Hướng dẫn cách tạo Outlook 365 Mailbox và thêm thành viên

Để giám sát thông tin trong quá trình gửi và nhận email nhanh chóng, doanh nghiệp cần trang bị Outlook 365 Mailbox để sử dụng. Nếu người dùng vẫn chưa biết cách tạo hộp thư chung và thêm thành viên thì có thể tham khảo ngay thông tin được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.

Outlook 365 Mailbox là gì?

Outlook 365 Mailbox được biết là hộp thư đến dùng chung để nhiều tài khoản trong doanh nghiệp có thể cùng sử dụng. Tại đây, người dùng có thể trải ngiệm với các tính năng tương tự như một email thông thường là gửi và nhận, trả lời, tạo mới hoặc chuyển tiếp tùy ý. Một điểm đặc biệt để người dùng dễ dàng nhận biết chính là thư được gửi đi sẽ hiển thị địa chỉ là hộp thư dùng chung chứ không phải là email cá nhân. Ngoài ra, mỗi thành viên trong nhóm có thể xem toàn bộ email nào được gửi hoặc chưa và đọc được nội dung của nhân sự khác đã gửi đi.

outlook 365 mailbox

Với Outlook 365 Mailbox, người dùng có thể thiết lập bao nhiêu hộp thư dùng chung tùy chỉnh để dành riêng cho từng phòng ban, từng đội nhóm hay từng dự án riêng biệt. Nếu như người dùng vẫn chưa biết được viễn cảnh cần sử dụng hộp thư này thì có thể tham khảo ngay các trường hợp như sau:

  • Hỗ trợ chăm sóc khách hàng để đảm bảo tính chuyên nghiệp bằng cách sử dụng duy nhất một bí danh riêng.
  • Chia sẻ cho toàn bộ các thành viên trong cùng một nhóm làm việc có thể theo dõi và truy cập vào hộp thư chung của doanh nghiệp.
  • Sử dụng một email nhất quán để tổng hợp toàn bộ thư đến của khách hàng.
  • Đào tạo một nhóm đội ngũ nhân viên.

Để hiểu rõ hơn về phần mềm này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do quan trọng mà người dùng nhất định không thể bỏ qua Outlook 365 Mailbox.

03 lý do khiến doanh nghiệp phải sử dụng Outlook 365 Mailbox

Nếu như doanh nghiệp vẫn chưa biết đến Outlook 365 Mailbox để triển khai trong tổ chức thì quả là thiếu sót, bởi lẽ hộp thư này sẽ giúp cho quá trình làm việc của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Sử dụng email chung để giám sát và gửi thư

giám sát email

Lý do đầu tiên mà người dùng nhất định phải sử dụng Outlook 365 Mailbox chính là khả năng giám sát toàn bộ thông tin có trong email gửi đến và gửi đi. Khi đó, toàn bộ các thành viên được thêm vào sẽ có thể chủ động nắm bắt thông tin mà không cần thực hiện thao tác chuyển tiếp vừa mất thời gian lại gặp phải nhiều vấn đề sai sót. Trong trường hợp có bất cứ thành viên nào bận không thể giải quyết công việc được giao thì đồng nghiệp cũng có thể thay thế để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Tốc độ xử lý email nhanh hơn

Khâu quan trọng nhất trong bán hàng chính là chăm sóc khách hàng, trong trường hợp doanh nghiệp để khách hàng chờ đợi quá lâu thì điều này đồng nghĩa với việc khách hàng này sớm muộn cũng rơi vào tay đối thủ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng Outlook 365 Mailbox để gia tăng tốc độ xử lý chỉ trong vài giây thực hiện. Bởi lẽ, toàn bộ các thành viên trong doanh nghiệp đều có quyền trao đổi với khách hàng bất cứ lúc nào, do đó sẽ không còn xuất hiện tình trạng bỏ sót hoặc làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Dễ dàng chia sẻ thông tin từ lịch Outlook

chia sẻ lịch gặp khách hàng

Một lý do tiếp nữa được người dùng đánh giá cao khi sử dụng Outlook 365 Mailbox chính là khả năng chia sẻ thông tin nhanh chóng. Tại đây, doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ cuộc hẹn với khách hàng chỉ với một danh mục lịch chi tiết trong Outlook. Khi đó, toàn bộ các thành viên đều có thể nắm bắt được lịch trình vào theo dõi lịch hẹn nhanh chóng.

Với những lý do trên đây, Outlook 365 Mailbox dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đặc biệt thì phần này cũng sẽ có những điểm hạn chế nhất định, hãy cùng chúng tôi tham khảo thông qua nội dung dưới đây.

03 điểm hạn chế khi dùng Outlook 365 Mailbox

Với người dùng Outlook 365 Mailbox nhiều chắc chắn sẽ biết đến một vài các điểm hạn chế của nền tảng này. Tuy nhiên, nhìn chung người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích và ảnh hưởng từ những hạn chế này không đáng kể.

