Địa chỉ Email là gì? Hướng dẫn tạo địa chỉ Email miễn phí nhanh chóng, đơn giản

Email là một công cụ để giúp người dùng trao đổi thông tin một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Vậy địa chỉ email là gì? Địa chỉ email có giống với gmail không? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của MSO để hiểu rõ những nội dung xoay quanh về địa chỉ email nhé.

Tổng quan về địa chỉ email

Địa chỉ Email là gì?

Email là một công cụ truyền thông và trao đổi thông tin quan trọng, cho phép người dùng có thể sử dụng để nhận và gửi thư điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả thông qua internet. Trong đó, địa chỉ email là tài khoản của người dùng trong phương tiện trao đổi thông tin và liên lạc này.

Ngoài ra, địa chỉ email cũng có thể giúp người dùng sử dụng để đăng ký tài khoản trên các ứng dụng, trang mạng xã hội hay những trang web. Đồng thời địa chỉ email cũng giúp người dùng có thể quản lý thông tin cá nhân và thông tin liên lạc với người khác.

Cấu trúc của địa chỉ Email là gì?

Địa chỉ email là một địa chỉ duy nhất trên internet và được thể hiện với cấu trúc là person@domain, bao gồm 3 phần đó là person là tên người dùng, ký hiệu @ và domain là tên miền. Trong đó, tên người dùng thường là tên riêng của người dùng và có thể thêm những chữ cái, số và ký tự đặc biệt. Tên miền thường là tên miền của một tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ email như gmail.com, outlook.com hoặc yahoo.com.

Các phần trong cấu trúc của địa chỉ email có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng thư điện tử của người dùng được gửi đến đúng người nhận mà không xảy ra sai sót. Địa chỉ email hợp lệ cần tuân theo các quy tắc đặt email để tránh được những sự nhầm lẫn và đảm bảo được tính an toàn trong giao tiếp trực tuyến. Để có thể tạo địa chỉ email mới, người dùng cần phải sử dụng một tên người dùng là duy nhất và sử dụng một trong các dịch vụ email như Gmail, Outlook hoặc Yahoo.

Ưu, nhược điểm của email

Ưu điểm của email:

– Email có khả năng hỗ trợ người dùng truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn so với các phương thức truyền thống như tin nhắn, cuộc gọi điện thoại hay qua bưu điện. Giúp người dùng có thể gửi và nhận thư từ bạn bè, người thân và đối tác của họ mọi lúc mọi nơi.

– Email còn cho phép người dùng truyền tải thông tin đến nhiều người nhận cùng một lúc, giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian và công sức một cách tối đa. Điều này cũng có thể hỗ trợ hoạt động tiếp thị qua email của người dùng một cách hiệu quả.

– Email cung cấp cho người dùng một sự linh hoạt và thuận tiện cao, cho phép họ có thể truy cập thông tin từ bất kỳ đâu và vào bất cứ thời điểm nào mà không làm gián đoạn công việc hàng ngày của họ.

– Các dịch vụ email cung cấp cho người dùng khả năng lưu trữ thông tin cực lớn, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin một cách dễ dàng.

– Email cho phép người dùng đính kèm nhiều loại dữ liệu khác nhau trong nội dung, từ văn bản đến hình ảnh, video và tệp âm thanh hay những tệp dữ liệu khác. Đây là một bước tiến quan trọng trong quá trình trao đổi thông tin của con người, giúp kết nối một cách dễ dàng mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

– Ngoài ra, email cũng giúp giảm thiểu những tác động đến môi trường tự nhiên mà những phương tiện liên lạc khác gây ra.

Nhược điểm của email:

– Nhược điểm lớn nhất của email là người dùng sẽ bị hạn chế về việc nhận biết được thư điện tử của mình đã được đọc hay chưa, cho đến khi có sự phản hồi lại từ người nhận.

– Việc sử dụng email luôn đòi hỏi phải có thiết bị điện tử thông minh có kết nối Internet, điều này khiến giảm đi sự thuận tiện và khả dụng của nó.

