Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Sharepoint là gì mà có hơn 250.000 công ty và tổ chức trên thế giới (85% nằm trong danh sách Fortune 500) cùng 190 triệu người lựa chọn sử dụng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát và khách quan nhất về phần mềm được cung cấp bởi Microsoft – ông lớn trong lĩnh vực công nghệ này nhé.
Microsoft Sharepoint là gì?
Đây là một nền tảng quản lý và công tác nội dung dựa trên đám mây nhằm giúp mọi người có thể làm việc từ xa, làm việc cùng nhau và làm việc thông minh hơn. Sự xuất hiện của công nghệ này là một sự khuyến khích cho làm việc nhóm, bất kể ở nơi đâu trên thế giới.
Nói một cách đơn giản hơn về vấn đề “Microsoft Sharepoint là gì?”, nền tảng này cho phép bạn quản lý tất cả nội dung trong công ty của mình (từ RFI, tài liệu tiếp thị đến thông tin tài chính,…), tạo trang web và mạng nội bộ dùng trong công ty để thông báo cho người dùng chuyện gì đang xảy ra, tạo ra quy trình kinh doanh để tự động hóa một số công việc đơn giản, và xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh để quá trình teamwork trở nên hiệu quả hơn.
Các phiên bản của SharePoint
Với một quá trình hoạt động bền bỉ và lâu dài, ứng dụng này đã không ngừng được Microsoft phát triển và tối ưu để mang đến cho người dùng một nền tảng có tính ưu việt vượt trội. Dưới đây là lịch sử phát triển cũng như là các phiên bản của SharePoint kể từ khi ra mắt cho đến nay:
| Năm | Đặc điểm nổi bật |
| 2001 | Phiên bản năm 2001 được thiết kế với sự tập trung vào các cổng portal với mục tiêu ban đầu là nâng cao khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu của người dùng. Điểm nổi bật nhất của phiên bản này chính là mục tiêu nhằm vào sự cộng tác với Frontpage, Server Extension và Teams. |
| 2003 | Phiên bản năm 2003 được phát triển với sự kết hợp của khả năng tìm kiếm, lập chỉ mục, query language Microsoft Index server của Microsoft và WSS Windows SharePoint Services SharePoint. |
| 2007 | Phiên bản năm 2007 nổi bật với các tính năng xuất bản và quản lý nội dung website với các phiên bản tích hợp. |
| 2010 | Phiên bản năm 2010 được Microsoft tập trung vào việc biến nền tảng này thành một giải pháp kinh doanh đa dạng các tính năng, từ khả năng quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, tích hợp với Microsoft Office cho đến Global metadata, báo cáo, mạng xã hội, phân loại và quản lý nội dung website. Sau này, được người dùng biết đến với tên gọi là SharePoint Foundation. |
| 2013 | Phiên bản này được Microsoft mở rộng và phát hành với rất nhiều tính năng vượt trội cùng khả năng truy cập Online dựa trên SharePoint Server thông qua dịch vụ điện toán đám mây. |
| 2016 | Phiên bản năm 2016 được người dùng biết đến là một nền tảng lai, với những khả năng như kết hợp với Microsoft Office 365 cùng với sự kết hợp nền tảng on-premises và online. |
| 2019 | Phiên bản năm 2019 của ứng dụng này là một phiên bản được dựa trên sự kết hợp của cả hai loại là on-premise và online. Phiên bản này được Microsoft thiết kế và phát triển để mang đến cho người dùng một trải nghiệm hiện đại với tính kế hợp cao với nhiều tính năng để hỗ trợ người dùng có thể truy cập và chia sẻ nội dung, thông tin, dữ liệu, địa điểm và thời gian một cách mạnh mẽ hơn mà không ảnh hưởng đến bảo mật. |
Các sản phẩm của SharePoint
Với một quá trình phát triển lâu dài và bền vững, phần mềm này đang mang đến cho người dùng một sự trải nghiệm tối ưu nhất cùng khả năng làm việc mượt mà và hiệu quả hơn. Trong suốt quá trình phát triển của SharePoint, cần phải kể đến các sản phẩm sau đây:
SharePoint Online
SharePoint Online là một phiên bản trực tuyến của dịch vụ SharePoint, được Microsoft thiết kế, phát triển và cung cấp dựa trên đám mây, cho phép các tổ chức doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các trang web, đồng thời có thể lưu trữ, chia sẻ thông tin, tài liệu và cộng tác trực tuyến. Hiện tại, phiên bản SharePoint Online này được tích hợp như là một phần của bộ giải pháp Microsoft 365, cung cấp cho người dùng một trải nghiệm có sự tối ưu cao nhất.