Khả năng cộng tác

khả năng cộng tác

Người dùng sẽ không thể tự cộng tác cùng với đồng nghiệp trên Outlook 365 Mailbox, bởi lẽ đây là hộp thư dùng chung cho cả một đội nhóm với duy nhất một địa chỉ tên miền. Để khắc phục vấn đề này, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng hộp thư cá nhân khi doanh nghiệp đăng ký tài khoản Outlook bản quyền kết hợp cùng với phần mềm Microsoft Teams để tổ chức các cuộc họp nhóm với số lượng người tham dự lên đến 300 thành viên. Khi đó, Mailbox sẽ là nền tảng để trao đổi với khách hàng còn Outlook 365 chính là nơi làm việc an toàn và tích hợp nhiều tính năng mà người dùng nên sử dụng để làm việc.

Số lượng truy cập

Trong một vài trường hợp, nếu số lượng thành viên truy cập Outlook 365 Mailbox quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng lỗi hoặc mất kết nối. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn rất nhiều các giải pháp điển hình như thiết lập hộp thư chung dành riêng cho từng phòng ban hoặc bộ phận. Ngoài ra, các nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp có thể phân chia thời gian truy cập đều đặn và thường xuyên để hạn chế tối đa trình trạng lỗi hoặc không thể đăng nhập được.

Khả năng bảo mật

bảo mật an toàn

Trong trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản bản quyền với các gói dịch vụ có Outlook 365 thì đây không còn là điểm hạn chế mà người dùng cần quan tâm. Bởi lẽ, toàn bộ các tài khoản khi được nâng cấp hoặc sử dụng bản trả phí đều được trang bị hệ thống bảo mật đa lớp giúp hạn chế tối đa Virus xâm nhập hoặc mã độc tấn công.

Sau khi đã tìm hiểu về những lợi ích và một vài các hạn chế mà Outlook 365 Mailbox còn tồn đọng, người dùng có thể cân nhắc để đưa ra quyết định chính xác nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách để tạo hộp thư chung trên Outlook email và hướng dẫn thêm thành viên nhanh chóng nhất.

Hướng dẫn tạo Outlook 365 Mailbox full và bổ sung thành viên

Để sử dụng Outlook 365 Mailbox, người dùng cần tiến hành tạo hộp thư chung trên chính nền tảng này sau đó thêm thành viên để cùng theo dõi và làm việc. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Sử dụng tài khoản quản trị viên Exchange hoặc tài khoản quản trị viên toàn cầu để tiến hành đăng nhập. Nếu tài khoản mà người dùng sử dụng không phải là quản trị viên thì không thể thao tác thực hiện được và sẽ nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này”.

Bước 2: Tại trang trung tâm quản trị, người dùng click chọn Nhóm & Nhóm sau đó chọn Hộp thư chung.

Bước 3: Tại Hộp thư dùng chung, người dùng tiến hành click chọn dấu “+” để thêm hộp thư dùng chung sau đó tiến hành đặt tên và chọn địa chỉ email.

tạo hộp thư dùng chung mailbox

Bước 4: Click chọn Lưu toàn bộ các thay đổi đã được thực hiện bên trên. Để tiến hành thêm thành viên người dùng cần chờ đợi khoảng vài phút.

Bước 5: Chuyển sang bước tiếp theo, trên giao diện sẽ hiển thị Thêm thành viên vào hộp thư này.

thêm thành viên email

Bước 6: Click chọn nút Thêm thành viên, tích xác nhận bên cạnh với những thành viên mà người dùng cho phép sử dụng hộp thư dùng chung sau đó click chọn Lưu.

lưu thông tin

Bước 7: Chọn Đóng.

Chỉ với 07 bước thực hiện trên đây, người dùng đã có thể tạo hộp thư chung Outlook 365 Mailbox dễ dàng và bổ sung thêm thành viên nhanh chóng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin được MSO tổng hợp để người dùng có thể hiểu rõ hơn về Outlook 365 Mailbox. Nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp câu hỏi nào liên quan trực tiếp đến chủ đề này, vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

microsoft entra công cụ bảo mật

Microsoft Entra – Giải pháp về danh tính và quyền truy cập mạng

Một trong những công cụ hỗ trợ đặc biệt giải pháp về danh tính và quyền truy cập mạng nổi tiếng của Microsoft chắc chắn ...

Bảng giá Copilot ưu đãi nhất cho người dùng Microsoft 365 bản quyền năm 2024

Theo Microsoft, Copilot giúp tối ưu hóa quy trình làm việc hiện đại, nâng cao năng suất và chất lượng công việc trong môi trường ...
Rủi ro tạo email không cần số điện thoại trên Google - Giải pháp là gì?

Tất tần tật 05 lưu ý quan trọng khi Mail Outlook bị đầy

Để gia tăng tính nhận diện thương hiệu, hiện nay cá nhân và tổ chức đa phần đều có xu hướng sử dụng Mail Outlook ...
google file stream là gì

Google Drive File Stream là gì? So sánh Google Drive và Microsoft OneDrive

Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn về “Google Drive File Stream là gì?” cũng như cái nhìn song song về 2 dịch vụ ...
Scroll to Top