Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Đối với nhiều người dùng, cách tính tổng nhanh nhất là chuyển đổi bảng dữ liệu sang Excel. Tuy nhiên, có rất nhiều công thức tính tổng trong Word khác nhau được hỗ trợ trong phần mềm Microsoft Word, giúp bạn có thể tính toán một cách đơn giản và dễ dàng ngay trong giao diện file Word của mình. Để giúp bạn nắm rõ được các cách tính tổng trong Word 2016, 2019, 2013, 365,… nói chung và cách tính hàm SUM trong Word nó riêng, hãy cùng MSO tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết hướng dẫn cụ thể được chúng tôi cung cấp phía dưới đây nhé.
Có hàm SUM trong Word không?
Có, phần mềm Microsoft Word cũng hỗ trợ người dùng tính tổng trong Word bằng hàm SUM. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm SUM trong Word để tính tổng các giá trị dữ liệu số trong cùng một bảng. Để thực hiện cách tính hàm SUM trong Word để tính tổng, bạn cần phải thiết lập các dữ liệu mà mình cần tính trong cùng một bảng, rồi sử dụng tính năng Formula trong tab Layout của Table Tools và nhập công thức tính tổng trong Word bằng hàm SUM là hoàn tất.
Với cách tính tổng trong Word này, bạn sẽ có thể tính tổng các dữ liệu theo cột hoặc theo hàng một cách linh hoạt và dễ dàng. Ví dụ như để tính tổng các dữ liệu phía trên của ô nhập công thức (theo cột) bạn hãy sử dụng công thức =SUM(ABOVE), hoặc nếu bạn muốn tính tổng các dữ liệu phía bên trái của ô nhập công thức bạn hãy sử dụng công thức =SUM(LEFT).
Bên cạnh đó còn có các biến thể khác của hàm SUM như =SUM(BELOW) được dùng để cộng các ô phía dưới ô nhập công thức và =SUM(RIGHT) dùng để cộng các ô bên phải ô nhập công thức. Đồng thời, nếu như bạn thay đổi các giá trị trong bảng, bạn hãy nhấn phím F9 tại ô chứa công thức để cập nhật lại kết quả mới.
Để biết các công thức tính tổng trong Word bằng hàm SUM, bạn hãy tiếp tục theo dõi các nội dung hướng dẫn chi tiết của chúng tôi trong những mục tiếp theo nhé.
Công thức tính tổng trong Word theo cột bằng hàm SUM
Tương tự như cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM, thì khi bạn cần tính tổng của một bảng dữ liệu trong Word bạn cũng hãy sử dụng hàm SUM cùng với công cụ Formula. Formula là một công cụ không thể thiếu để giúp bạn nhập công thức tính toán trong Word một cách dễ dàng. Việc sử dụng công cụ này cũng được hiểu như sử dụng hàm SUM để tính các ô dữ liệu trong cùng một bảng dữ liệu trong Word.
Để tạo và sử dụng công thức tính tổng trong Word với hàm SUM một cách đơn giản và nhanh chóng, bạn có thể tạo hàm SUM thông qua tính năng Formula được cung cấp sẵn trong phần mềm Microsoft Word. Dưới đây là hướng dẫn nhanh các bước thực hiện cụ thể của cách tính tổng trong Word này:
– Bước 1: Trước tiên, bạn hãy mở file Word chứa bảng dữ liệu mà bạn muốn tính toán lên >> rồi hãy nhấn chọn vào ô hiển thị kết quả tính tổng mà mình muốn.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy di chuyển đến thanh công cụ ribbon >> rồi nhấn chọn vào tab Table Layout (trong thẻ Table Tools) >> sau đó nhấn chọn mục Data >> rồi tiếp tục nhấn chọn mục Formula để mở cửa sổ công thức.