SharePoint Server
SharePoint Server cũng là sản phẩm của SharePoint, được cung cấp để giúp cho người dùng có thể cài đặt và sử dụng tại chỗ. Với phiên bản này, người dùng có thể tổ chức lưu trữ và quản lý dữ liệu trên máy chủ của riêng họ mà không cần đến máy chủ của Microsoft. Sản phẩm này cung cấp cho người dùng các tính năng tương tự như SharePoint Online nhưng có khả năng tùy chỉnh và kiểm soát cao hơn.
SharePoint Foundation
SharePoint Foundation là một phiên bản miễn phí của SharePoint, cung cấp cho người dùng các tính năng cơ bản của SharePoint để giúp họ có thể tạo và quản lý các trang web và cộng tác hiệu quả hơn với những người dùng khác. Mặc dù là một sản phẩm miễn phí, nhưng SharePoint Foundation vẫn được cung cấp với nhiều tính năng cao cấp của SharePoint cho người dùng. Tuy nhiên, sản phẩm này đã bị ngừng phát triển sau phiên bản 2013.
SharePoint Designer 2013
SharePoint Designer 2013 là một công cụ thiết kế và tùy chỉnh miễn phí dành cho SharePoint, được cung cấp để cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các trang web, quy trình làm việc và các giải pháp tùy chỉnh khác trên SharePoint. SharePoint Designer 2013 cũng đã bị ngừng phát triển, tuy nhiên người dùng vẫn có thể sử dụng nó cho các phiên bản SharePoint hiện tại.
Những sản phẩm này của SharePoint được Microsoft phát triển để hỗ trợ người dùng trong việc quản lý và cộng tác trong tổ chức, doanh nghiệp của họ.
Những tính năng vượt trội của Microsoft SharePoint là gì?
Microsoft SharePoint được cung cấp với rất nhiều tính năng để giúp đỡ người dùng có thể chia sẻ thông tin, dữ liệu và tăng cường sự cộng tác cho đội nhóm, doanh nghiệp và các tổ chức nhiều thành viên. Dưới đây là một số tính năng vượt trội mà nền tảng này cung cấp cho người dùng:
Quản lý và chia sẻ tài liệu
Microsoft SharePoint cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng quản lý và chia sẻ tài liệu, cho phép người dùng, tổ chức và các doanh nghiệp có thể quản lý tài liệu, thông tin và nội dung một cách hiệu quả thông qua các danh mục, thư viện và chính sách lưu trữ tài liệu cụ thể. Với tính năng này, người dùng cũng có thể truy cập và các dữ liệu một cách nhanh chóng và chia sẻ các dữ liệu đó một cách dễ dàng với những người dùng khác ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức của họ.
Site nhóm
Đây được xem như là một trong những tính năng quan trọng nhất mà ứng dụng này cung cấp cho người dùng. Tính năng này giúp người dùng có thể tạo và xây dựng ra những trang mạng nội bộ dành riêng cho những phòng ban hoặc nhóm dự án nhất định phù hợp với từng mục đích và vai trò cụ thể của nhóm người dùng đó, để giúp học quản lý dự án và hợp tác nhóm hiệu quả hơn.
