IMAP là gì? Những điểm khác biệt giữa POP3 và IMAP

Tìm hiểu “IMAP là gì?” là một điều cần thiết đối với người dùng email doanh nghiệp hoặc đang quản lý nhiều tài khoản email cùng lúc. Khi đã hiểu rõ về sự quan trọng của các giao thức chuyển đổi email, người dùng có thể thực hiện cài đặt email một cách tốt nhất và hiệu quả cho nhân viên. Hãy theo dõi ngay bài viết so sánh của chúng tôi ngay dưới đây để biết được những điểm giống và khác biệt giữa POP3 và IMAP là gì và tìm ra cho mình một giao thức truyền tải email phù hợp nhất nhé.

Tổng quan về máy chủ IMAP

Máy chủ IMAP là gì?

IMAP (Internet Message Access Protocol) là một giao thức truyền mail giúp truy cập và quản lý các email từ xa. Người dùng có thể truy cập email từ nhiều thiết bị ở bất cứ đâu thay vì việc phải tải tất cả Email xuống máy chủ cục bộ.

Cá nhân IMAP có sự phức tạp hơn so với POP khi mọi thay đổi và thao tác đều xảy ra trên máy chủ. Không cần tải xuống bản sao cục bộ của tất cả các tin nhắn mà chỉ cần sử dụng ứng dụng email như Outlook, Gmail,…để quản lý Outlook email trên IMAP hoặc Gmail cá nhân trên IMAP.

Cách thức hoạt động của IMAP là gì

Giải đáp vấn đề “IMAP là gì?” vẫn chưa đủ để có thể hiểu hết về giao thức truy xuất email từ máy chủ này, mà chúng ta cần tiếp tục đào sâu vào cách hoạt động của IMAP. 

Với vai trò trung gian kết nối giữa máy chủ email và ứng dụng email của người dùng, IMAP cho phép bạn đọc nội dung được lưu trữ trên máy chủ mà không cần phải tải xuống hay lưu trên thiết bị cục bộ của mình.

Cụ thể, khi người dùng đăng nhập vào ứng dụng email, ví dụ Microsoft Outlook, ứng dụng này sẽ liên hệ với máy chủ bằng IMAP. Sau khi được kết nối trên một cổng cụ thể, tất cả các tiêu đề của email sẽ được hiển thị bởi ứng dụng email. Tài khoản IMAP chỉ thực sự tải xuống một nội dung thư nhất định nào đó khi người dùng nhấp vào nó, trong khi tệp đính kèm sẽ không được tự động tải về.

So với các giao thức truy xuất email khác, việc xem email trên IMAP diễn ra nhanh chóng hơn. Tất cả các thư của bạn sẽ được trữ trên máy chủ trừ trường hợp bạn xóa chúng một cách rõ ràng.

Máy chủ IMAP thường liên kết trên cổng 143 – không có mã hóa, trong khi IMAP liên kết qua Cổng bảo mật (SSL)/Bảo mật truyền tải số 993.

Chức năng của giao thức IMAP là gì

IMAP (Internet Message Access Protocol) là một loại giao thức truy cập máy chủ email được thiết kế để hỗ trợ người dùng có thể quản lý và truy cập vào những dữ liệu email của mình từ xa trên các thiết bị khác nhau. Dưới đây là một số những chức năng chính của giao thức truy cập máy chủ IMAP:

