Hướng dẫn sử dụng OneDrive Business từ A – Z dễ dàng

Hiện nay, thay vì lưu trữ dữ liệu trên thiết bị cá nhân hoặc thiết bị thuê ngoài vừa tốn kém chi phí lại không đảm bảo an toàn, người dùng đã lựa chọn OneDrive Business. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây, để cùng tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất.

OneDrive Business Microsoft là gì?

Phần mềm OneDrive Business được biết đến là nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây dành cho đối tượng doanh nghiệp. Tại đây, người dùng sẽ được sử dụng trên cả online và offline để lưu trữ toàn bộ các dạng dữ liệu như hình ảnh, video, tài liệu, âm thanh hoặc bất cứ dạng thông tin nào khác. Đặc biệt hơn cả, người dùng có thể biến OneDrive thành ổ cứng thay thế hoàn hảo với 1TB dung lượng cho mỗi người dùng sử dụng và đăng ký nâng cấp lên 5TB nếu cần thiết.

onedrive business

Nhìn chung, OneDrive API được nhiều người dùng đánh giá là khá thân thiện và dễ dàng sử dụng. Bởi lẽ, phần mềm này là sự kết hợp hoàn hảo giữa bố cục, nội dung và các tính năng hỗ trợ làm việc hiệu quả. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các gói dịch vụ mà Microsoft đang phát hành bao gồm cả nền tảng lưu trữ khổng lồ dành cho doanh nghiệp này.

Onedrive Business plan bản quyền Microsoft

gói đăng ký onedrive doanh nghiệp

Với số lượng người dùng nhiều như hiện nay, Microsoft đã và đang phát triển các gói dịch vụ tích hợp nhiều phần mềm khác nhau. Dưới đây là danh sách các gói mà người dùng có thể đăng ký khi muốn sử dụng Onedrive Business:

  • Microsoft 365 Business Basic: Gồm 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive dành cho doanh nghiệp nhưng bổ sung thêm bộ ứng dụng Office 365 trên nền tảng Web.
  • Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm toàn bộ các phần mềm có trong gói Basic trong đó có cả OneDrive và bổ sung thêm nền tảng ứng dụng Office trên thiết bị để sử dụng.
  • Microsoft 365 Business Premium: 1TB OneDrive kết hợp cùng các phần mềm có trong gói Standard kết hợp cùng với tính năng bảo mật nâng cao.
  • OneDrive for Business Plan 1: 1TB dung lượng kết hợp tính năng chia sẻ tệp.
  • OneDrive for Business Plan 2: Có dung dung lượng lưu trữ tương tự với Plan 1 nhưng bổ sung thêm tính năng bảo mật và tuân thủ nâng cao.

Với các gói dịch vụ trên đây, người dùng có thể lựa chọn sử dụng OneDrive Business cost tùy thuộc vào chi phí và nhu cầu sử dụng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng mà phần mềm lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp của Microsoft đang sở hữu.

Các tính năng mà OneDrive Business 365 đang sở hữu

Nếu như người dùng vẫn chưa biết đến các tính năng đặc biệt của phần mềm này thì chắc chắn không nên bỏ qua nội dung dưới đây. Bởi lẽ, chúng tôi đã tổng hợp 07+ tính năng mà OneDrive Business đang sở hữu để người dùng có cái nhìn từ cơ bản đến chi tiết nhất có thể.

Lưu trữ dữ liệu trực tuyến

lưu trữ dữ liệu trực tuyến

Tính năng đầu tiên mà phần mềm này có chính là mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng với khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng trực tuyến. Tại đây, người dùng chỉ cần có kết nối internet với thiết bị đã đăng nhập tài khoản đăng ký bản quyền là có thể đăng tải bất kỳ dữ liệu nào lên kho lưu trữ. Đặc biệt, OneDrive Business sync trên tất cả các thiết bị và các ứng dụng có trong phần mềm Microsoft 365.

Chia sẻ và cộng tác cùng đồng nghiệp

Ngoài khả năng lưu trữ dữ liệu, người dùng còn có thể sử dụng OneDrive Business shared folder đến các đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác một cách dễ dàng. Chỉ cần dữ liệu đã được đăng tải thành công lên nền tảng này, người dùng chỉ cần cấp quyền truy cập, copy địa chỉ link gửi đến người nhận. Bằng cách này, quá trình làm việc và trao đổi sẽ diễn ra nhanh chóng để đạt được hiệu quả làm việc cao nhất.

Khôi phục dữ liệu bị xóa

Trong trường hợp người dùng lỡ tay xóa bỏ dữ liệu quan trọng trên nền tảng OneDrive Business thì cũng không cần phải quá lo lắng. Bởi lẽ, phần mềm này được tích hợp thêm tính năng khôi phục dữ liệu đã bị xóa để bổ sung về tệp như ban đầu mà không bị mất bất kỳ thông tin nào. Tính năng này sẽ được sử dụng khá hữu ích đối với người dùng xóa nhầm dữ liệu làm việc.

