Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tại sao bạn nên nén file PowerPoint?
Việc nén file PowerPoint không chỉ giúp bạn có thể giảm dung lượng PowerPoint mà còn mang đến cho bạn rất nhiều những lợi ích khác nữa. Dưới đây là những lý do để giải thích cho câu hỏi tại sao nên nén file PowerPoint:
– Đầu tiên, bằng cách nén file ppt sẽ giúp người dùng có thể tiết kiệm được một lượng lớn dung lượng lưu trữ cho ổ cứng nhờ vào việc giảm tối đa dung lượng file ppt, tiết kiệm lên đến 90% dung lượng bộ nhớ.
– Thứ hai, việc nén file PowerPoint còn giúp tốc độ gửi file được diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn, bởi những file ppt đã được nén thường có kích thước dung lượng nhỏ.
– Thứ ba, việc sử dụng những cách nén file ppt còn giúp hỗ trợ người dùng có thể bảo mật an toàn cho những dữ liệu của mình một cách hiệu quả hơn. Bởi, các phần mềm hỗ trợ nén file dữ liệu hiện nay có hỗ trợ người dùng các tùy chọn đặt mật khẩu bảo mật cho file nén của mình.
– Thứ tư, những phần mềm nén file dữ liệu còn cung cấp cho người dùng những tùy chọn nén nhiều file PowerPoint thành một tệp nén duy nhất, vì thế việc sử dụng cách nén file ppt này sẽ mang lại cho người dùng sự thuận tiện tối đa trong việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu. Đây cũng là một cách thức đơn giản để bạn có thể tiết kiệm dung lượng thiết bị một cách tối đa.
Lợi ích và trường hợp áp dụng cách nén file PowerPoint
Lợi ích khi sử dụng cách nén file ppt là gì?
*Dưới đây là những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi sử dụng cách nén file ppt:
– Cách nén file ppt sẽ giúp giảm kích thước các tệp dữ liệu PowerPoint, vì thế nó sẽ giúp người dùng tiết kiệm không gian dung lượng lưu trữ trên ổ cứng và các dịch vụ đám mây.
– Những file dữ liệu PowerPoint đã được nén thường có dung lượng dữ liệu nhỏ mà những dữ liệu có kích thước nhỏ hơn thường có thể dễ dàng gửi qua email hoặc tải lên các nền tảng chia sẻ tệp khác mà không gặp bất cứ vấn đề gì về giới hạn kích thước dữ liệu.
– Những file dữ liệu PowerPoint đã được nén cũng sẽ có khả năng tải và mở nhanh hơn những file dữ liệu chưa được nén, giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện trải nghiệm cho người dùng khi tương tác và sử dụng những file dữ liệu này.
– Khi chia sẻ file qua mạng, những file dữ liệu được nén thường có dung lượng nhỏ hơn và sẽ tiêu tốn ít băng thông hơn, từ đó có thể giúp tăng cường hiệu quả truyền tải dữ liệu cho người dùng.
– File dữ liệu PowerPoint đã được nén sẽ được tăng cường thêm những lớp bảo mật như mã hóa để giúp người dùng có thể bảo vệ an toàn cho những nội dung tệp dữ liệu ppt khỏi những sự truy cập trái phép.
Trường hợp nên áp dụng cách nén file PowerPoint
Nhìn chung việc sử dụng các cách nén file PowerPoint sẽ mang lại cho người dùng rất nhiều những lợi ích khác nhau, từ việc lưu trữ cho đến việc chia sẻ dữ liệu. Dưới đây là những trường hợp mà người dùng nên áp dụng cách nén file ppt:
- Khi bạn cần chia sẻ file PowerPoint nhưng lại gặp giới hạn về kích thước tệp, việc nén file sẽ giúp bạn giảm dung lượng PowerPoint và sẽ vượt qua được sự giới hạn này.
- Nếu bạn cần lưu trữ file PowerPoint trong một khoảng thời gian dài, việc nén file sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo vệ an toàn cho dữ liệu đó.
- Khi bạn cần tải lên file PowerPoint lên trên các nền tảng lưu trữ dữ liệu trực tuyến, việc nén file ppt cũng sẽ giúp quá trình tải lên diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Trong trường hợp bạn cần di chuyển file PowerPoint giữa các thiết bị, việc nén file sẽ giúp quá trình di chuyển nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Nếu bạn cần bảo vệ nội dung file PowerPoint an toàn hơn trước sự truy cập trái phép, bạn cũng nên nén file kèm theo mã hóa để tăng cường tính bảo mật cao hơn cho dữ liệu.