– Các dịch vụ email hiện nay thường bị những đối tượng xấu sử dụng phần mềm độc hại lợi dụng để xâm nhập trái phép và đánh cắp các thông tin dữ liệu ác nhân của người dùng, nguy hiểm hơn là sự lây lan của virus gây độc hại cho cả hệ thống của người dùng.

Tuy nhiên, với sự phát triển của các biện pháp bảo mật và những lợi ích mà dịch vụ email mang lại cho người dùng đã giúp email trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của con người, đặc biệt là trong môi trường làm việc và học tập.

Những thuật ngữ có trong email

Sau đây là một số thuật ngữ mà người dùng cần phải nắm rõ để có thể sử dụng email một cách hiệu quả nhất:

CC: Thuật ngữ CC trong các dịch vụ email là tên viết tắt của cụm từ Carbon Copy, đây là một tính năng dùng để gửi bản sao của một email cho những người khác ngoài người nhận chính. Khi bạn thêm một địa chỉ email vào phần CC, thì khi gửi email đi thì tất cả những người có trong danh sách CC sẽ đều thấy được những địa chỉ email được thêm vào email. Điều này sẽ giúp họ có thể biết được rằng họ là một trong những người nhận được email đó.

BBC: Thuật ngữ BCC trong các dịch vụ email là tên viết tắt của cụm từ Blind Carbon Copy, tính năng này cho phép người dùng có thể gửi bản sao của một email mà không cho phép đọc được các địa chỉ email khác có trong danh sách BCC. BCC thường được sử dụng để giúp bảo vệ thông tin cá nhân của những người nhận trong email.

Resend Email: Là một thuật ngữ đề cập đến việc gửi lại một email đã được gửi đi trước đó. Tính năng này thường được sử dụng để đảm bảo rằng người nhận đã nhận được thông tin mà mình muốn gửi hoặc khi người dùng muốn gửi email đó đến những người nhận mới mà không cần phải soạn lại hay thêm nội dung mới.

Subject: Đây là một thuật ngữ để chỉ dòng tiêu đề ngắn gọn mà người gửi sử dụng để mô tả nội dung chính của email mà mình muốn gửi đi. Giúp người nhận có thể hiểu được nội dung thư đề cập đến điều gì mà không cần phải đọc chi tiết nội dung thư. Một Subject hiệu quả thường có nội dung ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh trực tiếp thông điệp chính và mục đích chính của email.

Spam mail: Thuật ngữ này đề cập đến thư rác hoặc email rác, đây là những email hàng loạt mà người dùng không mong muốn nhận được. Những email này cũng thường chứa nội dung quảng cáo, nội dung lừa đảo chứa những mối nguy hại tiềm ẩn.

Push Email: Thuật ngữ đề cập đến việc tự động gửi thông báo đến các thiết bị di động ngay khi nhận được một email mới trong hộp thư đến của người dùng. Tính năng này cho phép người dùng nhận có thể cập nhật email mới một cách nhanh chóng và chủ động mà không cần phải kiểm tra trong hòm thư một cách thủ công.

Mail server: Là một thuật ngữ chỉ một máy chủ hay một chương trình phần mềm có chức năng gửi và nhận thư điện tử. Các máy chủ thư điện tử thường sử dụng các giao thức email như SMTP, IMAP hoặc POP3 để xử lý việc chuyển giao thư điện tử giữa các máy khách thư điện tử khác.

FYI (For Your Information): Thuật ngữ này thường chỉ đến những thông tin được gửi đi mà không yêu cầu phản hồi hay hành động cụ thể nào từ người nhận nó. Nó có được sử dụng trong những trường hợp để chia sẻ thông tin phụ hoặc bổ sung mà người gửi muốn người nhận biết đến mà không cần thiết phải trả lời.

Fwd: Thuật ngữ này là viết tắt của từ Forward (chuyển tiếp), tính năng này giúp người dùng có thể sử dụng để chuyển tiếp một email cho những người nhận khác. Điều này giúp người dùng có thể giao tiếp, cộng tác hiệu quả và là việc một cách chuyên nghiệp hơn.

