Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Có một cách để giúp bạn làm nổi bật cho các email của mình đó là đánh dấu email quan trọng trong Outlook, bạn có thể thực hiện cách đánh dấu email quan trọng khi nhận hoặc cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi một cách linh hoạt. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật email và hạn chế khả năng bỏ qua email mà không hề hay biết. Để biết các cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook, bạn hãy cùng MSO tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Lợi ích khi đánh dấu email quan trọng trong Outlook
Bằng cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook, bạn sẽ có thể nhận được rất nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm khả năng theo dõi, sắp xếp và ưu tiên công việc dễ dàng hơn. Việc này cũng giúp bạn có thể theo dõi trực quan hơn, nhanh chóng tìm lại email quan trọng, theo dõi phản hồi của người dùng và phân loại email theo mức độ ưu tiên, từ đó góp phần vào việc quản lý email hiệu quả hơn.
Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi và khi nhận mang đến cho bạn:
- Theo dõi công việc hiệu quả: Bạn có thể đánh dấu email quan trọng trong Outlook để nhắc nhở bản thân rằng email đó quan trọng và cần phải thực hiện hành động gì đó sau này, giống như việc đặt một lời nhắc trực quan. Đồng thời, cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi cũng có thể giúp bạn theo dõi phản hồi của người nhận cho email mà mình đã gửi.
- Sắp xếp hộp thư đến: Bằng cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi và nhận, bạn cũng có thể dễ dàng phân loại email theo mức độ quan trọng, giúp bạn xem lại những email cần thiết một cách nhanh chóng và bỏ qua những email ít quan trọng hơn không có thời gian hạn chế. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm lại các email quan trọng mà không cần mất thời gian tìm kiếm trong hàng trăm hoặc hàng nghìn email khác nhau trong hộp thư Outlook của mình.
- Thu hút sự chú ý của người nhận: Cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook cũng sẽ giúp bạn có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của email ở mức độ cao, từ đó có thể thu hút sự chú ý của người nhận về tính khẩn cấp của email. Bên cạnh đó cũng có thể định hướng sự chú ý của người nhận email mà mình đã gửi trong email, giúp cho các nội dung của bạn không bị trôi bởi nhiều email khác trong hộp thư của họ.
Trong Microsoft Outlook hiện nay, Microsoft đã cung cấp thêm các tính năng tự động đánh dấu các email quan trọng, giúp bạn có thể nhanh chóng đánh dấu cho những email cụ thể. Bên cạnh đó, tính năng này còn cung cấp cho người dùng khả năng nhận biết được mức độ quan trọng của từng email như bản tin hoặc email cho phép người nhận được gửi CC/BCC, từ đó giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hộp thư Outlook một cách tối đa.
Bạn còn có thể định dạng email có điều kiện dựa trên các nguyên tắc đánh dấu màu sắc khác nhau để phân loại email, cụ thể như sau:
- Đánh dấu email chưa đọc bằng chữ màu xanh đậm.
- Đánh dấu các email hết hạn và nhiệm vụ hoàn thành bằng chữ màu xám và gạch ngang.
- Đánh dấu các email và nhiệm vụ quá hạn bằng chữ màu đỏ.
Trên đây là những lợi ích mà việc đánh dấu email quan trọng trong Outlook mang lại cho người dùng. Để biết chi tiết các thao tác thực hiện cụ thể của các cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi và khi nhận được diễn ra như thế nào, bạn hãy cùng chúng tôi tiếp tục tìm hiểu trong các phần hướng dẫn tiếp theo nhé.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thu hồi Email gửi nhầm trong Outlook chỉ với 3 bước
Các cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi
Như trong nội dung mà chúng tôi đề cập phía trên, Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng khả năng đánh dấu email quan trọng trong Outlook khi gửi với nhiều cách thức khác nhau, bao gồm tự động và cách thủ công. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể của chúng tôi về các cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi:
Cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi thủ công
Để đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng tính năng Tags trong tab Message của hộp thoại soạn thư mới hay cũng có thể sử dụng tính năng @mention để nhắc trực tiếp người nhận hoặc sử dụng tính năng Gắn cờ (Flag). Dưới đây là các thao tác thực hiện cụ thể về các cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi này mà bạn có thể tham khảo:
Cách 1: Đánh dấu mức độ quan trọng (High Importance)
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn vào mục New Email trong thẻ Home trên thanh công cụ ribbon để mở giao diện soạn thư mới trong Microsoft Outlook.
- Khi giao diện soạn thư mới được mở ra, bạn hãy nhấn vào tab Message >> rồi điều hướng đến và nhấn chọn mục Tags >> sau đó hãy nhấn chọn vào tùy chọn High Importance có biểu tượng dấu chấm than màu đỏ để đánh dấu quan trọng cho email mới mà mình đang soạn thảo.
