Hướng dẫn 3 cách tạo Drop List trong Excel đơn giản nhất

Bằng cách tạo Drop List trong Excel không chỉ giúp người dùng nhóm và gộp dữ liệu đơn giản hơn, mà còn có thể hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm, lọc và xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này còn đặc biệt hữu ích cho người dùng trong việc tạo ra một bảng tính mạnh mẽ, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và sử dụng bảng dữ liệu. Vậy, có những cách nào để tạo list trong Excel? Hãy tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết của MSO về các cách làm Drop List trong Excel để biết các cách thức thực hiện đơn giản, nhanh chóng nhất nhé.

Drop List là gì?

Drop List hay còn được gọi là Drop-down list, là một dạng danh sách thả xuống thường được sử dụng trong các phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft Word và các biểu mẫu trực tuyến khác. Đây là một công cụ giao diện quan trọng, giúp người dùng chọn một giá trị từ danh sách được cung cấp sẵn, thường được sử dụng trong việc nhập liệu trong bảng tính để đảm bảo tính nhất quán và chính xác cho bảng tính Excel đó.

Đối với các ô dữ liệu trong bảng tính có chứa Drop-down List, khi người dùng nhấp vào đó thì một danh sách các lựa chọn sẽ được hiển thị ra và họ có thể nhấn chọn một giá trị cụ thể mà họ mong muốn, bên cạnh đó cũng có thể thay đổi khi cần thiết. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian nhập và tránh được các lỗi nhập liệu không đáng có.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà việc tạo Drop List trong Excel cung cấp cho người dùng:

• Tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập liệu: Bằng cách tạo Drop list trong Excel, bạn sẽ giúp cho những người dùng khác chọn nhanh các dữ liệu từ danh sách mà không cần phải gõ tay, điều này sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập liệu.
• Giảm sai sót khi nhập liệu: Bằng cách tạo Drop List cũng sẽ giúp bạn cho phép những người dùng khác chỉ cần chọn dữ liệu từ danh sách có sẵn mà không cần phải nhập liệu thủ công, điều này sẽ giúp tránh các lỗi chính tả hoặc nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô tính, từ đó tránh được các lỗi sai sót sau này.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Khi các dữ liệu cần chọn được gộp trong một ô duy nhất, nó sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được tối đa không gian trình bày, giúp giao diện được trở nên gọn gàng, dễ sử dụng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Điều này đặc biệt hữu ích trong các biểu mẫu hoặc dashboard.
• Dễ kiểm soát dữ liệu: Việc tạo Drop List trong Excel cũng sẽ giúp cho bạn có thể dễ dàng kiểm tra và phân tích dữ liệu hơn, bởi vì tất cả mọi giá trị mà bạn cần thêm vào đều được nằm trong phạm vi xác định.

Nói chung, nếu bạn đang làm việc với bảng tính Excel hay cần thiết kế biểu mẫu, drop list sẽ là một công cụ cực kỳ hữu ích để giúp bạn nâng cao hiệu quả và độ chính xác cho các dữ liệu của mình.

Khi nào thì nên tạo Drop List trong Excel?

Cách tạo Drop List trong Excel không chỉ là một thao tác trình bày dữ liệu đơn giản, mà còn là một chiến lược thông minh để giúp bạn có thể kiểm soát dữ liệu đầu vào tốt hơn và giúp tăng cường hiệu suất làm việc với bảng tính một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là những trường hợp lý tưởng để bạn sử dụng Drop List trong Excel:

