sharepoint la gi

SharePoint là gì? Tại sao lại sử dụng SharePoint?

Trong hai thập kỷ nay, SharePoint đã là một công cụ năng suất dành riêng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Một số tổ chức xem SharePoint chỉ là nơi lưu trữ các tệp, chính sách, thủ tục và các loại tài liệu khác. Những người khác xem SharePoint như một trang web nội bộ và phần mềm quản lý nội dung, nơi đăng tải tin tức và truyền thông của công ty. 

Nhưng liệu rằng các tính năng của SharePoint chỉ dừng lại ở đó? Trong bài viết này, MSO sẽ chia sẻ những tính năng hữu ích mà ít người biết đến. 

SharePoint là gì?

Tại MSO, chúng tôi muốn nghĩ về SharePoint như một nền tảng ứng dụng. Với các tính năng chia sẻ tệp, cộng tác, nó có thể phá vỡ khoảng cách và tập hợp các nhóm từ xa lại với nhau. Nó cung cấp cho các công ty một cách để tự động hóa các quy trình kinh doanh, theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin một cách an toàn giữa các phòng ban (thậm chí là người ngoài tổ chức). Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, công ty có thể sử dụng SharePoint làm hệ thống quản lý tài liệu, phần mềm cộng tác, mạng nội bộ hoặc mạng ngoại vi. 

Tại sao sử dụng SharePoint?

Là một mạng nội bộ, SharePoint là nền tảng doanh nghiệp toàn diện nhất vì nó kết nối nhân viên với các công cụ và tài nguyên mà họ làm việc hàng ngày. 

Ví dụ: Thay vì sử dụng công cụ cho một tác vụ cụ thể và để dữ liệu của bạn nằm riêng lẻ trong công cụ đó, với SharePoint, dữ liệu của bạn có thể đưa vào báo cáo và quy trình. 

sharepoint

Nhân viên có thể truy cập mạng nội bộ của họ từ trình duyệt hoặc thiết bị để:

  • Truy cập và quản lý nội dung (như biểu mẫu, chính sách, thủ tục và các tài nguyên công việc khác) 
  • Đọc và cập nhật thông tin liên lạc nội bộ (như tin tức, sự kiện, và bài đăng do nhân viên tạo ra) 
  • Cộng tác trong một dự án hoặc nhóm.

Nhân viên có thể làm được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn với các tính năng như: 

  • Cộng tác với đội nhóm, đồng sáng tạo nội dung trên một trang
  • Thẻ meta giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn
  • Các ứng dụng tích hợp Office 365 (như Planner và Microsoft Teams)

Với lớp bảo mật chắc chắn, SharePoint được thiết lập tốt sẽ loại bỏ nỗi lo cho cả IT và nhân viên. SharePoint có thể giúp giảm thiểu lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu và các cuộc tấn công mạng vì Office 365 đi kèm với các kiểm soát bảo mật và bảo vệ đám mây của Microsoft. 

Trong những năm qua, đã có một sự cải thiện đáng kể trong nền tảng này. Việc xây dựng một trang web có giao diện hiện đại từ đầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và các công ty ít phụ thuộc hơn vào các nhà phát triển chỉ để bắt đầu. Giờ đây, SharePoint hiện đại hơn, nhanh hơn và thân thiện với người dùng hơn, khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo cho một tổ chức đang tìm kiếm công nghệ mạng nội bộ đáng tin cậy, tích hợp tốt và lâu dài. 

Lợi ích hàng đầu của việc sử dụng SharePoint

sharepoint

Tích hợp với Office 365

SharePoint dễ dàng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft như Outlook, Microsoft Teams và OneDrive. Nó tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số liền mạch và tiết kiệm hàng giờ làm việc hiệu quả. Ví dụ: 

  • Bằng cách đồng bộ hóa Outlook và SharePoint, nhân viên có thể truy cập tệp đính kèm và tài liệu của họ tồn tại trong SharePoint mà không cần rời khỏi Outlook. 
  • Với tích hợp OneDrive và SharePoint, người dùng có thể làm việc trên các tài liệu cục bộ trong khi tất cả các thay đổi sẽ tự động đồng bộ hóa với SharePoint trực tuyến trong thời gian thực. Không quan trọng nếu bạn để một tệp công việc trên máy tính ở nhà – các tệp sẽ được đồng bộ hóa và có thể truy cập từ mọi nơi. 
  • Khi làm việc trong Microsoft Teams, bạn có thể thêm trực tiếp tab site SharePoint vào nhóm của mình. Sự tích hợp này sẽ giúp bạn truy cập tài liệu dự án và theo dõi các hoạt động mà không cần phải rời khỏi Microsoft Teams. 

Bằng cách này, SharePoint kết nối các công cụ riêng lẻ, điều này đi kèm với chi phí phát triển thấp hơn vì bạn không cần phải xây dựng tích hợp này từ đầu. Đổi lại, nhân viên có được nhiều cách hơn để có thể cải thiện quy trình kinh doanh và công việc của mình.

Mở rộng và tùy chỉnh

SharePoint có khả năng mở rộng cao và có thể được sử dụng trong các tổ chức có 150 nhân viên và tối đa 20.000 nhân viên. Không giống như nhiều sản phẩm mạng nội bộ thay thế, bạn có thể nâng cao SharePoint với chức năng bắt buộc của riêng bạn cần thiết cho doanh nghiệp. 

Các phần web, ứng dụng và quy trình làm việc khác nhau có thể được thêm vào nền tảng. Nhiều phần mềm không yêu cầu bất kỳ sự phát triển nào và có thể được xây dựng bởi những người dùng nâng cao. Khi một công ty phát triển, SharePoint có thể cung cấp một giải pháp linh hoạt phát triển theo môi trường kinh doanh mới.

Không cần mã hóa

Phần mềm phức tạp có thể khiến nhân viên phản đối việc sử dụng chúng vì những thao tác khó khăn và khó nhớ. Người dùng doanh nghiệp thích một nền tảng dễ sử dụng ngay từ đầu và không yêu cầu kỹ năng quá cao để thiết lập nó. Các bản cập nhật gần đây cho SharePoint làm cho nó trở thành một giải pháp hoàn hảo cho người không chuyên về kỹ thuật. Với lookbook của SharePoint, người dùng có thể dễ dàng tận dụng các mẫu có sẵn và khởi chạy trang web của họ trong vài phút.  

Cá nhân hóa nội dung

Với tính năng nhắm mục tiêu theo đối tượng, SharePoint có thể mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa cho từng người dùng. Nhân viên có thể nhận được nội dung liên quan phù hợp với vị trí, chức năng hoặc bộ phận và mức độ thâm niên của họ. 

Kiểm soát bảo mật

Điều làm cho SharePoint nổi bật một phần là khả năng nâng cao của nó để quản lý các quyền của người dùng và cách chúng liên quan đến các tính năng. Các doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào các trang web, danh sách và thư viện khác nhau. Họ có thể quy định xem ai có thể xem, chỉnh sửa, xóa tài liệu hoặc thực hiện nhiều hành động trong SharePoint khác. Quyền có thể được đặt cho một người hoặc nhiều người dùng trong cùng một nhóm Office 365.

Với 20 năm trên thị trường, SharePoint vẫn giữ vị trí hàng đầu cho giải pháp cộng tác được sử dụng nhiều nhất. Vậy người dùng có thể làm gì cụ thể trên SharePoint để gia tăng năng suất và cộng tác với đội nhóm, hãy cùng MSO theo dõi phần 2 của bài viết nhé. 

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top