Các hàm, công thức tính tổng trong Word đơn giản, nhanh chóng nhất

Nhiều người dùng thường nghĩ rằng việc tính toán dữ liệu và cộng tổng chỉ có thể thực hiện trên Excel, dẫn đến việc phải mất thời gian sao chép bảng biểu qua lại một cách thủ công khi đang soạn thảo văn bản. Thực tế, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các phép toán này ngay trên công cụ soạn thảo của Microsoft một cách tự động và cực kỳ chính xác. Bài viết dưới đây MSO sẽ hướng dẫn bạn các hàm, công thức tính tổng trong Word đơn giản, nhanh chóng nhất, giúp bạn tối ưu hóa thời gian xử lý số liệu trên bảng biểu mà không cần đến sự hỗ trợ của bất kỳ phần mềm nào khác.

Có hàm SUM trong Word không?

Có, bạn hoàn toàn có thể dùng hàm SUM trong Microsoft Word để tính tổng các số liệu trong bảng (Table).

Cách thực hiện cơ bản: Bạn hãy tạo một bảng chứa dữ liệu cần tính > Đặt con trỏ chuột tại ô muốn hiển thị kết quả > Chọn thẻ Layout (trong Table Tools) > Chọn Formula và nhập công thức tính tổng.

Các công thức hàm SUM trong Word

Bạn có thể tính tổng linh hoạt theo hàng hoặc cột bằng các công thức sau:

• =SUM(ABOVE): Tính tổng các ô phía trên ô công thức.
• =SUM(LEFT): Tính tổng các ô phía trái ô công thức.
• =SUM(BELOW): Tính tổng các ô phía dưới ô công thức.
• =SUM(RIGHT): Tính tổng các ô phía phải ô công thức.

Mẹo nhỏ: Khi bạn thay đổi số liệu trong bảng, kết quả sẽ không tự động cập nhật. Hãy nhấn vào ô chứa công thức và bấm phím F9 để cập nhật kết quả mới.

Công thức tính tổng trong Word theo cột bằng hàm SUM

Tương tự Excel, bạn có thể dùng hàm SUM kết hợp với công cụ Formula để tính tổng số liệu trong bảng Word.

Bước 1: Mở file Word > click chuột vào ô bạn muốn hiển thị kết quả tính tổng.

– Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Table Layout (hoặc Layout trong Table Tools) > chọn mục Data > chọn Formula để mở cửa sổ công thức.

– Bước 3: Tại ô Formula trong hộp thoại vừa xuất hiện, hãy nhập công thức sau để tính tổng các ô phía trên: =SUM(ABOVE)

– Bước 4: Nhấn OK để áp dụng công thức. Kết quả tổng của các ô phía trên sẽ tự động hiển thị (Ví dụ: $5.000.000 + 3.000.000 + 2.000.000 = 10.000.000$).

Như vậy, với cách tính tổng trong Word phía trên, bạn có thể dễ dàng tính tổng các dữ liệu theo cột trong bảng dữ liệu của file Word một cách nhanh chóng. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn công thức tính tổng trong Word này của MSO để biết thêm cách tính tổng trong Word theo hàng nhé.

Công thức tính tổng trong Word theo hàng bằng hàm SUM

Bên cạnh khả năng tạo công thức tổng trong Word theo cột bằng Table Layout và hàm SUM, thì bạn cũng có thể sử dụng cách tính tổng trong Word này cho các dữ liệu theo hàng. Dưới đây là các bước để sử dụng hàm SUM trong Word và tính tổng bằng cách này:

– Bước 1: Click chuột vào ô muốn hiển thị kết quả tính tổng (phía bên phải các dữ liệu cần tính) > chọn thẻ Table Layout trên thanh công cụ.

– Bước 2: Chọn mục Data ở góc phải thanh công cụ > chọn Formula.

– Bước 3: Hộp thoại Formula xuất hiện, hãy nhập công thức sau vào ô trống để tính tổng các ô phía bên trái: =SUM(LEFT).

Lưu ý: Nếu các ô dữ liệu cần tính lại nằm ở phía bên phải ô kết quả, hãy nhập công thức: =SUM(RIGHT).

– Bước 4: Nhấn OK để áp dụng. Kết quả tổng của các ô bên trái sẽ tự động hiển thị trong bảng (Ví dụ: $5.000.000 + 3.000.000 + 2.000.000 = 10.000.000$).

