Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
MS Project là một phần mềm quản lý dự án đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang sử dụng các ứng dụng Microsoft 365. Vậy bạn đã thực sự hiểu MS Project là gì?
MS Project là gì?
Microsoft Project hay còn gọi là MS Project là một trong những ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý dự án, được phát triển bởi Microsoft 365. Phần mềm này được phát triển để hỗ trợ việc quản lý và phát triển kế hoạch, cũng như phân công nguồn lực cho dự án.
Ngoài ra, người dùng có thể dùng MS Project để quản lý ngân sách và theo dõi tiến độ trong quá trình vận hành cũng như khối lượng công việc. Hơn thế nữa, việc xác định công việc cụ thể và sắp xếp thứ tự các công việc trở nên dễ dàng.
Hướng dẫn tải MS Project
Bởi vì MS Project là một phần của Microsoft 365, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và làm nhiều việc hơn nhờ các tích hợp sẵn với các ứng dụng như Microsoft Teams và Office 365.
Vậy nên bạn hoàn toàn có thể sử dụng MS Project online bằng cách truy cập trang web: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/project/project-management-software
Ngoài ra hiện nay trên thị trường còn có rất nhiều website bán các bản crack của MS Project. Nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng nó.
Vì bản chất của các bản crack là phần mềm lậu nên nguy cơ chứa virus rất cao. Việc bị đánh cắp thông tin do các chương trình gián điệp là hoàn toàn có thể xảy ra. Vậy nên bạn nên xem xét cũng như tham khảo kỹ lưỡng các trang web trước khi download.
Cách an toàn nhất để sử dụng MS Project nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí là đăng ký sử dụng tại các nhà cung cấp dịch vụ Microsoft 365. Hiện tại, MSO là đối tác cao cấp của Microsoft ở Việt Nam và đang cung cấp các gói sản phẩm bản quyền Microsoft 365.
Khi đăng ký Microsoft Project tại MSO thì doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn dùng thử 1 tháng miễn phí hoặc mua ngay gói bản quyền. Hãy nhấn vào nút Đăng Ký ở dưới đây để được nhân viên của MSO tư vấn nhanh nhất.
[button text=”ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY” link=”https://mso.vn/lien-he/”]
Không giống như các đối thủ cạnh tranh, MS Project for mac là ứng dụng duy nhất dành cho máy tính của Apple có thể mở, chỉnh sửa và lưu ở định dạng tệp gốc .mpp của Microsoft. Việc sử dụng trên Mac cũng có rất nhiều ưu điểm, chẳng hạn như:
- Hỗ trợ các tệp được tạo trong các phiên bản của MS Project, quay trở lại Microsoft Project.
- Tích hợp với tất cả các nhà cung cấp đám mây lớn, chẳng hạn như Google Drive, iCloud, One Drive, Box, Dropbox, SharePoint Online và Project Online.
- MS Project 365 dành cho Mac có tất cả các tính năng mạnh mẽ được tìm thấy trên các nền tảng khác.
- Công cụ lập lịch nâng cao, Biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh và hơn thế nữa.
- Có thể tùy chỉnh để hỗ trợ 12 ngôn ngữ, hơn 20 định dạng ngày tháng và hơn 100 loại tiền tệ.
Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project
Để cài đặt được ứng dụng hay phần mềm Microsoft Project, bạn cần phải đảm bảo được rằng thiết bị của bạn phù hợp và có đủ khả năng để sử dụng công cụ này. Dưới đây là những yêu cầu cơ bản của hệ thống thiết bị để cài đặt và sử dụng Microsoft Project:
– Hệ điều hành: Windows 7, 8, 10, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2008 R2 hoặc Windows Server 2012.
– Bộ vi xử lý: 1GHz hoặc lớn hơn, hỗ trợ cả 32bit và 64bit với SSE2.
– Ổ cứng: RAM 32bit tối thiểu 1GB hoặc RAM 64bit tối thiểu 2GB. Trong đó, dung lượng trống tối thiểu là 3GB để cài đặt.
– Màn hình: Độ phân giải tối thiểu 1024×768.
– Các yêu cầu khác:
- Màn hình cảm ứng để sử dụng những tính năng cảm ứng.
- Kết nối mạng Internet ổn định để sử dụng các tính năng trực tuyến liên quan.
Hướng dẫn sử dụng MS Project
Bạn có thể học và tham khảo các cách lập kế hoạch MS Project chi tiết trong phần nội dung dưới đây để biết được cách thức để sử Microsoft Project hiệu quả nhất nhé:
Tạo một dự án mới
Để tạo một dự án mới trong Microsoft 365 Project, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây nhé:
– Bước 1: Truy cập vào Microsoft Project và Chọn Tệp > chọn nút Mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch dự án.
