Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Excel là một phần mềm tuyệt vời để giúp người dùng tính toán các dữ liệu từ cơ bản đến phức tạp nhất. Vậy đâu là các công thức trong Excel được sử dụng nhiều nhất. Trong bài viết này MSO sẽ tổng hợp tất cả các hàm trong Excel ấy giúp bạn đó nhé!
I. Các thành phần của một công thức Excel
Trong Excel, một công thức thường bao gồm các thành phần sau: hằng số, tham chiếu ô, các hàm và toán tử. Trong đó:
- Hằng số là giá trị số hoặc văn bản mà bạn nhập trực tiếp vào công thức.
- Ô tham chiếu là tham chiếu đến một hoặc nhiều ô chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng.
- Các hàm là công thức được xác định trước giúp thực hiện các tính toán phức tạp.
- Toán tử là các phép tính sẽ được thực hiện, gồm phép cộng là dấu “+”; phép trừ là dấu “-”; phép nhân là dấu “*”; phép chia là dấu “/”.
Sự kết hợp linh hoạt của các thành phần này cho phép người dùng thực hiện một loạt các phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Sử dụng các hàm trong Excel sẽ giúp người dùng tính toán nhanh hơn, đơn giản hơn và giúp hiệu suất công việc trong ngày được nâng cao hơn.
II. Các thao tác với những công thức trong Excel
2.1. Tạo công thức
Để tạo được một công thức trong Excel, bạn thực hiện các bước như sau:
- Chọn một ô.
- Nhập dấu bằng (=). Các công thức trong Excel luôn bắt đầu với dấu bằng.
- Chọn một ô hoặc hãy nhập địa chỉ của ô đó vào ô được chọn.
- Nhập một toán tử.
- Chọn ô tiếp theo hoặc nhập địa chỉ của ô đó vào các ô được chọn.
- Nhấn Enter. Kết quả của phép tính sẽ được xuất hiện trong ô chứa công thức.
Ví dụ: =A2-A4
2.2. Xem các công thức trong Excel
Để xem công thức trong Excel rất đơn giản. Khi nhập công thức vào một ô, công thức đó cũng sẽ xuất hiện trong Thanh công thức phía trên trang tính Excel. Vì vậy, để xem được công thức trong một ô, bạn hãy nhấp vào ô đó, công thức sẽ xuất hiện trên Thanh công thức. Hoặc bạn có thể sử dụng cách nhấn đúp vào một ô, công thức sẽ xuất hiện trong ô đó.
III. Các hàm trong excel phổ biến nhất
Trong Excel có chứa rất nhiều hàm, nó được phân biệt thành những loại như Hàm tính toán logic, hàm điều kiện logic, hàm văn bản, hàm ngày tháng, hàm tra cứu dữ liệu,… Để biết được chi tiết về các hàm này, bạn hãy theo dõi nội dung dưới đây.
3.1. Hàm tính toán Logic
Hàm tính toán logic được sử dụng để tính cách phép tính trong toán học, chẳng hạn như phép trừ, phép cộng, phép nhân, phép chia, phép tính trung bình, min, max,… Cụ thể như sau:
3.1.1. Cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM
Trong Excel, hàm SUM được dùng để tính tổng các ô tham chiếu. Nó có công thức như sau:
=SUM(ô tham chiếu, ô tham chiếu 2, ô tham chiếu 3,…, ô tham chiếu n) hay=SUM(ô tham chiếu 1:ô tham chiếu n)
Trong đó:
- SUM là hàm tính tổng
- Ô tham chiếu là các ô chứa giá trị mà bạn muốn tính tổng.
Ví dụ: Nếu A1 là 2; A2 là 8 thì =SUM(A1;A2)= 10
3.1.2. Hàm MIN/MAX
Trong Excel, hàm MIN/MAX được dùng để tính giá trị nhỏ nhất hoặc giá trị lớn nhất. Có công thức như sau:
=MIN((ô tham chiếu, ô tham chiếu 2, ô tham chiếu 3,…, ô tham chiếu 4,…) hay=MIN(ô tham chiếu 1:ô tham chiếu n)
=MAX(ô tham chiếu, ô tham chiếu 2, ô tham chiếu 3,…, ô tham chiếu 4) hay=MAX(ô tham chiếu 1:ô tham chiếu n)
Trong đó:
- MIN là hàm tính có giá trị nhỏ nhất.
- MAX là hàm tính có giá trị lớn nhất
- Ô tham chiếu là các ô chứa giá trị mà bạn muốn tính MIN/MAX.
Ví dụ: Nếu A1 là 2; A2 là 5; A3 là 10. Thì giá trị nhỏ nhất là =MIN(A1,A2,A3)=2; giá trị lớn nhất là =MAX(A1,A2,A3)= 10.