Cộng tác nhóm
Microsoft SharePoint cũng cung cấp cho người dùng những tính năng như Discussion Board để giúp họ có thể xây dựng nên những diễn đàn, cuộc hội thảo để tăng cường khả năng công tác và giao tiếp nhóm. Với tính năng này, người dùng có thể sử dụng nó để đặt câu hỏi hoặc thảo luận về các vấn đề, chính sách và những thông báo mới của tổ chức.
Tự động hóa quy trình
Với nền tảng này, người dùng cũng có thể xây dựng những quy trình tự động hóa và quản lý chúng một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. Người dùng có thể áp dụng những tính năng này để tạo ra những quy trình như phê duyệt, xử lý các yêu cầu và quản lý dự án. Tính năng này cũng giúp người dùng có thể tăng cường năng suất và hiệu quả hoạt động một cách cao hơn.
Tìm kiếm dữ liệu thông minh
Vớ những tính năng tìm kiếm thông minh mà Microsoft SharePoint cung cấp, người dùng cũng sẽ được tận hưởng khả năng tìm kiếm mạnh mẽ để giúp họ có thể tìm được những tài liệu, thông tin hay những nội dung mà họ muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Khả năng truy cập đa thiết bị
Cũng giống như những ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft, nền tảng này của Microsoft cũng được hỗ trợ cài đặt và sử dụng trên đa dạng những thiết bị khác nhau, bao gồm Windows, Android, iOS,… Điều này sẽ giúp người dùng có thể truy cập và sử dụng trên các thiết bị mà mình muốn.
Tính bảo mật rất cao
Microsoft SharePoint cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng bảo mật để giúp họ có thể bảo vệ an toàn cho những thông tin và dữ liệu của mình trên nền tảng này. Những tính năng bảo mật mà nền tảng này cung cấp bao gồm giới hạn người ngoài tổ chức xem nội dung, thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, thiết lập quyền truy cập vào những nội dung cụ thể,…
Ưu, nhược điểm của Microsoft SharePoint
Cũng giống như mọi công cụ và ứng dụng khác, Microsoft SharePoint cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Dưới đây là một số những đánh giá của chúng tôi về ưu và nhược điểm của Microsoft SharePoint:
Ưu điểm
- Tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác của Microsoft 365 như OneDrive, Teams và OneNote, giúp tăng cường khả năng cộng tác và quản lý tài liệu cho người dùng.
- Người dùng có thể tùy chỉnh các tính năng của SharePoint để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức mình, bao gồm các việc tạo các trang web nội bộ cho đến quản lý các quy trình công việc.
- SharePoint cũng hỗ trợ người dùng khả năng cộng tác trong thời gian thực, cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa tài liệu trong cùng một lúc và chia sẻ thông tin dễ dàng.
- Nền tảng này cũng cung cấp cho người dùng các công cụ quản lý tài liệu mạnh mẽ, giúp họ tổ chức lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.
- Microsoft SharePoint còn cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập, giúp bảo vệ an toàn cho những dữ liệu của tổ chức mình trước những mối đe dọa mạng.
Nhược điểm
- SharePoint có thể phức tạp và khó để sử dụng đối với những người dùng không có chuyên môn kỹ thuật. Nền tảng này đòi hỏi người dùng rất nhiều thời gian và công sức để làm quen.
- Việc triển khai và duy trì SharePoint có thể tốn kém rất nhiều chi phí của người dùng, đặc biệt là đối với những trường hợp cần tùy chỉnh và bảo trì thường xuyên.
- SharePoint cũng yêu cầu và đòi hỏi cần có sự bảo trì và cập nhật thường xuyên để đảm bảo hoạt động ổn định hơn, điều này có thể đòi hỏi người dùng nhiều chuyên môn kỹ thuật cao.
Tuy nhiên, dịch vụ này vẫn là một trong những công cụ quản lý tài liệu và cộng tác hiệu quả nhất cho người dùng, đặc biệt là những người dùng là các tổ chức doanh nghiệp.
Những người dùng nào nên sử dụng SharePoint?