• Khi cần giới hạn lựa chọn: Khi bạn cần giới hạn những dữ liệu cần nhập vào ô cụ thể, bạn có thể tạo Drop list trong Excel bao gồm các danh mục có thể nhập được vào ô đó. Ví dụ như trong ô được xác định là giới tính thì bạn có thể tạo danh sách thả xuống bao gồm Nam và Nữ hay ô là trạng thái đơn hàng thì bạn có thể tạo danh sách chứa các tùy chọn là Đang xử lý, Hoàn tất và Hủy,…
• Khi làm biểu mẫu nhập liệu: Khi bạn đang làm việc với các biểu mẫu nhập liệu trong Excel, bạn có thể tạo danh sách Drop List cho các ô trong bảng tính của mình để giúp cho những người dùng khác có thể điền thông tin nhanh chóng và chính xác hơn. Ví dụ nếu bạn có bảng tính chứa dữ liệu nhân viên và cần thu thập thông tin từ các nhân viên đó, bạn có thể tạo các Drop List cho các ô chứa các dữ liệu như Giới tính, Chức vụ, Phòng ban, Năm công tác,…
• Khi muốn đảm bảo tính nhất quán: Khi bạn muốn đảm bảo tính nhất quán hoặc tránh việc nhập sai chính tả hoặc dùng các từ khác nhau cho cùng một yếu tố trong bảng tính của mình, bạn cũng có thể tạo Drop List trong Excel để cung cấp sẵn các dữ liệu cho các ô cần người dùng khác chọn. Ví dụ như đối với ô chứa Trạng thái, bạn đã mong muốn thu thập được các trạng thái như Hoàn tất thay vì Hoàn thành.
• Khi phân tích dữ liệu theo nhóm: Bằng cách tạo Drop List trong Excel cho các ô dữ liệu trong bảng tính của mình, bạn sẽ có thể dễ dàng lọc, phân tích và xử lý dữ liệu theo từng nhóm mục cụ thể. Ví dụ, bảng tính chứa các dữ liệu hàng hóa, bạn có thể sử dụng Drop List và các hàm phụ thuộc để tính toán và phân tích dữ liệu theo nhóm cụ thể một cách đơn giản và hiệu quả hơn.
• Khi tạo báo cáo động: Bạn có thể kết hợp tính năng tạo Drop List với các công cụ khác trong Microsoft Excel như Pivot Table hay các hàm như IF, VLOOKUP, INDEX/MATCH,… để tạo ra các dashboard và bảng báo cáo tương tác mà mình muốn.

Ví dụ trong các ngành nghề và lĩnh vực thực tế, bạn có thể tạo Drop List chọn phòng ban, chức vụ và trạng thái làm việc trong quản lý nhân sự, chọn loại chi phí và phương thức thanh toán trong kế toán hoặc chọn lớp học, môn học và điểm số trong giáo dục.

Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về các cách để tạo list trong Excel, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi. Trong các phần hướng dẫn tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước cụ thể cho các cách làm Drop List trong Excel đó nhé.

Hướng dẫn 3 cách tạo Drop List trong Excel đơn giản nhất

Phần mềm Microsoft Excel cho phép người dùng có thể tạo Drop List khi đã có sẵn các dữ liệu trong bảng tính, khi người dùng muốn nhập mới các dữ liệu hoặc khi phụ thuộc vào một danh sách các tùy chọn khác trong bảng tính. Như vậy, bạn có thể làm Drop List trong Excel tùy ý theo nhu cầu và trường hợp cụ thể mà mình cần.

Để tạo Drop List trong Excel, bạn có thể thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng thông qua một trong các cách đã được chúng tôi hướng dẫn chi tiết phía dưới đây:

Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu có sẵn trong bảng tính

Đầu tiên là tạo Drop List trong Excel khi đã có sẵn các dữ liệu cần có trong bảng tính. Để thực hiện cách này, bạn bạn làm lần lượt theo các bước cụ thể như hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

– Bước 1: Trước tiên, bạn hãy mở file Excel mà mình muốn tạo danh sách Drop – Down List lên >> rồi nhấn chọn vào ô mà mình đang cần tạo Drop List tại đó.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ ribbon >> rồi nhấn chọn vào mục Data Validation trong nhóm công cụ Data Tools.

– Bước 3: Khi hộp thoại Data Validation hiển thị, bạn hãy nhấn vào tab Settings >> rồi nhấn chọn tùy chọn List trong mục Allow >> tiếp tục trong mục Sources bạn hãy chọn vùng dữ liệu có sẵn trong bảng tính mà mình muốn sử dụng để tạo Drop List trong Excel.

* Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn các dữ liệu từ Sheet khác trong file Excel đó của mình với các thao tác tương tự là nhấn chọn Sheet cần lấy dữ liệu, rồi bôi đen chọn vùng dữ liệu cần sử dụng để tạo List Box trong Excel.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấn chọn nút OK để lưu lại các thiết lập và hoàn tất cách làm Drop List trong Excel từ các dữ liệu đã có sẵn.

