Các cách gộp nhiều file Word thành 1 file nhanh chóng nhất

Khi thiết kế và soạn thảo tài liệu trên Microsoft Word, đôi khi người dùng muốn ghép file Word, đây là cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất, giúp người dùng làm việc và quản lý các tài liệu liên quan một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn. Vậy, cách nén nhiều file thành 1 file Word được tiến hành như thế nào? Có cách ghép file PDF thành 1 file Word không? Hãy theo dõi hướng dẫn cách thức thực hiện chi tiết trong bài viết này, MSO sẽ hướng dẫn bạn các cách ghép nhiều file Word, ghép file PDF vào Word nhanh chóng nhất nhé.

Lý do cần ghép file Word thành 1 file là gì?

Cách gộp nhiều file Word thành 2 file duy nhất không chỉ nhằm mục đích giúp người dùng tổng hợp nội dung từ các nguồn khác nhau, mà còn là một cách để tạo ra một bản hoàn chỉnh và dễ quản lý hơn. Đây là một thao tác hữu ích trong các tình huống như làm bài tập nhóm ở trường học hoặc phối hợp công việc cộng tác nhóm ở công ty. Cách này sẽ giúp người dùng nén nhiều file thành 1 file chứa các phần được ghép lại để tạo thành một tài liệu thống nhất, điều này rất thuận tiện cho việc tổng hợp, báo cáo hoặc lưu trữ tài liệu.

Hiện tại, có rất nhiều cách ghép file Word thành 1 file được áp dụng cho từ hai file trở lên. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn thường chọn cách thủ công đó là sao chép và dán nội dung giữa các file vào cùng 1 file, cách này chỉ phù hợp khi có ít file cần tổng hợp, bởi nếu xử lý nhiều file bằng cách này sẽ dễ gây nhầm lẫn, bỏ sót nội dung và tốn thời gian.

Việc thực hiện các cách gộp nhiều file Word thành 1 file theo cách tự động sẽ giúp bạn có thể kết hợp tất cả các file nhỏ thành một tài liệu tổng hợp đầy đủ chỉ với vài thao tác đơn giản. Phương pháp này có thể áp dụng được cho mọi loại văn bản Word khác nhau và không giới hạn số lượng file cần ghép, qua đó giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc một cách tối đa.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tiến hành trên máy tính hoặc ngay trên các thiết bị điện thoại di động của mình. Để nắm rõ được các cách nén nhiều file thành 1 file Word duy nhất hay cách ghép file PDF thành 1 file Word được thực hiện như thế nào, bạn hãy tiếp tục theo dõi và tham khảo những hướng dẫn được chúng tôi cung cấp chi tiết trong các phần tiếp theo nhé.

Các cách gộp nhiều file Word thành 1 file nhanh chóng nhất

Có nhiều cách để ghép file Word với nhiều file thành một file duy nhất, bao gồm thực hiện theo cách thủ công đó là copy paste và ghép file Word tự động bằng nhiều tính năng như Insert hoặc cách nén nhiều file thành 1 file thông qua các công cụ hỗ trợ trực tuyến. Để nắm rõ về các cách thực hiện này, bạn hãy cùng chúng tôi theo dõi và tìm hiểu trong nội dung dưới đây:

Cách gộp nhiều file Word thành 1 file bằng copy paste

Copy dữ liệu từ các file vào cùng 1 file mới là một cách đơn giản nhất để bạn có thể ghép file Word với nhiều file khác nhau vào cùng 1 file. Bạn có thể sử dụng cách thức này để ghép các file Word khác hoặc ghép file PDF vào Word.

Dưới đây là các thao tác thực hiện cụ thể của cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất bằng phương pháp Copy Paste thủ công này:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy khởi động phần mềm Microsoft Word trên thiết bị máy tính của mình >> rồi mở 1 file Word mới mà bạn muốn dùng làm tài liệu tổng hợp.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy mở các file tài liệu mà mình cần ghép chúng vào cùng 1 file lên.

