Microsoft Word là gì? Những điều bạn cần biết về phần mềm Word

Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản của Microsoft, vậy những tính năng của Microsoft Word là gì và những lợi ích mà nó mang lại ra sao? Hãy cùng tìm hiểu về công cụ soạn thảo văn bản-Microsoft này ngay trong bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.

Tổng quan về phần mềm Word

Microsoft Word là gì?

Microsoft Word là một phần mềm văn phòng Microsoft Office nổi bật nhất, được thiết kế để  giúp cho người dùng có thể tạo ra được nhiều loại tài liệu khác nhau như đơn từ, báo cáo, CV công việc, giáo án, sách, truyện và nhiều kiểu văn bản khác nữa. Với sự đa năng của nó, Microsoft Word đã trở thành một công cụ không thể thiếu ở trong đời sống hàng ngày của con người, hoạt động sinh hoạt hàng ngày cho đến việc học tập và làm việc.

Hiện nay, Microsoft còn cung cấp cho người dùng khả năng tương tác và làm việc với Microsoft Word online trên mọi nền tảng và thiết bị khác nhau như trên trình duyệt web, ứng dụng trên những thiết bị như điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính xách tay và máy tính để bàn. Ngoài ra, phần mềm Word còn được hỗ trợ hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, để hỗ trợ cho việc sao lưu và đồng bộ hóa dữ liệu. Điều này cũng giúp cho quá trình cộng tác trong việc học tập và làm việc được diễn ra một cách hiệu quả hơn.

Quá trình phát triển của phần mềm Word

Phần mềm Word được phát triển lần đầu bởi công ty phần mềm máy tính MicroSoft của Bill Gates và Paul Allen. Khi nhận thấy những văn bản được tạo ra bởi máy đánh chữ có nhiều hạn chế, Bill Gates và Paul Allen đã nảy ra một suy nghĩ đến những hệ thống máy tính cá nhân có các khả năng xử lý văn bản và họ đã bắt đầu tìm kiếm và tuyển dụng những người lập trình viên giỏi nhất để phát triển phần mềm này.

Vào ngày 20/11/1985, họ đã lần đầu tiên cho ra đời phần mềm soạn thảo văn bản này và lấy tên gọi là Microsoft Windows 1.0. Ngay 5 năm sau đó, tức là vào năm 1990, Microsoft đã giới thiệu đến người dùng bộ ứng dụng văn phòng của mình có tên là Microsoft Office. Bộ ứng dụng văn phòng này bao gồm Microsoft Word và Microsoft Excel, đây là bước ngoặt giúp cho con người tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất hơn.

Các phiên bản của phần mềm Microsoft Word

Suốt một giai đoạn phát triển gần 40 năm, phần mềm đã trải qua rất nhiều phiên bản khác nhau. Dưới đây là bảng tổng quan của chúng tôi về quá trình phát triển cũng như những phiên bản của phần mềm Word:

Cấu trúc của một trang Word như thế nào?

Tuy đã trải qua nhiều phiên bản khác nhau nhưng phần mềm văn phòng Microsoft Office Word đều có một cấu trúc cơ bản như sau:

1 – Thanh công cụ truy cập nhanh: Đây là thanh công cụ chứa những tính năng cơ bản mà người dùng hay sử dụng, bao gồm lưu tài liệu, trở lại thao tác trước, lịch sử các phiên bản của tài liệu,..

2 – Thanh thước ngang: Đây là một công cụ giúp người dùng có thể căn lề, căn ngang, đặt tab,…

3 – Vùng soạn thảo văn bản: Đây là nơi mà người dùng có thể soạn thảo hay nhập nội dung của mình.

4 – Thanh cuộn trang dọc: Đây là công cụ giúp người dùng có thể cuộn để xem văn bản của mình theo chiều dọc.

5 – Thanh thước dọc: Đây là một công cụ giúp người dùng có thể căn chỉnh lề trên, lề dưới của văn bản của họ.

6 – Thanh cuộn trang ngang: Đây là công cụ giúp người dùng có thể cuộn để xem văn bản của mình theo chiều ngang.

7 – Thanh trạng thái: Đây là nơi giúp cho người dùng có thể biết thông tin cơ bản về tệp văn bản mà người dùng đang tương tác, bao gồm có tổng số trang trong tệp văn bản, dòng và cột của nó,…

8 – Thanh Ribbon: Đây là nơi mà người dùng có thể xem và sử dụng những chức năng phần mềm Word cung cấp. Các chức năng của phần mềm Word thường được sắp xếp theo các thẻ và có cùng một thuộc tính.