– Bước 2: Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhấn Enter. Sau đó, bạn hãy chọn một mẫu để hiển thị thông tin về các yếu tố được đưa vào trong mẫu và bạn có thể chọn lựa bất kỳ tùy chọn nào.
Hoặc bạn cũng có thể chọn mục Dự án Trống để tạo một dự án mới theo cách của mình từ đầu mà không cần sử dụng những mẫu có sẵn. Sau đó, khi mà bạn đã chọn Blank Project, bạn hãy chọn mục Project Summary Task.
– Bước 3: Bạn hãy điền thông tin cho dự án bao gồm nhập tên, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án.
– Bước 4: Bạn nhấn chọn nút OK để bắt đầu dự án.
Như vậy, chỉ với 04 bước hết sức đơn giản như trên, bạn đã có thể tạo lập thành công một dự án cho mình trên Project rồi đó.
Thêm list công việc cần phải làm
Mỗi dự án sẽ có những đầu công việc riêng như: Đăng ký giấy phép, lên kế hoạch phát triển, dự trù kinh phí,… Với MS Project, bạn chỉ cần nhập công việc của dự án. Nhưng trong trường hợp bạn chưa xác định thời gian làm công việc đó mất bao lâu thì cột Duration sẽ có một dấu chấm hỏi như hình. Sau đó bạn sẽ phải liên kết các nhiệm vụ và nhập thời gian thực hiện công việc mỗi ngày.
Cách thức để thêm list công việc cần phải làm trong một dự án, bạn hãy thực hiện theo các bước chi tiết như dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, ở trong dự án mà bạn vừa tạo mới, bạn hãy nhấn chọn mục Xem rồi chọn mục Chế độ xem Tác vụ và chọn mục Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Bạn hãy nhập tên tác vụ mà bạn muốn thêm vào dự án đó ở ngay trong mục trường Tên Tác vụ trống (Task Name) đầu tiên ở hàng số 1.
– Bước 3: Sau đó, bạn nhấn nút Enter để hoàn thành.
– Bước 4: Bạn hãy lặp lại các bước như hướng dẫn phía trên để nhập các tác vụ tiếp theo có trong dự án mà bạn muốn.
Với 04 bước như phía trên, bạn đã có thể thêm danh sách những công việc mà cần phải làm trong dự án Microsoft 365 Project của mình một cách dễ dàng nhất rồi đó.
Thêm thời gian cho công việc
Việc tiếp theo của bạn là ước lượng thời gian để hoàn thành công việc. Cột Duration là tổng khoảng thời gian cần làm để hoàn thành một tác vụ. Để thêm thời gian cho những tác vụ trong dự án mà bạn đã tạo trên Microsoft 365 Project, bạn hãy thực hiện theo những bước hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Tương tự như cách thêm list công việc trong dự án. Đầu tiên, ở trong dự án mà bạn vừa tạo mới, bạn hãy nhấn chọn mục Xem rồi chọn mục Chế độ xem Tác vụ và chọn mục Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Tại mục Start, bạn hãy nhập thời gian bắt đầu thực hiện tác vụ đó và nhấn nút Enter để hoàn tất.
– Bước 3: Tại mục Finish, bạn hãy nhập thời gian mà tác vụ cần hoàn thành rồi nhấn nút Enter để hoàn tất.
– Bước 4: Bạn hãy lặp lại các bước như hướng dẫn phía trên để nhập thời gian bắt đầu và thời gian cần hoàn thành cho các tác vụ tiếp theo có trong dự án của mình.
Sau khi đã nhập thành công, bạn sẽ thấy được số ngày cần thực hiện các tác vụ xuất hiện trong mục Khoảng thời gian (Duration).
Lưu ý: Bạn không nên thay đổi các ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc sau khi bạn đã nhập thời gian thực hiện công việc, bởi vì lúc đó MS Project đã tính thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.
Tạo dàn bài cho các tác vụ trong cùng một dự án
Định dạng thụt lề và nhô lề dùng để hiển thị cấu trúc phân cấp cho các tác vụ trong Microsoft 365 Project. Vì thế, đối với một tác vụ đã được định dạng thụt lề sẽ trở thành tác vụ con của tác vụ bên trên trong cùng một dự án trong Microsoft 365 Project. Các tác vụ này cũng sẽ được hiểu là các tác vụ tóm tắt của tác vụ phía bên trên.