Dung lượng lưu trữ khổng lồ

dung lượng lưu trữ lớn

Tiếp đến là một tính năng mà chắc chắn người dùng nào cũng cảm thấy thích thú với OneDrive doanh nghiệp vì dung lượng lưu trữ tối đa cho mỗi người dùng lên đến 1TB. So với các nền tảng khác thì phần mềm này có dung lượng khá lớn để người dùng có thể lưu đa dạng các thông tin khác nhau. Tuy nhiên, một lưu ý cho người dùng khi sử dụng chính là OneDrive Business max file size 250GB, do đó người dùng cần kiểm tra dữ liệu trước khi tiến hành đăng tải lên nền tảng này.

Làm việc mọi lúc mọi nơi

Vì là nền tảng lưu trữ dữ liệu trực tuyến nên người dùng có thể sử dụng OneDrive Business ở mọi lúc mọi nơi với 05 thiết bị đăng nhập cùng lúc. Ngoài ra, công cụ này cũng có khả năng tương thích tốt với các hệ điều hành Windows, macOS, Android hay iOS. Hơn nữa, người dùng có có thể sử dụng tích hợp cùng với các ứng dụng làm việc khác như Sharepoint, Office 365, Teams để nâng cao hiệu quả công việc.

Gửi email nhanh chóng

Có thể nhiều người dùng chưa biết đến tính năng đặc biệt này khi sử dụng OneDrive Business. Đây được xem là một trong những cách thức gửi email với tệp đính kèm nhanh, gọn và ít tốn dung lượng lưu trữ trên máy nhiều nhất. Bởi lẽ, người dùng có thể thao tác gửi thư ngay cả khi đang ở danh mục lịch và chỉ cần click chọn tài liệu trên nền tảng này là có thể gửi kèm theo. 

Bảo vệ dữ liệu an toàn

bảo vệ dữ liệu an toàn

Cuối cùng là một tính năng mà bất cứ người dùng nào cũng không nên bỏ qua khi sử dụng OneDrive Business chính là khả năng bảo vệ dữ liệu luôn ở mức an toàn nhất. Điển hình là khi dữ liệu được chuyển gửi sẽ được bảo vệ bằng hình thức mã hóa tầng vận chuyển (TLS), sử dụng xác minh danh tính với thẻ thông minh và sinh trắc học, tường lửa giới hạn lưu lượng truy cập, kết hợp bảo vệ ứng dụng và tài liệu.

Với những tính năng trên đây, OneDrive Business của Microsoft 365 chính là một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu người dùng vẫn chưa biết sự khác biệt giữa phần mềm lưu trữ dành cho cá nhân và doanh nghiệp thì hãy cùng tham khảo ngay nội dung được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.

So sánh OneDrive Business vs Personal

Có thể nhiều người dùng vẫn chưa nắm rõ được phiên bản OneDrive Business có sự khác biệt gì so với phiên bản dành cho cá nhân. Chính vì vậy, hãy cùng chúng tôi theo dõi bảng so sánh chi tiết về các tính năng dưới đây:

Các đặc điểm so sánh OneDrive Personal OneDrive Business
Khả năng tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Office trên trình duyệt V V
Khả năng tích hợp sẵn với Office trên nền tảng Desktop V V
Đồng tác giả với các tài liệu trong khoảng thời gian thực V V
Khả năng tạo và khôi phục các phiên bản V V
Khả năng quản lý các phiên bản V
Xác thực đa yếu tố V V
Kiểm tra và hỗ trợ báo cáo V
Thiết lập chế độ xem V
Hỗ trợ đồng bộ hóa ADFS/Directory/SSO V
Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn được tích hợp V
Dung lượng lưu trữ 5GB 1TB

Nhìn vào bảng dữ liệu trên đây, người dùng có thể dễ dàng so sánh được sự khác nhau giữa hai phiên bản này. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về quy trình các bước để sử dụng OneDrive Business hiệu quả nhất.

Hướng dẫn sử dụng Onedrive Business account

Để người dùng có thể sử dụng phần mềm OneDrive Business dễ dàng nhất, chúng tôi đã chuẩn bị quy trình hướng dẫn chi tiết. Một lưu ý cho người dùng, thiết bị hướng dẫn dưới đây dành cho phiên bản Windows 10 cho đến Windows mới nhất, với người dùng sử dụng hệ điều hành khác có thể thao tác tương tự.

Đăng ký tài khoản OneDrive Business Office 365 bản quyền

Onedrive Business client là đối tượng doanh nghiệp dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và có quy mô hoạt động ra sao. Chính vì vậy, khi lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp người dùng có thể đăng ký với các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.

