Lưu ý khi sử dụng Webmail 365 Outlook trong doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng Webmail 365 Outlook, rất nhiều người dùng vẫn chưa nắm được những lưu ý quan trọng và hướng dẫn sử dụng chi tiết. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về chủ đề này.

Webmail 365 Outlook là gì?

Webmail 365 email Outlook được biết đến là ứng dụng email được phát triển trên nền tảng web. Webmail cho phép máy chủ có thể truy cập đồng thời hỗ trợ gửi và nhận email nhanh chóng hơn bao giờ hết.

webmail 365 outlook

Hiện nay, Webmail Outlook đạt số lượng người dùng tương đối nhiều, bởi lẽ nền tảng này sở hữu đa dạng các hộp thư lưu trữ tối ưu hơn so với các công cụ email khác:

  • Soạn thảo email tên miền riêng: Bao gồm các công cụ hỗ trợ soạn thảo email nhanh chóng, ngoài ra người dùng còn được gửi đính kèm cả hình ảnh, video, tài liệu trong email.
  • Hộp thư để nhận email: Quản lý toàn bộ các email được gửi đến người dùng nhưng không bao gồm các thư spam.
  • Hộp thư gửi email: Nơi lưu trữ các email được người dùng gửi đi và được sắp xếp theo thời gian gửi. 
  • Hộp thư nháp: Nơi lưu trữ toàn bộ các thư chưa được hoàn thiện ví dụ như thiếu địa chỉ người nhận, thư không có nội dung, email gửi bị gián đoạn vì mạng hay nguồn điện.
  • Hộp thư riêng: Là hộp thư lưu trữ các email quan trọng của người dùng, điều này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
  • Hộp thư spam: Nơi lưu trữ các email không an toàn được gửi đến, để hạn chế những nguy hiểm có thể xảy ra người dùng nên thường xuyên dọn họp hộp thư này định kỳ. 

Sau khi đã tìm hiểu đôi chút về Webmail 365 Outlook, hãy cùng chúng tôi nghiên cứu thêm về những ưu của nền tảng này đối với người dùng hiện nay thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.

Ưu điểm mà Webmail 365 đang sở hữu

ưu điểm webmail outlook

Tính đến thời điểm hiện tại, Webmail 365 Office đã và đang đạt được số lượng người dùng siêu khủng, đặc biệt là các doanh nghiệp. Bởi đâu mà nền tảng này lại thu hút nhiều người dùng đến vậy. Dưới đây là tổng hợp các ưu điểm nổi bật khiến người dùng không thể bỏ qua:

  • Sử dụng dễ dàng: Webmail 365 được thiết kế với giao diện đơn giản nhưng vô cùng bắt mắt. Ngoài ra, nền tảng này vẫn trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết để người dùng có thể trải nghiệm và sử dụng dễ dàng.
  • Mức độ phổ biến rộng rãi: Số lượng người dùng Webmail 365 Outlook ngày càng nhiều sẽ xây dựng nên một hệ sinh thái đa dạng các thành viên để mọi người có thể dễ dàng trao đổi và làm việc cùng nhau.
  • Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần thiết bị của người dùng có kết nối internet là có thể sử dụng Webmail của Outlook một cách dễ dàng. Đặc biệt, nền tảng này sẽ có phép dữ liệu được đồng bộ trên tất cả các thiết bị nên người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào tùy thích.
  • Nâng cao khả năng tìm kiếm: Ngoài những tính năng cơ bản, Webmail của Outlook còn tích hợp thêm khả năng tìm kiếm vô cùng hiệu quả, người dùng chỉ cần nhập bất kỳ một trường dữ liệu nào như địa chỉ người nhận, ngày, nội dung thư, tệp đính kèm… ngay lập tức hệ thống sẽ trả về kết quả chính xác nhất.
  • Không gian lưu trữ khổng lồ: So với các webmail khác trên thị trường thì Outlook được đánh giá khá cao về không gian lưu trữ. Do đó, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng mà không lo bộ nhớ báo đầy.

Với những ưu điểm trên đây, Webmail 365 Outlook ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào hay có quy mô ra sao.Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lưu ý quan trọng mà người dùng nhất định phải biết trước khi sử dụng Webmail Outlook.

