Hướng dẫn chi tiết cách tạo email doanh nghiệp miễn phí

Email doanh nghiệp là gì? Mang giúp ích gì cho các doanh nghiệp? Làm cách làm để tạo email doanh nghiệp miễn phí? Tất cả sẽ được chúng tôi hé lộ ngay trong bài viết này.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp, hay còn gọi là Email Business, đây là một loại email rất đặc biệt và thường có cấu trúc là ten@yourbusiness.com, bao gồm tên cá nhân và tên doanh nghiệp. Ví dụ về email doanh nghiệp như abc@hvn.com hay abc@hvn.vn,…

Email này thường được cung cấp bởi những nhà cung cấp email nổi tiếng như Microsoft, Google, Yahoo,… Và thường được các doanh nghiệp sử dụng để trao đổi thông tin trong các phòng ban của tổ chức, cho các đối tác và cả các khách hàng của mình.

Lợi ích tạo email doanh nghiệp miễn phí mang lại cho người dùng

Email doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp quá trình quản lý nhân viên, xây dựng thương hiệu và bảo mật thông tin của tổ chức họ đạt được hiệu quả cao hơn. Để hiểu được rõ hơn về những lợi ích khi người dùng sử dụng email doanh nghiệp là gì, bạn hãy cùng theo dõi những thông tin chi tiết của chúng tôi ngay phía dưới đây:

Tạo sự chuyên nghiệp 

Lợi ích đầu tiên mà Email doanh nghiệp mang đến đó là nó giúp cho doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp khi đi trao đổi, tương tác và giao dịch với khách hàng qua email. Ngoài ra, email doanh nghiệp cũng giúp tăng cường độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp mình đối với các khách hàng của mình, bằng việc gắn liền tên thương hiệu vào trong email. Đồng thời cũng giúp cho các email mà doanh nghiệp gửi đến các đối tác và khách hàng của mình tránh được việc bị khách hàng hay đối tác bỏ qua.

Quản lý nhân viên dễ hơn

Email doanh nghiệp còn giúp cho các doanh nghiệp quản lý nhân viên trong doanh nghiệp của mình được dễ dàng hơn. Ngoài việc thể hiện tên doanh nghiệp trong địa chỉ email, doanh nghiệp còn có thể gắn tên phòng ban trong tổ chức của mình vào trong email doanh nghiệp.

Điều này sẽ giúp cho những người quản lý trong doanh nghiệp hay những nhân viên trong tổ chức của mình có thể nhận diện được email này được gửi từ nhân viên thuộc phòng ban nào trong tổ chức. Từ đó cũng giúp nâng cao được kết quả cộng tác của các nhân viên trên dịch vụ email, đồng thời cũng giúp quá trình làm việc của họ cũng diễn ra hiệu quả hơn.

Giúp email dễ nhớ hơn

Email doanh nghiệp thường được cấu tạo rất ngắn gọn, bao gồm tên cá nhân và tên tổ chức hoặc tên phòng ban. Điều này giúp cho những người sử dụng email có thể dễ dàng nhớ được nó chỉ sau vài lần tương tác với email đó. 

Điều này cũng nhằm giúp cho quá trình tìm kiếm và quản lý email được diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ, khi bạn muốn tìm kiếm nội dung email mà được gửi từ một người đồng nghiệp trong công ty của bạn, bạn chỉ cần nhớ đến tên của người đó và nhập vào thanh tìm kiếm trong ứng dụng email.

Bảo mật tốt

Email cấp doanh nghiệp thường được các nhà cung cấp dịch vụ email thiết lập các biện pháp bảo mật chặt chẽ, giúp những thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp trong email được bảo vệ một cách an toàn trước những nguy cơ về an ninh mạng như tấn công mạng, mã độc, virus,… Người dùng email có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng email doanh nghiệp để trao đổi thông tin, dữ liệu hay là cả các tài liệu mật.

Lọc spam, thư rác tốt hơn

Email doanh nghiệp cũng giúp người dùng trong việc lọc email spam hay là những thư rác được tốt hơn. Thường thì người dùng email cá nhân sẽ rất hay nhận phải các email rác, spam, còn khi sử dụng email doanh nghiệp sẽ được áp dụng các bộ lọc email, giúp các email không mong muốn đó sẽ bị chuyển đến thư mục spam trước khi đi đến được hộp thư email mới của người dùng.

Ưu, nhược điểm khi sử dụng email doanh nghiệp miễn phí

Hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ email thường mang đến cho người dùng gói email miễn phí, giúp người dùng có thể trải nghiệm miễn phí dịch vụ của họ trước khi phải trả phí đăng ký. Những dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí cũng thường có 2 mặt ưu và nhược điểm.

