Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Macro trong Excel là một công cụ rất quan trọng trong việc giúp hỗ trợ người dùng tạo ra những quy trình tự động hóa để giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất một cách đáng kể. Để biết được Macro Excel là gì và cách sử dụng Macro trong Excel như thế nào, hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi nhé.
Macro Excel là gì?
Macro trong Excel là một tập hợp các lệnh và hướng dẫn được lập trình sẵn có để hỗ trợ khả năng tự động thực hiện các tác vụ và hành động lặp đi lặp lại trong bảng tính Excel, đặc biệt hiệu quả đối với những tác vụ phức tạp. Công cụ này giúp người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giúp nâng cao hiệu suất thực hiện công việc trong Excel một cách mạnh mẽ bằng cách sử dụng các quy trình và thao tác tự động hóa.
Macro Excel thường được viết bằng ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic for Applications), giúp đơn giản hóa việc tạo ra các lệnh để thực hiện các quy trình tự động hóa trong phần mềm Microsoft Excel.
Lợi ích nhận được khi sử dụng Macro trong Excel
Bằng cách sử dụng Macro trong Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, giúp họ có thể nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu các thao tác lặp đi lặp lại một cách mạnh mẽ nhất. Dưới đây là một số lợi ích chính mà người dùng có thể nhận được khi sử dụng Macro trong phần mềm Microsoft Excel:
Tự động hóa công việc
Macro trong phần mềm Microsoft Excel cho phép người dùng sử dụng để tự động hóa công việc và các tác vụ thường xuyên được thực hiện và lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng. Qua đó có thể giúp người dùng tiết kiệm được thời gian một cách đáng kể và giảm thiểu được những sai sót liên quan do việc thực hiện thủ công phát sinh ra.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Macro trong phần mềm Microsoft Excel để thực hiện những thao tác như nhập liệu, tính toán, phân tích và định dạng dữ liệu, đặc biệt là người dùng có thể sử dụng để thực hiện các thao tác tạo báo cáo một cách nhanh chóng nhất. Ngoài ra, bạn còn có thể tích hợp với những ứng dụng khác như Access, Word hay PowerPoint, để nhập dữ liệu và tự động hóa các quy trình liên quan trong các ứng dụng này.
Nâng cao hiệu suất
Nhờ vào khả năng tự động hóa, Macro trong Excel còn giúp người dùng có thể tăng cường hiệu suất việc thực hiện các công việc liên quan trong Excel một cách hiệu quả. Giúp người dùng có thể xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn các quy trình và thao tác phức tạp để từ đó có thể cho phép người dùng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Giảm thiểu lỗi tối đa
Với các quy trình được lập trình sẵn và được thực hiện một cách tự động, Macro trong phần mềm Microsoft Excel sẽ giúp người dùng đảm bảo được tính nhất quán và chính xác cho dữ liệu. Từ đó có thể giúp cho họ có thể giảm thiểu những sai sót một cách tối đa so với việc thực hiện theo cách thủ công.
Tạo báo cáo tự động
Macro trong phần mềm Microsoft Excel có thể giúp người dùng tự động tạo ra các báo cáo một cách tự động từ những dữ liệu sẵn có. Điều này sẽ giúp người dùng có thể nhanh chóng lập báo cáo, đồng thời có thể nắm bắt và có được những thông tin cần thiết mà không cần phải thực hiện quá nhiều những thao tác phức tạp. Từ đó có thể đưa ra các quyết định chính xác một cách nhanh chóng hơn.
Tùy chỉnh dễ dàng
Các Macro trong Excel cung cấp cho người dùng khả năng có thể tùy chỉnh một cách dễ dàng theo nhu cầu cụ thể ở từng thời điểm, từng dự án và đối với từng người dùng khác nhau. Điều này sẽ cho phép bạn có thể tạo ra những quy trình tự động hóa sao cho phù hợp với công việc của mình nhất và có thể sử dụng lại nó giữa những file Excel khác nhau, giúp tăng cường tính hiệu quả và đồng bộ trong công việc của mình.