Để tính tổng của các dữ liệu trong các hàng còn lại, bạn cũng hãy thực hiện theo các bước tương tự. Như vậy, chỉ với các thao tác như trên, bạn hoàn toàn có thể tính tổng trong Word theo hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng rồi đó.

Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn cách tính tổng này của chúng tôi để biết thêm các công thức tính tổng trong Word khác nữa nhé.

Cách tính tổng trong Word 2016, 2019, 365,… với nhiều hàng, cột

Cách để tính tổng trong Word với nhiều cột và nhiều hàng cũng được thực hiện rất đơn giản, bạn cũng hãy áp dụng công thức tính tổng trong Word theo hàng và theo cột được chúng tôi hướng dẫn trong các phần bên trên với tính năng Formula và hàm SUM. Cách này rất hữu ích khi bạn cần phải tính tổng trong Word cho bảng tính với phạm vi vùng dữ liệu lớn, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tính toán một cách tối đa.

Bạn chỉ cần thực hiện theo những thao tác được chúng tôi hướng dẫn chi tiết dưới đây là có thể tính tổng trong Word với cách này rồi đó:

– Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô muốn hiển thị kết quả > chọn thẻ Table Layout trên thanh công cụ.

– Bước 2: Chọn mục Data ở góc phải thanh công cụ > chọn Formula để mở hộp thoại.

– Bước 3: Tại hộp thoại xuất hiện, nhập công thức tính tổng vào ô Formula > nhấn OK để hoàn tất và hiển thị kết quả.

Ví dụ: Để tính tổng khối ô từ cột B đến D của hàng 4 và 5, nhập công thức: =SUM(B4:D5). Trong đó, vùng dữ liệu B4:D5 là vùng chứa các dữ liệu mà bạn cần tính.

Kết quả: Tổng số liệu vùng B4:D5 sẽ hiển thị tại ô bạn chọn (Ví dụ: $5.000.000 + 3.000.000 + 2.000.000 + 1.000.000 + 500.000 + 500.000 = 12.000.000$).

Như vậy, với cách trên bạn sẽ có thể tính được tổng của các dữ liệu trong nhiều hàng và nhiều cột một cách nhanh chóng hơn mà không cần phải tính tổng của từng hàng hoặc cột rồi cộng chúng lại với nhau. Điều này được thực hiện tương tự như với cách tính tổng bằng hàm SUM trong Excel đó nhé. Hãy áp dụng cách này để tính tổng cho các dữ liệu trong vùng dữ liệu mà mình muốn, bao gồm nhiều hàng và nhiều cột nhé.

Cách tính tổng trong Word với các ô tùy chọn

Đối với các ô khác nhau và không liền kề trong vùng dữ liệu, bạn cũng có thể tính tổng một cách dễ dàng và linh hoạt bằng công thức tính tổng trong Word thông qua tính năng Formula và hàm SUM. Để tính tổng của các ô bất kỳ mà bạn muốn trong bảng dữ liệu của file Word, bạn hãy thực hiện theo những thao tác đơn giản sau đây:

– Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô muốn hiển thị kết quả > chọn thẻ Table Layout trên thanh công cụ.

– Bước 2: Chọn mục Data ở góc phải thanh công cụ > chọn Formula để mở hộp thoại nhập công thức.

– Bước 3: Tại hộp thoại Formula, nhập công thức tính tổng các ô tùy chọn theo định dạng sau > nhấn OK để nhận kết quả: =SUM(Xn1, Xn2, Xn…)

(Trong đó: X là tên cột như A, B, C… và n là số thứ tự hàng như 1, 2, 3… Ví dụ: =SUM(B2, C3, D4) để tính tổng các ô riêng lẻ này).

Trong hướng dẫn này, chúng tôi muốn tính tổng cho các ô B4, C5 và D4, thì chúng tôi sẽ nhập công thức là =SUM(B4, C5, D4) vào trong ô Formula và sau đó nhấn nút OK để hoàn tất.

Kết quả sẽ là 7,500,000, đây cũng chính là tổng của các dữ liệu trong các ô B4, C5 và D4, tức là 5,000,000 + 500,000 + 2,000,000.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản như trên cùng với hàm SUM trong Word là bạn đã hoàn thành cách tính tổng trong Word cho các ô tùy chọn rồi đó.

