Hướng dẫn dồn trang trong Word để tiết kiệm giấy in

Bằng cách dồn trang trong Word, bạn có thể thu gọn các trang giấy chứa nội dung tài liệu của mình một cách tối đa. Bài viết hướng dẫn dồn trang trong Word chi tiết này của MSO sẽ cung cấp đến cho bạn hướng dẫn cụ thể về các cách in dồn trang trong Word nhanh chóng, hiệu quả và đơn giản nhất. Hãy theo dõi ngay hướng dẫn này của chúng tôi để áp dụng và tiến hành dồn trang Word một cách linh hoạt nhất nhé.

Dồn trang trong Word là gì?

Cách dồn trang trong Word là một kỹ thuật phổ biến nhất trong quá trình thiết kế và in ấn tài liệu của người dùng, giúp thu gọn hoặc gộp nội dung của nhiều trang lại thành một trang duy nhất. Điều này giúp cho tài liệu trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp và dễ đọc hơn, đồng thời cũng giúp tiết kiệm giấy in, thời gian in ấn và không gian lưu trữ tài liệu.

Để dồn trang trong Word, bạn có thể sử dụng chức năng “Shrink One Page” được cung cấp sẵn từ Microsoft Word để dồn trang bằng cách tự động điều chỉnh cỡ chữ và lề trang. Hoặc cũng có thể điều chỉnh và thay đổi cỡ chữ, giãn dòng, căn lề theo cách thủ công để đảm bảo cho văn bản được vừa vặn hơn trên một trang.

Tại sao cần phải dồn trang trong Word?

Trong kỷ nguyên số như hiện nay, việc tối ưu hóa nội dung văn bản là một việc làm đóng vai trò thiết yếu nhất, trong đó cách dồn trang trong Word là một công cụ hỗ trợ mà bạn không thể bỏ qua để thúc đẩy việc này. Dưới đây là những lý do khiến cho thao tác này trở nên quan trọng hơn:

Đầu tiên, việc thực hiện cách dồn trang trong Word sẽ giúp cho tài liệu trở nên súc tích và chuyên nghiệp hơn. Khi trang có chứa những nội dung rời rạc, ngắt trang không hiệu quả sẽ khiến cho tài liệu bị phân mảnh và gây khó khăn cho người đọc trong việc theo dõi nội dung. Vì vậy, việc gom và dồn trang trong Word sẽ giúp bạn trình bày nội dung rõ ràng hơn, tạo sự liền mạch và dễ tiếp cận thông tin hơn, đồng thời cũng tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp.

Thứ hai, xét về mặt tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường, việc dồn trang trong Word cũng là một cách để góp phần giảm lượng giấy sử dụng không cần thiết khi in ấn. Điều này không chỉ có lợi cho ngân sách cá nhân hoặc doanh nghiệp mà còn giúp hạn chế rác thải và bảo tồn tài nguyên thiên nhiên.

Thứ ba, cách dồn trang trong Word sẽ giúp đảm bảo tính dễ đọc, dễ hiểu cho nội dung của bạn. Đặc biệt là trong trường hợp cần tạo báo cáo ngắn hoặc bản tóm tắt, kỹ năng dồn trang sẽ giúp bạn chắt lọc thông tin hiệu quả, giữ lại những phần quan trọng mà vẫn đảm bảo tính logic và liên kết nội dung, từ đó giúp người xem có thể dễ dàng nắm bắt thông tin.

Tóm lại, cách dồn trang trong Word không chỉ đơn thuần là một kỹ thuật trình bày, mà còn là một phương pháp quản lý tài liệu thông minh, đặc biệt hữu ích với những ai mong muốn tài liệu của mình luôn được rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ đọc. Trong đó, việc thành thạo kỹ năng này là một điều thực sự cần thiết với những ai soạn thảo và thiết kế tài liệu trong Microsoft Word .

Để biết được cách thức thực hiện cụ thể, bạn hãy tiếp tục theo dõi thông tin hướng dẫn dồn trang trong Word theo nhiều cách khác nhau được chúng tôi cung cấp chi tiết trong nội dung tiếp theo nhé.

Hướng dẫn dồn trang trong Word với nhiều cách khác nhau

Có nhiều cách khác nhau để giúp bạn có thể dồn trang trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng, bao gồm sử dụng tính năng Shrink One Page có sẵn trong phần mềm Word, điều chỉnh cỡ chữ, giãn dòng, kích thước kề và xóa khoảng trống thủ công. Để biết rõ cách thức thực hiện điều này, bạn hãy theo dõi nội dung hướng dẫn dồn trang trong Word chi tiết được MSO cung cấp cụ thể trong các phần dưới đây nhé:

Cách dồn trang trong Word bằng lệnh Shrink One Page

Shrink One Page là một tính năng cho phép người dùng tự động điều chỉnh kích cỡ chữ, kích thước lề và giãn dòng sao cho phù hợp với kích thước trang hiện tại, từ đó giúp bạn dồn trang trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thông thường, tính năng này sẽ không được tích hợp sẵn trên thanh công cụ mà bạn phải thêm nó thủ công từ phần cài đặt Customize Quick Access Toolbar.