Microsoft SharePoint là một nền tảng mạng nội bộ mạnh mẽ, cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng cộng tác và quản lý dữ liệu tiện lợi. Dưới đây là những đối tượng người dùng nền sử dụng nền tảng này:
– Người dùng cá nhân thông thường: Những người dùng là các cá nhân thông thường có thể sử dụng Microsoft SharePoint để lập kế hoạch công việc, theo dõi công việc và tìm kiếm thông tin, dữ liệu.
– Quản trị viên: Các quản trị viên trong một tổ chức, doanh nghiệp hay đội nhóm có thẻ sử dụng SharePoint để chia sẻ ứng dụng, site mạng xã hội nội bộ để giúp phục vụ cho những hoạt động quản lý đạt được hiệu quả cao hơn.
– Lập trình viên CNTT: Những người dùng là các lập trình viên có thể sử dụng Microsoft SharePoint để mở rộng và phát triển các tính năng mới cho những ứng dụng và dịch vụ của mình.
03 lợi ích nổi bật của Sharepoint đối với doanh nghiệp
Như đã được đề cập ở phần “Microsoft Sharepoint là gì?”, Sharepoint được tích hợp sẵn nhiều lợi ích. Dưới đây là 03 lợi ích của nền tảng được người dùng quan tâm nhất.
Đảm bảo an toàn bảo mật
Người dùng của Microsoft không còn lạ lẫm với sự ưu tiên hàng đầu dành cho tính năng bảo mật trong các sản phẩm dịch vụ của mình. Hoạt động đám mây của nhà cung cấp này đã phát hiện 1,5 triệu lần cố gắng xâm nhập hệ thống của mình mỗi ngày, vì thế cho nên, Microsoft đã đầu tư ngân sách bảo mật hàng năm lên tới 1 tỷ USD.
Việc chi mạnh tay nhằm nâng cấp tính năng bảo mật trong dịch vụ của mình đồng nghĩa với việc Sharepoint càng ngày càng an toàn hơn. Nền tảng này được trang bị những tính năng bảo mật tích hợp, chẳng hạn như khả năng giới hạn người bên ngoài tổ chức có thể xem nội dung, đặt quyền đối với người trong tổ chức có thể truy cập vào một số mục nhất định, hay tạo chính sách để cho phép hoặc chặn hành vi người dùng nhất định.
Nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các tổ chức, phòng ban
Trong phần “Microsoft Sharepoint là gì?” đã đề cập đến tính năng cộng tác và quản lý nội dung của nền tảng. Theo đó, nền tảng này được thiết kế để nâng cao trải nghiệm cộng tác, đặc biệt là khi được ghép nối với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft 365.
Khi được triển khai như một phần của Microsoft 365, Pimser Sharepoint tạo ra một không gian làm việc ảo cho phép các nhóm họp, hoàn thành nhiệm vụ và cộng tác với nhau.
Chẳng hạn, với Sharepoint, tài liệu của bạn nằm ở một nơi dùng chung có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Tính năng đồng tác giả theo thời gian thực nghĩa là nhiều nhân viên có thể làm việc trên cùng một tài liệu trong cùng một lúc. Sharepoint sẽ luôn hiển thị phiên bản mới nhất của tài liệu, với tùy chọn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn nếu cần.
Các thành viên trong nhóm và người lãnh đạo có thể thiết lập nhiệm vụ cá nhân hoặc nhóm, cũng như giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm, theo dõi tình hình hoàn thành nhiệm vụ.
Điều tuyệt vời khi sử dụng Microsoft Sharepoint – không gian làm việc ảo, là không cần nhóm CNTT hỗ trợ thực hiện bất kỳ thao tác cộng tác nào trên đây – sự cộng tác có thể được thiết lập từ trưởng nhóm.