– Bước 3: Sau đó, trong mỗi một file mà bạn cần tổng hợp, bạn hãy tiến hành sao chép toàn bộ nội dung của chúng bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung >> rồi nhấn Ctrl + C để sao chép nội dung đó.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy quay lại file bảng tính mới mà bạn mở ở Bước 1, rồi tiến hành dán nội dung đã được copy vào trong bằng cách đặt con trỏ chuột tại vị trí mà bạn muốn chèn vào >> rồi nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + V.

* Lưu ý khi tiến hành copy paste:

• Hãy kiểm tra lại định dạng của các nội dung sau khi dán, bao gồm font chữ, kích thước, khoảng cách dòng,.. để đảm bảo sự đồng nhất.
• Nếu có hình ảnh, bảng biểu hoặc tiêu đề, bạn hãy kiểm tra lại xem chúng có bị lệch hoặc mất định dạng không và hãy điều chỉnh lại nếu cần.
• Hãy thêm dấu phân cách hoặc tiêu đề giữa các phần nội dung của các file khác nhau để có thể theo dõi dễ dàng hơn sau khi ghép file Word thành công.
• Chỉ nên sử dụng phương pháp này khi số lượng file cần ghép gồm từ 2 – 3 file hoặc khi bạn muốn kiểm soát trực tiếp nội dung từng phần hay khi không cần giữ nguyên định dạng gốc quá chặt chẽ.

Nếu bạn đang cần gộp nhiều file hơn hoặc muốn giữ nguyên định dạng, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn này của chúng tôi. Trong các phần nội dung tiếp theo, MSO sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các cách gộp nhiều file Word thành 1 file bằng tính năng Insert Text from File hoặc bằng các công cụ tự động khác.

>>> Xem thêm: Cách lưu file Word đơn giản, dễ làm và tiết kiệm thời gian nhất

Cách gộp nhiều file Word thành 1 file trực tiếp bằng Insert Text from File

Phần mềm Microsoft Word cho phép người dùng tiến hành cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất trực tiếp ngay trong giao diện làm việc của nó, bạn có thể sử dụng tính năng Insert Text from File để thực hiện việc này. Tính năng Insert Text from File đều được cung cấp trên tất cả các phiên bản của phần mềm Microsoft Word, bao gồm Microsoft Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và mới nhất là phiên bản Microsoft Word 365.

Để ghép file Word và tiến hành cách nén nhiều file vào 1 file duy nhất bằng tính năng Insert Text from File trong phần mềm MS Word, bạn hãy làm theo các thao tác cụ thể như dưới đây:

* Lưu ý: Trong phần hướng dẫn này, chúng tôi thực hiện cách gộp nhiều file Word thành 1 file trong giao diện của phiên bản phần mềm Microsoft Word 365, đối với các phiên bản khác, bạn cũng thực hiện cách này tương tự.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy truy cập vào phần mềm Microsoft Word trên máy tính của mình, rồi mở 1 trong những file Word mà mình cần ghép với các file khác >> rồi nhấn chọn vào thẻ Insert trên thanh công cụ ribbon.

– Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy điều hướng đến nhóm Text >> sau đó nhấn chọn mục Object >> rồi tiếp tục nhấn chọn mục Text from file… 

– Bước 3: Tiếp đến, khi một hộp thoại Insert file được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn 1 hoặc nhiều file mà mình đã muốn ghép với file Word đang mở >> rồi nhấn vào nút Insert.

* Mẹo: 

• Nếu các file mà bạn muốn ghép nằm liền kề nhau, bạn hãy nhấn giữ phím Shift trên bàn phím máy tính >> rồi kéo chuột đến các file Word đó để chọn chúng.
• Nếu như các file mà bạn muốn ghép không nằm cạnh nhau, bạn hãy nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím máy tính >> rồi click chuột vào các file Word mình muốn ghép để chọn những file đó.