Macro trong Excel mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích khác nhau, giúp người dùng có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất mà không tốn quá nhiều thời gian. Để biết thêm về tính ứng dụng của Macro trong phần mềm Microsoft Excel là gì, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung trong phần tiếp theo của chúng tôi nhé.
Một số ứng dụng khi sử dụng Macro trong Excel
Dưới đây là một số ví dụ thường gặp về việc sử dụng Macro trong phần mềm Microsoft Excel:
- Tự động hóa công việc lập báo cáo: Người dùng có thể sử dụng Macro Excel để tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó có thể tạo ra các báo cáo theo định dạng mong muốn.
- Định dạng dữ liệu tự động: Macro cũng có thể giúp người dùng tự động định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng, chẳng hạn như thay đổi phông chữ, màu sắc, kiểu đường viền, ẩn hoặc hiện các cột và hàng theo yêu cầu cụ thể.
- Tự động nhập dữ liệu: Macro Excel có thể giúp người dùng tự động hóa quy trình nhập dữ liệu bằng cách đọc dữ liệu từ các file khác như CSV, TXT và từ các cơ sở dữ liệu, giúp họ có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài vào file Excel của mình.
- Kiểm tra và sửa lỗi dữ liệu: Người dùng cũng có thể tạo ra các Macro trong phần mềm Excel để có thể giúp tự động kiểm tra và sửa lỗi trong dữ liệu, chẳng hạn như tìm và thay thế các giá trị sai, kiểm tra các giá trị trùng lặp hoặc tính toán lại các công thức.
Trên đây là những gì mà người dùng có thể thực hiện được khi sử dụng Macro trong phần mềm Microsoft Excel. Để biết được cách sử dụng Macro trong Excel như thế nào, bạn hãy theo dõi nội dung hướng dẫn chi tiết của chúng tôi ngay trong phần tiếp theo nhé.
Cách sử dụng Macro trong Excel chi tiết, từ A – Z
Dưới đây là nội dung hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng Macro trong Excel từ A – Z, bạn có thể tham khảo để sử dụng công cụ này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé:
Cách tạo Macro trong Excel
Đầu tiên, để tạo một Macro trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy thực hiện theo những thao tác mà chúng tôi cung cấp trong hướng dẫn sau đây:
– Bước 1: Trong giao diện làm việc của tài liệu Microsoft Excel, bạn hãy nhấn chọn thẻ Developer trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào mục Record Macro trong nhóm Code để bắt đầu ghi macro.
– Bước 2: Khi hộp thoại Record Macro được hiển thị trên màn hình, bạn hãy điền tên cho macro này tại mục Macro name. Hãy đặt tên sao cho liên quan đến tác vụ mà bạn đang muốn thực hiện.
– Bước 3: Để liên kết việc bắt đầu ghi Macro với một phím tắt hay một tổ hợp phím tắt, bạn hãy điền phím tắt đó trong phần Shortcut key. Hãy dùng bất cứ phím nào mà bạn muốn.
*Lưu ý:
- Khi phím tắt mà bạn sử dụng cho macro này trùng với các phím tắt mặc định, nó sẽ làm mất đi tính năng của phím tắt mặc định. Ví dụ, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Z cho macro của mình thì chức năng của tổ hợp phím tắt Ctrl + Z sẽ mất đi trong tập tài liệu Microsoft Excel đó.
- Nếu bạn viết hoa chữ “Z” thay vì viết thường là “z” thì phần mềm Microsoft Excel sẽ hiểu nó là Shift + Z.
– Bước 4: Tại phần Store macro in, bạn hãy chọn vị trí mà mình muốn đặt bản ghi Macro.
– Bước 5: Trong phần Description, bạn hãy ghi những nội dung ghi chú cho bản ghi macro đó của mình. Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn tất quá trình tạo bản ghi Macro trong Excel.
*Chú ý:
- Khi bạn tạo một Macro cho một số thao tác mà mình muốn, Microsoft Excel sẽ chỉ chạy thao tác đó một cách tự động trong vùng được xác định sẵn. Điều này có nghĩa là khi bạn thêm bất kỳ một hàng hay một cột mới nào đó vào trong vùng mà mình đã áp dụng cho Macro, thì Macro Excel sẽ không chạy cho vùng mà bạn thêm mới.