Tự động hóa các nhiệm vụ nhỏ
Được giới thiệu qua trong phần “Microsoft Sharepoint là gì?”, tính năng này của Sharepoint giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời mang đến tính nhất quán và hiệu quả cho các nhiệm vụ mà doanh nghiệp của bạn đang thực hiện thường xuyên. Nền tảng giúp bạn tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn thu thập chữ ký hoặc phê duyệt, theo dõi trạng thái tài liệu, cung cấp thông báo khi có gì thay đổi,…
Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng Sharepoint phục vụ cho các dòng công việc sau: Dòng công việc phê duyệt, Dòng công việc trạng thái, Dòng công việc thông báo, Dòng công việc tự động hóa và Dòng công việc tùy chỉnh.
Sự khác biệt của SharePoint Online và SharePoint Server
Để hiểu rõ hơn và Microsoft SharePoint, bạn hãy cùng theo dõi bảng so sánh sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server của chúng tôi ngay dưới đây:
| SharePoint Server | SharePoint Online | |
| Triển khai | Người dùng tự chịu trách nhiệm triển khai | Microsoft chịu trách nhiệm triển khai |
| Cập nhật | Người dùng tự quản lý, cài đặt và cập nhật dịch vụ | Được Microsoft cập nhật |
| Tính khả dụng | Người dùng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về quản lý tính khả dụng của dịch vụ | Được Microsoft quản lý và có tính khả dụng đến 99.9% |
| Sao lưu | Người dùng tự tạo các bản sao lưu. | Được Microsoft đảm bảo về việc tạo các bản sao lưu |
| External users | Người dùng phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng | Được Microsoft tích hợp sẵn trong dịch vụ |
| Khả năng mở rộng | Người dùng phải tự quản lý và phát hiện bottleneck, đồng thời cũng phải tự mở rộng | Được Microsoft đáp ứng với khả năng mở rộng và tích hợp cao |
| Quản lý | Các tính năng quản lý như Central Administration và PowerShell | Các tính năng quản lý như SharePoint Admin Center và PowerShell. |
| Bảo mật | Cao hơn | Thấp hơn |
Nhìn chung, SharePoint Online sẽ phù hợp cho các tổ chức muốn giảm bớt gánh nặng về quản lý hạ tầng và tận dụng các tính năng từ dịch vụ đám mây của Microsoft. Còn SharePoint Server sẽ rất phù hợp cho các tổ chức, doanh nghiệp cần sự kiểm soát hoàn toàn về cấu hình và bảo mật, đồng thời có khả năng đầu tư vào hạ tầng phần cứng và bảo trì.
Phân biệt Sharepoint và OneDrive
Sau khi giải quyết vấn đề “Sharepoint là gì?”, chắc hẳn nhiều người sẽ cảm thấy nền tảng này và OneDrive có những nét tương đồng khi đều là những sản phẩm của Microsoft và được truy cập thông qua giải pháp Microsoft 365. Vậy làm thế nào để phân biệt được hai ứng dụng này?
Điểm tương đồng giữa OneDrive và Sharepoint là gì?
Không gian lưu trữ: Các dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ tệp trong các cơ sở lưu trữ đám mây của Microsoft. Bạn được phép truy cập vào dữ liệu của mình từ xa bằng bất cứ thiết biện tử nào.
Bảo mật doanh nghiệp: Bảo mật chính là chủ đề nóng khi làm việc trên không gian trực tuyến. Sharepoint và OneDrive được Microsoft đảm bảo về bảo mật với mã hóa cấp cao và kết nối SSL an toàn.
Điểm khác biệt giữa OneDrive và Microsoft Sharepoint là gì?
Nền tảng: Sharepoint là giải pháp lưu trữ đám mây cộng tác và nền tảng chia sẻ dữ liệu, cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và quản lý dự án, cũng như tạo các biểu mẫu trực tuyến, quy trình làm việc,…Đây là không gian cộng tác ban đầu của Microsoft.
Trong khi đó, OneDrive là dịch vụ đồng bộ hóa và lưu trữ đám mây của Microsoft, nhằm lưu trữ an toàn ở một nơi cố định, đồng thời cho phép bạn chia sẻ tài liệu với người khác.