05 lưu ý trước khi sử dụng Webmail 365 mail

Trước khi sử dụng bất cứ một nền tảng nào, người dùng cũng cần phải nắm chắc các lưu ý quan trọng của nền tảng ấy và Webmail 365 Outlook cũng vậy. Dưới đây là 05 điểm đặc biệt mà người dùng cần phải biết:

Xác định mục tiêu và nhu cầu

xác định mục tiêu sử dụng

Vấn đề đầu tiên mà người dùng cần lưu ý trước khi sử dụng Webmail 365 chính là xác định được mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến cũng như nhu cầu xung quanh. Ngoài ra, người dùng cũng có thể hiểu rõ hơn chính là ước lượng số nhân sự sử dụng, thời gian để thực hiện dự án, các công cụ cần có để hoàn thành công việc tốt nhất. Điều này sẽ giúp cho người dùng lựa chọn đúng đắn gói dịch vụ dưới sự hướng dẫn của nhân viên tư vấn.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Chuyển sang một lưu ý tiếp theo chính là tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ Webmail 365 uy tín. Để thực hiện được, người dùng cần phải lưu ý về số năm hoạt động, số lượng doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng, đội ngũ làm việc chuyên nghiệp với kỹ năng và chuyên môn cao. Đặc biệt, người dùng phải lựa chọn các nhà cung cấp ủy quyền tại Việt Nam đạt chứng chỉ theo đúng yêu cầu của Microsoft.

Lựa chọn gói đăng ký tài khoản Webmail 365

gói đăng ký microsoft 365

Microsoft có rất nhiều gói dịch vụ cung cấp Webmail 365 cho doanh nghiệp, dưới đây là 03 gói chính được nhiều đơn vị lựa chọn:

  • Microsoft 365 Business Basic: Bao gồm Webmail 365 Outlook cùng với các ứng dụng hỗ trợ làm việc khác như Word, Excel, PowerPoint, OneNote phiên bản web.
  • Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm đầy đủ các các công cụ của gói Basic nhưng bổ sung thêm bộ Office với phiên bản ứng dụng để người dùng có thể tải về sử dụng trên thiết bị.
  • Microsoft 365 Business Premium: Bao gồm toàn bộ công cụ của gói Standard, ngoài ra còn có tích hợp với tính năng bảo mật để quản lý thiết bị, ứng dụng hay email lọc thư rác, tránh mã độc.

Thiết lập quy trình làm việc phù hợp

Khi đăng ký dịch vụ Webmail 365 để sử dụng, một lưu ý nữa là người dùng cần xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy trình làm việc hoàn chỉnh. Đặc biệt, ban lãnh đạo cần tiến hành triển khai đào tạo và phổ biến giải pháp làm việc kết hợp với các ứng dụng làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365.

Chuẩn bị thiết bị hỗ trợ

Cuối cùng là một lưu ý vô cùng quan trọng chính là chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ làm việc hiệu quả nhất. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải trang bị máy móc làm việc phù hợp cho đội ngũ nhân sự. Khi đó, người dùng là các nhân viên trong công ty khi sử dụng Webmail nói riêng và Microsoft 365 nói chung sẽ hoàn thành công việc dễ dàng hơn bao giờ hết.

Sau khi đã tìm hiểu xong về những lưu ý quan trọng trước khi sử dụng Webmail 365, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo hướng dẫn chi tiết cách thức đăng ký tài khoản cho đến phương pháp để sử dụng hiệu quả nhất.