Trong quá trình làm việc với file Word của mình, có thể bạn sẽ có những sự thay đổi cho các ô trong bảng dữ liệu đó của mình. Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải thực hiện các thao tác thủ công mà vẫn có thể cập nhật kết quả mà mình đã áp dụng công thức trong Formula. Hãy theo dõi nội dung tiếp theo của bài viết để biết thêm các cách cập nhật kết quả và công thức một cách nhanh chóng nhé.

Cách cập nhật kết quả mới và hiển thị công thức

Để cập nhật kết quả hiển thị công thức mà mình đã áp dụng khi có sự thay đổi về các dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình, bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng chỉ với chuột máy tính và phím tắt trên bàn phím được kết nối với máy tính của mình. Bạn hãy thực hiện theo một trong các cách dưới đây để cập nhật kết quả trong bảng dữ liệu của mình nhé:

Cách hiển thị công thức đã áp dụng

Để xem lại công thức đã được thêm vào trong bảng dữ liệu trong file Word của mình, bạn hãy làm như sau:

Cách 1: Sử dụng chuột:

– Bước 1: Bôi đen ô kết quả đã tính toán trong bảng dữ liệu > nhấn chuột phải vào vùng vừa chọn.

– Bước 2: Chọn mục Toggle Field Codes trong danh sách menu hiển thị để kiểm tra và chỉnh sửa lại công thức đã nhập.

Ngay sau đó, công thức mà bạn đã áp dụng cho ô dữ liệu đó sẽ được hiển thị và bạn có thể kiểm tra lại nó.

Cách 2: Sử dụng phím tắt

Bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + F9 để hiển thị công thức đã được áp dụng trong ô dữ liệu của mình với các thao tác sau đây:

– Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (mũi tên 4 chiều) ở góc trên bên trái của bảng để chọn (bôi đen) toàn bộ bảng dữ liệu.

– Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị toàn bộ các công thức tính toán có trong bảng.

Ngay lập tức toàn bộ công thức đã được áp dụng trong bảng dữ liệu bạn đã chọn sẽ được hiển thị tại các ô tương ứng giống như hình ảnh dưới đây:

Cách cập nhật lại kết quả

Để cập nhật lại kết quả trong bảng tính khi đã có sự thay đổi về các dữ liệu trong đó, bạn có thể sử dụng phím tắt nhanh F9 với các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu mà mình muốn cập nhật lại bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu đó.

– Bước 2: Sau đó, bạn chỉ cần nhấn phím F9, bảng dữ liệu đó của bạn sẽ được cập nhật mới ngay lập tức.

Bên cạnh cách tính hàm SUM trong Excel ra thì bạn còn có thể sử dụng các hàm phổ biến khác tương tự như trong phần mềm Microsoft Excel để tính toán cho các dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình ở trong file Word. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn cách tính tổng trong Word này của chúng tôi để biết thêm các hàm tính toán phổ biến trong Word nhé.

Tổng hợp các hàm tính toán trong Word phổ biến

Bên cạnh hàm SUM để tính tổng trong Word ra, thì phần mềm Microsoft Word cũng hỗ trợ một số hàm phổ biến khác để giúp người dùng có thể tính toán và xử lý dữ liệu trong bảng một cách đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là thông tin tổng hợp về một số hàm tính toán phổ biến trong Word mà bạn không thể bỏ qua:

• Hàm IF(): Là hàm được dùng để trả về kết quả điều kiện thỏa mãn hoặc không thỏa mãn của vùng dữ liệu tham chiếu. Nếu dữ liệu thỏa mãn điều kiện thì kết quả của hàm sẽ trả về là true hoặc số đúng, ngược lại nếu dữ liệu không thỏa mãn điều kiện thì kết quả sẽ trả về là false.
• Hàm OR(): Là hàm chủ yếu được sử dụng với hàm IF hoặc các hàm khác, nếu một trong các điều kiện là true thì kết quả sẽ trả về là 1, còn nếu tất cả đều là false thì kết quả trả về sẽ là 0.
• Hàm MIN(): Được dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu được chọn.
• Hàm MAX(): Được dùng để tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu được chọn.
• Hàm TRUE(): Là hàm được dùng để đánh giá tham chiếu là true hoặc false. Nếu như tham chiếu là true thì kết quả sẽ được trả về là 1, còn nếu tham chiếu là false thì kết quả sẽ được trả về là 0. Hàm này cũng thường được sử dụng chủ yếu cùng với hàm IF.
• Hàm FALSE(): Không có tham chiếu đối số mà luôn được trả về kết quả là 0.
• Hàm AND(): Là hàm được dùng để đánh giá xem các giá trị tham chiếu đã được chọn là đúng hay không. Nếu có một trong các ô tham chiếu là False thì kết quả sẽ là False, còn nếu tất cả đều là True thì kết quả sẽ được trả về là True.
• Hàm AVERAGE(): Là hàm đường dùng để tính trung bình cộng của các giá trị hoặc vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.
• Hàm INT(): Là hàm được sử dụng để làm tròn xuống của các giá trị hoặc vùng giá trị được chọn, cách thức làm tròn của hàm này là làm tròn đến số nguyên gần nhất.
• Hàm ABS(): Là hàm được sử dụng để giúp bạn tính toán giá trị tuyệt đối của 1 giá trị hoặc các giá trị trong phạm vi vùng dữ liệu đã được chọn.
• Hàm COUNT(): Là hàm được sử dụng để giúp bạn đếm và tính toán số lượng các dữ liệu đã được chọn.
• Hàm MOD(): Là hàm trả về số dư của kết quả nhận được sau khi tính toán của phép chia. Nếu số dư là 0 thì kết quả sẽ được trả về 0,0.
• Hàm ROUND(): Là hàm dùng để giúp người dùng làm tròn các giá trị đã được chọn.

Hãy ứng dụng các hàm mà chúng tôi đã đề cập phía trên để có thể tính toán, phân tích và xử lý dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình trực tiếp ngay trong phần mềm Microsoft Word mà không cần phải chuyển sang bảng tính Excel để tính toán nhé.

Xem thêm: Tổng hợp các công thức trong Excel được sử dụng nhiều nhất

Những điều quan trọng cần biết khi tính tổng trong Word

Trong quá trình sử dụng công thức tính tổng trong Word bằng hàm SUM cùng với tính năng Formula trong thẻ Table Layout, bạn cần phải hiểu và nắm rõ vai trò của các yếu tố sau đây để đảm bảo rằng mình có thể nhận về một kết quả chính xác mà không bị sai sót:

• Tham chiếu theo vị trí: Đây là một cách thức để xác định vị trí của giá trị mà bạn cần tính tổng theo các hướng như Left (bên trái), Right (bên phải), Above (bên trên) và Below (bên dưới). Tùy thuộc vào vị trí của các ô trong bảng dữ liệu mà bạn cần tính toán và tùy thuộc vào vị trí của ô mà bạn nhập công thức, bạn có thể áp dụng các công thức khác nhau để nhận về kết quả. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng của các ô phía bên trái của ô mà bạn nhập công thức, thì bạn hãy sử dụng công thức SUM(LEFT) để nhận kết quả.
• Tham chiếu theo cột, hàng: Đây là một cách thức để xác định vị trí của các dữ liệu mà bạn cần tính tổng, cách này tương tự như việc tính tổng trong bảng tính Excel. Bạn có thể xác định vị trí của các ô mà mình muốn tính tổng để nhập vào công thức để nhận về kết quả, cách này sẽ giúp bạn tính toán một cách chính xác hơn.

Bằng cách xác định được kiểu tham chiếu mà mình muốn, bạn sẽ có thể tính tổng của các dữ liệu mà mình cần một cách nhanh chóng và đơn giản hơn.

Lời kết

Thông qua bài viết mà chúng tôi cung cấp chi tiết phía trên, MSO đã cung cấp đến cho bạn các cách tạo và áp dụng công thức tính tổng trong Word cụ thể. Hy vọng rằng thông qua đó giúp bạn có thể thực hiện cách tính tổng trong Word với các dữ liệu mà mình muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.

Nếu bạn cần được chúng tôi hướng dẫn hoặc giải đáp thêm bất cứ điều gì về cách tính toán và phân tích dữ liệu trong phần mềm Microsoft Word, bạn hãy nhanh chóng liên hệ ngay với chúng tôi thông qua các kênh thông tin hỗ trợ dưới đây nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777