Tìm hiểu về MS Project và hướng dẫn sử dụng MS Project

MS Project là một phần mềm quản lý dự án đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Vậy bạn đã thực sự hiểu MS Project là gì?

MS Project là một phần mềm quản lý dự án đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang sử dụng các ứng dụng Microsoft 365. Vậy bạn đã thực sự hiểu MS Project là gì?

MS Project là gì?

Microsoft Project hay còn gọi là MS Project là một trong những ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý dự án, được phát triển bởi Microsoft 365. Phần mềm này được phát triển để hỗ trợ việc quản lý và phát triển kế hoạch, cũng như phân công nguồn lực cho dự án.

ms project là gì

Ngoài ra, người dùng có thể dùng MS Project để quản lý ngân sách và theo dõi tiến độ trong quá trình vận hành cũng như khối lượng công việc. Hơn thế nữa, việc xác định công việc cụ thể và sắp xếp thứ tự các công việc trở nên dễ dàng.

Hướng dẫn tải MS Project

Bởi vì MS Project là một phần của Microsoft 365, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và làm nhiều việc hơn nhờ các tích hợp sẵn với các ứng dụng như Microsoft Teams và Office 365.

Vậy nên bạn hoàn toàn có thể sử dụng MS Project online bằng cách truy cập trang web: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/project/project-management-software

ms project online

Ngoài ra hiện nay trên thị trường còn có rất nhiều website bán các bản crack của MS Project. Nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng nó. 

Vì bản chất của các bản crack là phần mềm lậu nên nguy cơ chứa virus rất cao. Việc bị đánh cắp thông tin do các chương trình gián điệp là hoàn toàn có thể xảy ra. Vậy nên bạn nên xem xét cũng như tham khảo kỹ lưỡng các trang web trước khi download.

Cách an toàn nhất để sử dụng MS Project nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí là đăng ký sử dụng tại các nhà cung cấp dịch vụ Microsoft 365.

Không giống như các đối thủ cạnh tranh, MS Project for mac là ứng dụng duy nhất dành cho máy tính của Apple có thể mở, chỉnh sửa và lưu ở định dạng tệp gốc .mpp của Microsoft. Việc sử dụng trên Mac cũng có rất nhiều ưu điểm, chẳng hạn như:

  • Hỗ trợ các tệp được tạo trong các phiên bản của MS Project, quay trở lại Microsoft Project.
  • Tích hợp với tất cả các nhà cung cấp đám mây lớn, chẳng hạn như Google Drive, iCloud, One Drive, Box, Dropbox, SharePoint Online và Project Online.
  • MS Project 365 dành cho Mac có tất cả các tính năng mạnh mẽ được tìm thấy trên các nền tảng khác.
  • Công cụ lập lịch nâng cao, Biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh và hơn thế nữa.
  • Có thể tùy chỉnh để hỗ trợ 12 ngôn ngữ, hơn 20 định dạng ngày tháng và hơn 100 loại tiền tệ.

Hướng dẫn sử dụng MS Project

Bạn có thể học và tham khảo các cách lập kế hoạch MS Project trong phần dưới đây:

Tạo một dự án mới

Bước 1: Truy cập vào Microsoft Project và bắt đầu tạo một dự án mới.

Bước 2: Sau khi chọn Blank Project, bạn chọn Project Summary Task.

ms project tạo dự án mới

Bước 3: Nhập tên, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án.

ms project tạo dự án

Bước 4: Chọn OK để bắt đầu dự án. 