- Sau đó, bạn hãy soạn thảo và gửi email như bình thường. Khi người nhận nhận được email đó, họ sẽ thấy một biểu tượng mức độ quan trọng cho email đó trong danh sách thư đã nhận của họ.
Cách 2: Sử dụng @mention
- Đầu tiên, bạn cũng hãy mở giao diện soạn thảo email trong Outlook.
- Tiếp theo, trong giao diện soạn thư của bạn, bạn hãy gõ ký tự @ vào nội dung thư >> rồi nhập tên email của người mà bạn muốn họ chú ý đến email đó.
Cách này sẽ giúp Outlook tự động thêm người dùng đó vào người nhận To, đồng thời sau khi gửi thành công, tên của họ sẽ được tô sáng và họ sẽ nhận được thông báo về email này.
Cách 3: Gắn cờ (Flag) cho người nhận
- Đầu tiên, bạn cũng hãy mở giao diện Soạn thư mới trong Microsoft Outlook >> rồi sau đó hãy nhấn chọn tab Message trên thanh công cụ.
- Tiếp theo, bạn hãy điều hướng đến nhóm Tags >> sau đó nhấn chọn mục Follow Up (Theo dõi) >> rồi nhấn chọn mục Custom… để tùy chỉnh cách thêm cờ cho email đó.
- Cuối cùng, bạn hãy tích chọn vào ô Flag for Recipients (Gắn cờ cho Người nhận) >> rồi nhấn nút OK để gắn cờ cho email đó trong hộp thư của người nhận.
Như vậy, với các thao tác này, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi rồi đó. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết hướng dẫn này, MSO sẽ hướng dẫn cho bạn các cách tự động đánh dấu email quan trọng trong Outlook nhé.
Cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook tự động
Bạn có thể thiết lập tính năng tự động đánh dấu email quan trọng trong Outlook thông qua Conditional Formatting để thiết lập cách định dạng có điều kiện cho các email trong Outlook của mình. Để đánh dấu các email quan trọng trong Outlook bằng cách này, bạn hãy làm theo các thao tác dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hộp thoại định dạng có điều kiện Conditional Formatting bằng cách nhấn chọn thẻ View >> chọn Arrange By >> chọn View Settings >> rồi chọn Conditional Formatting…
– Bước 2: Khi hộp thoại Conditional Formatting được mở ra, bạn hãy nhấn vào nút Add để định nghĩa một quy tắc Định dạng có điều kiện mà mình muốn.
– Bước 3: Nhập tên cho quy tắc định dạng có điều kiện mà mình vừa thêm trong phần Name >> sau đó bạn hãy nhấn chọn nút Font… để thiết lập font chữ.
Sau khi hộp thoại Font được mở ra, bạn hãy thiết lập kiểu chữ, kích thước và màu sắc cho chữ mà mình muốn >> rồi nhấn OK.
– Bước 4: Quay trở lại hộp thoại Conditional Formatting, bạn hãy nhấn vào nút Condition… để tiến hành các trường hợp mà font chữ này được áp dụng.
– Bước 5: Sau khi hoàn tất, bạn hãy nhấn nút OK để lưu lại và áp dụng các thiết lập.
Quy tắc định dạng có điều kiện mà bạn đã thiết lập sẽ được áp dụng ngay lập tức, như vậy là bạn đã hoàn thành cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi tự động bằng Conditional Formatting rồi đó.
Cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook khi nhận
Để đánh dấu email quan trọng trong Outlook khi nhận, bạn hãy sử dụng tính năng gắn cờ được cung cấp sẵn trong Microsoft Outlook. Dưới đây là các thao tác đánh dấu email quan trọng trong Outlook khi nhận bằng cách gắn cờ:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tìm đến email mình nhận được mà bạn đang muốn đánh dấu quan trọng.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chuột phải vào email đó >> rồi nhấn chọn mục Follow Up >> sau đó nhấn chọn một tùy chọn gắn cờ theo nhu cầu của mình.
Ngay sau đó, email mà bạn gắn cờ sẽ được làm nổi bật với màu sắc như trong hình dưới đây:
Như vậy, chỉ với 2 thao tác cực đơn giản như phía trên, bạn hoàn toàn có thể đánh dấu email quan trọng trong Outlook mà mình muốn khi nhận được.
Cách thay đổi mức độ quan trọng của email
Để thay đổi mức độ quan trọng của email mà bạn đã nhận được, bạn hãy tiến hành theo các thao tác dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn đúp vào email mà mình muốn thay đổi mức độ quan trọng.
* Lưu ý: Bạn cần phải mở email để thay đổi mức độ quan trọng. Bạn sẽ không thể thay đổi được mức độ quan trọng khi xem thư trong Ngăn đọc.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào thẻ Message trên thanh công cụ >> rồi điều hướng đến nhóm Tags >> rồi nhấn vào dấu mũi tên hướng xuống trong nhóm này để mở cửa sổ tùy chọn.