Bước 2: Nhận thông tin tư vấn từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi

tư vấn chăm sóc khách hàng

Bước 3: Nhận bảng giá dịch vụ và các chính sách kèm theo

Bước 4: Thanh toán và tiến hành ký kết hợp đồng hợp tác

Bước 5: Tiếp nhận tài khoản OneDrive doanh nghiệp Admin kèm chứng chỉ (license) của nhà phát hành Microsoft

Bước 6: Hoàn tất

Chỉ với 06 bước thực hiện trên đây, người dùng đã có thể tự thao tác đăng ký phần mềm lưu trữ dữ liệu đám mây dễ dàng hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách tải về, đăng nhập và thao tác tải hoặc xóa dữ liệu trên OneDrive. 

Hướng dẫn OneDrive Business download

Nếu như người dùng vẫn chưa biết cách tải OneDrive Business như thế nào thì có thể tham khảo ngay các bước dưới đây:

Nếu sử dụng máy tính Windows 10, Windows 11 thì phần mềm này đã được cài đặt sẵn trong máy, người dùng chỉ cần nhấn vào ô tìm kiếm để tìm ứng dụng sau đó chuyển sang bước đăng nhập. Tuy nhiên, với thiết bị sử dụng hệ điều hành khác thì cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/onedrive/download 

Bước 2:  Click chọn Tải xuống

tải xuống onedrive

Bước 3: Hoàn tất

Với hướng dẫn trên, người dùng đã tải thành công phần mềm OneDrive dành cho doanh nghiệp về máy. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các bước OneDrive Business login 365 dễ dàng.

Hướng dẫn Onedrive Business login

Sau khi đã thực hiện thành công hướng dẫn download phần mềm về thiết bị để sử dụng, người dùng cần truy cập OneDrive Business sign in. 

Bước 1: Mở ứng dụng đã tải thành công trên thiết bị máy tính

Bước 2: Click chọn Đăng nhập

đăng nhập onedrive

Bước 3: Nhập địa chỉ email tài khoản đã đăng ký OneDrive dành cho doanh nghiệp thành công

Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản và sau đó click chọn Đăng nhập.

Ngoài việc lưu trữ dữ liệu trên ứng dụng máy tính, người dùng có thể OneDrive Business online login để sử dụng bằng cách truy cập địa chỉ – https://onedrive.live.com/about/en-us/signin/ 

Hướng dẫn tải, chia sẻ và xóa tài liệu trên OneDrive Business

Sau khi đã đăng nhập thành công OneDrive Business, giờ đây người dùng có thể bắt đầu sử dụng và trải nghiệm các tính năng có trên phần mềm này. Theo dõi nội dung dưới đây để tìm hiểu về các bước tải, chia sẻ hoặc xóa bỏ tài liệu trên chính nền tảng này.

Bước 1: Click chọn Tải lên sau đó click chọn Tệp hoặc Thư mục mong muốn

tải tệp lên onedrive

Bước 2: Click chọn tài liệu mà người dùng muốn đăng tải sau đó click chọn Mở

Bước 3: Tài liệu hoặc thư mục đã được tải lên OneDrive thành công

Bước 4: Nếu người dùng muốn chia sẻ tài liệu này với nhiều người dùng khác chỉ cần click vào biểu tượng chia sẻ mục này với người khác, sau đó điền đầy đủ thông tin và click chọn Gửi

Bước 5: Nếu người dùng muốn xóa bỏ bất cứ tài liệu nào trên bộ nhớ lưu trữ OneDrive có thể click chọn Tệp của tôi, sau đó tìm tài liệu muốn xóa bỏ để click vào dấu …. Tiếp đến, người dùng click chọn Xóa

xóa tài liệu

Trên đây là toàn bộ những thông tin được MSO tổng hợp để người dùng có thể hiểu rõ hơn về phần mềm OneDrive Business và các bước hướng dẫn sử dụng chi tiết. Nếu có bất cứ câu hỏi nào cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

sharepoint

4 tính năng quản lý nổi bật của SharePoint

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần một nền tảng giao tiếp và lưu trữ thông tin chung. Do đó, khi SharePoint login người dùng ...
email công ty phân biệt với email cá nhân

Email công ty là gì? Cách phân biệt email cá nhân và email công ty

Cùng với sự phát triển của xu hướng chuyển đổi số, các doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải trang bị hệ thống email công ...
tìm kiếm và sao lưu bitlocker microsoft

Hướng dẫn tìm kiếm và sao lưu khôi phục Bitlocker Microsoft

Khi sử dụng Bitlocker Microsoft, người dùng có thể chủ động truy cập và gia tăng cơ chế bảo mật cho hệ thống dữ liệu ...

Hướng Dẫn Cách Xóa Rule Trong Outlook Cực Đơn Giản Từ MSO

Thiết lập các quy tắc trong Email Outlook là một giải pháp hiệu quả để người dùng có thể dễ dàng quản lý danh sách ...
Scroll to Top