Dưới đây là hướng dẫn dồn trang trong Word bằng cách sử dụng tính năng Shrink One Page được cung cấp từ chúng tôi, giúp bạn có thể dồn trang một cách tự động và dễ dàng hơn:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Word mà mình muốn dồn trang lên, rồi nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ >> sau đó hãy tiếp tục nhấn vào mục Option ở khung tùy chọn phía bên trái màn hình.

– Bước 2: Khi hộp thoại Word Options xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn tiếp vào mục Quick Access Toolbar ở bên khung điều hướng góc trái để mở phần cài đặt thanh công cụ truy cập nhanh.

– Bước 3: Sau đó, bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên tại mục Choose commands from >> rồi nhấn chọn mục All Commands để hiển thị tất cả các lệnh trong phần mềm Microsoft Word.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn mục Shrink One Page trong danh sách mới hiển thị >> sau đó nhấn nút Add >> rồi nhấn nút OK để thêm lệnh vào thanh công cụ truy cập nhanh là hoàn tất.

– Bước 5: Sau khi hoàn tất các thao tác trên, bạn hãy quay trở lại giao diện soạn thảo tài liệu của mình và điều hướng đến thanh công cụ góc trên cùng phía bên trái, bạn sẽ thấy biểu tượng của lệnh Shrink to Fit xuất hiện ở vị trí này.

Lúc này, bạn chỉ cần nhấn chọn lệnh đó là bài viết sẽ được tự động điều chỉnh, thu nhỏ văn bản và được dồn trang lại vào một trang duy nhất để đảm bảo sao cho hợp lý nhất.

Nếu như bạn không còn muốn sử dụng tính năng Shrink One Page nữa, bạn có thể ẩn nó khỏi thanh truy cập nhanh bằng cách mở mục Quick Access Toolbar trong hộp thoại Word Options >> rồi nhấn chọn mục Shrink One Page >> sau đó nhấn vào nút Remove để xóa đi tính năng này đi nhé.

Chỉ với các thao tác đơn giản như vậy là bạn có thể bật tính năng Shrink One Page lên và sử dụng nó để dồn trang trong Word cho nội dung trong các tài liệu của mình một cách tự động, đơn giản và nhanh chóng nhất mà không phải thực hiện các thao tác thủ công đó nhé.

Nếu tính năng này thực hiện cách dồn trang trong Word không chính xác và không đáp ứng cho nhu cầu của bạn, bạn có thể tiến hành theo các thao tác thủ công để điều chỉnh nội dung trong trang tài liệu của mình sao cho hợp lý nhất. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn cách dồn trang trong Word này của chúng tôi để biết thêm các thao tác điều chỉnh và dồn trang trong Word đơn giản nhất nhé.

>>> Xem thêm: Cách căn lề văn bản trong Word chuẩn trình bày đẹp, dễ nhớ

Điều chỉnh khoảng cách các dòng, đoạn để dồn trang trong Word

Trong quá trình làm việc với tài liệu Microsoft Word, việc điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng và các đoạn văn trong văn bản đó của bạn được đảm bảo phù hợp với định dạng được yêu cầu cụ thể, từ đó sẽ giúp cho tài liệu của bạn trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn. Ngoài ra, việc điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng và các đoạn còn giúp bạn dồn trang trong Word đơn giản hơn.

Để dồn trang trong Word bằng cách này, bạn hãy thực hiện theo các thao tác trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy mở tài liệu Word mà mình cần dồn trang lên >> rồi nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung trong tài liệu và điều chỉnh cho nó.

Tuy nhiên, nếu như bạn chỉ muốn dồn trang trong Word cho một phần văn bản cụ thể trong tài liệu, bạn chỉ cần bôi đen để chọn đoạn văn bản đó thôi.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy di chuyển lên trên thanh công cụ Ribbon phía trên đầu giao diện phần mềm, rồi nhấn vào thẻ Home để mở tất cả các tùy chọn về định dạng văn bản.

– Bước 3: Bạn hãy di chuyển đến nhóm công cụ Paragraph >> rồi nhấn chọn vào mục Line and Paragraph Spacing có biểu tượng dòng văn bản với 2 mũi tên đẩy ra xa để tiến hành giãn dòng.