– Bước 3: Tiếp theo, trong hộp thoại nhập công thức Formula mới được hiển thị, bạn sẽ nhìn thấy một ô để nhập vào công thức tính toán. Lúc này, bạn hãy nhập vào mục Formula công thức sau đây để tính tổng các ô ở phía trên ô mà bạn đã nhấn chọn ở bước 1:
=SUM(ABOVE)
– Bước 4: Sau khi nhập xong công thức tính tổng trong Word phía trên, bạn hãy nhấn vào nút OK trong hộp thoại Formula để áp dụng công thức và hiển thị kết quả của công thức đó.
Kết quả sẽ được tự động hiển thị, đó cũng chính là tổng của các dữ liệu trong các ô phía trên của ô nhập công thức mà bạn đã chọn ở Bước 1.
Như đã thấy, các ô phía trên có các dữ liệu bao gồm 5000000, 3000000 và 2000000, kết quả mà bạn sẽ nhận được sẽ là 10000000 và được hiển thị ngay tại ô mà bạn đã chọn.
Như vậy, với cách tính tổng trong Word phía trên, bạn có thể dễ dàng tính tổng các dữ liệu theo cột trong bảng dữ liệu của file Word một cách nhanh chóng. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn công thức tính tổng trong Word này của MSO để biết thêm cách tính tổng trong Word theo hàng nhé.
Công thức tính tổng trong Word theo hàng bằng hàm SUM
Bên cạnh khả năng tạo công thức tổng trong Word theo cột bằng Table Layout và hàm SUM, thì bạn cũng có thể sử dụng cách tính tổng trong Word này cho các dữ liệu theo hàng. Dưới đây là các bước để sử dụng hàm SUM trong Word và tính tổng bằng cách này:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn vào ô mà mình cần nhập kết quả tính tổng cho các ô dữ liệu bên trái của nó >> rồi nhấn chọn thẻ Table Layout nằm trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy điều hướng và nhấn chọn vào mục Data ở phía cuối cùng của thanh công cụ >> rồi nhấn vào mục Formula.
– Bước 3: Một hộp thoại Formula mới sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Lúc này, bạn hãy nhấn vào ô Formula công thức như sau để tính tổng các ô phía bên trái của ô mà bạn đã chọn ở Bước 1:
=SUM(LEFT)
Nếu như các ô dữ liệu mà bạn muốn tính tổng nằm ở phía bên phải ô mà bạn đã chọn ở bước 1, bạn hãy sử dụng công thức =SUM(RIGHT) để tính tổng các dữ liệu tại các ô đó.
– Bước 4: Sau khi đã nhập xong công thức, bạn hãy nhấn nút OK trong hộp thoại đó để áp dụng công thức và hiển thị kết quả tính toán.
Kết quả sẽ hiển thị là tổng của các dữ liệu nằm trong các ô phía bên trái của ô bạn đã chọn ở Bước 1 và nằm trong bảng dữ liệu đó. Đối với ví dụ này kết quả sẽ được tính là tổng của 5.000.000, 3.000.000 và 2.000.000, là 10.000.000 giống như hình sau đây:
Để tính tổng của các dữ liệu trong các hàng còn lại, bạn cũng hãy thực hiện theo các bước tương tự. Như vậy, chỉ với các thao tác như trên, bạn hoàn toàn có thể tính tổng trong Word theo hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng rồi đó.
Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn cách tính tổng này của chúng tôi để biết thêm các công thức tính tổng trong Word khác nữa nhé.
Cách tính tổng trong Word 2016, 2019, 365,… với nhiều hàng, cột
Cách để tính tổng trong Word với nhiều cột và nhiều hàng cũng được thực hiện rất đơn giản, bạn cũng hãy áp dụng công thức tính tổng trong Word theo hàng và theo cột được chúng tôi hướng dẫn trong các phần bên trên với tính năng Formula và hàm SUM. Cách này rất hữu ích khi bạn cần phải tính tổng trong Word cho bảng tính với phạm vi vùng dữ liệu lớn, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tính toán một cách tối đa.