– Bước 4: Bạn hãy đợi khoảng vài giây để Word tiến hành quá trình ghép các file mà bạn đã lựa chọn vào với nhau.

Ngay sau đó, nội dung trong các file Word mà bạn đã chọn sẽ được nhập vào cùng 1 file duy nhất. Lúc này, bạn hãy tiến hành kiểm tra lại nội dung được nhập vào trong file đó để đảm bảo tính chính xác và bạn cũng có thể chỉnh sửa lại nội dung nếu cần.

– Bước 5: Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất quá trình ghép file Word xong, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S (hoặc nhấn vào tab File >> chọn mục Save) để lưu lại file Word đó.

Lưu ý, hướng dẫn phía trên đây của MSO được thực hiện trên phiên bản Microsoft Word 2019. Đối với các phiên bản khác như Microsoft Word 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003, bạn cũng thực hiện tương tự như các thao tác được chúng tôi hướng dẫn phía trên nhé. Để biết thêm các cách gộp nhiều nhiều file Word thành 1 file hay cách ghép file PDF thành 1 file Word khác, bạn hãy tiếp theo dõi bài viết hướng dẫn này của MSO nhé.

Cách gộp nhiều file Word thành 1 file trên trang web

Một cách gộp nhiều file Word thành 1 file hay ghép file PDF vào Word với nhiều file khác nữa mà bạn có thể tham khảo và thực hiện theo đó chính là ghép file Word trên trang web. Trước khi thực hiện, bạn cần phải tiến hành đổi file Word sang định dạng file PDF.

Sau khi đổi file Word sang file PDF thành công, bạn hãy tiến hành theo cách thao tác phía dưới đây để hoàn thành việc ghép file PDF vào Word nhé:

* Lưu ý: Phần hướng dẫn của chúng tôi phía dưới đây được thực hiện trong phiên bản phần mềm Microsoft 365, đối với các phiên bản phần mềm Microsoft Word khác bạn cũng thực hiện các thao tác tương tự để tiến hành cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất nhé.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy mở phần mềm Microsoft Word trên máy tính của mình lên, rồi nhấn chọn vào thẻ File ở góc trái của thanh công cụ ribbon.

– Bước 2: Trong khung bên trái của giao diện mới hiển thị, bạn hãy nhấn chọn mục Save as >> rồi nhấn chọn mục Browse trong danh sách.

– Bước 3: Một hộp thoại Save as mới sẽ được mở ra. Lúc này, bạn hãy điền tên cho file tài liệu đó của mình >> rồi chọn Save as type là dạng PDF (*.pdf) >> sau đó hãy nhấn chọn vào mục Options… để mở hộp thoại cài đặt thêm.

– Bước 4: Khi hộp thoại Options hiển thị, bạn hãy tích chọn vào ô Create bookmark using: trong phần Include non-printing information >> rồi nhấn nút OK để tạo bookmarks cho file PDF đó của bạn.

– Bước 5: Khi quay lại hộp thoại Save as, bạn hãy nhấn nút Save trong cửa sổ đó để quá trình chuyển đổi file Word sang PDF được bắt đầu.

– Bước 6: Sau khi thực hiện xong các thao tác phía trên, bạn hãy tiến hành gộp file thông qua Website là hoàn tất.

Ngay sau đó, các file của bạn sẽ được gộp lại với nhau trong cùng một file duy nhất, lúc này bạn có thể bắt đầu sử dụng những nội dung đó chỉ trong một file mà không cần đóng mở nhiều lần giữa các file nữa. Nếu như bạn vẫn còn cần một cách gộp nhiều file Word thành 1 file tự động và đơn giản hơn nữa, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi những hướng dẫn tiếp theo trong bài viết này của MSO nhé.