Tiếp theo, hãy tiếp tục cùng theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết được cách nén file PowerPoint hiệu quả và nhanh chóng nhất nhé.
Hướng dẫn cách nén file PowerPoint chi tiết, hiệu quả nhất
Dưới đây là một số những cách nén file PowerPoint mà chúng tôi đã tổng hợp được để gửi đến bạn, giúp bạn có thể giảm dung lượng PowerPoint một cách đáng kể mà không làm giảm đi chất lượng nội dung trong file ppt của mình:
Chuyển định dạng file sang PPTX hoặc PDF
Cách đầu tiên để bạn có thể nén file PowerPoint nhằm giảm bớt dung lượng một cách dễ dàng nhất chính là chuyển sang định dạng file PPTX. Đây chính là một dạng file Zip mà người dùng khi sử dụng PowerPoint thường thấy để chứa toàn bộ các nội dung có trong file trình chiếu. Dưới đây là các bước mà người dùng có thể tham khảo thực hiện như sau:
– Bước 1: Người dùng tiến hành mở file cần nén sau đó click chọn vào mục File.
– Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn Save As > tiếp đến click chọn Browse.
– Bước 3: Người dùng có thể đổi tên của file nếu muốn sau đó click chọn vào PowerPoint Presentation (.pptx) > cuối cùng chọn Save.
– Bước 4: Hoàn tất.
Ngoài phương án chuyển sang file PPTX, người dùng cũng có thể nén file PowerPoint thành PDF hay nói cách khác là tìm cách nén file PowerPoint sang PDF tương tự như hướng dẫn bên trên của chúng tôi. Bởi lẽ, so với định dạng file PPT hiện tại thì cả 02 định dạng này sẽ tối ưu dung lượng nhất có thể.
Nén các ảnh trong file PowerPoint
Một trong những cách nén file PowerPoint cực kỳ hiệu quả mà người dùng cũng có thể tham khảo chính là trực tiếp nén các ảnh có trong file này để giảm tối đa dung lượng. Đây là một trong những phương án tối ưu mà không phải người dùng nào cũng biết, chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Người dùng chỉ cần mở file cần nén > click chọn File > tiếp đến chọn Save As và tìm vị trí muốn tiến hành lưu file.
– Bước 2: Bên cạnh nút Save sẽ có mục Tool và người dùng cần click chọn vào Compress Pictures.
– Bước 3: Một giao diện mới sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần chọn vào mức nhỏ nhất chính là E-mail (96dpi) > sau đó click chọn OK.
– Bước 4: Tại đây, người dùng sẽ tiến hành đặt tên mới cho file và tiến hành chọn Save để lưu lại.
Như vậy, người dùng đã nén file PowerPoint thành công bằng phương án nén các ảnh có trong file này dễ dàng.
Nén ảnh chèn trong file PowerPoint
Cách tiếp theo mà chúng tôi muốn gợi ý đến người dùng để nén file PowerPoint nhằm giảm dung lượng Powerpoint chính là trực tiếp nén các ảnh sẽ chèn trong file này. Có rất nhiều cách để nén ảnh giảm dung lượng Powerpoint trước khi tải lên trong PowerPoint mà người dùng có thể tham khảo như sử dụng các công cụ chỉnh sửa như Format Factory, Shortcut và VLC để giảm độ phân giải hoặc mật độ điểm trên từng bức ảnh.
Với người dùng, phương thức này hoàn toàn có thể tự thực hiện bất cứ lúc nào mà không cần phải hướng dẫn với các bước cụ thể.
Sử dụng liên kết hình ảnh hoặc video chèn vào file
Thông thường, nguyên nhân khiến dung lượng của file PowerPoint càng ngày càng tăng là do các file về hình ảnh, video hoặc tài liệu mà người dùng đăng tải. Đây sẽ là một trong những rào cản khiến quá trình gửi email của người dùng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay cách nén file PowerPoint để gửi email bằng việc chuyển các hình ảnh, video hoặc file này lên nền tảng đám mây OneDrive. Sau đó, người dùng sẽ tiến hành chèn link liên kết lên PowerPoint khi sử dụng.
