05+ mẹo sử dụng Outlook 365 online cho người mới bắt đầu

Với người dùng mới, khi tiếp cận với email Outlook 365 online sẽ dễ dàng sử dụng hơn để phục vụ công việc. Chính vì vậy, để tìm hiểu về những mẹo dùng phần mềm email đặc biệt này của Microsoft hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.

Phân biệt Outlook 365 online và App

Tính đến thời điểm hiện tại, Microsoft đã và đang phát triển phần mềm email với hai nền tảng chính là Outlook 365 online và App. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị nội dung dưới đây để người dùng có thể dễ dàng phân biệt được.

Outlook 365 online

Để truy cập vào Outlook 365 online người dùng chỉ cần sử dụng thiết bị thông minh có kết nối internet cùng tài khoản email bản quyền là có thể đăng nhập sử dụng được. Phiên bản Outlook online mới nhất của phần mềm này được thiết kế với bố cục như sau:

outlook 365 online
  • Thanh công cụ trên cùng màn hình sẽ bao gồm logo của doanh nghiệp, ô tìm kiếm thư, tính năng tổ chức cuộc trò chuyện, thông báo hoặc cài đặt… kèm thông tin cá nhân tài khoản.
  • Thanh công cụ bên trái màn hình bao gồm các mục quan trọng của phần mềm để người dùng sử dụng như thư, lịch, mọi người, nhóm, tệp đính kèm và các ứng dụng được tích hợp cùng Word, Excel, PowerPoint, OneDrive
  • Tại mục trang chủ, người dùng có thể thêm thư mới, quản lý toàn bộ thư đã gửi, thư nhận và thư nháp.
  • Ở mục xem có chế độ cài đặt xem, tin nhắn, bố cục hoặc mật độ dễ dàng.
  • Tiếp đến là mục trợ giúp, tại đây người dùng có thể tiếp nhận bất cứ yêu cầu nào khi muốn sử dụng Outlook.

Về cơ bản, Outlook 365 online có các phần được chúng tôi giới thiệu trên đây để người dùng có thể dễ dàng hình dung được về giao diện. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về Outlook trên nền tảng App để có những so sánh chi tiết nhất.

Outlook 365 App

Nếu như Outlook 365 online chỉ cần truy cập trên nền tảng web là người dùng có thể sử dụng được thì với phiên bản App bắt buộc phải tiến hành tải, cài đặt về thiết bị. Sau đó, người dùng sẽ tiến hành đăng nhập tài khoản như thông thường mới có thể sử dụng được phần mềm này.

Xét về giao diện, email Outlook trên nền tảng App cũng được đánh giá với nội dung và cách thức thiết lập tương tự với Outlook online. Tuy nhiên, các tính năng sẽ được hiển thị chi tiết hơn để người dùng sử dụng:

outlook 365 web

Nhìn chung, cả email Outlook online và App đều hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả. Do đó, người dùng có thể sử dụng linh hoạt cả hai nền tảng này bất cứ lúc nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do mà doanh nghiệp nhất định không thể bỏ qua phần mềm này.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Outlook 365 online?

Rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn Outlook 365 online là nền tảng gửi nhận thư điện tử phổ biến nhất. Để biết lý do tại sao, hãy cùng chúng tôi tham khảo thông qua nội dung dưới đây:

Đồng bộ hóa dữ liệu sau vài giây

đồng bộ hóa dữ liệu

Với những dạng email thông thường, để đồng bộ hóa dữ liệu doanh nghiệp bắt buộc phải nhận sự hỗ trợ từ bên thứ ba. Tuy nhiên, với email Outlook online ngay sau khi đăng tải toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng nhất nhanh chóng chỉ chưa đầy 1s. Đặc biệt hơn cả, Outlook 365 online archive folder có dung lượng lên đến 50GB để người dùng sử dụng cho cả email đến, email đi, thư nháp và tệp đính kèm. Bằng cách này, người dùng có thể sử dụng email một cách dễ dàng mà không cần phải lo lắng đến vấn đề cập nhật dữ liệu.

Sử dụng mọi nơi mọi lúc trên nhiều thiết bị

Một ưu điểm tiếp theo khiến người dùng không thể bỏ qua chính là khả năng sử dụng linh hoạt. Outlook 365 online out of office, ngay cả khi người dùng đang di chuyển trên đường hay đi công tác cũng có thể sử dụng phần mềm này để làm việc. Đặc biệt, chỉ với duy nhất một tài khoản đăng ký bản quyền, người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên 05 thiết bị với đa dạng hệ điều hành bao gồm của Windows, MacOS, Android hay iOS.

Sở hữu nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao

nhiều tính năng đặc biệt

Tiếp đến là một điểm cộng mà Outlook online sở hữu khiến người dùng không thể bỏ qua chính là khả năng tích hợp cùng với nhiều tính năng đặc biệt. Với phần mềm này, người dùng không còn phải lo lắng tình trạng Outlook 365 online archive folder missing, dễ dàng lên lịch gửi thư, thu hồi email nhanh chóng, tìm kiếm thư ưu tiên. Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng công cụ này để quản lý danh bạ, quản lý lịch làm việc và tổ chức cuộc họp nhanh chóng. Đặc biệt, phần mềm tích hợp thêm tính năng Outlook 365 online spell check not working để hạn chế người dùng sai chính tả khi gửi thư.