Quyền sở hữu: Tài liệu và nội dung Sharepoint được lưu trữ tại chỗ, và người sở hữu có toàn quyền kiểm soát đối với trang đã tạo ra. Người sở hữu đó có thể cho bạn quyền truy cập đối với một trang bằng cách thêm bạn vào nhóm.
Đối với OneDrive, đây là nơi lưu trữ tất cả các tệp riêng tư mà bạn chưa sẵn sàng chia sẻ cho người khác hoặc cần hoàn thiện điều gì đó trước khi chia sẻ nó.
Sự cộng tác: Sharepoint là không gian cộng tác của Microsoft cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ nội dung, cộng tác và quản lý các dự án, nhiệm vụ, cũng như trao đổi ý tưởng với những người cùng nhóm. OneDrive được xem như một không gian để lưu trữ tài liệu cá nhân và cho phép bạn chia sẻ và cộng tác với bất kỳ ai trong và ngoài doanh nghiệp.
Sharepoint và OneDrive là những dịch vụ tuyệt vời được cung cấp trong gói giải pháp Microsoft 365 – giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp – nhằm đảm bảo không gian lưu trữ và cộng tác an toàn giữa nhân viên trong tổ chức hoặc phòng ban, thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm và tiết kiệm thời gian.
Tiếp theo, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách sử dụng SharePoint ngay trong phần nội dung hướng dẫn phía dưới nhé.
Hướng dẫn cách sử dụng SharePoint cơ bản
Dưới đây là những thông tin hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng SharePoint cơ bản. Bạn có thể theo dõi và tham khảo thực hiện theo để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng dịch vụ này nhé.
Đăng nhập
Để đăng nhập vào dịch vụ, bạn cần thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web Microsoft 365 và đăng nhập bằng tài khoản của cá nhân mình hoặc của tổ chức, doanh nghiệp mình.
– Bước 2: Tại màn hình giao diện của Microsoft 365, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Công cụ khởi động ứng dụng ở góc phía trên cùng bên trái màn hình và nhấn chọn biểu tượng ứng dụng SharePoint.
Tạo site
Để tạo site trên ứng dụng SharePoint, bạn hãy thực hiện theo những bước sau:
– Bước 1: Tại trang chủ của ứng dụng, bạn hãy nhấn vào nút Tạo site ở góc bên trái phía trên cùng của màn hình.
– Bước 2: Bạn hãy lựa chọn loại trang web mà bạn muốn tạo, bao gồm có các tùy chọn như Tạo site nhóm và Tạo site liên lạc.
Tải tệp, thư mục lên thư viện SharePoint
Để tải tệp lên thư viện trên SharePoint, bạn có thể thực hiện theo 2 cách như sau:
– Cách 1: Bạn hãy mở tài liệu trên máy tính của mình và kéo thả nó qua thư viện của SharePoint.
– Cách 2: Bạn hãy truy cập vào thư viện mà bạn muốn tải tệp lên trong SharePoint và nhấn nút Tải lên rồi chọn tệp mà bạn muốn tải lên, sau đó nhấn nút Mở để hoàn tất.
Mở tài liệu
Để mở tài liệu trong SharePoint, bạn chỉ cần truy cập vào thư viện có chứa tài liệu đó và chick vào tài liệu đó.
Cộng tác, cùng làm việc nhóm trên SharePoint
Để có thể cộng tác và cùng làm việc trên SharePoint, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn hãy thêm bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình vào tệp tài liệu bằng cách thêm họ ở mục Thành viên và nhấn chọn thêm thành viên rồi nhập tên của họ.
– Bước 2: Để cùng chỉnh sửa tài liệu với những người dùng đó thì tại mục Documents, bạn hãy nhấn chọn vào tệp tài liệu đó.
Chia sẻ tài liệu
Để chia sẻ tài liệu trên SharePoint, bạn hãy nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm cạnh tên tài liệu đó và nhấn mục Chia sẻ rồi chọn tùy chọn chia sẻ để chia sẻ tệp đó đến những người dùng mà bạn muốn.