– Bước 3: Sau khi cửa sổ Properties (Thuộc tính) được mở ra, bạn hãy tìm đến mục Importance (Mức độ quan trọng) >> rồi nhấn chọn một tùy chọn về mức độ quan trọng mà mình muốn trong danh sách thả xuống.
– Bước 4: Sau khi hoàn tất, bạn hãy nhấn vào nút Close để đóng hộp thoại đó lại là hoàn tất.
Như vậy, với những thao tác đơn giản như vậy là bạn đã có thể thay đổi mức độ quan trọng cho email mà mình muốn rồi đó.
Bên cạnh các cách trên, bạn cũng có thể đánh dấu email quan trọng bằng cách đánh dấu email chưa đọc trong Outlook để làm nổi bật email và có thể dễ dàng theo dõi các email quan trọng mà mình cần phải đọc lại. Hãy theo dõi bài viết Hướng dẫn cách đánh dấu email chưa đọc trong Outlook này của chúng tôi để biết rõ các cách thức thực hiện nhé.
>>> Xem thêm: Cách giải quyết mail Outlook bị đầy ổ cứng, hết dung lượng
Một số lưu ý khi đánh dấu email quan trọng trong Outlook
Ngoài việc nắm rõ các bước thao tác để tiến hành các cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook ra, thì bạn cũng cần phải hiểu rõ cách thức hoạt động của các tính năng phân loại email để giúp cho quá trình đánh dấu email quan trọng trong Outlook được dễ dàng. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn nên biết khi đánh dấu email quan trọng trong Outlook:
- Bạn có thể điều chỉnh thứ tự ưu tiên của các quy tắc định dạng bằng cách sử dụng các nút di chuyển lên và di chuyển xuống trong danh sách các quy tắc được thiết lập. Quy tắc nằm ở vị trí cao hơn trong danh sách sẽ được áp dụng trước các quy tắc phía dưới. Nếu quy tắc ưu tiên không chỉ định định dạng cụ thể, hệ thống có thể kết hợp với định dạng từ quy tắc phía dưới.
- Trong trường hợp màu sắc của chữ trong quy tắc ưu tiên được đặt là Auto (Tự động), màu sắc chữ mà bạn đã thiết lập từ các quy tắc thấp hơn sẽ được áp dụng. Ngược lại, nếu màu đã được xác định rõ ở quy tắc phía trên cùng thì các quy tắc phía dưới sẽ không thể thay đổi màu đó.
- Khi thiết lập quy tắc, bạn cần phải nhập chính xác tên người gửi hoặc tên người nhận, hãy đảm bảo chúng khớp hoàn toàn với tên hiển thị trong trường “From” và trường “To” của email. Để tránh sai sót, bạn nên sử dụng địa chỉ email thay vì nhập tên hiển thị. Với hệ thống Microsoft Exchange, bạn có thể chọn tên từ danh sách địa chỉ chung của công ty (Global Address List).
- Lưu ý rằng các quy tắc định dạng có điều kiện chỉ áp dụng trong các thư mục sử dụng cùng chế độ hiển thị. Nếu quy tắc không hoạt động như mong muốn, hãy thử xóa hoặc tắt tất cả các lựa chọn quy tắc định dạng có điều kiện để kiểm tra nguyên nhân và khắc phục.
- Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế việc sử dụng quá nhiều màu sắc trong hộp thư Outlook của mình để tránh làm rối mắt và làm giảm hiệu quả trong việc theo dõi và quản lý email của mình.
Bằng cách tuân thủ các lưu ý mà chúng tôi đề cập phía trên, bạn sẽ có thể đảm bảo cho quá trình đánh dấu email quan trọng trong Outlook được diễn ra chính xác và đạt được hiệu quả cao. Hãy áp dụng đúng các thao tác thực hiện và tuân thủ tốt các nguyên tắc cơ bản để giúp cho việc đánh dấu email quan trọng trong Outlook khi gửi và khi nhận, đồng thời có thể giúp cho việc quản lý email Outlook của mình đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Lời kết
Như vậy, bạn có thể thấy được cách đánh dấu email quan trọng trong Outlook là một thao tác mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời khi theo dõi, làm việc và quản lý email. Thông qua bài viết được chúng tôi chia sẻ chi tiết phía trên, chúng tôi đã cung cấp đến cho bạn hướng dẫn cụ thể về các cách đánh dấu thư quan trọng trong Outlook khi gửi và khi nhận, đồng thời là cả cách thay đổi mức độ quan trọng của email đã được đánh dấu.
Bên cạnh đó, MSO cũng đã cung cấp thêm cho bạn một số lưu ý quan trọng khi đánh dấu email quan trọng trong Outlook, giúp bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất. Nếu như trong quá trình tham khảo bài viết và thực hiện các cách đánh dấu email Outlook này, bạn có bất cứ câu hỏi nào khác liên quan, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua các thông tin liên hệ cụ thể dưới đây để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