• Truy cập từ xa và đa thiết bị: Giao thức truy cập máy chủ IMAP cho phép người dùng có thể truy cập vào những dữ liệu email của mình từ bất kỳ thiết bị nào có hỗ trợ kết nối internet, chẳng hạn như máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng, laptop. Điều này sẽ giúp hỗ trợ người dùng có thể tương tác với những dữ liệu email của mình từ mọi nơi mà mình muốn.
• Duyệt thư trực tiếp trên máy chủ: Giao thức IMAP cũng cho phép người dùng có thể đọc, xóa hay đánh dấu email những email của mình trực tiếp ngay trên máy chủ mà không cần tải toàn bộ những email đó về thiết bị cá nhân của mình, điều này giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ email và băng thông.
• Quản lý thư mục: Giao thức truy cập máy chủ IMAP cũng cho phép người dùng có thể tạo và quản lý các thư mục email trực tiếp trên máy chủ, giúp hỗ trợ người dùng có thể lưu trữ và tổ chức email một cách khoa học và dễ dàng tìm kiếm email mà mình muốn. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ người dùng có thể thiết lập các quy tắc quản lý email thông qua ruler để hỗ trợ cho việc lọc email một cách hiệu quả.
• Đồng bộ hóa trạng thái email: Các thay đổi như đánh dấu email đã đọc hoặc di chuyển email vào thư mục khác được thực hiện cũng sẽ được cập nhật và đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị kết nối với cùng tài khoản IMAP. Điều này giúp người dùng có thể làm việc và quản lý email của người dùng một cách mượt mà và hiệu quả hơn.
• Tìm kiếm nâng cao: Giao thức truy cập máy chủ IMAP còn hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm email trực tiếp trên máy chủ dựa trên các tiêu chí khác nhau mà người dùng muốn như từ khóa, người gửi hoặc ngày nhận của email, điều này giúp cho việc quản lý email của người dùng trở nên đơn giản và diễn ra dễ dàng hơn.
• Chia sẻ email: Giao thức IMAP còn cho phép người dùng có thể chia sẻ những email mà họ muốn với những người dùng khác trong cùng tổ chức của mình, điều này giúp hỗ trợ cho việc giao tiếp và cộng tác giữa những thành viên trong tổ chức mình đạt được hiệu quả cao hơn.
• Bảo mật email: Giao thức truy cập máy chủ email IMAP thường sử dụng các giao thức mã hóa như SSL/TLS cho việc bảo mật dữ liệu email, điều này cũng sẽ giúp bảo vệ an toàn cho thông tin cá nhân và đảm bảo an toàn cho những dữ liệu email của người dùng.

Tổng quan về POP3

Giao thức POP3 là gì?

POP (Post Office Protocol ) là giao thức đọc email cũ được ra đời năm 1984 như một hình thức tải xuống email từ một máy chủ từ xa, đây là một giao thức tiêu chuẩn được cung cấp để giúp người dùng có thể nhận các email trực tiếp từ máy chủ thư điện tử. Vì thế, giao thức POP có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và chuyển tiếp email đến các thiết bị cá nhân của người dùng.

Giao thức truy cập máy chủ email POP3 là phiên bản cao cấp nhất của giao thức POP với một số điểm cải tiến được bổ sung cùng với nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm khả năng hoạt động ngoại tuyến cùng khả năng triển khai và sử dụng dễ dàng. POP3 thường tải toàn bộ email từ máy chủ về thiết bị của người dùng và xóa bản sao trên máy chủ (nếu được cài đặt), điều này cho phép người dùng truy cập vào các dữ liệu email ngay cả khi không kết nối internet.

POP3 chính là giao thức thức đơn giản, được sử dụng phổ biến trong thời điểm hiện tại, và còn được gọi tắt là POP, phù hợp với những hệ thống cần tối ưu hóa tốc độ và hiệu suất.

Tuy nhiên, POP3 không hỗ trợ khả năng đồng bộ hóa trạng thái email giữa các thiết bị khác nhau, điều này có nghĩa là những dữ liệu mà bạn đã thay đổi trên một thiết bị sẽ không được đồng bộ hóa và hiển thị trên các thiết bị khác. Ngoài ra, POP3 có thể giúp giảm thiểu mức sử dụng băng thông và dung lượng kết nối internet, bởi nó cho phép người dùng tải email một lần về thiết bị để sử dụng ngoại tuyến, đây là một trong những ưu điểm lớn, đặc biệt hữu ích trong các môi trường có kết nối mạng hạn chế.