Hướng dẫn Webmail 365 register bản quyền

Hiện nay, có 02 hình thức để người dùng có thể đăng ký Webmail 365 sử dụng:

Đăng ký tài khoản trực tiếp với Microsoft

đăng ký trực tiếp microsoft

Phương thức đăng ký Webmail 365 đầu tiên mà chắc chắn người dùng nào cũng nghĩ đến chính là liên hệ trực tiếp với Microsoft. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần truy cập trang chủ của hãng, thao tác theo hướng dẫn. Tuy nhiên, một lưu ý cho người dùng chính là những nhược điểm của hình thức này:

  • Không được nhân viên tư vấn, hỗ trợ đăng ký dịch vụ trực tiếp
  • Bất đồng về ngôn ngữ và trái múi giờ làm việc
  • Không hỗ trợ xuất hóa đơn
  • Không được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng để giảm thiểu rủi ro trong công việc
  • Chi phí cao hơn do sự chênh lệch về tỷ giá và khoảng cách địa lý

Một lời khuyên của chúng tôi cho người dùng hiện nay, không nên đăng ký trực tiếp với Microsoft bởi người dùng sẽ gặp phải những điểm bất cập như trên hoặc hơn thế nữa.

Đăng ký qua đối tác ủy quyền

đối tác ủy quyền

Phương án thứ hai để người dùng có thể đăng ký Webmail 365 Outlook bản quyền chính là thông qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam. Đây là một trong những hình thức được rất nhiều các doanh nghiệp lựa chọn với ưu điểm được tư vấn hỗ trợ đăng ký nhanh chóng, hỗ trợ xuất hóa đơn thanh toán, đội ngũ kỹ thuật khắc phục sự cố kịp thời và đặc biệt chi phí tương đối hợp lý.

Để đăng ký dịch vụ Webmail 365 Outlook bản quyền, người dùng chỉ cần click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.

Hướng dẫn sử dụng Webmail 365 dễ dàng 

Sau khi đã đăng ký thành công, tiếp đến người dùng cần tham khảo thêm hướng dẫn Webmail 365 login để bắt đầu tiến hành sử dụng.

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.microsoft.com/

Bước 2: Click chọn Đăng nhập, sau đó nhập địa chỉ email đã đăng ký tài khoản trước đó và click chọn Tiếp theo.

đăng nhập webmail 365 outlook

Bước 3: Nhập mật khẩu được thiết lập tương ứng với email và click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Giao diện đăng nhập thành công webmail 365 Office 365 sau đó người dùng click chọn email Outlook để bắt đầu sử dụng.

Bước 5: Tại đây, người dùng có thể kiểm soát hộp thư đến, thư gửi đi, thư nháp, email spam. Để thao tác gửi thư, người dùng click chọn Thư mới

Bước 6: Nhập địa chỉ người nhận, nội dung thư, chủ đề, thêm hình ảnh, video hoặc tệp đính kèm và chữ ký sau đó click chọn Gửi.

soạn email gửi đi

Bước 7: Người dùng có thể thao tác thu hồi ngay sau khi gửi thư đi trong khoảng thời gian cho phép, ngoài ra tính năng lên lịch gửi cũng được tính hợp trên chính ứng dụng này.

Với những hướng dẫn chi tiết trên đây, sau khi người dùng Webmail 365 Outlook login thành công có thể tham khảo để sử dụng giải pháp này hiệu quả nhất.

 Sau khi đã tìm hiểu về toàn bộ những thông tin liên quan đến Webmail 365 Outlook, người dùng đã phần nào hình dung được ưu điểm, lưu ý khi sử dụng và cách thức vận hành để hỗ trợ trong quá trình làm việc. Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline MSO 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

cách thu hồi email đã gửi

Bỏ túi cách thu hồi email đã gửi trên Microsoft Outlook

Trong quá trình sử dụng Outlook, có thể người dùng sẽ gặp phải trường hợp email gửi đi bị lỗi. Do đó, nếu người dùng ...
top10 bao ve tai khoan khi lam viec tai nha cung microsoft 365

Top 10 cách thức bảo mật hỗ trợ khi làm việc tại nhà cùng Microsoft 365

Hiện nay, xu hướng làm việc tại nhà online với Microsoft 365 đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm chi phí, gia ...

Mua Acronis Cyber Protect Cloud bản quyền ở đâu uy tín?

Sử dụng Acronis Cyber Protect Cloud bản quyền mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích. Trong bạn viết này của MSO, chúng tôi sẽ ...
hướng dẫn cài office 365 bản quyền

Hướng dẫn cài Office 365 bản quyền doanh nghiệp mới nhất

Office 365 là một trong những bộ công cụ làm việc không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực ...
Lên đầu trang