Sau khi hoàn tất, một danh sách Drop – Down List sẽ được hiển thị ngay tại ô mà bạn đã chọn trong Bước 1. Danh sách này sẽ có chứa các tùy chọn là các dữ liệu tại vùng mà bạn đã chọn tại mục Sources trong Bước 3. Bạn hãy nhấn vào biểu tượng hình mũi tên để mở danh sách thả xuống này.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản như vậy là bạn đã có thể tạo Drop list trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng rồi đó. Hãy áp dụng cách này để tạo list trong Excel từ một vùng chứa các dữ liệu có sẵn mà mình cần thêm vào danh sách thả xuống mình muốn có nhé.

Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu tự nhập

Trường hợp tiếp theo mà bạn có thể áp dụng để thực hiện cách tạo List Box trong Excel đó chính là tự nhập các dữ liệu mà mình muốn để thêm vào tạo danh sách thả xuống. Cách này rất hữu ích khi bạn không có sẵn các dữ liệu đó trong bảng tính của mình và cần được thêm tùy chỉnh theo ý muốn của mình.

Cách để tạo List trong Excel với các dữ liệu mà mình muốn tự nhập được thực hiện rất đơn giản với các thao tác được chúng tôi hướng dẫn phía dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy mở bảng tính mà mình đang muốn tạo list trong Excel >> rồi nhấn chọn ô mà mình cần tạo danh sách thả xuống trong bảng tính đó.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào thẻ Data trên thanh công cụ ribbon >> rồi điều hướng đến nhóm công cụ Data Tools >> rồi tiếp tục nhấn chọn vào mục Data Validation.

– Bước 3: Khi hộp thoại Data Validation được mở ra, bạn hãy nhấn vào tab Settings >> rồi nhấn chọn vào dấu mũi tên tại Allow và chọn tùy chọn List >> sau đó bạn hãy nhập các thành phần dữ liệu mà mình cần tạo thành danh sách thả xuống tại mục Sources.

* Lưu ý: Các thành phần dữ liệu trong mà bạn nhập vào mục Sources cần được phân tách bởi dấu phẩy (,).

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút OK để áp dụng các thiết lập và hoàn tất cách tạo Drop List trong Excel với các dữ liệu tự nhập.

Ngay sau đó, một danh sách thả xuống sẽ được tạo tại ô mà bạn đã chọn ở Bước 1 và danh sách đó sẽ chứa các tùy chọn mà bạn đã thêm vào trong mục Sources của hộp thoại Data Validation ở Bước 3. Bạn chỉ cần di chuyển chuột đến ô chứa Drop List, rồi nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên để mở danh sách thả xuống, lúc này danh sách chứa các tùy chọn sẽ được sổ ra ngay dưới ô đó.

Chỉ với vài thao tác đơn giản như vậy là bạn đã có thể tạo List box trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng rồi đó. Hãy áp dụng cách này để có thể tạo được các danh sách thả xuống với các tùy chọn dữ liệu tùy chỉnh mà mình muốn nhé.

Nếu bạn cần phải làm Drop List trong Excel với các tùy chọn phụ thuộc vào 1 danh sách thả xuống khác mà mình đã tạo trong bảng tính của mình, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi nội dung hướng dẫn tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi nhé.

Cách làm Drop List trong Excel phụ thuộc vào 1 list khác

Đối với cách làm Drop List trong Excel với danh sách tùy chọn phụ thuộc vào 1 danh sách dữ liệu khác, bạn hãy tiến hành theo các thao tác cụ thể dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy bôi đen và chọn vùng dữ liệu mà mình cần sử dụng làm dữ liệu trong Drop List mới >> sau đó hãy nhấn vào thẻ Formulas trên thanh công cụ Ribbon >> rồi nhấn chọn mục Define Name.

– Bước 2: Khi hộp thoại New Name được hiển thị, bạn hãy nhập tên cho vùng dữ liệu đó >> rồi nhấn vào nút OK.