Cách thức hoạt động của POP3

Giao thức truy cập máy chủ POP3 (Post Office Protocol 3) được hoạt động dựa trên một quy trình cơ bản để hỗ trợ người dùng có thể nhận những dữ liệu email từ máy chủ trên các thiết bị cá nhân của mình. Cách thức hoạt động của giao thức truy cập máy chủ email POP3 được diễn ra khá đơn giản, bao gồm xoay quanh các hoạt động như kết nối đến máy chủ, tải email, truy cập cục bộ và ngắt kết nối.

Khi sử dụng giao thức này, các thiết bị như máy tính, điện thoại, laptop của người dùng sử dụng sẽ ứng dụng email để thiết lập kết nối với giao thức POP3 bằng thông tin đăng nhập bao gồm tên người dùng và mật khẩu. Sau khi kết nối được thiết lập, giao thức POP3 sẽ gửi toàn bộ email từ hộp thư đến về thiết bị đó của người dùng. Tùy thuộc vào các cài đặt mà người dùng đã thiết lập mà email có thể bị xóa khỏi máy chủ sau khi tải xuống hoặc được giữ lại bản sao.

Sau khi quá trình tải xuống email hoàn tất, tất cả email sẽ được lưu trữ trên thiết bị của người dùng và người dùng có thể thực hiện các hành động như đọc, trả lời hoặc quản lý email mà không cần kết nối internet vì các email đã được lưu nội bộ. Đồng thời kết nối giữa thiết bị của người dùng và giao thức truy cập máy chủ email POP3 sẽ được ngắt kết nối, người dùng có thể sử dụng dữ liệu email ngoại tuyến. Điều này giúp tiết kiệm tài nguyên và băng thông và giảm thiểu sự phụ thuộc vào kết nối internet.

Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý rằng POP3 thường không đồng bộ hóa trạng thái email như đã đọc, chưa đọc hoặc thư mục giữa nhiều thiết bị, điều này gây ra nhiều hạn chế khi người dùng cần phải truy cập và sử dụng email từ nhiều nơi khác nhau.

Chức năng của giao thức POP3

Giao thức máy chủ POP3 được cung cấp với những chức năng chính sau đây:

• Nhận và lưu trữ email: Giao thức máy chủ POP3 có thể nhận các email được gửi đến từ các máy chủ thư khác qua internet và lưu trữ những email đó cho đến khi người dùng thực hiện hoạt động truy cập vào và đọc nó.
• Cung cấp email cho người dùng: Khi người dùng kết nối với giao thức POP3 bằng ứng dụng email trên thiết bị của mình, giao thức POP3 sẽ tải email xuống thiết bị của người dùng và cho phép đọc hoặc sử dụng chúng trên thiết cục bộ đó của mình.
• Quản lý email sau khi tải xuống: POP3 thường được cấu hình với khả năng xóa bỏ các email khỏi máy chủ sau khi người dùng đã thực hiện quá trình tải email xuống thiết bị của mình, ngoại trừ khi mà người dùng đã thiết lập các cài đặt khác để giữ lại bản sao trên máy chủ.
• Hoạt động ngoại tuyến: Các email được tải xuống thiết bị, người dùng có thể truy cập và làm việc với chúng ngay trên thiết bị của mình mà không cần kết nối internet.

Những chức năng này của POP3 giúp đáp ứng tốt cho những nhu cầu sử dụng của người dùng khi mà chỉ cần quản lý email trên một thiết bị duy nhất và không yêu cầu đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.

Trên đây là toàn bộ những thông tin tổng quan của MSO về IMAP và POP3, giúp bạn có được một cái nhìn cụ thể về những loại giao thức email này và biết được giao thức truy cập máy chủ IMAP là gì và POP3 là gì. Để hiểu chi tiết hơn về những loại giao thức email này và có thể nắm được những điểm giống và khác biệt giữa hai loại giao thức truy cập máy chủ POP3 và IMAP là gì, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo của chúng tôi trong bài viết này nhé.