– Bước 4: Trong danh sách các tùy chọn được hiển thị ra, có chứa tất cả các tùy chọn cho phép bạn chọn khoảng cách dòng và đoạn. Lúc này, bạn có thể lựa chọn một tùy chọn giãn dòng trong số đó đảm bảo giãn cách nội dung sao cho phù hợp với các trang giấy của mình.

Hoặc nếu như muốn thiết lập giãn dòng và giãn đoạn tùy chỉnh, bạn hãy nhấn chọn vào mục Line Spacing Options để mở hộp thoại tùy chỉnh này.

Sau khi hộp thoại Line and Paragraph Spacing hiện ra, bạn hãy tiến hành điều chỉnh và thiết lập các thông số giãn dòng sao cho phù hợp với nhu cầu dồn trang trong Word của mình. Nếu giá trị càng thấp, thì nội dung trong trang sẽ được dồn lại hiệu quả hơn. Cuối cùng, khi thiết lập xong, bạn hãy nhấn nút OK để lưu lại là hoàn tất.

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, bạn sẽ thấy nội dung trong tài liệu của mình được điều chỉnh giãn dòng theo khoảng cách mà bạn đã thiết lập. Bạn hãy kiểm tra lại kết quả để đảm bảo cho tài liệu được định dạng và hiển thị phù hợp mà không gặp lỗi nhé.

Cách dồn trang trong Word bằng điều chỉnh kích thước font

Bên cạnh việc điều chỉnh khoảng cách giãn dòng và giãn đoạn cho nội dung trong tài liệu của mình, bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước của font chữ cho nội dung tài liệu đó của mình để đảm bạn cho việc dồn trang trong Word cho tài liệu được đạt được hiệu quả hơn. Bởi vì khi kích thước chữ được thay đổi phù hợp, nó sẽ giúp cho văn bản của bạn được thu gọn lại.

Bạn hãy theo dõi hướng dẫn dồn trang trong Word của chúng tôi theo cách thức này ngay phía dưới đây để có thể thu gọn nội dung so với khổ giấy hiệu quả nhất nhé:

– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện soạn thảo của tài liệu mà bạn cần dồn trang trong Word, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung trong file tài liệu đó hoặc bôi đen chọn một phần cụ thể mà mình muốn để tiến hành điều chỉnh kích thước font chữ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy điều hướng đến thẻ Home trên thanh công cụ ribbon ở trên cùng giao diện phần mềm Word. Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn định dạng chữ mà bạn có thể dùng để áp dụng cho nội dung mà mình đã chọn trong nhóm Font, bao gồm kiểu chữ, kích cỡ chữ và các định dạng khác.

– Bước 3: Bạn hãy nhấn chọn vào mục kích cỡ chữ ở ngay bên cạnh mục kiểu chữ để chọn kích thước chữ phù hợp nhất với tài liệu của mình.

* Mẹo: Trong danh sách dropdown được xổ xuống, bạn hãy di chuyển vào từng kích thước font khác nhau để xem trước cách thức mà nó được hiển thị. Lúc này, bạn sẽ có thể dễ dàng chọn kích cỡ chữ hơn.

Ngay sau đó, nội dung văn bản trong tài liệu Word của bạn sẽ được áp dụng và hiển thị theo đúng kích cỡ font chữ mà bạn đã lựa chọn, tương tự như trong hình dưới đây:

* Lưu ý: Nếu kích thước font chữ càng nhỏ thì quá trình dồn trang trong Word sẽ càng được hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu kích thước quá nhỏ, nội dung có thể sẽ bị dính chữ và gây ra tình trạng khó đọc.

Cách dồn trang trong Word bằng việc xóa các trang trống

Trong quá trình soạn thảo và thiết kế tài liệu Microsoft Word, trên các trang có thể xuất hiện các trang trống hoặc dòng thừa khiến cho nội dung trong tài liệu bị trải dài quá nhiều trang, đồng thời làm giảm đi sự chuyên nghiệp của tài liệu và chi phí in ấn do có quá nhiều trang. Điều này thường xảy ra khi bạn thực hiện cách thao tác như sao chép, dán hoặc chỉnh sửa văn bản.

Để tiến hành cách dồn trang trong Word cho tài liệu của mình, bạn hãy tiến hành xóa bỏ các trang và dòng trống trong toàn bộ nội dung tài liệu của mình.

Dưới đây là thao tác thực hiện chi tiết của cách dồn trang trong Word này:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở tài liệu Word mà mình cần dồn trang lên >> sau đó hãy cuốn từng trang và từng dòng để rà soát, tìm kiếm những trang trống và dòng trống.

– Bước 2: Khi tìm thấy trang trống, bạn hãy đặt con trỏ chuột ở đầu trang trống >> rồi nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Delete để xóa trang trống đó mà không ảnh hưởng đến nội dung khác.