* Lưu ý: Bạn cần đặt tên cho vùng dữ liệu đó giống với tên tiêu đề của cột dữ liệu mà bạn đã chọn và không có khoảng trắng. Chẳng hạn như trong ví dụ này, chúng tôi đang chọn dữ liệu tại cột “Họ và tên”, vì thế chúng tôi sẽ đặt tên cho vùng dữ liệu trong hộp thoại New Name là “Họ_và_tên”.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chuột vào ô mà mình cần tạo danh sách thả xuống Drop List >> rồi nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ ribbon >> tiếp tục nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.

– Bước 4: Sau đó, khi hộp thoại Data Validation hiển thị, bạn hãy nhấn vào tab Settings >> rồi chọn tùy chọn List tại mục Allow >> tiếp đến hãy nhập công thức sau đây tại mục Source.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(B8,” “,””))

Giải thích công thức:

• SUBSTITUTE(B8,” “,””): Là hàm giúp bạn lấy dữ liệu ở ô B8, tức là tên mà bạn đã đặt cho vùng dữ liệu ở Bước 2.
• Hàm INDIRECT: Là hàm đóng vai trò gián tiếp để lấy các giá trị tại vùng dữ liệu có tên giống với dữ liệu ở ô B8.

– Bước 5: Cuối cùng hãy nhấn nút OK để áp dụng các thiết lập và hoàn tất cách tạo Drop List trong Excel.

Ngay sau khi hoàn tất, một danh sách chứa các dữ liệu trong vùng Họ_và_tên sẽ được hiển thị tại ô mà bạn đã chọn tại Bước 3. Lúc này, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên tại ô đó là có thể mở danh sách thả xuống Drop List.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản và dễ dàng như trên là bạn đã có thể làm Drop List trong Excel với danh sách các tùy chọn dữ liệu được lấy từ một danh sách khác một cách nhanh chóng và hiệu quả đó. Hãy áp dụng cách thức này khi bạn muốn lấy dữ liệu từ bất cứ vùng dữ liệu nào trong bảng tính mà mình muốn, ngay cả khi vùng dữ liệu đó nằm tại bảng tính hay là cả ở file Excel khác nhé.

Hướng dẫn cách tùy chỉnh danh sách Drop List

Sau khi đã tạo Drop List trong Excel thành công, bạn có thể tùy chỉnh nó một cách linh hoạt vào bất cứ khi nào cần. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi dưới đây để biết cách tùy chỉnh danh sách Drop List nhé:

Cách tùy chỉnh và xóa một Named Range

Đầu tiên là cách chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range, bạn hãy tiến hành các bước tương tự như dưới đây:

– Bước 1: Trước hết, bạn hãy nhấn vào thẻ Formulas trên thanh công cụ ribbon >> sau đó hãy nhấn chọn vào mục Name Manager để mở hộp thoại quản lý tên.

– Bước 2: Tiếp theo, khi hộp thoại Name Manager hiển thị, bạn hãy nhấn chọn vào tên vùng dữ liệu mà bạn đang muốn chỉnh sửa >> rồi sau đó hãy nhấn chọn một trong các tùy chọn dưới đây để tùy chỉnh hoặc xóa tên cho vùng dữ liệu đó.

• Để tùy chỉnh vùng dữ liệu cần đặt tên, bạn hãy điều chỉnh tại mục Refers to.
• Để chỉnh sửa tên cho vùng dữ liệu đó, bạn hãy nhấn chọn nút Edit… >> rồi nhập tên mới.
• Để xóa tên cho vùng dữ liệu đó, bạn hãy nhấn chọn nút Delete.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút Close là hoàn tất.

Sao chép và dán Drop List

Để sao chép và dán Drop List vào các ô khác trong bảng tính của mình, bạn hãy làm như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào ô chứa Drop List mà mình muốn sao chép >> rồi nhấn chuột phải và chọn tùy chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + V) để sao chép ô đó.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn vào ô mà mình muốn dán Drop List đã sao chép vào >> rồi nhấn chọn tùy chọn Paste Special… trong danh sách.

– Bước 3: Ngay sau đó, hộp thoại Paste Special sẽ được hiển thị, bạn hãy nhấn tích chọn vào tùy chọn Validation trong mục Paste >> rồi nhấn nút OK để áp dụng và hoàn tất.