Dưới đây là các bước thực hiện mà người dùng có thể tham khảo như sau:
– Bước 1: Mở file PowerPoint > chọn slide mà người dùng muốn chèn thêm hình ảnh hoặc video sau đó đôi đen nội dung hoặc vị trí cần chèn.
– Bước 2: Tại mục Insert > người dùng click chọn vào Link > dán địa chỉ link vào ô và click chọn OK.
Như vậy, người dùng đã thêm thành công hình ảnh, tài liệu hoặc video vào trong file PowerPoint để giảm dung lượng Powerpoint và gửi email dễ dàng.
Chèn ảnh trực tiếp thay vì copy paste
Rất nhiều người dùng có thói quen sử dụng lệnh Copy Paste, tuy nhiên đây cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến file có dung lượng lớn và bắt buộc người dùng phải tìm cách nén file PowerPoint để gửi mail. Để khắc phục tình trạng này, người dùng có thể chèn trực tiếp ảnh mong muốn thay vì sử dụng tính năng Copy Paste.
– Bước 1: Click chọn vào slide mà người dùng muốn tiến hành chèn thêm hình ảnh > chọn Insert > chọn Picture.
– Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn This Device để tải ảnh từ chính thiết bị máy tính hoặc qua trình duyệt online > chọn ảnh cần chèn và click chọn vào Open.
Không sử dụng tính năng nhúng font
Khi sử dụng tính năng nhúng font ngoài việc giảm thiểu các lỗi trên màn hình hiển thị của slide trình chiếu, dung lượng của file sẽ tăng lên đáng kể khiến người dùng phải nén file PowerPoint để gửi mail dễ dàng hơn. Để áp dụng cách này, người dùng cần tiến hành triển khai với các bước như sau:
– Bước 1: Người dùng chỉ cần mở file PowerPoint > sau đó click chọn File. Tại mục More, người dùng chỉ cần click chọn Option.
– Bước 2: Một giao diện sẽ hiển thị, tại đây người dùng chỉ cần chọn Save > tiếp đến chọn bỏ tích ở mục Embed fonts in the file > và click chọn OK.
– Bước 3: Hoàn tất.
Tắt tính năng AutoRecover
Tính năng AutoRecover sẽ giúp người dùng tự động khôi phục các tài liệu mỗi khi thiết bị bị tắt nguồn đột ngột. Tuy nhiên, nhược điểm của tính năng này là sẽ tạo thêm một file mới khiến dung lượng càng nặng hơn. Do đó, người dùng cần tắt bỏ tính năng này giúp nén file PowerPoint để gửi email dễ dàng hơn.
Để thao tác thực hiện tắt tính năng AutoRecover, người dùng có thể tham khảo các bước như sau:
– Bước 1: Mở file PowerPoint > tiếp đến click chọn File > sau đó người dùng click chọn Options.
– Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn Save > sau đó bỏ tích tùy chọn Save AutoRecover information every… minutes > và click vào mục OK.
Chỉ với 02 bước thực hiện như trên, người dùng đã tắt tính năng gây tăng dung lượng của PowerPoint.
Xóa bỏ hoặc ẩn thông tin cá nhân trong file
Một trong những hướng dẫn nén file PowerPoint khá hiệu quả mà người dùng cũng có thể áp dụng để giảm dung lượng Powerpoint chính là xóa bỏ hoặc ẩn chính thông tin cá nhân trong file. Để thực hiện được, người dùng sẽ cần thao tác thực hiện với các bước như sau:
– Bước 1: Mở file PowerPoint và click chọn vào File. Tiếp đến, người dùng sẽ chỉ cần click chọn Info > chọn Check for Issues > và chọn vào Inspect Document.
– Bước 2: Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ click chọn vào Inspect.
– Bước 3: Tại mục Document Properties and Personal Information người dùng click chọn Remove All > và cuối cùng là chọn vào Close.
Chỉnh sửa hình ảnh trước khi chèn vào file
Việc chỉnh sửa hình ảnh trước khi chèn vào file PowerPoint sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu dung lượng kích thước ảnh trước khi đưa chúng vào file ppt. Việc sử dụng cách thức này cũng sẽ giúp bạn giảm thiểu dung lượng PowerPoint của bạn.