Nếu thấy xuất hiện các dòng trống, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột tại dòng trống đó >> rồi nhấn phím Delete hoặc phím Backspace để xóa nó.

Ngay lập tức, phần mềm Word sẽ tự động xóa dấu cách, xuống dòng và ngắt trang không cần thiết khác để loại bỏ các khoảng trống đó. Lúc này, nội dung trong tài liệu của bạn sẽ được dồn trang lại.

* Lưu ý: Có nhiều trường hợp, bạn sẽ cần phải nhấn phím Delete nhiều lần để xóa bỏ hoàn toàn các trang trống và khoảng trống xuất hiện trong tài liệu Word của bạn, điều này thường tùy thuộc vào số lượng ký tự khoảng trống xuất hiện tại trang đó.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn đánh số trang bỏ trang đầu trong Word đơn giản

Cách dồn trang trong Word bằng điều chỉnh kích thước lề

Lề trang trong Word không chỉ ảnh hưởng đến cách thức trình bày tài liệu của bạn, mà còn giúp cho bạn có thể tối ưu hóa không gian trang để giúp cho việc in ấn trở nên hiệu quả hơn.

Nếu như kích thước lề không được áp dụng phù hợp cũng sẽ khiến cho tài liệu của bạn bị tràn sang nhiều trang khác. Lúc này, bạn cần phải điều chỉnh kích thước lề để dồn trang trong Word lại sao cho phù hợp nhất với tổng thể trang giấy trong tài liệu của mình, đồng thời cũng giúp bạn tạo ra tài liệu có cấu trúc trang rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.

Vì thế, để dồn trang trong Word, bạn có thể điều chỉnh lề trang bằng cách thay đổi kích thước lề trên, dưới, trái phải sao cho nội dung được vừa vặn trong một trang.

Dưới đây các bước giúp bạn thực hiện cách dồn trang trong Word này:

– Bước 1: Trước tiên bạn cũng cần phải mở tài liệu Word của mình lên >> rồi nhấn chọn vào thẻ Layout trên thanh công cụ Ribbon nằm ở phía trên cùng của màn hình phần mềm.

Tab Layout sẽ chứa các tùy chọn liên quan đến cách thức trình bày trang giấy và nội dung của tài liệu.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy điều hướng đến nhóm Page Setup ở góc trái màn hình >> rồi nhấn chọn vào mục Margins để mở danh sách tùy chọn thiết lập lề cho tài liệu của mình.

– Bước 3: Ngay sau đó, một danh sách các tùy chọn Margins sẽ được thả xuống, bao gồm một số tùy chọn căn lề sẵn có như Narrow, Wide, Moderate và Mirrored.

Lúc này, bạn hãy nhấn chọn một tùy chọn dựa trên nhu cầu căn lề của mình sao cho đáp ứng được khả năng dồn trang trong Word mà bạn mong muốn.

Bên cạnh đó, nếu như mà bạn muốn tùy chỉnh căn lề theo ý muốn cụ thể của mình, bạn hãy nhấn chọn vào mục Custom Margins trong danh sách các tùy chọn đó.

Sau khi một hộp thoại Page Setup được hiển thị, bạn hãy nhập các thông số mà mình muốn điều chỉnh kích thước cho lề trang trong tài liệu của mình vào trong các mục tương ứng.

Sau khi đã nhập xong, bạn hãy nhấn nút OK để lưu lại các thay đổi đó.

* Lưu ý: Nếu bạn muốn dồn trang cho nội dung trong tài liệu của mình, bạn hãy giảm kích thước các lề trong hộp thoại này, điều này sẽ giúp bạn tạo không gian lớn hơn cho trang nội dung của tài liệu hiện tại của mình.

Như vậy, trong những phần nội dung hướng dẫn dồn trang trong Word mà chúng tôi đã cung cấp phía trên đây, bạn có thể thực hiện theo và dễ dàng thu hẹp nội dung trong các trang tài liệu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất rồi đó.

Xem thêm: 18+ Thủ Thuật Word Hữu Ích Giúp Bạn Tăng Năng Suất Làm Việc

Lời kết

Như vậy, thông qua các nội dung được cung cấp trong bài viết này, MSO đã hướng dẫn chi tiết đến cho bạn về các cách dồn trang trong Word. Hy vọng rằng với những hướng dẫn dồn trang trong Word mà chúng tôi cung cấp có thể giúp bạn nhanh chóng tiến hành và thực hiện dồn trang một cách hiệu quả nhất.

Nếu có điều gì trong nội dung bài viết này mà bạn vẫn còn thắc mắc hoặc nếu như bạn cần được tư vấn và hỗ trợ bất cứ điều gì về các công cụ của Microsoft, bạn hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777