Btw: Thuật ngữ này là viết tắt của cụm từ by the way, có nghĩa là nhân tiện hay tiện thể, được người dùng sử dụng để hỏi thêm hoặc đề cập thêm một vấn đề liên quan mới nào đó cho người nhận.

Re: Thuật ngữ này là viết tắt của từ reply, có nghĩa là trả lời, phản hồi hay là hồi âm lại. Khi người dùng muốn trả lời lại một email nhận được, họ có thể sử dụng tính năng reply. Điều này giúp người nhận sự phản hồi đó có thể biết được email này đang được đề cập đến vấn đề gì.

Trên đây là những thuật ngữ mà người dùng cần phải nắm rõ để có thể sử dụng những dịch vụ email một cách hiệu quả và nâng cao tính chuyên nghiệp.

Sự khác nhau giữa email miễn phí và email trả phí

Cả Email miễn phí và email trả phí đều giúp người dùng có thể sử dụng những tính năng giao tiếp cơ bản qua internet. Tuy nhiên, hai dịch vụ này sẽ có những ưu và nhược điểm riêng biệt. Hãy cùng chúng tôi so sánh hai dịch vụ này để có được những đánh giá tốt nhất nhé.

Ưu, nhược điểm của Email miễn phí

Ưu điểm:

• Khi sử dụng dịch vụ email này, người dùng sẽ không cần phải bỏ ra bất ỳ một khoản chi phí nào. Đây là lợi ích lớn nhất mà loại email này mang lại cho người dùng.
• Giao diện thân thiện, giúp người dùng có thẻ nhanh chóng hiểu được những tính năng của nó và dễ dàng sử dụng.
• Các dịch vụ email miễn phí cũng thường cung cấp cho người dùng một khoảng dung lượng lưu trữ khá lớn, giúp người dùng có thể sử dụng một cách mượt mà nhất.

Nhược điểm:

• Để duy trì dịch vụ này, các nhà cung cấp email thường hiển thị quảng cáo trong dịch vụ của họ, vì thế khi sử dụng dịch vụ này, người dùng sẽ có cảm giác khó chịu hơn.
• So với dịch vụ email trả phí thì email miễn phí thường chỉ có những tính năng cơ bản và có ít tính nâng cao hơn.
• Các tài khoản email miễn phí thường dễ bị spam và nhận về những email không mong muốn hơn.
• Tên miền của loại email này thường gắn liền với tên miền của nhà cung cấp email, vì thế mà nó sẽ không có tính chuyên nghiệp cao.

Ưu, nhược điểm của Email trả phí

Ưu điểm:

• Loại dịch vụ email nào thường mang lại cho người dùng những trải nghiệm sử dụng không có quảng cáo, giúp người dùng không bị làm phiền bởi những quảng cáo không mong muốn.
• Khi sử dụng email trả phí, người dùng có được cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn như khả năng tùy chỉnh giao diện, quản lý và bảo mật nâng cao, tích hợp sâu với những ứng dụng khác.
• Người dùng cũng nhận được những email với khả năng tùy chỉnh tên miền, giúp người dùng có thể nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt những đối tác và khách hàng của mình.

Nhược điểm:

• Nhược điểm lớn nhất của dịch vụ email này là người dùng cần phải bỏ ra một khoản chi phí hàng tháng hoặc hàng năm để duy trì và sử dụng nó

Xem thêm: Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí

Bảng so sánh Email miễn phí và Email trả phí

Để có được một cái nhìn trực quan và toàn diện hơn về những dịch vụ email này, bạn hãy cùng chúng tôi theo dõi bảng so sánh dưới đây:

Các loại Email hiện nay

Dưới đây là những loại email phổ biến hiện nay:

Email cá nhân

Email cá nhân hay còn gọi là thư điện tử cá nhân, đây là một dịch vụ email dành riêng cho người dùng cá nhân, cho phép họ gửi và nhận thư mạng qua internet. Người dùng có thể sử dụng công cụ này để liên lạc và trao đổi thông tin một cách hiệu quả và tiện lợi hơn. Các loại email cá nhân cũng hỗ trợ người dùng có thể đính kèm các thông tin dưới dạng hình ảnh, video và các tệp đính kèm khác.