Bạn chỉ cần thực hiện theo những thao tác được chúng tôi hướng dẫn chi tiết dưới đây là có thể tính tổng trong Word với cách này rồi đó:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy đặt con trỏ chuột vào ô mà mình muốn nhận kết quả tính tổng >> sau đó hãy nhấn chọn thẻ Table Layout trên thanh công cụ.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy tiếp tục nhấn chọn mục Data ở góc bên phải trên thanh ribbon >> rồi nhấn chọn mục Formula để mở hộp thoại Formula.
– Bước 3: Sau khi hộp thoại Formula được hiển thị, bạn hãy nhập công thức tính tổng vào ô Format >> rồi nhấn nút OK để áp dụng công thức đó và hiển thị kết quả là hoàn tất.
* Ví dụ: Để tính tổng cho các hàng 5 và 6 trong bảng dữ liệu trên, tức là hàng Số lượng và Giá sản phẩm, bạn có thể áp dụng một trong các công thức sau đây:
=SUM(B4:D5)
Trong đó, vùng dữ liệu B4:D5 là vùng chứa các dữ liệu mà bạn cần tính.
Sau khi hoàn tất cả thao tác phía trên, kết quả sẽ được hiển thị tại ô mà bạn đã nhấn chọn tại Bước 1. Kết quả sẽ là 12,000,000, tức là tổng của các dữ liệu trong vùng B4:D5 (5,000,000 + 3,000,000 + 2,000,000 + 1,000,000 + 500,000 + 500,000).
Như vậy, với cách trên bạn sẽ có thể tính được tổng của các dữ liệu trong nhiều hàng và nhiều cột một cách nhanh chóng hơn mà không cần phải tính tổng của từng hàng hoặc cột rồi cộng chúng lại với nhau. Điều này được thực hiện tương tự như với cách tính tổng bằng hàm SUM trong Excel đó nhé. Hãy áp dụng cách này để tính tổng cho các dữ liệu trong vùng dữ liệu mà mình muốn, bao gồm nhiều hàng và nhiều cột nhé.
Cách tính tổng trong Word với các ô tùy chọn
Đối với các ô khác nhau và không liền kề trong vùng dữ liệu, bạn cũng có thể tính tổng một cách dễ dàng và linh hoạt bằng công thức tính tổng trong Word thông qua tính năng Formula và hàm SUM. Để tính tổng của các ô bất kỳ mà bạn muốn trong bảng dữ liệu của file Word, bạn hãy thực hiện theo những thao tác đơn giản sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đặt con trỏ chuột vào ô mà mình muốn hiển thị kết quả sau khi tính toán >> rồi nhấn chọn vào thẻ Table Layout trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào mục Data ở cuối thành công cụ >> rồi nhấn chọn mục Formula để mở hộp thoại nhập công thức trong Word Formula.
– Bước 3: Sau khi hộp thoại Formula được hiển thị, bạn hãy nhập công thức tính tổng trong Word sau đây vào ô Formula >> rồi nhấn nút OK để áp dụng công thức đó và nhận kết quả.
=SUM(Xn1, Xn2, Xn…)
Trong đó, X1, X2,… Xn là địa chỉ của các ô mà bạn đang muốn tính tổng cho chúng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi muốn tính tổng cho các ô B4, C5 và D4, thì chúng tôi sẽ nhập công thức là =SUM(B4, C5, D4) vào trong ô Formula và sau đó nhấn nút OK để hoàn tất.
Kết quả sẽ là 7,500,000, đây cũng chính là tổng của các dữ liệu trong các ô B4, C5 và D4, tức là 5,000,000 + 500,000 + 2,000,000.
Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản như trên cùng với hàm SUM trong Word là bạn đã hoàn thành cách tính tổng trong Word cho các ô tùy chọn rồi đó.
Trong quá trình làm việc với file Word của mình, có thể bạn sẽ có những sự thay đổi cho các ô trong bảng dữ liệu đó của mình. Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải thực hiện các thao tác thủ công mà vẫn có thể cập nhật kết quả mà mình đã áp dụng công thức trong Formula. Hãy theo dõi nội dung tiếp theo của bài viết để biết thêm các cách cập nhật kết quả và công thức một cách nhanh chóng nhé.