- Nếu bạn muốn tạo quy trình thực hiện tự động cho một thao tác dài và phức tạp, bạn hãy chia nhỏ những thao tác đó ra và đưa chúng vào từng macro nhỏ hơn và không nên đưa tất cả các thao tác đó vào cùng 1 Macro. Điều này sẽ giúp cho Macro của bạn không bị phức tạp và xảy ra sai sót.
- Các Macro Excel không chỉ được tạo ra để áp dụng cho một phạm vi Excel nhất định mà bạn có thể tạo liên kết tới các ứng dụng và công cụ khác của Office mà có hỗ trợ VBA để sử dụng nó.
Cách dừng ghi Macro trong Excel
Để dừng ghi một Macro trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Ở trong giao diện màn hình của file Excel, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Developer trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Trong nhóm Code, bạn hãy nhấn chọn vào mục Stop Recording để hoàn tất và dừng ghi macro.
*Lưu ý: Việc nhấn dừng ghi Macro trong Excel sẽ không ảnh hưởng tới và xóa đi bất kỳ một tác vụ nào của Macro mà bạn đã tạo.
Cách lưu trữ Macro trong Excel
– Chú ý:
- Để có thể lưu lại được Macro thì trước hết bạn cần phải dừng ghi macro.
- Trong lúc lưu trữ macro, bạn tuyệt đối không được đóng trang tính Excel lại, bởi vì điều này sẽ gây mất hoàn toàn dữ liệu mà bạn đã ghi vào Macro.
Sau khi đã đảm bảo được tất cả điều này, bạn hãy thực hiện thao tác sau đây để có thể lưu trữ lại macro mà mình đã tạo trong phần mềm Microsoft Excel:
– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện làm việc của tài liệu, bạn hãy nhấn chọn thẻ Developer trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào mục Visual Basic trong nhóm Code.
– Bước 2: Tiếp theo, khi hộp thoại VBA được mở ra, bạn hãy nhấp vào dấu cộng ở mục Modules để mở rộng mục này rồi nhấn chọn vào mục Module 1.
– Bước 3: Bạn hãy nhấn chuột phải vào mục Module rồi chọn tùy chọn Export File…
– Bước 4: Khi hộp thoại Export File hiển thị lên màn hình, bạn hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu tệp rồi nhấn nút Save để hoàn tất việc lưu trữ.
*Lưu ý: Bạn hãy nhớ phải lưu lại tài liệu Excel hiện tại đang sử dụng để lưu trữ được các dữ liệu của macro
Sau khi hoàn tất, một file Macro sẽ được lưu trữ với đuôi .bas
Cách chạy Macro trong Excel
Để chạy được Macro mà bạn đã tạo thành công trong Excel, bạn hãy thực hiện những thao tác sau đây:
– Bước 1: Trong giao diện làm việc của file Excel, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Developer trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Sau đó, ở trong nhóm Code, bạn hãy nhấn chọn mục Macros.
– Bước 3: Khi hộp thoại Macro được hiển thị trên màn hình, bạn có thể thực hiện những thao tác dưới đây:
- Run: Là lệnh để giúp bạn có thể bắt đầu chạy Macro Excel mà mình đã thiết lập
- Step Into: Là lệnh giúp bạn đi vào từng bước để có thể xem và chỉnh sửa chúng.
- Edit: Là lệnh để giúp bạn mở Macro để chỉnh sửa mà không khởi chạy Macro.
- Create: Là lệnh để giúp bạn tạo 1 Macro mới
- Delete: Là lệnh để giúp bạn xóa Macro.
- Options: Là lệnh để đưa ra những tùy chọn về thuộc tính như phím tắt hoặc lời dẫn.
Để chạy Macro trong Excel, bạn chỉ cần nhấn chọn Macro mà bạn muốn chạy rồi nhấn Run để bắt đầu chạy Macro đó.
