Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Thu hồi email Outlook được hiểu thế nào cho đúng?
Trong rất nhiều trường hợp, bạn vô tình gửi nhầm email cho người nhận và không muốn người nhận đọc được nội dung. Nhận biết được trường hợp này có thể xảy ra, Microsoft 365 đã phát triển thêm tính năng thu hồi email Outlook. Với tính năng này, mọi thông tin trong tin nhắn email mà bạn gửi nhầm bao gồm cả nội dung, tiêu đề hay tệp đính kèm đều không được gửi đến người nhận khi bạn thao tác thu hồi.
Nhìn chung, tính năng này được đánh giá khá cao với con số kỷ lục 99% người dùng đều cảm thấy thích thú và coi đó là phần không thể thiếu khi làm việc thường xuyên qua email trên Outlook.
Tính năng thu hồi email Outlook đã gửi được thực hiện trong điều kiện nào?
Thu hồi email Outlook được xem là một tính năng hữu dụng mà bất cứ người dùng nào cũng đều muốn sử dụng trong trường hợp cấp bách. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào bạn cũng có thể thu hồi email Outlook như mong muốn. Do đó, MSO đã chuẩn bị cho bạn 04 điều kiện để bạn lưu ý như sau:
- Người nhận chưa mở thư kể từ thời điểm người gửi thao tác gửi. Trong trường hợp, người nhận đã mở email bạn gửi, khi bạn thao tác thu hồi sẽ xuất hiện thông báo. Do đó, hãy thu hồi email một cách nhanh nhất có thể để người nhận không thể nhìn thấy.
- Email được di chuyển đến mục thư khác đồng nghĩa với việc thư bạn gửi không còn trong mục Inbox và rất có thể đã được chuyển sang spam.
- Trình email của người nhận và người gửi bắt buộc phải được kết nối với máy chủ thuộc Microsoft Exchange.
- Tất cả các email thu hồi được trong Outlook phải có địa chỉ nhận thuộc một đơn vị tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó sử dụng cùng gói Microsoft 365 hoặc Outlook trên thiết bị máy tính.
Nếu email của bạn không thuộc bốn điều kiện trên thì rất tiếc tính năng thu hồi email Outlook sẽ không được thực hiện. Vậy nên, bạn cần hết sức lưu ý trước khi thao tác gửi email để tránh những trường hợp không mong muốn có thể xảy ra. Trong trường hợp email bạn gửi đáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí trên bạn có thể dễ dàng thu hồi nhanh chóng mà không cần phải lo lắng.
Hướng dẫn cách thu hồi email Outlook
MSO gửi bạn hướng dẫn cách thu hồi email Outlook đã gửi với 05 bước đơn giản. Để thực hiện thành công, MSO khuyên bạn nên nắm rõ các điều kiện cơ bản phía trên và làm theo các bước chi tiết dưới đây:
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Microsoft 365 vào Outlook
– Bước 2: Tiến hành mở thư đã gửi mà bạn muốn thu hồi
– Bước 3 : Chọn Tab thư >> sau đó click chọn lệnh khác … >> di chuyển tới Hành động và chọn Thu hồi thư này
– Bước 4: Click chọn Xóa bản sao chưa đọc bằng tin nhắn này hoặc Xóa bản sao và thay thế bằng tin nhắn mới >> Sau đó click chọn OK
– Bước 5: Nếu bạn muốn gửi thư thay thế có thể tiếp tục thao tác và soạn tin như bình thường
Với các bạn muốn thao tác thu hồi email Outlook trên điện thoại hoặc trên web có thể thực hiện tương tự như hướng dẫn phía trên của MSO. Qua đó, bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng này trên bất cứ thiết bị nào. Với các khách hàng chưa có tài khoản Microsoft 365 có thể liên hệ trực tiếp với MSO để được đăng ký và dễ dàng sử dụng email Outlook phục vụ công việc cho chính doanh nghiệp của mình.
Cách để nhận biết thu hồi email Outlook thành công
Để chắc chắn bạn đã thu hồi email Outlook thành công, ngoài 04 điều kiện cơ bản phía trên bạn cần phải lưu ý về phần cài đặt Outlook của người nhận với 04 trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Người nhận không bật chế độ “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls” hộp thư của người nhận sẽ bao gồm cả thư gốc và thư thu hồi. Lúc này bạn sẽ thu hồi email Outlook thành công trong trường hợp người nhận chưa đọc tin nhắn.
- Trường hợp 2: Phần mềm Outlook của người nhận đang bật chế độ “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls”. Trong trường hợp này, người nhận chưa đọc email nhưng là email thông báo bạn đã thu hồi tin nhắn.
- Trường hợp 3: Người nhận cài đặt thư mới theo quy tắc Rules, tự động di chuyển email gốc sang thư mục khác.
- Trường hợp 4: Email được gửi trên điện thoại ở chế độ Exchange ActiveSync sử dụng dành riêng cho Outlook trên điện thoại như Apple Watch, Smart Watch hay Galaxy Watch…sẽ không thể thu hồi email Outlook thành công.
Lời kết
Với các thông tin quan trọng cũng như hướng dẫn thu hồi email Outlook của MSO, bạn có thể dễ dàng thực hiện bất cứ lúc nào. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về email Outlook và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với MSO.vn bằng cách gọi điện theo số Hotline: 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat của MSO trên website, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn đăng ký cho mình các dịch vụ phù hợp về Microsoft 365.