Những điểm tương đồng giữa POP3 và IMAP là gì?

Giữa POP3 và IMAP có khá nhiều điểm tương đồng, hãy cùng chúng tôi điểm qua một số điểm giống nhau giữa POP3 và IMAP ngay dưới đây:

– Giao thức truy cập email: Cả IMAP và POP3 đều là những giao thức truy cập email, cho phép người dùng có thể kết nối và tải những dữ liệu email từ máy chủ về thiết bị của mình.

– Xác thực đăng nhập: Cả hai giao thức này đều yêu cầu người dùng cần phải xác thực thông tin đăng nhập, bao gồm tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào tài khoản email của mình.

– Cấu hình trình đọc email: Cả IMAP và POP3 đều cần phải cấu hình trình đọc email để có thể kết nối đến máy chủ email của mình và truy cập vào các dữ liệu email.

– Đọc email, trả lời, chuyển tiếp và xóa email: Các tính năng này đều được cung cấp trong các giao thức truy cập máy chủ email POP3 và IMAP để cho phép người dùng có thể đọc email, trả lời, chuyển tiếp và xóa email từ trình đọc email.

– Tải về các dữ liệu email: Cả hai loại giao thức truy cập máy chủ email này đều cho phép người dùng có thể tải về các dữ liệu email của mình từ máy chủ email xuống các thiết bị và hiển thị trong trình đọc email.

– Kết nối bảo mật: Cả IMAP và POP3 đều có thể sử dụng với các chứng chỉ và kết nối bảo mật như TLS (Transport Layer Security) hay SSL (Secure Sockets Layer) để đảm bảo cho những kết nối của người dùng được đảm bảo an toàn.

Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được những điểm khác biệt giữa POP3 và IMAP là gì nhé.

Những điểm khác biệt giữa POP3 và IMAP là gì?

Trong phần “IMAP là gì?”, chúng tôi  đã nhắc đến một số đặc điểm của IMAP và POP, tuy nhiên để có cái nhìn toàn diện hơn, hãy cùng xem qua một số điểm khác biệt giữa IMAP và POP (tức POP3).

– Kết nối Internet: Trong khi IMAP yêu cầu có thiết bị phải có kết nối Internet để có thể xem được hộp thư được lưu trên máy chủ, thì POP không cần Internet khi email đã được lưu trên thiết bị vật lý. 

– Số lượng thiết bị truy cập: Sự khác nhau về vấn đề Internet như được đề cập ở trên cũng như trong phần “IMAP là gì?” đã dẫn tới một điểm khác biệt lớn hơn giữa 2 giao thức truy xuất này. Với IMAP, bạn được phép truy cập vào hòm thư của mình bằng bất cứ thiết bị điện tử có kết nối mạng tại bất kỳ đâu – vô cùng phù hợp trong thời đại năng động như hiện tại, thì POP chỉ cho phép bạn xem email trên thiết bị nhất định.

– Dung lượng lưu trữ: Khi sử dụng IMAP, dung lượng email sẽ bị giới hạn tùy vào từng nhà cung cấp dịch vụ email, còn với POP, người nhận có thể nhận và tải về toàn bộ email về thiết bị của mình.

Trên đây là thông tin đánh giá của chúng tôi về những điểm giống và khác biệt giữa IMAP và POP3, qua đó giúp bạn nắm được rõ về những điểm giống và khác biệt giữa hai giao thức truyền tải email POP3 và IMAP là gì. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được những thông tin so sánh tổng quan hơn để biết nắm rõ hơn sự khác biệt giữa POP3 và IMAP là gì để từ đó có thể chọn lựa được cho mình một giao thức truyền tải email từ máy chủ email phù hợp nhất với mình nhé.