Mỗi địa chỉ email cá nhân đều là một địa chỉ duy nhất trong hệ thống của dịch vụ email đó và được bảo vệ bằng những phương pháp bảo mật để đảm bảo sự riêng tư và an toàn cho người dùng. Các dịch vụ email hiện nay cũng cung cấp cho người dùng các gói với không gian lưu trữ trực tuyến và khả năng tích hợp cao với những công cụ, dịch vụ khác.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp, hay còn gọi là email tên miền thương hiệu, đây là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp có thể xây dựng thương hiệu với hình ảnh chuyên nghiệp và tăng cường sự tin cậy với khách hàng và đối tác của mình. Địa chỉ email này thường có cấu trúc là you@yourbusiness.com hay you@yourbusiness.vn.

Việc sử dụng email doanh nghiệp không chỉ để giúp tăng cường bảo mật thông tin mà còn hỗ trợ sự quản lý và trao đổi thông tin nội bộ một cách hiệu quả hơn. Nhiều dịch vụ email như Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng khả năng tạo và quản lý email doanh nghiệp với nhiều tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố, lọc thư rác và phần mềm độc hại cùng khả năng tích hợp với các công cụ cộng tác khác để giúp nâng cao năng suất làm việc.

Email giáo dục

Email giáo dục là một loại email được dùng trong các tổ chức giáo dục và thường có đuôi là .edu hoặc .edu.vn. Đây là một loại email được cung cấp cho các tổ chức giáo dục và sinh viên, nhân viên của họ. Địa chỉ email này không chỉ hỗ trợ việc quản lý và giao tiếp chính giữa nhà trường và người học mà còn cung cấp nhiều lợi ích như quyền truy cập vào các phần mềm, ứng dụng miễn phí.

Email Marketing

Email Marketing hay còn gọi là tiếp thị qua email, đây là một hình thức email được các doanh nghiệp dùng để gửi thông điệp thương mại của một thương hiệu đến nhóm khách hàng mục tiêu thông qua email. Mục đích chính của dạng email này là giúp giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng hoặc giúp duy trì mối quan hệ và xây dựng lòng trung thành giữa khách hàng với doanh nghiệp, cuối cùng là giúp thúc đẩy sự chuyển đổi và tăng doanh số của doanh nghiệp.

Các loại email marketing bao gồm email bán hàng, email xây dựng thương hiệu, email chăm sóc khách hàng và email chia sẻ thông tin. Một email marketing hiệu quả là một email có nội dung tiếp cận đúng tệp khách hàng, template hấp dẫn,…

Xem thêm: So sánh email cá nhân và email doanh nghiệp

Sự khác biệt của Email và Gmail

Chắc hẳn có đôi khi bạn vẫn thường hay thắc mắc về việc Email có giống Gmail hay không. Vậy thì hãy theo dõi nội dung dưới đây của chúng tôi để giải thích cho vấn đề này nhé!

Email là một khái niệm chung để chỉ dịch vụ giúp người dùng có thể gửi và nhận thư điện tử thông qua mạng internet. Còn Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến được cung cấp bởi Google. Vì vậy, Gmail là một công cụ cụ thể và là một phần của hệ sinh thái dịch vụ email.

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây của chúng tôi nhé.

Nói tóm lại, Email là một khái niệm chung còn Gmail là một dịch vụ email cụ thể. Vì thế, ngoài Gmail ra thì bạn có thể sử dụng nhiều dịch vụ email khác. Vậy có những dịch vụ email phổ biến nào hiện nay? Tiếp tục theo dõi những nội dung trong bài viết này của chúng tôi để nắm được những dịch vụ email này nhé.

Những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp cho bạn một số dịch vụ email phổ biến và được nhiều người dùng sử dụng nhất hiện nay.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một dịch vụ email được phát triển bởi Microsoft, cung cấp rất nhiều tính năng giúp người dùng quản lý thông tin liên lạc qua email, lên lịch và theo dõi cuộc hẹn, các công việc của họ. Microsoft Outlook được cung cấp sẵn trong các gói dịch vụ Microsoft 365 và người dùng có thể truy cập vào nó thông qua các ứng dụng trên máy tính dành cho Windows và Mac, ứng dụng dành cho thiết bị di động có hệ điều hành Android và iOS hoặc thông qua trình duyệt web. 

