Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams được biết đến là phần mềm tổ chức họp, hội nghị trực tuyến dành cho đối tượng doanh nghiệp với số lượng người dùng tối đa 300 thành viên. Phần mềm này hiện đang sở hữu rất nhiều các tính năng đặc biệt như tổ chức cuộc họp, tham dự cuộc họp, chia sẻ tài liệu, chia sẻ màn hình và tích hợp với đa dạng các ứng dụng khác.
Hiện tại, Microsoft đã và đang phát hành phần mềm Teams với 02 phiên bản chính là App và online. Khi đó, người dùng có thể sử dụng linh hoạt giữa hai nền tảng này trên đa dạng thiết bị bao gồm laptop, PC, điện thoại hay máy tính bảng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các gói dịch vụ mà người dùng doanh nghiệp có thể tham khảo đăng ký để sử dụng phần mềm này.
Các gói đăng ký Microsoft Teams cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đối tượng được Microsoft ưu ái nhất hiện nay khi phát hành rất nhiều các gói dịch vụ hỗ trợ đăng ký phù hợp với nhu cầu sử dụng, quy mô và chi phí riêng biệt. Dưới đây là một vài các gói đăng ký bao gồm cả Microsoft Teams mà người dùng có thể lựa chọn:
- Microsoft Teams Essentials: Hỗ trợ tạo cuộc họp nhóm không giới hạn khoảng 30 giờ, tối đa 300 thành viên tham dự, mỗi người dùng nhận được 10GB dung lượng đám mây và hỗ trợ sử dụng qua điện thoại hay nền tảng web.
- Microsoft 365 Business Basic: Sử dụng phần mềm Teams kết hợp cùng với đa dạng các phần mềm khác có trong bộ Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint… nhưng chỉ sử dụng trên nền tảng web.
- Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm cả Teams và các ứng dụng khác nhưng được sử dụng trên nền tảng App và online, bổ sung thêm các phần mềm là Access và Publisher.
- Microsoft 365 Business Premium: Sử dụng phần mềm Teams kết hợp toàn bộ các tính năng có trong gói Standard. Tuy nhiên, người dùng sẽ được sử dụng thêm các phần mềm hỗ trợ bảo mật an toàn như Intune, Defender hay Azure.
Dựa vào những gói đăng ký phần mềm Microsoft Teams trên đây, người dùng sẽ dễ dàng đưa ra sự lựa chọn phù hợp để đăng ký sử dụng. Nếu người dùng chưa có tài khoản bản quyền và muốn đăng ký vui lòng click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Vai trò của Microsoft Teams với các tổ chức làm việc từ xa
Có thể nói, Microsoft Teams meeting là một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay. Do đó, người dùng có thể tham khảo các vai trò của nền tảng này đối với tổ chức thông qua nội dung được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.
Trò chuyện trong nhóm chat
Một ưu điểm đầu tiên mà người dùng không thể bỏ qua khi nhắc đến Microsoft Teams chính là khả năng tạo các nhóm, kênh để nhiều thành viên có thể tương tác cùng với nhau. Trong một nhóm trò chuyện, người dùng có thể chat, gửi icon, ảnh Gif, video hoặc bất cứ tập tin đa phương tiện nào. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng kết nối để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, trưởng nhóm chat sẽ có khả năng phân quyền cho các thành viên khác trong nhóm để hỗ trợ quản lý thành viên hoặc giải đáp câu hỏi, thắc mắc khi cần thiết.
Chia sẻ tài liệu
Tiếp đến là một tính năng cực kỳ hữu ích mà người dùng Microsoft Teams nên trải nghiệm khi đăng ký giải pháp này chính là khả năng hỗ trợ chia sẻ tài liệu đến nhiều người dùng cùng lúc. Khi đó, người dùng có thể gửi tài liệu vào nhóm chung hoặc chia sẻ qua ô chat và hệ thống sẽ gửi thông báo đến từng thành viên trong nhóm. Ngoài ra, người dùng còn có thể cùng nhau truy cập vào một tài liệu nhất định để cùng chỉnh sửa, chia sẻ và đóng góp ý kiến để hoàn thiện nhất. Tính năng này sẽ cực kỳ hiệu quả khi người dùng làm việc nhóm mà không thể trao đổi trực tiếp được với nhau.