Bảng so sánh tổng quan giữa POP3 và IMAP

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan giữa POP3 và IMAP, bạn có thể tham khảo bảng so sánh này để nắm rõ hơn về sự khác biệt giữa POP3 và IMAP:

Trên đây là bảng so sánh của chúng tôi về POP3 và IMAP, qua đó bạn cũng có thể nắm được những ưu điểm và hạn chế của từng loại giao thức truy cập máy chủ email này. Để biết cách lựa chọn lựa chọn một trong hai loại giao thức email này, bạn hãy tham khảo những gợi ý của chúng tôi trong phần nội dung trong mục tiếp theo nhé.

Giữa POP3 và IMAP, nên chọn loại nào?

Để lựa chọn một loại giữa hai loại giao thức truy cập máy chủ POP3 và IMAP, bạn cần phải đánh giá dựa trên những nhu cầu và cách thức sử dụng dịch vụ email của mình. Dưới đây là những thông tin gợi ý chi tiết của chúng tôi về cách lựa chọn một trong hai loại giáo thức trên để giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả nhất:

IMAP là một loại giao thức truy cập máy chủ email mạnh mẽ nhất hiện nay, bao gồm nhiều tính năng nổi bật để giúp bạn có thể truy cập và tải xuống email trên máy chủ về thiết bị của mình. Loại giao thức này đặc biệt phù hợp cho bạn sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khi cần truy cập email trên nhiều thiết bị: Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng nhiều thiết bị để truy cập email, thì giao thức IMAP sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất bởi khả năng đồng bộ hóa trạng thái email giữa tất cả các thiết bị khác nhau của nó.
• Khi cần quản lý email trực tuyến: Giao thức máy chủ IMAP cũng cho phép bạn tổ chức email bằng cách tạo và quản lý các thư mục trực tiếp trên máy chủ, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn giữ email được sắp xếp và dễ truy cập.
• Khi cần khả năng tìm kiếm nâng cao: IMAP cũng là một giao thức có khả năng giúp hỗ trợ bạn tìm kiếm email trực tiếp trên máy chủ, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không cần tải toàn bộ email về thiết bị.
• Khi dung lượng thiết bị hạn chế: Nếu thiết bị mà bạn sử dụng để truy cập vào email có dung lượng lưu trữ thấp, IMAP sẽ là một giải pháp an toàn dành cho bạn bởi khả năng sử dụng email trên máy chủ mà không cần tải xuống thiết bị, giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ của thiết bị.

Khác với IMAP, POP3 là một giao thức truy cập máy chủ email nhẹ nhàng hơn, giúp bạn có thể tải xuống thiết bị của mình để sử dụng ngay cả khi ngoại tuyến. Giao thức này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp sử dụng sau đây:

• Khi chỉ sử dụng một thiết bị duy nhất: Nếu bạn chỉ cần quản lý và sử dụng email trên một thiết bị cố định như máy tính cá nhân, thì POP3 có lẽ là một giao thức đơn giản và hiệu quả nhất dành cho bạn.
• Khi cần làm việc ngoại tuyến: POP3 cũng hỗ trợ bạn có thể tải email xuống thiết bị và lưu trữ cục bộ, giúp bạn dễ dàng truy cập vào email mà không cần kết nối internet.
• Khi dung lượng máy chủ hạn chế: Nếu máy chủ email của bạn có giới hạn về dung lượng lưu trữ, việc sử dụng POP3 sẽ là một giải pháp tuyệt vời để giúp bạn giải phóng dung lượng cho máy chủ của mình bởi khả năng tải email về thiết bị để sử dụng mà nó cung cấp.
• Khi cần băng thông thấp: Giao thức máy chủ POP3 là loại giải thức truy cập máy chủ email sử dụng ít băng thông hơn, vì thế nó sẽ là một giải pháp hữu dụng cho bạn trong các trường hợp hạn chế về bằng thông và internet.

Tóm lại, IMAP là loại giao thức phù hợp cho những người dùng nhiều thiết bị để truy cập email một cách linh hoạt và hiệu quả, còn POP3 là lựa chọn tốt nhất dành cho người dùng không thường xuyên kết nối internet và chỉ cần làm việc trên một thiết bị duy nhất.