Cách ghép file thông qua các website trực tuyến

Bên cạnh cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất trực tiếp bằng tính năng Insert Text from File, thì bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ trực tuyến. Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ giúp người dùng có thể ghép file Word một cách nhanh chóng và đơn giản hơn, nổi bật như DocSoSo và Aspose. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể của chúng tôi về cách gộp nhiều file Word thành 1 file thông qua các công cụ này:

Sử dụng website DocSoSo

Đầu tiên là Docsoso, đây là một trong những công cụ chuyển đổi được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng nhất vì nó là một công cụ miễn phí và sử dụng trực tiếp trên web mà không cần cài đặt phần mềm về thiết bị. Với Docsoso, bạn có thể ghép file Word,  có rất nhiều tính năng hay ho như ghép file Word, ghép file pdf vào Word, chuyển đổi file ở bất cứ định dạng này sang Word và cũng có thể tách file Word một cách nhanh chóng.

Để biết cách gộp nhiều file Word thành 1 file hay cách ghép file PDF thành 1 file Word thông qua Docsoso được thực hiện như nào, bạn hãy theo dõi hướng dẫn chi tiết của chúng tôi dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào trình duyệt web bất kỳ trên thiết bị máy tính của mình >> rồi truy cập vào url https://www.docsoso.com/.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn vào mục Word Convert phía đầu giao diện >> rồi nhấn chọn mục Merge Word trong danh sách menu.

– Bước 3: Tiếp theo, trong cửa sổ mới, bạn hãy nhấn vào mục Select Files để tải các file mà mình muốn ghép vào chung một file Word.

– Bước 4: Sau khi cửa Open hiển thị, bạn hãy nhấn chọn những file mà mình cần ghép >> rồi nhấn nút Open để tải chúng lên.

Docsoso cho phép người dùng có thể ghép file Word với nhiều file cùng một lúc, vì thế bạn có thể chọn tất cả các file mà mình muốn ghép trong 1 lần để tiết kiệm thời gian và công sức thay vì phải tải hay ghép từng file một.

– Bước 5: Khi tất cả các file mà bạn đã chọn được tải lên thành công, bạn hãy nhấn vào nút Merge Word để tiến hành ghép các file đó lại với nhau.

– Bước 6: Bạn hãy chờ một khoảng thời gian để quá trình Docsoso tiến hành ghép file Word được hoàn tất. Sau khi quá trình này hoàn tất, Docsoso sẽ đưa ra cho bạn 2 lựa chọn như sau:

• Open File: Bạn hãy nhấn chọn mục này nếu như muốn mở file tổng hợp các nội dung của những file được ghép lên.
• Download File: Bạn hãy nhấn chọn mục này nếu như muốn tải ngay file tổng hợp đó về thiết bị máy tính mà mình đang sử dụng.

Như vậy, chỉ với các thao tác cực kỳ đơn giản phía trên là bạn có thể hoàn thành quá trình ghép file Word mà mình muốn vào chung 1 file nhanh chóng và dễ dàng nhất rồi đó.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách mở file Word online nhanh chóng, tiện lợi nhất

Sử dụng website Aspose

Tiếp theo là sử dụng công cụ Aspose. Đây cũng là một trang website hỗ trợ người dùng ghép file Word một cách hiệu quả và nhanh chóng. Đặc biệt hơn là trang web này còn được hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ và cũng được cung cấp miễn phí để giúp bạn có thể thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng mà không cần chi trả bất cứ khoản phí nào.

Aspose còn cung cấp rất nhiều tùy chọn hữu ích, bao gồm chuyển đổi file với định dạng này sang định dạng khác, thay đổi kích thước của file, tạo, chỉnh sửa, gộp và tách file Word, Excel, PowerPoint và PDF,…

Các bước ghép file Word nói chung và cách ghép file PDF thành 1 file Word trên trang web của Aspose cũng được thực hiện rất đơn giản, bạn hãy thực hiện tương tự như đối với trang web Docsoso đã được chúng tôi hướng dẫn cụ thể phía trên là hoàn tất.