Những tính năng nổi bật của Microsoft Word là gì?

Phần mềm Word cung cấp cho người dùng một số tính năng nổi bật như sau:

Mail Merge

Đây là một tính năng giúp người dùng có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong quá trình xử lý tạo ra những văn bản có định dạng và nội dung tương tự như nhau, bao gồm phiếu điểm, thư mời, thông báo và email hàng loạt. Tính năng này của Microsoft Word giúp người dùng có thể chèn danh sách vào một mẫu cố định.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Phần mềm Word cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo văn bản với nội dung có độ chính xác cao nhất với tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Điều này không chỉ giúp người dùng tạo ra một văn bản chính xác mà còn giúp người dùng tăng tính chuyên nghiệp của mình qua tài liệu word.

Tìm kiếm và thay thế với Word Replace

Tính năng Word Replace giúp người dùng có thể nắm rõ được tất cả những lần xuất hiện của một từ hay một cụm từ và có thể thay thế chúng bằng một từ đồng nghĩa khác, giúp người dùng có thể giảm được tình trạng lặp lại từ và tối ưu được nội dung cho tài liệu của mình.

Tính năng Watermarks

Tính năng Watermarks là một tính năng giúp người dùng có thể chèn hình mờ vào từng trang trong tài liệu word của mình, giúp người dùng có thể bảo vệ nội dung của mình. Tính năng đặc biệt hữu dụng trong việc bảo vệ những văn bản quan trọng của một tổ chức hay doanh nghiệp.

Header and Footer

Tính năng Header and Footer giúp người dùng có thể đánh số trang hay chú thích những thông tin quan trọng của một trang word, giúp cho tài liệu của mình trở nên thu hút và có tính chuyên nghiệp hơn.

Hyperlinks

Tính năng Hyperlinks trong phần mềm Microsoft Word cung cấp cho người dùng khả năng chèn các đường liên kết vào tài liệu của mình. Điều này giúp cho những tài liệu word của người dùng có tính tương tác hơn, đồng thời giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian trong việc trích dẫn nguồn tài liệu và mở rộng những thông tin cần thiết cho người đọc.

Autocorrect

Autocorrect là một tính năng đặc biệt trong phần mềm Word, tính năng này giúp người dùng có thể định nghĩa và thay thế những từ viết tắt một cách hiệu quả.

Người dùng có thể sử dụng tính năng này bằng cách thiết lập cụm từ viết tắt cần thay thế vào mục Replace và nhập nội dung chính xác của cụm từ cần thay thế vào mục With trong mục AutoCorrect options có trong phần mềm Word. Với điều này, khi người dùng gõ một cụm từ viết tắt mà mình đã thiết lập, nó sẽ tự động chuyển thành văn bản thay thế chính xác mà bạn muốn.

Bảo vệ tài liệu Word

Tính năng này của phần mềm Microsoft Word sẽ giúp người dùng có thể bảo vệ được những tài liệu quan trọng của mình. Để sử dụng tính năng này, người dùng cần thiết lập bằng cách truy cập vào thẻ File rồi chọn Info và Protect Document sau đó chọn mục Encrypt with Password để thiết lập mật khẩu cho tài liệu đó của mình. Khi thiết lập thành công, chỉ những người có mật khẩu thì mới có thể mở được những tài liệu này.

Tính năng đếm từ

Tính năng đếm từ trong phần mềm Word sẽ giúp người dùng có thể nắm được tài liệu word mà mình đang làm việc đang có bao nhiêu từ, điều này giúp người dùng có thể kiểm soát được đọc dài ngắn của tài liệu của mình.

Thiết lập chế độ hiển thị

Đây là một tính năng mà người dùng có thể cài đặt giao diện hiển thị của tài liệu word của mình theo cách mà họ muốn. Tính năng này gồm có nhóm hiển thị Document View, nhóm hiển thị Show, Zoom và nhóm Window.

– Nhóm Document View sẽ giúp người dùng có thể thiết lập chế độ hiển thị cho tài liệu của mình theo các kiểu Full Screen Reading, Print Layout, Outline, Web Layout và Draft.