Hướng dẫn cách xóa Drop List trong Excel

Để xóa các danh sách Drop List mà mình muốn khỏi bảng tính Excel của mình, bạn hãy làm như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn ô chứa Drop List mà bạn đã tạo cho nó >> rồi nhấn vào thẻ Data trên thanh công cụ ribbon >> sau đó nhấn chọn vào mục Data Validation.

– Bước 2: Sau khi hộp thoại Data Validation được hiển thị >> bạn hãy nhấn chọn nút Clear All >> rồi nhấn nút OK để áp dụng và hoàn tất cách xóa Drop List đó.

Như vậy, với toàn bộ hướng dẫn mà chúng tôi đã cung cấp trong các phần phía trên, bạn đã có thể tạo Drop List trong Excel và tùy chỉnh hoặc xóa nó một cách đơn giản và nhanh chóng rồi đó. Hãy áp dụng các hướng dẫn này của chúng tôi để làm việc với các danh sách thả xuống Drop List trong Excel sao cho hiệu quả nhất nhé.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn giãn dòng trong Excel chuẩn, nhanh và dễ hiểu nhất

Một số lưu ý quan trọng khi tạo List trong Excel

Khi tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel, có một số điểm quan trọng bạn nên lưu ý để đảm bảo tính hiệu quả, chính xác và dễ chỉnh sửa nhất. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng nhất mà bạn cần chú ý trong quá trình tạo List trong Excel nhé:

• Xác định rõ nguồn dữ liệu: Bạn nên đặt danh sách các tùy chọn ở một vùng riêng biệt với vùng dữ liệu quan trọng trong bảng tính của mình, đồng thời tránh để dữ liệu nằm rải rác hoặc bị trùng lặp để có thể quản lý chúng một cách dễ dàng hơn.
• Ngăn chặn người dùng nhập ngoài danh sách: Bạn hãy thiết lập các tùy chọn như bỏ chọn tại mục “Ignore blank” và tích chọn “Show error alert” trong hộp thoại Data Validation để ngăn chặn không cho người dùng khác nhập dữ liệu ngoài các tùy chọn trong danh sách, điều này cũng sẽ giúp bạn tránh tình trạng sai sót.
• Tạo danh sách động: Hãy tạo danh sách động để có thể cập nhật khi có sự thay đổi thường xuyên. Bạn có thể sử dụng hàm OFFSET kết hợp với hàm COUNTA để danh sách tự mở rộng khi thêm dữ liệu mới vào.
• Kiểm tra lỗi định dạng: Hãy kiểm tra các định dạng đã được áp dụng để tránh các lỗi như khoảng trắng thừa, ký tự đặc biệt hoặc dữ liệu trùng lặp tại các vùng.
• Bảo vệ vùng dữ liệu: Bạn nên khóa vùng dữ liệu chứa các dữ liệu mà mình đã sử dụng để tạo danh sách thả xuống để đảm bảo không có bất kỳ việc chỉnh sửa nào ngoài mong muốn được diễn ra đối với các dữ liệu đó. Điều này cũng sẽ giúp bạn có thể đảm bảo tính chính xác cho danh sách tùy chọn thả xuống mà mình đã thiết lập.

Bằng cách nắm rõ được các lưu ý đã được chúng tôi cung cấp phía trên, bạn sẽ có thể đảm bảo rằng việc tạo Drop List trong Excel và sử dụng chúng sau này được diễn ra chính xác và đạt được hiệu quả cao nhất.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về các cách tạo Drop List trong Excel và tùy chỉnh hiệu quả, bạn hãy áp dụng các thao tác mà chúng tôi đã hướng dẫn để có thể đảm bảo cho quá trình tạo và sử dụng các danh sách thả xuống của mình đạt được hiệu quả cao nhất nhé. Nếu như có bất cứ điều gì thắc mắc về cách thức này hoặc cần MSO hỗ trợ bất cứ điều gì về phần mềm Microsoft Excel, hãy nhanh chóng liên hệ ngay với chúng tôi qua các thông tin dưới đây để được hỗ trợ kịp thời nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777