Tổ chức cuộc họp trực tuyến
Một vai trò quan trọng khiến hầu hết người dùng Microsoft Teams phải sử dụng chính là tổ chức cuộc họp trên nền tảng trực tiếp. Với phần mềm này, người dùng có thể cùng lúc tham gia nhiều cuộc họp khác nhau với số lượng người tham dự lên đến 300 thành viên. Toàn bộ các thành viên tham gia đều có thể sử dụng các tính năng như chat, gửi tài liệu, thả cảm xúc, chia sẻ màn hình và đặc biệt là chat video call. Khi đó, người dùng có thể tương tác trực tiếp với nhau mà không cần phải tổ chức cuộc họp trực tiếp vừa mất thời gian lại tốn kém chi phí. Ngoài khả năng tổ chức cuộc họp, phần mềm này còn hỗ trợ hội nghị trực tuyến với số lượng người tham dự lên đến 10.000 thành viên. Tính năng này sẽ chỉ áp dụng đối với các phiên bản cao cấp của Microsoft Business.
Tích hợp nhiều phần mềm
Ngoài những vai trò trên đây, lý do khiến Microsoft Teams được nhiều người dùng hiện nay sử dụng cho doanh nghiệp chính là khả năng tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm hỗ trợ làm việc khác nhau. Bởi lẽ, người dùng chỉ cần đăng ký duy nhất một phần mềm Microsoft 365 Business sẽ được sử dụng bao gồm cả ứng dụng Teams kết hợp cùng với bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc Office 365, gửi email qua Outlook, lưu trữ dữ liệu trên OneDrive, quản lý công việc trên Project, Planner hoặc ToDo.
Với những lý do được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã hiểu được vai trò của Microsoft Teams đối với doanh nghiệp đặc biệt là các tổ chức làm việc từ xa khi các thành viên không thể làm việc trực tiếp với nhau do khoảng cách, khí hậu và múi giờ làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách để người dùng có thể sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất.
Hướng dẫn 03+ cách sử dụng Microsoft Teams meeting
Để người dùng dễ dàng sử dụng Microsoft Teams nhất có thể, chúng tôi đã chuẩn bị những hướng dẫn chi tiết như sau.
Đăng nhập tài khoản
Sau khi đã đăng ký thành công tài khoản Teams, người dùng sẽ tiến hành Microsoft Teams login chỉ với một vài các bước cơ bản được chúng tôi gợi ý dưới đây:
Bước 1: Người dùng tiến hành truy cập địa chỉ đăng nhập trên nền tảng online của nền tảng này bằng cách click vào link – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams/log-in.
Bước 2: Một giao diện đăng nhập quen thuộc sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành nhập địa chỉ email tài khoản sau đó click chọn Tiếp theo.
Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft 365 tương ứng và sau đó click chọn Đăng nhập.
Bước 4: Hoàn tất đăng nhập tài khoản trên phần mềm Teams.
Sau khi đã đăng nhập thành công, người dùng có thể bắt đầu sử dụng các tính năng có trên phần mềm này điển hình như tổ chức cuộc họp hoặc tham dự một cuộc họp có sẵn. Do đó, người dùng có thể tham khảo các bước hướng dẫn như sau.
Tổ chức cuộc họp
Để tổ chức cuộc họp trên nền tảng Microsoft Teams, người dùng có thể tham khảo bước hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Tại giao diện chính của Teams khi đã đăng nhập thành công, người dùng tiến hành click chọn Tham gia hoặc tạo nhóm.
Bước 2: Tiếp đến người dùng click chọn Tạo nhóm.
Bước 3: Người dùng tiến hành nhập đầy đủ thông tin yêu cầu bao gồm cả tên nhóm, mô tả về nhóm, điều chỉnh về quyền riêng tư và click chọn Tiếp theo.
Bước 4: Một cửa sổ mới hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành nhập tên hoặc nhóm của các thành viên muốn bổ sung và click chọn Thêm.
Bước 5: Hoàn tất việc tổ chức cuộc họp thành công.
Chỉ với 05 bước thực hiện trên đây, người dùng đã tạo cuộc họp trên Microsoft Teams dễ dàng. Trong trường hợp người dùng muốn tham dự một cuộc họp có sẵn thì hãy tham khảo tiếp nội dung bên dưới.
Tham dự cuộc họp
Để tham dự cuộc họp trên Teams người dùng có thể truy cập thông qua đường link dẫn được chủ sở hữu hoặc các thành viên khác trong nhóm chia sẻ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tham dự cuộc họp bằng cách sau:
Bước 1: Click chọn Tham gia hoặc tạo nhóm.
Bước 2: Ở mục tham gia nhóm bằng mã người dùng tiến hành nhập mã vào ô trống và click Enter.
Bước 3: Chờ đợi chủ sở hữu cuộc họp cấp phép cho tham dự là người dùng đã truy cập thành công công họp mong muốn.
Trên đây là những nội dung được MSO gợi ý để người dùng hiểu rõ hơn về Microsoft Teams cũng như vai trò và cách sử dụng đối với các tổ chức làm việc từ xa. Nếu người dùng còn có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777.
