Hướng dẫn sử dụng SharePoint chi tiết từ A-Z cho người mới

SharePoint là một ứng dụng quản lý nội bộ, giúp người dùng có thể quản lý tài liệu và làm việc nhóm hiệu quả. Tham khảo bài viết này của MSO để biết toàn bộ thông tin và hướng dẫn sử dụng SharePoint chi tiết nhất nhé.

I. SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web, được phát triển bởi Microsoft và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. SharePoint cho phép người dùng lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web. 

Nó hỗ trợ hoạt động làm việc theo nhóm và hợp lý hóa quản lý tài liệu, cung cấp các tính năng như thư viện tài liệu, danh sách, metadata, quản lý hồ sơ, thông báo và chính sách. Ngoài ra, SharePoint cũng hỗ trợ tự động hóa quy trình kinh doanh, chức năng tìm kiếm thông minh và ứng dụng di động. Từ đó giúp cải thiện hiệu quả làm việc và cộng tác trong tổ chức.

II. SharePoint mang đến lợi ích gì cho người dùng?

SharePoint mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, từ việc chia sẻ, quản lý đến cộng tác trong tổ chức. Cùng điểm qua những lợi ích mà SharePoint mang lại khi sử dụng nó ngay bây giờ nhé.

Đầu tiên, SharePoint có khả năng chia sẻ tài liệu, quản lý nội dung hiệu quả, tự động hóa quy trình kinh doanh và nó có chức năng tìm kiếm thông minh. Giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng công việc lên mức tối đa. 

Thứ hai, SharePoint hỗ trợ và nâng cao hiệu quả trong quá trình giao tiếp giữa các các người dùng với nhau. Với tính năng chia sẻ tệp, dữ liệu, tin tức và tài nguyên, SharePoint giúp cộng tác dễ dàng và an toàn với các thành viên ở cả trong lẫn ngoài tổ chức của bạn trên PC, máy Mac và các thiết bị di động.

Thứ ba, bằng cách tích hợp nhiều giải pháp doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, SharePoint giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, tối ưu chi phí một cách tối đa. 

Ngoài ra, với các danh sách và thư viện của SharePoint, Microsoft Power Automate và Microsoft Power Apps, người dùng có thể trải nghiệm các biểu mẫu, quy trình làm việc và ứng dụng tùy chỉnh cho từng thiết bị của mình. 

Nhìn chung, SharePoint phù hợp với nhiều doanh nghiệp và tổ chức thuộc mọi quy mô, từ những công ty nhỏ đến các tập đoàn có quy mô lớn. 

Vậy làm thế nào để sử dụng SharePoint một cách hiệu quả nhất? Nội dung dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp thông tin chi tiết về cách sử dụng SharePoint cho người dùng, tham khảo ngay nhé.

III. Hướng dẫn sử dụng sharepoint chi tiết

SharePoint có một hệ thống làm việc phong phú, vì vậy mà không phải ai cũng hiểu rõ và làm việc hiệu quả với nó. Dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ được cách sử dụng với SharePoint để làm việc hiệu quả với nó.

2.1. Hướng dẫn sử dụng SharePoint: Cách bắt đầu

Đầu tiên, để sử dụng được SharePoint, bạn cần bắt đầu khởi động nó. Quy trình đơn giản như sau:

– Bước 1: Bạn cần phải đăng nhập vào hệ thống của Microsoft 365 bằng tài khoản cá nhân hoặc bạn cũng có thể đăng nhập vào SharePoint Server bằng tài khoản công ty. 

– Bước 2: Phía trên cùng của thanh công cụ hoặc ngay tại thanh hướng dẫn, bạn bấm chọn SharePoint, bên cạnh đó bạn có thể chọn Site để bắt đầu khởi động ứng dụng SharePoint.

2.2. Cách tạo site trong SharePoint

– Bước 1: Ở giao diện chính của ứng dụng SharePoint, tại góc trái màn hình bạn bấm chọn + Create Site. 

– Bước 2: Bạn chọn tạo Site liên lạc hoặc Site nhóm sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.

– Bước 3: Sau khi chọn site thích hợp, bạn thực hiện đặt tên, viết thông tin mô tả, thiết lập quyền riêng tư. Tiếp theo bấm Tiếp tục để hoàn thành.

– Bước 4: Trong mục Hộp thành viên, bạn thêm email hoặc tên của bất kỳ người nào mà bạn muốn thêm vào site để thuận tiện cho việc đồng quản lý.

– Bước 5: Chọn Hoàn tất để hoành thành quá trình tạo site.

2.3. Cách mở file trên Sharepoint

– Bước 1: Truy cập vào Microsoft SharePoint 365 >> click chọn tệp tài liệu cần mở. 

– Bước 2: Trên thanh công cụ của SharePoint >> chọn thẻ Sửa tài liệu >> chọn Chỉnh sửa tài liệu >> chọn Chỉnh sửa.

– Bước 3: Nhấn lưu file để lưu lại các phần mà bạn đã chỉnh sửa.

2.4. Cách share file trên Sharepoint

Đối với SharePoint, bạn cần phải là người được cấp quyền sở hữu site thì mới có thể share file trên SharePoint. Để share file bạn trên sharepoint, bạn thực hiện những thao tác sau:

– Bước 1: Click chọn mục SharePoint Site.

– Bước 2: Chọn site mà bạn cần chia sẻ.

– Bước 3: Chọn nút Chia sẻ để chia sẻ file.

2.5. Cách tải file trên Sharepoint

Có 2 cách để bạn tải tệp lên Sharepoint:

• Cách 1: Sử dụng tính năng kéo thả của máy tính: Mở thư mục chứa tệp tài liệu mà bạn muốn tải lên SharePoint >> click chọn tệp >> giữ và di chuyển chuột để kéo thả tệp vào thư viện của SharePoint.

• Cách 2: Tại giao diện chính của SharePoint >> nhấn chọn thẻ Upload >> chọn tệp để tải lên SharePoint. 

2.6. Sao chép và di chuyển các tệp cùng thư mục giữa các thư viện

Sao chép và di chuyển các tệp trong cùng thư mục là một tính năng tiện lợi mà SharePoint mang lại cho người dùng. Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn chọn tệp hoặc thư mục mà muốn sao chép hoặc di chuyển. 
• Bước 2: Trên thanh lệnh ở phía trên cùng, chọn “Di chuyển đến” hoặc “Sao chép vào”.

• Bước 3: Chọn đích đến cho tệp hoặc thư mục muốn chuyển vào.

2.7. Cách thêm thư viện vào site nhóm

– Bước 1: Chọn site mà bạn muốn thêm thư viện >> click chọn + Mới.

– Bước 2: Sau đó giao diện sẽ hiển thị mục Lists, bạn bấm chọn mục này để hoàn tất việc thêm thư viện vào site nhóm của bạn.

2.8. Tìm kiếm thông tin trên SharePoint

– Bước 1: Tại Menu của ứng dụng Microsoft SharePoint 365 >> Chọn biểu tượng kính lúp tìm kiếm thông tin.

– Bước 2: Nhập thông tin cần tra cứu >> bấm phím Enter. Lúc này giao diện sẽ hiển thị thông tin mà bạn đang tìm kiếm.

Trên đây là những hướng dẫn sử dụng Microsoft Sharepoint cho người dùng. Để có thể sử dụng các tính năng tốt nhất, người dùng doanh nghiệp hãy đăng ký bản quyền tại MSO – Solution Partner của Microsoft tại Việt Nam. 

Để có thể lựa chọn các gói phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy tham khảo bảng giá ở nút dưới đây: