại Run từ khóa outlook.exe/cleanrules trong mục Open. Cuối cùng, nhấp chọn OK là hoàn tất.

Trên đây là 2 cách xóa rule trong Outlook mà chúng tôi đã thu thập để cung cấp đến bạn. Bằng cách thực hiện theo những cách xóa rule trong Outlook như trên, bạn có thể nhanh chóng xóa được toàn bộ những rule mà bạn đã thiết lập trong tài khoản Microsoft Outlook của mình rồi đó.

Ngoài việc sử dụng cách xóa rule, nếu bạn không muốn áp dụng những rule mà bạn đã tạo cho tài khoản Microsoft Outlook của mình, bạn có thể sử dụng cách tắt rule trong Outlook. Điều này sẽ không làm bạn mất đi những rule mà mình đã tạo mà có thể sử dụng chúng một cách linh hoạt hơn rất nhiều. Để thực hiện cách này, bạn hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi nhé.

Tắt Rule trong Outlook bằng cách nào?

Trong một số trường hợp, nếu người dùng không muốn sử dụng Rules mà không cần phải xóa bỏ chúng, thì có thể sử dụng cách tắt rule trong tài khoản Microsoft Outlook của mình. Để có thể sử dụng cách này, người dùng có thể có thể thực hiện nhanh theo những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Tương tự như thao tác để xóa bỏ Rules trong email, người dùng cũng sẽ chuyển giao diện chính về chế độ xem Email. Sau đó, click chọn thư mục của tài khoản email mà mình muốn tắt Rules.

Bước 2: Mở hộp thoại Manage Rules and Alerts (Quy tắc và cảnh báo) trong Outlook.

Bước 3: Tại ô tích ở phía trước các Rules, người dùng chỉ cần tích loại bỏ đơn giản như hình dưới đây.

Như vậy, chỉ với 03 thao tác đơn giản, người dùng đã có thể hoàn thành cách tắt Rules trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Ngược lại với những cách tắt rule trong Outlook, nếu muốn khôi phục các Rules đã tắt trong tài khoản Microsoft Outlook của mình, người dùng chỉ cần truy cập tương tự và click chọn lại quy tắc mà mình cần thiết lập ở ô tích phía trước.

Cách tắt Rule trong Outlook đơn giản nhất
Cách tắt Rule trong Outlook đơn giản nhất

Cách tạo Rule trong Outlook cực đơn giản, dễ dàng

Đối với những người dùng mới, ngoài việc làm thế nào để tắt rule trong Outlook ra, thì cách tạo rule hay tạo folder trong Outlook cũng là một vấn đề rất lớn mà cần quan tâm. Theo đó, phía dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn đến người dùng 2 cách thiết lập rule hay là tạo folder trong Outlook cực đơn giản mà người dùng có thể dễ dàng áp dụng:

Tạo Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Email hiện có

Cách đầu tiên để người dùng có thể thiết lập rule, tạo folder trong Outlook tự động đó chính là sử dụng thư email hiện có của mình cùng với 06 thao tác đơn giản như hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

Bước 1: Người dùng khởi chạy ứng dụng Outlook trên thiết bị.

Bước 2: Click chuột phải vào email cần thiết lập quy tắc → sau đó chọn RuleCreate Rule.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 3: Một cửa sổ Rule sẽ được hiển thị. Người dùng lúc này có thể chọn 1 hoặc nhiều tùy chọn trong 3 tùy chọn đầu tiên.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 4: Tại mục Do the following, nếu người dùng muốn quy tắc di chuyển email sang một thư mục cụ thể, thì hãy sử dụng tùy chọn Move the Item to Folder.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Sau đó, click chọn mục Select Folder và nhấn OK khi cửa sổ Rule and Alerts hiện ra.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 5: Khi hệ thống thông báo thiết lập thành công, người dùng hãy truy cập và kiểm tra. Trường hợp muốn áp dụng các Rule mới tạo và sử dụng cho email của mình, hãy click vào tùy chọn Run this rule now on messages already in the current folder.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

* Lưu ý, để thiết lập các Rule khác, người dùng chỉ cần quay lại cửa sổ “Create Rule” và nhấn OK để tạo rule mới. Ngoài ra, nếu muốn thêm, hoặc tùy chỉnh các điều kiện, hãy nhấp vào mục Advanced Options.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Tạo Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Template

Một cách khác nữa để bạn có thể sử dụng để tạo folder cho tài khoản Microsoft Outlook của mình đó là cách sử dụng những Template có sẵn trong Outlook. Với cách tạo folder trong Outlook này, người dùng cũng có thể dễ dàng thiết lập các quy tắc cho email Outlook của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Để thực hiện cách tạo rule trong Outlook này, người dùng chỉ cần thực hiện với 08 thao tác đơn giản dưới đây:

Bước 1: Click chọn FileInfo → sau đó chọn Manage Rules & Alerts.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 2: Sau khi cửa sổ Rules and Alerts hiển thị, bên dưới mục Rules email, người dùng hãy nhấp chọn New Rule để thiết lập quy tắc mới.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 3: Cửa sổ Rules Wizard sẽ hiện ra. Tại đây, cung cấp khá nhiều mẫu template khác nhau để người dùng có thể tạo các rule một cách dễ dàng.

*Ví dụ: Mục Move messages with specific words in the subject to a folder – tương ứng với điều kiện di chuyển một email có chứa dòng tiêu đề cụ thể vào một thư mục được thiết lập sẵn trong tài khoản email của người dùng.

Bước 4: Khi đã lựa chọn được mẫu template phù hợp, người dùng chỉ cần nhấn Next.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 5: Hệ thống sẽ di chuyển sang trang tiếp theo, và tại mục Step 2, người dùng nhấn chọn Specific Words.

  • Khi cửa sổ Search Text hiển thị. Tại mục Specify words or phrases to search for in the subject, người dùng hãy nhập cụm từ mà mình muốn lọc khỏi email.
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
  • Nhấn Add để xác nhận thêm từ và OK để hoàn thành.
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 6: Tiếp tục ở mục Step 2, người dùng nhấn chọn vào Specified. Sau đó, chọn thư mục mà mình muốn di chuyển ở bảng Rules and Alerts và nhấn OK.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 7: Sau khi màn hình quay trở lại cửa sổ Rules Wizard, người dùng hãy nhấn Next để tiếp tục điều chỉnh các mục sau:

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
  • Tại mục Step 1: Specify a Name for This Rule – hãy nhập tên cho quy tắc, tốt nhất là nên đặt giống với mô tả để dễ dàng nhận biết các rules.
  • Tại mục Step 2: Setup rule options – hãy tích vào tùy chọn Run this rule now on messages already in “inbox”. Tiếp đó, nhấn Turn on this rule để kích hoạt và Finish để kết thúc.
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Bước 8: Khi cửa sổ Rules and Alerts hiện ra, người dùng chỉ cần nhấp chọn Apply, sau đó nhấn OK là hoàn tất.

Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất
Các cách bật Rule trong Outlook đơn giản nhất

Sau khi hoàn thành các thao tác, Rules người dùng thiết lập sẽ được tạo sẵn để tự động chạy, cũng như lọc email một cách dễ dàng. Theo đó, thay vì phải sử dụng các thao tác thủ công, người dùng có thể sử dụng cách thức tự động này để tạo rule trong outlook của mình để trải nghiệm chúng một cách đơn giản và hiệu quả hơn nhiều.

Để thực hiện những cách này một cách hiệu quả hơn, có một số điều mà người dùng cần phải lưu ý, hãy tiếp tục theo dõi nội dung phía dưới để nắm rõ được những điều mà bạn cần phải lưu ý khi sử dụng những tính năng này nhé.

Điểm khác biệt giữa Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách

Điểm khác biệt giữa Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách
Điểm khác biệt giữa Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách

Việc tạo rule trong Outlook là một giải pháp “hoàn hảo”, đặc biệt là khi người dùng có một lượng lớn email được gửi đến hàng ngày. Và thông thường, các rule trong Outlook sẽ bao gồm 2 phân loại cơ bản, là Rule trên máy chủ và Rule chỉ trên máy khách. Cụ thể:

Rules trên máy chủ

Khi sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server, những quy tắc được thiết lập tại đây có thể hiểu là quy tắc trên máy chủ. Những quy tắc này vẫn có thể hoạt động trên hộp thư của người dùng ở máy chủ Exchange ngay cả khi trình duyệt Outlook không chạy. 

Thường thì, các quy tắc trên máy chủ sẽ được áp dụng trước cho các email trước khi chuyển đến Hộp thư đến của người dùng. Đồng thời, những quy tắc này cũng phải có khả năng chạy cho đến khi chúng toàn tất trên máy chủ.

Ví dụ: Một quy tắc được thiết lập với chỉ định thư được in sẽ không thể chạy cho đến khi hoàn tất trên máy chủ. Và nếu một quy tắc không thể áp dụng trên máy chủ, thì khi bạn khởi động lại Outlook, nó sẽ trở thành quy tắc được áp dụng chỉ trên máy khách.

Rules chỉ trên máy khách

Quy tắc chỉ trên máy khách tức là những quy tắc được thực hiện trên máy tính của người dùng. Tuy nhiên, trái ngược với quy tắc trên máy chủ, thì những quy tắc này chỉ có thể hoạt động khi trình duyệt Outlook đang chạy.

*Lưu ý, nếu danh sách quy tắc của người dùng chứa cả hai loại quy tắc, thì quy tắc trên máy chủ sẽ được ưu tiên áp dụng trước. Tiếp đó, mới đến quy tắc trên máy khách.

Xem thêm: Hướng dẫn chuyển tiếp email trong Outlook

Câu hỏi thường gặp về cách xóa rule trong Outlook

Cách tạo rule trong Outlook có thể được áp dụng cho những email nào?

Người dùng có thể tạo rule trong Outlook để tự động hóa việc quản lý email dựa trên các điều kiện như người gửi, tiêu đề hoặc theo nội dung có trong email. Các rule này có thể áp dụng cho tất cả các email đến hoặc chỉ những email đáp ứng các tiêu chí cụ thể.

Có thể tạo rule, tạo folder trong Outlook để đồng bộ cho nhiều tài khoản không?

Có, bạn có thể tạo các thư mục và quy tắc trong Microsoft Outlook để quản lý email từ nhiều tài khoản Microsoft Outlook khác nhau của mình. Tuy nhiên, đối với việc đồng bộ hóa các thư mục công cộng, bạn cần phải đáp ứng các yêu cầu về việc sử dụng Microsoft Exchange Server và tài khoản email Exchange.

Tôi có thể chia sẻ các quy tắc mà mình đã tạo cho nhiều người khác không?

Có, bạn có thể xuất và nhập các quy tắc mà mình đã tạo trong Outlook để chia sẻ với những người dùng khác và những người dùng đó có thể nhập những dữ liệu về rule mà bạn gửi để sử dụng trong tài khoản Microsoft Outlook của họ. Điều này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng sao chép các quy tắc từ một tài khoản sang tài khoản email Outlook khác hoặc chia sẻ với đồng nghiệp và bạn bè của mình.

Tôi có thể tạo bao nhiêu rule cho tài khoản Microsoft Outlook của mình?

Số lượng rule mà bạn có thể tạo trong Outlook sẽ phụ thuộc vào phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook và cấu hình của tài khoản email của bạn. Thông thường, bạn có thể tạo nhiều rule nhưng bạn cần phải lưu ý rằng nếu tạo quá nhiều rule, nó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của Outlook và có thể gây xung đột giữa nhiều quy tắc với nhau.

Phiên bản MS Outlook miễn phí có tạo được rule không?

Có, đối với phiên bản miễn phí của dịch vụ Microsoft Outlook, người dùng cũng có thể tạo được rule. Đồng thời người dùng cũng có thể sử dụng các tính năng cơ bản để tạo và quản lý rule trong phiên bản dịch vụ miễn phí của Microsoft Outlook.

Những điều cần lưu ý khi thực hiện cách tạo rule trong Outlook?

Khi tạo rule hay tạo folder trong Outlook, người dùng cần phải lưu ý các điều sau đây để có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi tạo cùng như là khi quản lý sau này:

  • Đảm bảo các điều kiện và hành động của rule được rõ ràng và cụ thể.
  • Kiểm tra lại các rule đã tạo để tránh xung đột hoặc trùng lặp với nhau.
  • Tạo và sử dụng các rule một cách hợp lý để không làm chậm hiệu suất hoạt động của ứng dụng Microsoft Outlook mà mình sử dụng.
  • Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các rule để đảm bảo được sự phù hợp với nhu cầu quản lý email Outlook cụ thể của mình.

Lời kết

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách xóa Rule trong Outlook, cùng với những cách tắt, cách tạo Rule trong Outlook đơn giản, dễ dàng và hiệu quả nhất từ chia sẻ của MSO. Hy vọng rằng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp phía trên sẽ có thể giúp bạn đạt được hiệu quả quản lý email cao nhất trong dịch vụ email Microsoft Outlook.

Nếu như bạn cần được hỗ trợ, hoặc giải đáp bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến Rules (Folder) trong Email Outlook, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua những thông tin liên hệ dưới đây. Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ sớm liên hệ và hỗ trợ khách hàng cụ thể 24/7.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký liên hệ tư vấn dịch vụ Microsoft 365

Liên hệ tư vấn dịch dụ Microsoft 365

Hướng dẫn đăng nhập Onedrive dễ dàng

Hướng dẫn đăng nhập OneDrive dễ dàng trên thiết bị máy tính

Để sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu đám mây của Microsoft trên thiết bị máy tính, người dùng cần phải tiến hành đăng ...
microsoft 365 thay thế zalo tính phí

Microsoft 365 – Giải pháp thay thế khi Zalo quay xe tính phí người dùng

Từ ngày 01/08/2022 Zalo triển khai thu phí người dùng doanh nghiệp và hạn chế một số các tính năng của người dùng phổ thông. ...
microsoft ems

EMS là gì? 03 lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp cần biết

Hiện nay doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều các cuộc tấn công liên quan đến vấn đề an ninh mạng. Theo dõi bài ...
05 lợi ích sử dụng iaas

IaaS là gì? 05 lợi ích khi sử dụng cơ sở hạ tầng dịch vụ

Một trong những dịch vụ giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở hạ tầng dữ liệu và công nghệ thông tin của hệ thống một ...
Lên đầu trang