3.1.3. Hàm COUNT/COUNTA
Trong Excel, hàm COUNT được dùng để đếm các ô có chứa số trong phạm vi dữ liệu. Hàm này có công thức như sau:
=COUNT(ô tham chiếu 1, ô tham chiếu 2,…, ô tham chiếu n)
Ví dụ: A1 là 3, A2 là Điểm, A3 là 5, A4 trống thì =COUNT(A1,A2,A3, A4)=2
Hàm COUNTA được dùng để đếm các ô không trống trong phạm vi dữ liệu nhất định.Hàm này có công thức tính như sau:
=COUNTA(ô tham chiếu 1, ô tham chiếu 2,…, ô tham chiếu n)
Ví dụ: A1 là 3, A2 là Điểm, A3 là 5, A4 trống thì =COUNTA(A1,A2,A3, A4)=3
3.1.4. Hàm AVERAGE
Trong Excel, hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số có trong trang tính. Có công thức như sau:
=AVERAGE(ô tham chiếu 1, ô tham chiếu 2,…, ô tham chiếu n)
Ví dụ: A1 là 3, A2 là 4, A3 là 5, A4 là 6 thì =AVERAGE(A1,A2,A3, A4)=4
3.2. Hàm điều kiện Logic
Hàm điều kiện logic là một trong những hàm dùng để tính toán số liệu phức tạp nhất. Trong Excel, có 3 loại hàm điều kiện như sau:
3.2.1. Hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô trong vùng dữ liệu được chọn thỏa mãn điều kiện nhất định. Công thức tính của hàm COUNTIF như sau:
=COUNTIF(phạm vi tính, điều kiện)
Ví dụ: trong một bảng tính có chứa A1 là 3, A2 là 4, A3 là 5, A4 là 6 thì =COUNTIF(A1:A4, “<6”)=3
3.2.2. Hàm IF
Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện được đặt ra hay không. Hàm IF sẽ cho ra kết quả là TRUE hoặc FALSE. Công thức tính của hàm IF như sau:
=IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)
Trong đó:
- Logical_test là đối số bắt buộc và là điều kiện cần kiểm tra.
- Value_if_true là đối số bắt buộc và là giá trị trả về nếu điều kiện là True.
- Value_if_false là đối số bắt buộc và là giá trị trả về nếu điều kiện là False.
Lưu ý: Nếu như người dùng bỏ trống 2 điều kiện Value_if_true, Value_if_false thì giá trị của phép tính sẽ là 0 nếu thỏa mãn điều kiện và sẽ trả kết quả là FALSE nếu không thỏa mãn điều kiện.
3.2.3. Hàm SUMIF
Trong Excel, hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện được xác định. Công thức tính của hàm SUMIF sẽ như sau:
=SUMIF(phạm vi tính,điều kiện,[phạm vi tổng])
Trong đó:
- Phạm vi tính: Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện.
- Điều kiện: Là điều kiện để có thể thực hiện hàm này.
- Phạm vi tổng: Là vùng dữ liệu cần tính tổng.
3.3. Hàm sử dụng trong văn bản
Nội dung tiếp theo chúng tôi sẽ cung cấp đến cho bạn những hàm cơ bản của văn bản trong Excel. Theo dõi ở phía dưới đây nhé.
3.3.1. Hàm LEFT/RIGHT/MID
Hàm LEFT là một hàm mà bạn có thể dùng để cắt ký tự bên trái chuỗi văn bản mà mình muốn. Công thức tính của hàm LEFT như sau:
=LEFT(text,[số ký tự muốn cắt])
Để tách ký tự bên phải chuỗi văn bản mà mình đã chọn, bạn có thể sử dụng hàm RIGHT. Với công thức tính như sau:
=RIGHT(text,[số ký tự muốn tách])
Còn để tách số lượng ký tự cụ thể trong văn bản, bạn có thể sử dụng hàm MID, với công thức tính sau:
=MID(text,vị trí tách,số ký tự muốn tách)
3.3.2. Hàm LEN
Hàm LEN trong Excel là hàm dùng để giúp bạn trả về giá trị độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trắng với công thức: =Len(Text). Trong đó Text là ô chứa dữ liệu hoặc 1 dải ô chứa dữ liệu cần đếm.
3.3.3. Hàm CONCAT
Hàm CONCAT dùng để nối 2 hay nhiều ô văn bản thành một chuỗi văn bản, với công thức như sau:
=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
3.4. Hàm ngày tháng
Những hàm sau đây sẽ giúp bạn tính toán ngày tháng:
3.4.1. Hàm NOW
Trong Excel, hàm NOW được dùng để hiển thị ngày và giờ trong thời gian thực. Nó có công thức sau:
=NOW()
Ví dụ: Hiện tại là 17h30p ngày 22/12/2000. Hàm =NOW() sẽ cho ra kết quả là 22/12/200 17:30:00
3.4.2. Hàm DATE
Với hàm DATE sẽ cho ra kết quả ngày tháng năm cụ thể, công thức như sau:
=DATE(Year,Month,Day)
Ví dụ: =DATE(2000,12,22) sẽ cho ra kết quả là 22/12/2000.