Thao tác đăng nhập dễ dàng

Nếu người dùng đăng ký dịch vụ Microsoft 365 bản quyền, chỉ với duy nhất một lần đăng nhập bất cứ phần mềm nào có trong hệ thống đều có thể kết nối với Outlook 365 online mà không cần đăng nhập thêm lần nào nữa. Một điểm đặc biệt mà người dùng không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm này chính là khả năng sử dụng mật khẩu tạm thời để đăng nhập. Như vậy người dùng sẽ không cần phải thao tác đăng nhập nhiều lần gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Tích hợp cùng với nhiều công cụ khác

Outlook 365 online backup người dùng gửi và nhận thư điện tử dễ dàng trên bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Ngoài ra, với những tài khoản đăng ký bản quyền người dùng sẽ được sử dụng tích hợp cùng với nhiều phần mềm khác như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive… để làm việc. Hơn nữa, toàn bộ dữ liệu sẽ được cập nhật nhanh chóng trên toàn bộ các phần mềm một cách đồng bộ để người dùng sử dụng bất cứ lúc nào.

Với những lý do trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của Outlook 365 online đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết về các mẹo sử dụng phần mềm này một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hướng dẫn chi tiết 05+ mẹo sử dụng Outlook 365 online

Trước khi tìm hiểu về các mẹo sử dụng Outlook 365 online, người dùng cần phải có tài khoản Microsoft 365 Business bản quyền. Nếu người dùng chưa có tài khoản thì hãy click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.

Outlook 365 online login

Sau khi đã đăng ký thành công tài khoản Outlook 365, người dùng cần phải tiến hành sign in mới có thể sử dụng các tính năng của phần mềm này. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết để người dùng tham khảo thực hiện:

Bước 1: Trên trình duyệt web, người dùng tiến hành truy cập vào địa chỉ – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

Bước 2: Một giao diện đăng nhập sẽ hiện ra, tại đây người dùng tiến hành nhập địa chỉ email sau đó click chọn Tiếp theo.

đăng nhập microsoft

Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản Outlook 365 sau đó người dùng click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất đăng nhập.

Chỉ với 04 bước thực hiện được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã đăng nhập tài khoản Outlook 365 online thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất.

Cài đặt lưu trữ trên Outlook 365 online

Nếu người dùng muốn kiểm tra và Outlook 365 online archive settings có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn thực hiện như sau:

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng màn hình và chọn Xem tất cả cài đặt trong Outlook

Bước 2: Người dùng click vào mục Chung sau đó chọn Dung lượng lưu trữ.

cài đặt dung lượng outlook

Bước 3: Tại đây người dùng sẽ nhìn thấy múc dung lượng đã sử dụng và chưa sử dụng. Người dùng có thể quản lý lưu trữ bằng cách xóa bỏ các mục đã xóa bỏ, hộp thư đến, hộp thư gửi, bản nháp hay lưu trữ bằng cách click chọn Xóa hết.

dung lượng lưu trữ

Chỉ với 03 bước thực hiện như trên, người dùng có thể tự cài đặt dung lượng lưu trữ trên email Outlook online dễ dàng. 

Lên lịch gửi Outlook 365 online mail

Một trong những tính năng mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook 365 online chính là lên lịch gửi thư. 

Bước 1: Tiến hành soạn thảo email như bình thường.

Bước 2: Người dùng click vào dấu V bên cạnh chữ gửi và chọn Lên lịch gửi.

lên lịch gửi thư

Bước 3: Nhập thông tin thời gian mà người dùng muốn gửi đi sau đó click chọn Gửi.

chọn thời gian gửi thư

Bước 4: Hoàn tất.

Thu hồi email

Trong trường hợp người dùng muốn Outlook 365 online recall email tin nhắn đã gửi đi thì có thể thực hiện ngay sau khi thao tác gửi đi như sau:

Ngay sau khi người dùng ấn gửi đi thành công, ở góc màn hình bên trái sẽ xuất hiện một ô Hoàn tác. Tại đây, người dùng click chọn Hoàn tác và email đã được thu hồi thành công.

hoàn tác email outlook

Phối thư Outlook 365 online

Nếu người dùng muốn gửi email hàng hoạt có thể sử dụng thêm tính năng Mail merge in outlook 365 online bằng cách thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Mở phần mềm Word sau đó soạn thảo nội dung mà người dùng muốn gửi.

Bước 2: Click chọn Gửi thư sau đó chọn Bắt đầu Phối thư và chọn Email.

phối thư outlook

Bước 3: Tiến hành thiết lập danh sách gửi thư.

Bước 4: Liên kết danh sách gửi thư với thông điệp email Outlook 365 online.

Bước 5: Thêm nội dung được cá nhân hóa vào chính email.

Bước 6: Xem trước email và kết thúc.

Bước 7: Email được lưu tự động.

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà người dùng có thể tham khảo để sử dụng Outlook 365 online dễ dàng hơn. Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cần được hỗ trợ giải đáp trong quá trình thực hiện vui lòng liên hệ với MSO qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

download microsoft teams

Download Microsoft Teams trên điện thoại và máy tính dễ dàng

Microsoft Teams là một phần mềm trò chuyện không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Vậy cách download Microsoft Teams trên điện thoại ...
windows 11 ra mat ngay 051021

Windows 11 sẽ chính thức ra mắt vào ngày 05/10

Mới đây, Microsoft đã đưa ra thông báo chính thức, Windows 11 sẽ được ra mắt vào ngày 05/10/2021.

Onedrive And Onedrive For Business: Sự Khác Biệt Như Thế Nào?

Hầu hết người dùng đám mây đều rất quen thuộc với Onedrive – dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến được cung cấp bởi ...
mua office 365 bản quyền

Hướng dẫn mua Office 365 bản quyền với mức giá rẻ nhất

Ngay cả với người dùng cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức việc mua Office 365 bản quyền để sử dụng là vô cùng cần ...
Scroll to Top