– Nhóm Show sẽ giúp người dùng có thể thiết lập chế độ hiển thị cho tài liệu của mình theo các kiểu Gridlines, Ruler và Navigation Pane.

– Nhóm Zoom sẽ giúp người dùng có thể thiết lập chế độ hiển thị cho tài liệu của mình theo kiểu phóng to hoặc thu nhỏ. Nhóm Window sẽ giúp người dùng có thể thay đổi cách hiển thị của cửa sổ Word.

Xem thêm: 03 Cách Mở File Word Online

Những lợi ích khi sử dụng Microsoft Word là gì?

So với những công cụ soạn thảo văn bản khác như Google Docs (Google tài liệu) thì công cụ soạn thảo văn bản-Microsoft Word sẽ mang đến cho người dùng có được nhiều lợi ích hơn. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích nổi bật mà phần mềm Word mang lại cho người dùng ngay trong nội dung dưới đây nhé:

Giao diện trực quan, đơn giản

Giao diện của phần mềm Word thường rất quen thuộc đối với nhiều người dùng hiện nay với những tinh năng được sắp xếp một cách khoa học và trực quan. Điều này mang đến cho người dùng một trải nghiệm sử dụng vô cùng đơn giản và dễ dàng.

Hỗ trợ cộng tác

Phiên bản Microsoft Word hiện nay được thiết kế với sự hỗ trợ trên nền ddiejn toán đám mây, giúp người dùng có thể lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và chia sẻ với người dùng khác một cách dễ dàng. Những ưu điểm này sẽ giúp người dùng có thể cộng tác một cách liền mạch và đạt được hiệu quả hơn trong quá trình làm việc.

Tính bảo mật cao

Microsoft Word cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng bảo mật khác nhau như đặt mật khẩu tài liệu, kiểm soát quyền truy cập cùng nhiều tính năng khác nữa, giúp người dùng có thể bảo vệ an toàn cho những dữ liệu của mình trên nền tảng này. Ngoài ra, với tính năng Watermarks, người dùng cũng có thể đảm bảo được quyền tác giả hồ tài liệu của mình, điều này cũng giúp cung cấp cho người dùng một khả năng bảo vệ dữ liệu hiệu quả hơn.

Tương thích cao

Microsoft Word được cung cấp với khả năng tương thích trên nhiều thiết bị và nền tảng sử dụng khác nhau, giúp người dùng có thể sử dụng tài liệu Word của mình ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào mà họ cần dùng đến.

Ứng dụng của Microsoft Word là gì? Ai nên sử dụng?

Với những ưu điểm và lợi ích mà phần mềm Microsoft Word mang lại, người dùng có thể ứng dụng việc sử dụng phần mềm này vào những hoạt động như sau:

– Các hoạt động văn phòng: Với tính chất công việc cần phải tạo ra những văn bản và tài liệu đa dạng, những người dùng hoạt động trong lĩnh vực văn phòng có thể sử dụng Microsoft Word để tạo ra những tài liệu mà họ muốn như thông báo, nội quy, báo cáo, quyết định, biên bản cuộc họp và nhiều tài liệu khác nữa.

– Hoạt động giáo dục và học tập: Đối với những người dùng hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và học tập, phần mềm Word có thể hỗ trợ họ tạo ra những tài liệu quan trọng như là giáo án, bài kiểm tra, thông báo quan trọng và nhiều tài liệu khác nữa.

– Quảng cáo và tiếp thị: Phần mềm Microsoft Word không chỉ có tính ứng dụng trong việc tạo ra những tài liệu thông thường mà nó còn có thể hỗ trợ người dùng trong các hoạt động Marketing, giúp người dùng có thể tạo ra những tài liệu như là Ebooks, tờ rơi,… Ngoài ra, Microsoft Word cũng hỗ trợ nhân viên quảng cáo và tiếp thị trong việc tạo báo cáo và biểu đồ tiến độ thực hiện dự án,…

– Trong cuộc sống hằng ngày: Phần mềm Word cũng hỗ trợ người dùng rất nhiều trong các hoạt động của cuộc sống hàng ngày như tạo CV và những giấy tờ quan trọng khác.