3.5. Hàm tra cứu dữ liệu
Hàm tra cứu dữ liệu giúp bạn tra cứu được dữ liệu mong muốn một cách nhanh chóng nhất. Trong Excel có những hàm tra cứu dữ liệu như VLOOKUP, INDEX, MATCH, HLOOKUP. Chi tiết về các hàm này như sau:
3.5.1. Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP trong Excel được dùng để dò tìm data trong 1 bảng theo cột dọc và trả về data tương ứng theo hàng ngang, với công thức tính như sau:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Trong đó:
- Lookup_value là giá trị mà cần dò tìm
- Table_array là bảng cần dò tìm
- Col_index_num chính là vị trí cột cần lấy giá trị
- Range_lookup: bạn nhập vào số 0 để tìm chính xác và nhập vào số 1 để tìm gần đúng.
3.5.2. Hàm INDEX
Hàm INDEX trong Excel sẽ trả về cho bạn kết quả giá trị hoặc tham chiếu giá trị khác có trong bảng hoặc ở phạm vi nhất định.
Với công thức tính như sau:
=INDEX(array, row_num, column_num)
Trong đó:
- Array là đối số bắt buộc và là phạm vi ô hoặc một hằng số mảng.
- Row_num là đối số tùy chọn và là số thứ tự hàng trong mảng chứa giá trị được trả về.
- Column_num là đối số tùy chọn và là số thứ tự cột trong mảng chứa giá trị được trả về.
3.5.3. Hàm MATCH
Hàm MATCH trong Excel được dùng để giúp bạn tìm kiếm và xác định vị trí tương đối của một giá trị trong 1 ô hoặc 1 mảng.
Hàm MATCH có công thức tính sau đây:
=Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)
Trong đó:
- Lookup_value là đối số bắt buộc và là giá trị cần tìm kiếm.
- Lookup_array là đối số bắt buộc và là phạm vi ô cần tìm kiếm.
- Match_type là đối số tùy chọn, xác định cách so sánh các giá trị tìm kiếm với giá trị trong lookup_array, nhập số 0 để tìm chính xác và nhập số 1 để tìm gần đúng
3.5.4. Hàm HLOOKUP
Hàm HLOOKUP trong Excel được dùng để giúp bạn tìm kiếm data trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và trả về kết quả tương ứng trong phạm vi mà bạn đã chọn. Nó có công thức tính như sau:
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_ array, Row_index_Num, Range_lookup)
Trong đó:
- Lookup_value là đối số bắt buộc và cũng là giá trị cần tìm kiếm.
- Table_array là đối số bắt buộc cũng là phạm vi ô chứa dữ liệu cần tìm.
- Row_index_num là đối số bắt buộc cũng là số thứ tự hàng trong table_array chứa giá trị được trả về.
- Range_lookup là đối số tùy chọn, để xác định cách so sánh giá trị tìm kiếm với giá trị trong table_array, nhập số 0 để tìm chính xác và nhập vào số 1 để tìm gần đúng
3.6. Hàm tính % trong excel
Percentage là một công thức tính tỷ lệ phần trăm trong Excel. Để chuyển đổi giá trị thập phân thành tỷ lệ phần trăm, bạn chọn ô và nhấp chọn Percentage trong thanh công cụ.
- Bước 1: Nhập công thức tính là: tỷ lệ phần trăm (%) = 1 phần / tổng số (Total) vào ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Bước 2: Nhấn Enter, khi đó kết quả sẽ được hiển thị.
Lưu ý: Để mẫu số làm tham chiếu tuyệt đối, bạn cần phải nhập $ theo cách thủ công.
3.7. Công thức đọc số tiền bằng chữ
Để chuyển số tiền từ định dạng số sang số tiền định dạng text trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm VND với công thức như sau:
=VND(ô tham chiếu)
Trong đó:
- VND là hàm đọc số tiền bằng chữ
- Ô tham chiếu là ô chứa giá trị là số tiền được ghi bằng chữ số
Ví dụ: Nếu A2 bằng 500.000 thì =VND(A2)= năm trăm nghìn đồng chẵn
Lời kết
Trên đây MSO đã cung cấp đến bạn những thông tin liên quan về các công thức trong excel, ngoài ra vẫn còn rất nhiều các hàm trong Excel. Nếu có thắc mắc hay những thông tin cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777.