Cách cập nhật kết quả mới và hiển thị công thức
Để cập nhật kết quả hiển thị công thức mà mình đã áp dụng khi có sự thay đổi về các dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình, bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng chỉ với chuột máy tính và phím tắt trên bàn phím được kết nối với máy tính của mình. Bạn hãy thực hiện theo một trong các cách dưới đây để cập nhật kết quả trong bảng dữ liệu của mình nhé:
Cách hiển thị công thức đã áp dụng
Để xem lại công thức đã được thêm vào trong bảng dữ liệu trong file Word của mình, bạn hãy làm như sau:
Cách 1: Sử dụng chuột:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy bôi đen dữ liệu kết quả mà mình đã nhận được trong bảng dữ liệu và muốn kiểm tra >> rồi nhấn chuột phải vào dữ liệu đó.
– Bước 2: Sau đó, hãy nhấn chọn mục Toggle Field Codes trong danh sách menu được hiển thị trên màn hình.
Ngay sau đó, công thức mà bạn đã áp dụng cho ô dữ liệu đó sẽ được hiển thị và bạn có thể kiểm tra lại nó.
Cách 2: Sử dụng phím tắt
Bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + F9 để hiển thị công thức đã được áp dụng trong ô dữ liệu của mình với các thao tác sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu để chọn toàn bộ bảng dữ liệu đó.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F9 để hiển thị công thức.
Ngay lập tức toàn bộ công thức đã được áp dụng trong bảng dữ liệu bạn đã chọn sẽ được hiển thị tại các ô tương ứng giống như hình ảnh dưới đây:
Cách cập nhật lại kết quả
Để cập nhật lại kết quả trong bảng tính khi đã có sự thay đổi về các dữ liệu trong đó, bạn có thể sử dụng phím tắt nhanh F9 với các thao tác như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu mà mình muốn cập nhật lại bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu đó.
– Bước 2: Sau đó, bạn chỉ cần nhấn phím F9, bảng dữ liệu đó của bạn sẽ được cập nhật mới ngay lập tức.
Bên cạnh cách tính hàm SUM trong Excel ra thì bạn còn có thể sử dụng các hàm phổ biến khác tương tự như trong phần mềm Microsoft Excel để tính toán cho các dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình ở trong file Word. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn cách tính tổng trong Word này của chúng tôi để biết thêm các hàm tính toán phổ biến trong Word nhé.
Tổng hợp các hàm tính toán trong Word phổ biến
Bên cạnh hàm SUM để tính tổng trong Word ra, thì phần mềm Microsoft Word cũng hỗ trợ một số hàm phổ biến khác để giúp người dùng có thể tính toán và xử lý dữ liệu trong bảng một cách đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là thông tin tổng hợp về một số hàm tính toán phổ biến trong Word mà bạn không thể bỏ qua:
- Hàm IF(): Là hàm được dùng để trả về kết quả điều kiện thỏa mãn hoặc không thỏa mãn của vùng dữ liệu tham chiếu. Nếu dữ liệu thỏa mãn điều kiện thì kết quả của hàm sẽ trả về là true hoặc số đúng, ngược lại nếu dữ liệu không thỏa mãn điều kiện thì kết quả sẽ trả về là false.
- Hàm OR(): Là hàm chủ yếu được sử dụng với hàm IF hoặc các hàm khác, nếu một trong các điều kiện là true thì kết quả sẽ trả về là 1, còn nếu tất cả đều là false thì kết quả trả về sẽ là 0.
- Hàm MIN(): Được dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu được chọn.
- Hàm MAX(): Được dùng để tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu được chọn.
- Hàm TRUE(): Là hàm được dùng để đánh giá tham chiếu là true hoặc false. Nếu như tham chiếu là true thì kết quả sẽ được trả về là 1, còn nếu tham chiếu là false thì kết quả sẽ được trả về là 0. Hàm này cũng thường được sử dụng chủ yếu cùng với hàm IF.
- Hàm FALSE(): Không có tham chiếu đối số mà luôn được trả về kết quả là 0.
- Hàm AND(): Là hàm được dùng để đánh giá xem các giá trị tham chiếu đã được chọn là đúng hay không. Nếu có một trong các ô tham chiếu là False thì kết quả sẽ là False, còn nếu tất cả đều là True thì kết quả sẽ được trả về là True.
- Hàm AVERAGE(): Là hàm đường dùng để tính trung bình cộng của các giá trị hoặc vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.
- Hàm INT(): Là hàm được sử dụng để làm tròn xuống của các giá trị hoặc vùng giá trị được chọn, cách thức làm tròn của hàm này là làm tròn đến số nguyên gần nhất.
- Hàm ABS(): Là hàm được sử dụng để giúp bạn tính toán giá trị tuyệt đối của 1 giá trị hoặc các giá trị trong phạm vi vùng dữ liệu đã được chọn.
- Hàm COUNT(): Là hàm được sử dụng để giúp bạn đếm và tính toán số lượng các dữ liệu đã được chọn.
- Hàm MOD(): Là hàm trả về số dư của kết quả nhận được sau khi tính toán của phép chia. Nếu số dư là 0 thì kết quả sẽ được trả về 0,0.
- Hàm ROUND(): Là hàm dùng để giúp người dùng làm tròn các giá trị đã được chọn.
Hãy ứng dụng các hàm mà chúng tôi đã đề cập phía trên để có thể tính toán, phân tích và xử lý dữ liệu trong bảng dữ liệu của mình trực tiếp ngay trong phần mềm Microsoft Word mà không cần phải chuyển sang bảng tính Excel để tính toán nhé.
>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các công thức trong Excel được sử dụng nhiều nhất
Những điều quan trọng cần biết khi tính tổng trong Word
Trong quá trình sử dụng công thức tính tổng trong Word bằng hàm SUM cùng với tính năng Formula trong thẻ Table Layout, bạn cần phải hiểu và nắm rõ vai trò của các yếu tố sau đây để đảm bảo rằng mình có thể nhận về một kết quả chính xác mà không bị sai sót:
- Tham chiếu theo vị trí: Đây là một cách thức để xác định vị trí của giá trị mà bạn cần tính tổng theo các hướng như Left (bên trái), Right (bên phải), Above (bên trên) và Below (bên dưới). Tùy thuộc vào vị trí của các ô trong bảng dữ liệu mà bạn cần tính toán và tùy thuộc vào vị trí của ô mà bạn nhập công thức, bạn có thể áp dụng các công thức khác nhau để nhận về kết quả. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng của các ô phía bên trái của ô mà bạn nhập công thức, thì bạn hãy sử dụng công thức SUM(LEFT) để nhận kết quả.
- Tham chiếu theo cột, hàng: Đây là một cách thức để xác định vị trí của các dữ liệu mà bạn cần tính tổng, cách này tương tự như việc tính tổng trong bảng tính Excel. Bạn có thể xác định vị trí của các ô mà mình muốn tính tổng để nhập vào công thức để nhận về kết quả, cách này sẽ giúp bạn tính toán một cách chính xác hơn.
Bằng cách xác định được kiểu tham chiếu mà mình muốn, bạn sẽ có thể tính tổng của các dữ liệu mà mình cần một cách nhanh chóng và đơn giản hơn.
Lời kết
Thông qua bài viết mà chúng tôi cung cấp chi tiết phía trên, MSO đã cung cấp đến cho bạn các cách tạo và áp dụng công thức tính tổng trong Word cụ thể. Hy vọng rằng thông qua đó giúp bạn có thể thực hiện cách tính tổng trong Word với các dữ liệu mà mình muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Nếu bạn cần được chúng tôi hướng dẫn hoặc giải đáp thêm bất cứ điều gì về cách tính toán và phân tích dữ liệu trong phần mềm Microsoft Word, bạn hãy nhanh chóng liên hệ ngay với chúng tôi thông qua các kênh thông tin hỗ trợ dưới đây nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