Tiếp tục theo dõi phần tiếp theo trong bài viết “IMAP là gì?” này của chúng tôi để để biết thêm thông tin về dịch vụ máy chủ email Microsoft Exchange được cung cấp bởi Microsoft nhé.

Microsoft Exchange – Máy chủ email của Microsoft tương tự như IMAP

Sau khi tìm hiểu “IMAP là gì?” chúng ta cùng xem qua một giao thức truy xuất email khác được phát triển bởi ông lớn ngành công nghệ Microsoft – Microsoft Exchange.

Với mục tiêu luôn đổi mới và nâng cấp để đem tới cho người dùng những trải nghiệm công nghệ tuyệt vời nhất, Microsoft đã cho ra đời giao thức Microsoft Exchange, còn được gọi là Exchange ActiveSync với giao diện lập trình MAPI (Messaging Application Programming Interface) của Microsoft. Với chức năng tương tự IMAP, MAPI cho phép các ứng dụng email và email client liên kết thông qua máy chủ Microsoft Exchange.

Bên cạnh đó, Microsoft Exchange còn có tính năng đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch cùng nhiều ứng dụng khác. Vì là công nghệ độc quyền được phát triển bởi Microsoft nên các công ty có sử dụng máy chủ Microsoft Exchange hoặc dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng giao thức này. Nếu sử dụng Outlook trên máy tính của mình tại nơi làm việc hoặc công ty với email được cấp bởi Microsoft 365, bạn có thể sử dụng Exchange cho giao thức email của mình – với chức năng tương tự IMAP.

Hiện tại, MSO – đại lý được ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam – cung cấp nhiều gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp và tổ chức cùng các gói email doanh nghiệp thiết thực cho hoạt động kinh doanh. 

Các câu hỏi thường gặp

POP3 và IMAP, cái nào tốt hơn?

IMAP có nhiều tính năng và ưu điểm nổi bật phù hợp với trường hợp khi mà bạn muốn truy vào những dữ liệu email của mình trên nhiều thiết bị khác nhau, chẳng hạn như laptop, điện thoại di động và máy tính để bàn. Còn POP3 lại hoạt động tốt hơn trong trường hợp khi bạn có một lượng lớn email cần quản lý và chỉ cần sử dụng trên một thiết bị, hoặc trong trường hợp môi trường làm việc của bạn có kết nối internet kém và cần truy cập ngoại tuyến vào các email.

Tôi có thể sử dụng IMAP và POP3 cùng một lúc không?

Bạn không thể sử dụng cả hai giao thức IMAP và POP3 trong cùng một lúc, bởi vì việc sử dụng hai thiết bị khác nhau để truy cập vào cùng một tài khoản email thông qua hai giao thức khác nhau như IMAP và POP sẽ có thể khiến bạn gặp phải lỗi và không thể hoạt động bình thường.

Dữ liệu của tôi ra sao nếu chuyển từ POP3 sang IMAP?

Việc di chuyển dữ liệu email từ kiểu giao thức kết nối POP3 sang IMAP có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu email hiện tại của bạn bị xóa. Vì thế, nếu bạn cần phải chuyển dữ liệu từ POP3 sang IMAP để sử dụng, bạn nên tạo một bản sao lưu cho tất cả những dữ liệu và hộp thư email của mình trước khi thực hiện việc chuyển đổi để tránh trường hợp mất bất cứ dữ liệu quan trọng nào mà bạn không mong muốn.

Lời kết

Với những thông tin trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số vấn đề liên quan đến giao thức truy xuất email IMAP như “IMAP là gì?”, hay sự khác nhau giữa giao thức truy cập máy chủ IMAP và POP, cũng như đôi nét thông tin về máy chủ email Microsoft Exchange. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần được giải đáp liên quan tới IMAP cũng như các gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên hệ với MSO qua số điện thoại hoặc những thông tin liên hệ dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777