Ngay sau đó, macro mà bạn lựa chọn sẽ được bắt đầu chạy để giúp bạn thực hiện các thao tác một cách tự động.
Cách xóa bỏ Macro trong Excel
Chú ý: Việc xóa bỏ Macro trong Excel có thể sẽ xóa đi hoàn toàn tất cả thao tác mà bạn đã ghi trên Macro Excel, nhưng nó sẽ không ảnh hưởng đến các dữ liệu ban đầu. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải cân nhắc trước khi xóa.
Để xóa bỏ một macro mà bạn đã ghi trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Trong giao diện làm việc của file Excel, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Developer trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào mục Macros trong nhóm Code.
– Bước 3: Khi hộp thoại Macro được hiển thị trên màn hình, bạn chỉ cần nhấn chọn Macro mà bạn muốn xóa bỏ trong Excel rồi đóng hộp thoại Macro lại là hoàn tất.
Ngay sau đó, macro mà bạn lựa chọn sẽ được loại bỏ trong tài liệu Microsoft Excel của mình.
Để xóa bỏ một macro mà bạn đã lưu trữ trên thiết bị của mình, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Bạn chỉ cần tìm file Macro mà mình đã lưu trên thiết bị của mình và nhấn chuột phải vào Macro đó rồi nhấn chọn tùy chọn Delete để hoàn tất. Ngay sau đó, Macro mà bạn đã lựa chọn sẽ được xóa bỏ khỏi thiết bị của mình
Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng Macro trong Excel, bạn có thể tham khảo để sử dụng Macro Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc sử dụng công cụ này, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung trong phần tiếp theo của chúng tôi để nắm được thêm những mẹo để sử dụng Macro hiệu quả nhất nhé.
Mẹo để sử dụng Macro trong Excel hiệu quả nhất
Dưới đây là một số mẹo để hỗ trợ bạn có thể sử dụng Macro trong Excel một cách hiệu quả nhất:
- Trước khi tạo Macro, hãy xác định rõ các bước và quy trình mà bạn muốn tự động hóa để giúp bạn có thể tạo Macro một cách chính xác và tránh bỏ sót các bước quan trọng.
- Hãy đặt tên Macro dễ hiểu và dễ nhận biết để đảm bảo có thể quản lý một cách hiệu quả hơn và hiểu rõ được chức năng của các macro mà mình đã tạo.
- Chia quy trình thành các chức năng nhỏ và đơn giản hơn để tạo ra các Macro dễ hiểu hơn để có thể dễ dàng quản lý và sửa đổi Macro sao cho chính xác nhất. Điều này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra lỗi và tối ưu hóa từng phần của Macro.
- Hãy thêm ghi chú vào mã VBA để giải thích rõ ràng cho chức năng của từng đoạn mã. Điều này sẽ giúp bạn và người khác dễ hiểu và bảo trì Macro một cách tốt hơn sau này.
- Chạy thử để kiểm tra và gỡ lỗi Macro trước khi áp dụng vào thực tế, điều này sẽ giúp bạn có thể đảm bảo rằng nó hoạt động đúng như mong đợi trong thực tế.
- Luôn luôn sao lưu dữ liệu trước khi tiến hành chạy Macro, đặc biệt là khi bạn làm việc với các dữ liệu quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn tránh được các tình trạng mất mát dữ liệu do lỗi trong Macro.
Bằng cách sử dụng Macro trong Excel với những mẹo được chúng tôi gợi ý phía trên sẽ giúp bạn có thể đạt được hiệu quả tối ưu nhất khi sử dụng công cụ này.
Lời kết
Trong những nội dung phía trên đây, MSO đã cung cấp đến cho bạn tất tần tật toàn bộ những thông tin chi tiết và hướng dẫn về cách sử dụng Macro trong Excel từ A – Z, từ đó giúp bạn có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng Macro Excel. Nếu như bạn có bất cứ điều gì thắc mắc trong quá trình tìm hiểu và tham khảo các thông tin trong bài viết này, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông tin qua các kênh liên hệ dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