Để tạo dàn bài cho các tác vụ trong cùng một dự án, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, ở trong dự án mà bạn vừa tạo mới, bạn hãy nhấn chọn mục Xem rồi chọn mục Chế độ xem Tác vụ và chọn mục Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn tác vụ hoặc các tác vụ trong cột Tên Tác vụ mà bạn muốn thụt lề hoặc nhô lề bằng cách thực hiện một trong 2 thao tác sau đây:
- Để thụt lề, bạn hãy nhấn chọn mục Tác vụ > Chọn mục Lịch biểu > Chọn mục Thụt lề Tác vụ hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt+Shift+Left để biến một tác vụ trở thành tác vụ con.
- Để nhô lề, bạn hãy nhấn chọn mục Tác vụ > Chọn mục Lịch biểu > Chọn mục Nhô lề hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt+Shift+Right để chuyển cấp động tác vụ đó qua cấp độ của tác vụ chính.
Liên kết các công việc
Thông thường trong các dự án, mỗi công việc đều được thực hiện theo thứ tự riêng. Vậy nên muốn thể hiện thứ tự này trên dự án, người dùng nên tạo một liên kết giữa các công việc với nhau.
Bước đầu tiên, bạn chọn Predecessor để xác định công việc trước công việc cần liên kết hoặc click chọn nút “liên kết” từ menu.
Ví dụ trong bảng sau:
Với 2 công việc Create business plan (tạo kế hoạch kinh doanh) và Get business license (lấy giấy phép kinh doanh). Hai công việc này có thể cùng làm được song song hoặc thực hiện việc lập kế hoạch kinh doanh trước, sau đó mới thực hiện lấy giấy phép kinh doanh.
Các công việc được tổ chức theo cách gần giống với Excel nhờ vào việc sử dụng số hàng.
Bạn có thể nhận thấy sự thay đổi rõ rệt ở biểu đồ Gantt. Lưu ý rằng MS Project đã bỏ qua cuối tuần vì khi cài đặt lịch bạn có thể thiết lập không làm việc cuối tuần.
Để xem biểu đồ Gantt đã được cập nhật hay chưa ở phần Task bạn chọn nút liên kết như hình.
Trong trường hợp bạn muốn lên lịch rộng hơn vì có nhiều nhiệm vụ, bạn chỉ cần nhấp chuột vào nhiệm vụ sau đó chọn Scroll to Task để kéo các thanh tác vụ tương ứng lên.
Thêm mốc quan trọng vào dự án
Mỗi dự án đều có một mốc quan trọng, giúp doanh nghiệp của bạn có thể biết được đâu là thời điểm cần tập trung nhân lực để hoàn thành dự án tốt nhất. Bạn tạo mốc quan trọng bằng cách thay đổi khối lượng công việc thành 0 ngày. Khi đó tại biểu mẫu sẽ hiển thị một viên kim cương xám để đánh dấu.
Các bước thực hiện chi tiết như dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, ở trong dự án mà bạn vừa tạo mới, bạn hãy nhấn chọn mục Xem rồi chọn mục Chế độ xem Tác vụ và chọn mục Biểu đồ Gantt trên thanh công cụ Ribbon.
– Bước 2: Bạn hãy nhấn chọn vào một tác vụ trong dự án mà bạn muốn gán mốc quan trọng.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhập số 0 vào trường Thời gian.
– Bước 4: Sau khi nhận thời gian xong, bạn nhấn nút Enter.
Lúc này, ký hiệu mốc thời gian quan trọng sẽ xuất hiện ngay trong Biểu đồ Gantt của dự án của bạn trong Microsoft 365 Project và bạn đã có thể theo dõi nhanh chóng những mốc quan trọng mà mình cần thwucj hiện trong dự án rồi đó.
Thay đổi chế độ xem dự án MS Project
Đối với Microsoft 365 Project, bạn có thể thay đổi chế độ xem tùy ý vào bất cứ khi nào mà mình muốn chỉ với những thao tác hết sức đơn giản như trong hướng dẫn chi tiết của chúng tôi dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, ở trong dự án mà bạn vừa tạo mới, bạn hãy nhấn chọn thẻ Xem trên thanh công cụ Ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy hực hiện theo một trong những thao tác sau đây:
- Bạn nhấn chọn chế độ xem mà bạn muốn ngay trong nhóm Chế độ xem Tác vụ hoặc nhóm Chế độ xem Tài nguyên.
- Bạn cũng có thể chọn mục Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) rồi nhấn chọn mục Xem thêm Chế độ xem để xem tất cả các chế độ xem được có sẵn. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn một trong những tùy chọn xem từ danh sách Xem thêm Chế độ xem vừa mới hiển thị.