Đối với cách nén nhiều file thành 1 file Word trên các thiết bị điện thoại di động, bạn cũng tiến hành theo các bước tương tự. Tuy nhiên, việc thực hiện trên điện thoại di động có thể khó khăn và dễ gây nhầm lẫn, vì thế hãy tiến hành trên thiết bị máy tính để đảm bảo quá trình này được diễn ra nhanh chóng, đơn giản và chính xác hơn nhé.

Hãy áp dụng các cách gộp nhiều file thành 1 file được chúng tôi hướng dẫn phía trên để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.

Các lưu ý quan trọng khi tiến hành ghép file Word

Trong quá trình tiến hành ghép file Word với nhiều file thành một file duy nhất, bạn cần phải lưu ý đến một số điểm sau đây để đảm bảo cho quá trình này được diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả cao mà không làm hỏng định dạng của tài liệu:

• Hãy kiểm tra font chữ, kích thước, màu sắc và kiểu chữ giữa các file để tránh bị lệch định dạng sau khi ghép, gây mất cân đối. Bạn nên thống nhất định dạng trước khi ghép để đảm bảo tính đồng nhất và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
• Các file Word có thể sử dụng các thiết lập trang khác nhau như khổ giấy, lề, hướng trang. Bạn cũng cần phải đảm bảo các file được đồng nhất nhau về khổ giấy, lề và hướng trang để tránh lỗi bố cục cho file tổng.
• Nếu tài liệu có tiêu đề hoặc đánh số trang, bạn cũng cần kiểm tra lại sau khi ghép để đảm bảo tính liên tục của các trang tài liệu đó. Bạn có thể sử dụng tính năng Section Break để kiểm soát việc đánh số trang và tiêu đề riêng cho từng phần.
• Hình ảnh hoặc bảng dữ liệu có thể bị lệch hoặc mất định dạng khi copy-paste, vì thế để đảm bảo sau khi ghép file thành 1 file tổng duy nhất thành công mà không xuất hiện lỗi định dạng,  bạn nên sử dụng tính năng Insert Text from File để giữ nguyên bố cục khi chuyển đổi. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ, nếu cần chuyển đổi định dạng chính xác.
• Sau khi hoàn tất quá trình gộp file Word, bạn hãy rà soát lại toàn bộ nội dung trong tài liệu tổng để kịp thời phát hiện và sửa chữa lỗi định dạng, lỗi chính tả hay lỗi bố cục.
• Nếu ghép file Word với nhiều file khác nhau, bạn hãy chuyển các file cần ghép vào 1 thư mục để tiết kiệm thời gian tìm kiếm, đồng thời hãy chia ra từng đợt ghép để tránh tình trạng bị đơ máy và phải chờ rất lâu để tải.

Để đảm bảo cho quá trình ghép file Word được diễn ra thành công và đạt được hiệu quả cao nhất mà không gặp phải bất cứ vấn đề phát sinh nào, bạn hãy ghi nhớ và đảm bảo các lưu ý mà chúng tôi đã gợi ý phía trên nhé.

Lời kết

Các cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý và tìm kiếm các tài liệu liên quan, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần phải tổng hợp nhiều nội dung trong các file khác nhau vào chung 1 file để báo cáo hay chia sẻ nhanh. Trong bài viết hướng dẫn phía trên, MSO đã cung cấp tất cả các cách nén nhiều file thành 1 file, giúp bạn có thể ghép file Word cũng như ghép file PDF vào Word hay bất cứ file có định dạng nào khác vào cùng 1 file Word một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.

Hãy thực hiện theo các cách thức mà chúng tôi đã hướng dẫn để có thể ghép file Word hiệu quả nhất mà không gặp phải bất cứ khó khăn hay lỗi phát sinh nào khác. Nếu bạn vẫn còn các câu hỏi hay bất cứ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm Word hoặc các phần mềm khác của Microsoft, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp cụ thể nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777