Thêm list công việc cần phải làm

Mỗi dự án sẽ có những đầu công việc riêng như: Đăng ký giấy phép, lên kế hoạch phát triển, dự trù kinh phí,… Với MS Project, bạn chỉ cần nhập công việc của dự án. Nhưng trong trường hợp bạn chưa xác định thời gian làm công việc đó mất bao lâu thì cột Duration sẽ có một dấu chấm hỏi như hình. Sau đó bạn sẽ phải liên kết các nhiệm vụ và nhập thời gian thực hiện công việc mỗi ngày.

ms project thêm công việc cần làm

Thêm thời gian cho công việc

Việc tiếp theo của bạn là ước lượng thời gian để hoàn thành công việc. Cột Duration là tổng khoảng thời gian cần làm để hoàn thành một tác vụ. Bạn không nên thay đổi các ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc sau khi bạn đã nhập thời gian thực hiện công việc. Bởi vì lúc đó MS Project đã tính thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.

ms project thêm thêm thời gian

Liên kết các công việc 

Thông thường trong các dự án, mỗi công việc đều được thực hiện theo thứ tự riêng. Vậy nên muốn thể hiện thứ tự này trên dự án, người dùng nên tạo một liên kết giữa các công việc với nhau. 

Bước đầu tiên, bạn chọn Predecessor để xác định công việc trước công việc cần liên kết hoặc click chọn nút “liên kết” từ menu. 

Ví dụ trong bảng sau:

Với 2 công việc Create business plan (tạo kế hoạch kinh doanh) và Get business license (lấy giấy phép kinh doanh). Hai công việc này có thể cùng làm được song song hoặc thực hiện việc lập kế hoạch kinh doanh trước, sau đó mới thực hiện lấy giấy phép kinh doanh.

Các công việc được tổ chức theo cách gần giống với Excel nhờ vào việc sử dụng số hàng. 

ms project thêm liên kết

Bạn có thể nhận thấy sự thay đổi rõ rệt ở biểu đồ Gantt. Lưu ý rằng MS Project đã bỏ qua cuối tuần vì khi cài đặt lịch bạn có thể thiết lập không làm việc cuối tuần.

Để xem biểu đồ Gantt đã được cập nhật hay chưa ở phần Task bạn chọn nút liên kết như hình.

nút liên kết trên ms project

Trong trường hợp bạn muốn lên lịch rộng hơn vì có nhiều nhiệm vụ, bạn chỉ cần nhấp chuột vào nhiệm vụ sau đó chọn Scroll to Task để kéo các thanh tác vụ tương ứng lên.

Thêm mốc quan trọng vào dự án

Mỗi dự án đều có một mốc quan trọng, giúp doanh nghiệp của bạn có thể biết được đâu là thời điểm cần tập trung nhân lực để hoàn thành dự án tốt nhất. Bạn tạo mốc quan trọng bằng cách thay đổi khối lượng công việc thành 0 ngày. Khi đó tại biểu mẫu sẽ hiển thị một viên kim cương xám để đánh dấu.

thêm mốc dự án ms project

Hy vọng qua bài biết này, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức về MS Project. Trong trường hợp bạn có thêm bất kỳ thắc mắc liên quan tới phần mềm quản lý này cũng như các ứng dụng của Microsoft nói chung, hãy liên hệ ngay tới MSO qua số hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
tat security default

Hướng dẫn tắt Security Default trên Microsoft 365

Hiện tại Microsoft yêu cầu người dùng của họ phải cài đặt bảo mật tài khoản của mình bằng phương pháp xác minh Security Default.

windows 10 iso và những điều cần biết

Windows 10 ISO và những điều doanh nghiệp cần biết

Windows 10 ISO file là tệp duy nhất có chứa toàn bộ chương trình cài đặt Win 10, và thông thường các doanh nghiệp có xu hướng cài đặt Windows 10 ISO Enterprise hơn là phiên bản Pro bởi một số tính năng nổi bật mà chỉ Enterprise mới sở hữu.

Địa chỉ email là gì?

Địa chỉ email là gì? 05 ưu điểm khi đăng ký địa chỉ email Outlook

Email đang phổ biến và trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Vậy địa chỉ email là gì? Và lý do các doanh nghiệp lựa chọn email Outlook là gì?

Hướng dẫn cài đặt Microsoft 365 Mail trên điện thoại và máy tính

Hướng dẫn cài đặt Microsoft 365 Mail trên điện thoại và máy tính

Trên mỗi thiết bị, Microsoft 365 Mail sẽ có những thao tác cài đặt khác nhau. Do đó, MSO xin gửi tới bạn hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện như sau.

Scroll to Top