Chia sẻ site
Để chia sẻ site trên SharePoint, bạn hãy thực hiện tuần tự cách bước như sau: Truy cập vào site đó >> Nhấn nút Chia sẻ >> Lựa chọn một tùy chọn chia sẻ và chia sẻ đến người dùng mà bạn muốn.
Thêm thư viện vào site nhóm
Để thêm thư viện vào site nhóm, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Trong site nhóm mà bạn muốn thêm thư viện, bạn hãy nhấn vào mục +Mới và chọn mục Thư viện tài liệu.
– Bước 2: Bạn nhấn vào mục +Thư viện trống rồi điền thông tin cho thư viện rồi nhấn nút Tạo để hoàn tất.
Trên đây là toàn bộ những thông tin hướng dẫn về cách sử dụng SharePoint mà chúng muốn cung cấp đến cho bạn. Qua những thông tin hướng dẫn đó, bạn có thể sử dụng dịch vụ này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất rồi đó.
Một số câu hỏi thường gặp về SharePoint
SharePoint dùng để làm gì?
Người dùng có thể sử dụng SharePoint như một nền tảng quản lý và cộng tác, để tổ chức tạo và quản lý các trang web, lưu trữ, chia sẻ tài liệu và cộng tác trực tuyến.
Ai nên dùng SharePoint?
SharePoint phù hợp cho các tổ chức từ nhỏ đến lớn và cả người dùng cá nhân để có thể tạo ra các nhóm làm việc cộng tác và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.
Có thể tùy chỉnh được SharePoint không?
Có, SharePoint cho phép người dùng khả năng tùy chỉnh cao, từ việc tạo ra các trang web và danh sách tùy chỉnh cho đến phát triển các ứng dụng và quy trình làm việc phức tạp.
Mua SharePoint ở đâu?
Bạn có thể đăng ký sử dụng SharePoint thông qua trang web chính thức của Microsoft hoặc đăng ký ngay tại những nhà cung cấp chính thức là đối tác của Microsoft, như MSO. Tại MSO, bạn có thể tận hưởng được một dịch vụ uy tín, chất lượng và có thể nhận về được những ưu đãi, khuyến mại cực lớn.
SharePoint có phải là một cơ sở dữ liệu không?
SharePoint không phải là một cơ sở dữ liệu, nhưng nó sử dụng các cơ sở dữ liệu SQL Server để lưu trữ dữ liệu. Người dùng có thể tận hưởng được nhúng tính năng như một cơ sở dữ liệu trên SharePoint bao gồm các công cụ quản lý dữ liệu và tài liệu, nhưng không thay thế SharePoint cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông thường.
SharePoint có an toàn không?
Có, SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và bảo vệ chống lại các mối đe dọa bảo mật, đồng thời Microsoft cũng thường xuyên cập nhật và vá lỗi bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của người dùng trên nền tảng này.
Lời kết
Hy vọng với bài viết trên đây, bạn đã phần nào hiểu được Microsoft Sharepoint là gì, ưu điểm và lợi ích mà nền tảng này cung cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp và hướng dẫn cách sử dụng SharePoint cơ bản, hiệu quả nhất. Đồng thời, thông qua bài viết này, chúng tôi cũng đã cung cấp đến bạn những thông tin so sánh về sự khác biệt giữa nền tảng này và OneDrive, giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về dịch vụ này.
Nhận thấy nhu cầu càng ngày càng lớn của các doanh nghiệp, MSO – đại lý được ủy quyền chính thức tại Việt Nam của Microsoft- hiện đang cung cấp nhiều gói giải pháp Microsoft dành cho doanh nghiệp với nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn. Bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua những thông tin liên hệ dưới đây để được giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề “Microsoft Sharepoint là gì?” cũng như tư vấn chi tiết cho gói Microsoft 365 phù hợp với quy mô doanh nghiệp và mục đích sử dụng cụ thể nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