Nhìn chung, Microsoft Word là một trong những phần mềm văn phòng Microsoft Office quan trọng có tính ứng dụng cao và một công cụ không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong cuộc sống hay trong công việc của người dùng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Word hiệu quả nhất

Dưới đây là thông tin hướng dẫn về một số thủ thuật để giúp bạn có thể sử dụng phần mềm Word hiệu quả nhất nhé:

Cách sử dụng mẫu template trong phần mềm Word

– Bước 1: Bạn truy cập vào trang https://create.microsoft.com/en-us của Microsoft và nhấn chọn vào biểu tượng phần mềm Microsoft Word như hình dưới đây:

– Bước 2: Bạn nhập mẫu mà bạn muốn vào ô tìm kiếm và nhất phím Enter để tìm kiếm mẫu.

– Bước 3: Giao diện sẽ hiện ra những mẫu Template theo từ khóa mà bạn tìm kiếm. Lúc này, bạn hãy chọn một mẫu mà mình muốn.

Các định dạng chuẩn nhất trong phần mềm Word

Trong phần mềm Word, có một số quy tắc mà bạn không nên bỏ qua để đảm bảo được độ dễ đọc và chuyên nghiệp nhất cho tài liệu của mình. Dưới đây là một số quy tắc về định dạng chữ và ảnh trong Microsoft mà bạn cần lắm rõ:

Về font chữ:

• Kiểu chữ Serif như Times new roman, Garamond, Open Type sẽ phù hợp cho những văn bản dài và giúp dễ đọc trên giấy.
• Kiểu chữ sans-Serif như Arial, Calibri, Roboto sẽ phù hợp cho những văn bản ngắn và giúp dễ đọc trên màn hình.
• Kiểu chữ display như Oswald, Montserrat, Lato sẽ phù hợp cho những tiêu đề hay những văn bản cần sự nổi bật.

Về cỡ chữ:

• Đối với tiêu đề, người dùng nên sử dụng cỡ chữ 14 – 16 pt.
• Đối với tiêu đề phụ, người dùng nên sử dụng cỡ chữ 12 – 14 pt.
• Đối với nội dung trong bài, người dùng nên sử dụng cỡ chữ 11 – 12 pt.

Về việc căn lề:

• Đối với lề trái trong một tài liệu Word là 3.5 cm.
• Đối với lề phải trong một tài liệu Word là 1.5 cm.
• Đối với lề trên trong một tài liệu Word là 2.5 cm.
• Đối với lề dưới trong một tài liệu Word là 2.5 cm.

Về khoảng cách dòng: Người dùng nên để khoảng cách giữa các dòng trong văn bản từ 1.15 trở lên để đạt được độ dễ đọc tối thiểu.

Về hình ảnh:

• Định dạng ảnh JPEG sẽ phù hợp cho những ảnh chụp với dung lượng thấp.
• Định dạng ảnh PNG sẽ phù hợp cho những ảnh có nền trong suốt như logo hay ảnh đồ họa.
• Định dạng GIF sẽ phù hợp cho những ảnh động hoặc video cực ngắn.

Cách kiểm tra chính tả trong phần mềm Microsoft Word

Các bước để kiểm tra chính tả trong tài liệu Word rất đơn giản, bạn thực hiện theo 2 bước dưới đây:

– Bước 1: Trong giao diện tài liệu Microsoft Word, bạn nhấn chọn thẻ Review.

– Bước 2: Bạn nhấn chọn vào mục Check Document để kiểm tra tài liệu.

Cách đánh số trang trong phần mềm Word

Để có thể đánh số trang cho tài liệu Word của bạn, bạn thực hiện như sau:

– Bước 1: Trong giao diện tài liệu Word của bạn, bạn nhấn chọn vào thẻ Insert trong thanh công cụ Ribbon và chọn mục Page Number.

– Bước 2: Nếu không muốn số trang xuất hiện ở trang đầu, bạn nhấn tích vào mục Different First Page.

– Bước 3: Nếu bạn muốn đánh số từ trang mà bạn muốn, bạn nhấn chọn mục Page Number và chọn Format Page Numbers. Sau đó, trong mục Start bạn gõ trang mà bạn muốn đầu tiên.

– Bước 4: Bạn nhấn mục Close Header and Footer để hoàn tất.

Lời kết

Trên đây là nội dung giới thiệu tổng quan của MSO về phần mềm Word, qua đó giúp bạn có thể hiểu được Microsoft Word là gì và những thông tin xoay quanh nó phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft này. Nếu có những câu hỏi gì thêm về phần mềm Microsoft Word, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.