Như vậy, trong phà này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn những cách thức chi tiết để bạn có thể lập kế hoạch dự án của mình trong Microsoft 365 Project hiệu quả nhất. Hy vọng rằng với những thông tin này, bạn có thể tạo lập dự án công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất với công cụ Microsoft 365 Project.
Hãy tiếp tục theo dõi những nội dung trong mục phía dưới để biết được cách thức chi tiết, đạt được hiệu quả cao nhất trong việc quản lý dự án trong Microsoft 365 Project nhé.
Hướng dẫn cách quản lý dự án trong Microsoft 365 Project
Bạn sẽ thực hiện dự án của mình thành công hơn nếu biết tận dụng cách thức để quản lý dự án của mình trong Microsoft 365 Project. Dưới đây là 7 bước quản lý dự án mà bạn đã tạo lập trong ứng dụng Microsoft 365 Project hiệu quả nhất:
– Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Bằng việc thu thập đầy đủ những thông tin liên quan đến dự án, bao gồm tên, mục tiêu, các công việc cần có, người thực hiện,… sẽ giúp bạn có thể đảm bảo được tất cả những gì cần thực hiện trong dự án của mình không bị bỏ sót. Đồng thời cũng sẽ giúp cho những hoạt động thực hiện dự án diễn ra một cách suôn sẻ và mượt mà hơn.
– Bước 2: Thiết lập thông tin
Sau khi đã thu thập được đầy đủ những thông tin quan trọng liên quan đến dự án, bạn hãy sử dụng những thông tin đó để xây dựng lịch trình triển khai, kế hoạch làm việc, cũng như là thời gian thực hiện dự án.
– Bước 3: Khai báo tài nguyên
Hãy xác định rõ tất cả nguồn lực và tài nguyên cần thiết cho dự án của mình, bao gồm nguồn nhân lực, trang thiết bị và nguồn kinh phí để thực hiện dự án. Cách này sẽ giúp bạn phân bổ nguồn lực và tài nguyên một cách hợp lý nhất và tránh được sự chồng chéo và thiếu hụt.
– Bước 4: Lập dự án
Hãy tận dụng những công cụ có sẵn trong ứng dụng Microsoft 365 Project để tạo lập dự án công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
– Bước 5: Cập nhật tiến độ
Hãy cập nhật thông tin về khối lượng công việc đã thực hiện, khối lượng công việc còn tồn đọng, thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ để xác định được những tác vụ trong dự án mà mình cần thực hiện trong thời gian tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo dự án được diễn ra theo đúng kế hoạch.
– Bước 6: Xác lập đường gấp quan trọng
Đường gấp critical path là đường gấp quan trọng nhất trong dự án, nó thể hiện lịch trình từ đầu đến cuối. Việc xác định yếu tố này sẽ giúp bạn có thể đảm bảo cho dự án của mình được diễn ra theo đúng lịch trình được đề ra.
– Bước 7: Lập biểu đồ báo cáo
Bên cạnh những tính năng quản lý dự án, Microsoft Project còn cung cấp cho người dùng rất nhiều mẫu báo cáo và biểu đồ dữ liệu khác nhau. Vì thế, bạn có thể tận dụng tính năng này để tổng hợp và lập báo cáo tổng quan về dự án.
Câu hỏi thường gặp về cách sử dụng MS Project
Microsoft Project có cần những kỹ năng quản lý tốt không?
Microsoft 365 Project có rất nhiều tính năng lập kế hoạch công việc và quản lý dự án mạnh mẽ và dễ sử dụng, vì thế bất cứ ai cần lập kế hoạch và quản lý dự án cũng đều có thể sử dụng được mà không cần đến kỹ năng quản lý tốt.
Những lợi ích chính mà nhận được từ Microsoft Project là gì?
Những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi sử dụng Microsoft Project đó chính là khả năng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án mạnh mẽ.
Tôi có thể sử dụng MS Project trực tuyến không?
Hiện tại, Microsoft 365 Project được Microsoft cung cấp với rất nhiều phiên bản khác nhau trong đó có Microsoft Project Online, vì thế bạn có thể sử dụng công cụ này trực tuyến ngay trên những trình duyệt web được hỗ trợ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn chọn mua sản phẩm phù hợp nhất nhé.
Lời kết
Hy vọng qua bài biết này, bạn sẽ có thêm nhiều cách sử dụng công cụ MS Project. Trong trường hợp bạn có thêm bất kỳ thắc mắc liên quan tới phần mềm quản lý này cũng như các ứng dụng của Microsoft nói chung, hãy liên hệ ngay tới MSO qua những kênh thông tin dưới đây để được giải đáp nhanh chóng nhất.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