Không sử dụng tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ
Đây là một cách giúp bạn có thể nén để giảm dung lượng PowerPoint. Để thực hiện cách này, bạn hãy làm theo những bước sau đây:
– Bước 1: Trong màn hình giao diện làm việc của file Powerpoint, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ ribbon ở phía trên cùng bên trái màn hình.
– Bước 2: Bạn nhấn chọn mục Info.
– Bước 3: Sau đó, nhấn chọn nút Properties rồi chọn mục Advanced Properties.
– Bước 4: Khi môt cửa sổ xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn tab Summary và bỏ chọn ở mục Save preview picture, rồi nhấn chọn nút OK.
Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới
Trong quá trình bạn tạo bản trình bày của mình, Microsoft PowerPoint sẽ có cơ chế lưu nháp những dữ liệu của file ppt của bạn trong nền, do đó kích thước dung lượng của tệp PowerPoint cũng sẽ có thể bị tăng lên không cần thiết.
Chính vì vậy, bạn cần sao chép lại từng trang slides một sang trang slide mới để giảm đi những thứ không cần thiết trong nền của những bản lưu trữ trước đó của file dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu kích thước và dung lượng cho file PowerPoint của mình một cách đáng kể.
Sử dụng các công cụ trực tuyến
Cuối cùng là cách nén file PowerPoint online bằng cách sử dụng một trong các phần mềm hoặc công cụ nén file trực tuyến như Smallpdf, ILovePDF, hoặc Compress PDF. Đây cũng là một trong những cách được nhiều người dùng sử dụng vì mức độ linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu nhanh chóng. Khi đó, người dùng chỉ cần lên trang công cụ tìm kiếm và gõ từ khóa phần mềm nén file PowerPoint trực tuyến là hàng loạt các ứng dụng sẽ hiển thị.
Các câu hỏi thường gặp cách nén file ppt
Sử dụng cách nén file PowerPoint có làm giảm chất lượng ảnh không?
Có thể, tùy thuộc vào cách bạn thực hiện quá trình nén, đặc biệt là nếu bạn chọn nén ở mức độ cao. Để giữ chất lượng, hãy chọn tùy chọn nén hình ảnh ở mức trung bình hoặc cao.
Có công cụ online nào nén file PowerPoint miễn phí không?
Có, bạn có thể dùng các công cụ như Smallpdf, ILovePDF, hoặc Compress PDF. Những công cụ này sẽ giúp giảm kích thước tệp đáng kể mà không làm giảm chất lượng.
Lý do dung lượng file PowerPoint quá lớn là gì?
Dung lượng file PowerPoint lớn có thể là do chứa nhiều hình ảnh có độ phân giải cao, video, âm thanh và các tệp nhúng khác. Việc lưu file ở định dạng cũ như .ppt thay vì .pptx cũng có thể làm tăng dung lượng. Vì thế, việc tối ưu nội dung sẽ giúp cho bạn có thể giảm thiểu được dung lượng file ppt một cách đáng kể.
Lưu file ở định dạng nào để dung lượng nhỏ hơn?
Để giảm dung lượng file PowerPoint, bạn nên lưu file ppt của mình ở định dạng .pptx thay vì định dạng .ppt. Định dạng .pptx là một trong những dạng file nén ZIP giúp giảm kích thước tệp ppt.
Có ảnh hưởng gì khi dùng phần mềm nén như WinRAR không?
Việc sử dụng phần mềm nén file như WinRAR để nén file PowerPoint sẽ không làm giảm đi chất lượng ảnh hoặc nội dung bên trong file ppt của bạn. Tuy nhiên, quá trình nén có thể mất thời gian, điều này tùy thuộc vào dung lượng tệp và cấu hình máy tính của bạn.
Xem thêm: Cách tạo liên kết trong Powerpoint
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO về các cách nén file PowerPoint chi tiết, từ đó để người dùng tham khảo thêm và có thể giảm dung lượng PowerPoint một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả nhất. Để có thể sử dụng những cách nén file ppt này, người dùng cần phải thực hiện trên các phiên bản phần mềm Microsoft PowerPoint bản quyền thì mới có thể thực hiện thành công. Ngoài ra, người dùng nên tìm hiểu chi tiết về MS Powerpoint để có thêm những kiến thức cần thiết gia tăng nâng suất công việc.
Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi hoặc có nhu cầu sử dụng phần mềm Microsoft PowerPoint bản quyền, xin hãy vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua những thông tin dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