Outlook cung cấp cho người dùng những giải pháp nâng cao năng suất làm việc như tích hợp email, lịch, danh bạ và các ứng dụng khác trong Microsoft 365. Với giao diện thân thiện với người dùng cùng với những tính năng mạnh mẽ, Outlook giúp người dùng quản lý và làm việc qua email một cách hiệu quả. Đối với những người có nhu cầu cao về sự bảo mật và làm việc năng suất hơn thì Microsoft Outlook cũng cung cấp nhiều gói đăng ký với các tính năng và lợi ích khác nhau.

Những điều trên đã khiến dịch vụ email này được sử dụng rộng rãi và trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các mục đích sử dụng của cả cá nhân và người dùng chuyên nghiệp.

Gmail

Gmail là dịch vụ email được cung cấp bởi Google, dịch vụ này cung cấp cho người dùng một giao diện thân thiện với các tính năng quản lý email mạnh mẽ như khả năng tìm kiếm nâng cao, tổ chức có nhãn và lọc thư rác.

Cũng giống với Microsoft Outlook, Gmail cũng tích hợp với các dịch vụ làm việc năng suất khác như Google Chat và Google Meet. Người dùng cũng có thể truy cập vào dịch vụ email này ngay trên máy tính hoặc thông qua ứng dụng trên thiết bị di động, giúp họ có thể quản lý email của mình từ mọi nơi. Đối với những người muốn sử dụng email cho doanh nghiệp, thì Google cũng cung cấp Gmail với các tính năng bổ sung. Điều này cũng đã khiến nó trở thành một nền tảng để liên lạc và cộng tác hiệu quả.

Yahoo Mail

Ở thời điểm mới được thành lập, Yahoo Mail được đánh giá là một dịch vụ email tuyệt vời, mang đến những trải nghiệm email mạnh mẽ với nhiều tính năng đặc biệt. Dịch vụ email này không chỉ cung cấp cho người dùng tính năng gửi và nhận email, mà nó còn cung cấp những tính năng để giúp quản lý không gian kỹ thuật số cho họ.

Dịch vụ này cũng cung cấp khả năng tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ email khác như Gmail và Microsoft Outlook, để cho phép người dùng có thể quản lý nhiều tài khoản ở cùng một nơi. Điều này khiến cho Yahoo Mail cũng được đánh giá là một công cụ mạnh mẽ để giúp người dùng liên lạc qua internet hiệu quả.

iCloud Mail

iCloud Mail là một tính năng có trong dịch vụ iCloud của Apple, tính năng này cho phép người dùng gửi, nhận và quản lý email của họ. Người dùng có thể truy cập được qua web và trên các thiết bị iOS, máy Mac. Tuy nhiên, dịch vụ này không được đánh giá cao so với những dịch vụ email chuyên nghiệp khác như Outlook, Gmail bởi sử hạn chế về giao diện người dùng và tính năng của nó. Những điểm hạn chế ấy đã khiến cho nó không được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng.

Hướng dẫn tạo địa chỉ Email miễn phí nhanh chóng, đơn giản

Hiện tại, MSO là đối tác cao cấp của Microsoft tại thị trường Việt Nam đang có chính sách ưu đãi, cung cấp cho người dùng các gói Microsoft Outlook với khả năng dùng thử trong vòng 30 ngày từ khi đăng ký, giúp người dùng có thể dùng thử miễn phí dịch vụ email này trước khi phải trả phí để sử dụng. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể mua ngay Microsoft Outlook bản quyền để trải nghiệm các chức năng tốt nhất. 

Cách thức đăng ký tạo địa chỉ email Outlook miễn phí tại MSO vô cùng đơn giản với những bước sau đây:

– Bước 1: Truy cập vào đường link đăng ký dưới đây để đăng ký tạo địa chỉ email Outlook tại MSO.