Về ưu điểm

Email doanh nghiệp miễn phí mang lại những ưu điểm như sau cho người dùng:

1. Không mất phí sử dụng: Người dùng có thể trải nghiệm miễn phí tất cả các tính năng của dịch vụ email đó trước khi họ cần phải trả phí. Điều này giúp cho người dùng có thể cân nhắc rằng nên sử dụng loại dịch vụ email nào để phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
2. Nhận về nhiều lợi ích của dịch vụ email: Khi sử dụng email doanh nghiệp free, người dùng vẫn có thể sử dụng được tất cả các tính năng của dịch vụ email đó. Vì thế, người dùng vẫn có thể tận hưởng tất cả các lợi ích mà dịch vụ email doanh nghiệp đó mang lại như xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và mang thương hiệu của doanh nghiệp mình đến gần hơn với các đối tác và khách hàng.

Về nhược điểm

Tuy có những ưu điểm vượt trội kể trên, email doanh nghiệp miễn phí cũng có mang những nhược điểm mà cần phải kể đến như sau:

1. Hệ thống thường xảy ra lỗi: Vì là một dịch vụ miễn phí nên sẽ có quá nhiều khách hàng được triển khai trên cùng một server, vì vậy mà Email doanh nghiệp miễn phí thường bị quá tải, không được ổn định và hay xảy ra lỗi.
2. Bị hạn chế một số tính năng nâng cao: Email doanh nghiệp miễn phí thường bị hạn chế một số tính năng mà chỉ có gói trả phí mới có thể sử dụng được như các tính năng bảo mật nâng cao, tính năng lọc thư rác nâng cao, tính năng hạn chế quảng cáo và còn nhiều tính năng nâng cao khác nữa.
3. Bị giới hạn dung lượng: email doanh nghiệp miễn phí thường được các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp với một dung lượng có giới hạn nhất định và hiếm có thể đáp ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có nhu cầu về dung lượng email lớn, gửi email với tệp đính kèm với dung lượng lớn và sử dụng trên nhiều thiết bị.

Vì vậy, email doanh nghiệp miễn phí thường bị giới hạn và chỉ đáp ứng được các nhu cầu của một số doanh nghiệp cụ thể. Theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi để biết được doanh nghiệp bạn có thể sử dụng email doanh nghiệp miễn phí không nhé.

Khi nào nên tạo tài khoản email doanh nghiệp free?

Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp có thể tạo tài khoản email doanh nghiệp free (miễn phí) để sử dụng:

1. Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, với số lượng người dùng và nhu cầu sử dụng thấp.
2. Những doanh nghiệp chỉ cần sử dụng email doanh nghiệp đại diện cho tổ chức mình làm việc với các khách hàng và đối tác.
3. Những doanh nghiệp không yêu cầu cao về dung lượng lưu trữ, dung lượng tệp đính kèm, số lượng thiết bị truy cập và khả năng làm việc mạnh mẽ với email này.

Với những doanh nghiệp như thế này thì việc đăng ký email doanh nghiệp miễn phí để sử dụng sẽ mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Nên đăng ký tài khoản email doanh nghiệp từ nhà cung cấp nào?

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, chẳng hạn như Microsoft, Google, Yahoo,… Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ email như Outlook từ Microsoft sẽ mang đến cho người dùng những lợi ích tuyệt vời hơn.

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân có thể giúp tạo email chuyên nghiệp, được thiết kế để phù hợp cho nhiều người dùng khác nhau. Khi sử dụng Outlook, người dùng sẽ có thể làm việc dễ dàng với email, lịch và danh bạ của mình trong cùng một ứng dụng. Ngoài ra, Microsoft đang cung cấp dịch vụ này trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau, người dùng có thể truy cập và làm việc với nó vào bất cứ lúc nào mà mình cần.

Hiện tại, người dùng có thể sử dụng Exchange đến kết nối với Microsoft Outlook, điều này giúp tạo nên sự liền mạch và mạnh mẽ hơn cho quá trình làm việc và quản lý email.

Với những yếu tố này, bạn có thể đăng ký và sử dụng email Business từ nền tảng email Microsoft Outlook, để đạt được hiệu quả tối đa hơn khi làm việc với email doanh nghiệp. 

MSO hiện đang là đối tác chính thức của nhà sản xuất Microsoft, cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín và chất lượng trên thị trường, bạn có thể đăng ký email Outlook ngay tại MSO để nhận về được nhiều lợi ích hấp dẫn nhất. Hiện tại, MSO đang áp dụng chương trình dùng thử miễn phí trong vòng 1 tháng cho khách hàng khi đăng ký dịch vụ Outlook for Business, bạn có thể truy cập và trang web của chúng tôi để tham khảo dịch vụ này hoặc theo dõi cách đăng ký ngay trong nội dung tiếp theo.

Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí tại MSO

Để đăng ký tạo email doanh nghiệp miễn phí tại MSO, bạn có thể thực hiện ngay với các bước hướng dẫn vô cùng đơn giản như dưới đây:

– Bước 1: Truy cập vào đường dẫn dưới đây để tạo email doanh nghiệp bằng Microsoft Outlook miễn phí ngay tại MSO.