Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Trước khi tìm hiểu những lưu ý về việc mail outlook bị đầy thì người dùng doanh nghiệp cần trang bị thêm kiến thức về mail outlook. Hãy theo dõi nội dung dưới đây để hiểu hết về những thông tin xoay quanh vấn đề Mail Microsoft Outlook bị đầy, đồng thời có thể biết được các cách xử lý Mail Outlook bị đầy hiệu quả nhất nhé.
Mail Outlook là gì?
Mail Outlook là dịch vụ email được Microsoft phát hành, cung cấp cả miễn phí lẫn phiên bản cao cấp. Điểm nổi bật của Outlook so với các ứng dụng email truyền thống là khả năng sử dụng trên nền tảng ứng dụng desktop, không cần truy cập qua trình duyệt web. Người dùng có thể dễ dàng quản lý email và công việc một cách trực quan và hiệu quả, tối ưu hóa thời gian xử lý thông tin.
Outlook hiện đang được ưa chuộng nhờ vào các tính năng vượt trội và linh hoạt. Một số tính năng nổi bật bao gồm: tốc độ truy cập nhanh chóng, tích hợp liền mạch với mạng xã hội, hỗ trợ gửi email kèm tập tin lớn, khả năng chặn email từ địa chỉ hoặc tên miền cụ thể, và cho phép sử dụng ngôn ngữ HTML, CSS để tùy chỉnh email chuyên nghiệp. Ngoài ra, Outlook còn đồng bộ hóa tốt với các dịch vụ của Microsoft 365, mang lại trải nghiệm toàn diện cho cá nhân và doanh nghiệp.
Mail Outlook bị đầy sẽ ảnh hưởng như thế nào?
Khi hộp thư email Outlook của bạn bị đầy, nó có thể gây ra một số vấn đề gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Dưới đây là một số những hệ lụy nghiêm trọng mà tình trạng hộp thư email Outlook bị đầy gây ra:
– Khi dung lượng hộp thư đã đạt đến giới hạn theo quy định, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận thêm bất kỳ một email mới nào khác đến hộp thư email Outlook của mình. Điều này sẽ gây ra hạn chế rất lớn về giao tiếp và trao đổi thông tin thông qua dịch vụ Microsoft Outlook.
– Khi dung lượng bộ nhớ email Outlook của bạn bị đầy, ứng dụng Outlook của bạn sẽ có thể hoạt động chậm hơn so với bình thường vì phải xử lý một lượng lớn dữ liệu, điều này sẽ gây ra khó chịu và mất rất nhiều thời gian cho bạn khi sử dụng.
– Dung lượng bộ nhớ hộp thư Outlook bị đầy cũng sẽ có thể gây ra những hạn chế lớn cho bạn trong việc tìm kiếm email, khiến bạn khó khăn và mất nhiều thời gian hơn khi muốn tìm kiếm email.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu email cũng sẽ có thể gặp vấn đề khi bộ nhớ email Outlook của bạn bị đầy, khiến cho Outlook khó có thể thực hiện đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị khác nhau của bạn hoặc với máy chủ email. Điều này sẽ dẫn đến khả năng cập nhật các email mới nhất của Outlook cũng sẽ bị ngừng hoạt động.
– Khi bộ nhớ dung lượng hộp thư email Outlook của bạn bị đầy, nếu bạn không quản lý tốt email của mình, bạn sẽ có thể vô tình xóa nhầm các email quan trọng khi cố gắng giải phóng dung lượng bộ nhớ cho dịch vụ email của mình.
Để tránh những vấn đề này và có thể biết được những cách xử lý mail Outlook bị đầy một cách hiệu quả nhất, bạn hãy cùng tiếp tục theo dõi những mục nội dung tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi nhé. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hướng dẫn chi tiết nhất để giúp bạn có thể giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất các tình trạng này.
Hướng dẫn chi tiết về các cách xử lý mail Outlook bị đầy
Mail Microsoft Outlook bị đầy khiến bạn cảm thấy khó chịu và mất nhiều thời gian. Đôi lúc trường hợp này còn khiến bạn mất tập trung và bị gián đoạn khi làm việc. Giải pháp cho bạn là phải nhanh chóng tìm cách khắc phục vấn đề này.
Có rất nhiều cách để giúp bạn tránh khỏi trường hợp này, dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về 04 cách xử lý Mail Outlook bị đầy khá phổ biến và dễ dàng sử dụng nhất mà chúng tôi tổng hợp lại để cung cấp cho bạn:
Cách xóa Mail Outlook bị đầy
Cách xóa mail Outlook bị đầy là một trong những cách phổ biến và hiệu quả nhất để giúp bạn có thể xử lý mail Outlook bị đầy. Dưới đây là các cách xóa mail Outlook bị đầy chi tiết, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo khắc phục tình trạng Mail Microsoft Outlook bị đầy nhé:
– Cách 1: Tiến hành lưu trữ các mục cũ hơn, sau đó di chuyển bất kỳ mục nào bạn muốn giữ lại vào kho lưu trữ. Với cách này, bạn có thể giải phóng dung lượng và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
– Cách 2: Dọn dẹp thường xuyên Các mục đã xóa. Với cách này bạn sẽ hình thành được thói quen xóa thư mục ở Các mục đã xóa, khi đó sẽ tránh được tình trạng tích lũy các thư mục.
– Cách 3: Để trống Email rác. Cũng giống như cách dọn dẹp Các mục đã xóa, khi bạn để trống Email rác sẽ giúp giải phóng dung lượng nhanh chóng, giúp hộp thư Outlook của bạn không gặp tình trạng “báo động đỏ”.
– Cách 4: Các tệp đính kèm cũng chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hộp thư của bạn bị đầy. Do đó, bạn nên lưu trữ bằng cách đính kèm bên ngoài hộp thư, lưu trữ chúng ở một nhóm hoặc OneDrive nào đó.
Các cách lưu email outlook khi bị đầy
Để xử lý mail Outlook bị đầy, bạn cũng có thể tham khảo và thực hiện cách lưu email Outlook khi bị đầy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về 2 cách lưu email Outlook khi bị đầy:
Hướng dẫn cách lưu trữ (Archive) email cho từng folder
Cách lưu email Outlook khi bị đầy đầu tiên đó là lưu trữ email cho từng thư mục. Để thực hiện cách này, bạn hãy tham khảo những bước trong hướng dẫn chi tiết của chúng tôi phía dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chuột phải vào thư mục email mà bạn muốn lưu trữ trong Outlook. Sau đó, bạn hãy nhấn vào mục Properties… trong danh sách các tùy chọn được hiện ra trên màn hình.
– Bước 2: Khi cửa sổ Inbox Properties hiện ra, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ AutoArchive rồi nhấn tích chọn mục Archive item in this folder using the default settings và nhấn chọn nút Default Archive Settings…
– Bước 3: Sau đó, một hộp thoại AutoArchive sẽ được hiện ra trên màn hình, lúc này bạn hãy thực hiện tùy chỉnh các cài đặt như sau đây:
- Run AutoArchive Every: Khi tích chọn mục này, bạn sẽ cài đặt chu kỳ số ngày để hệ thống AutoArchive tự động khởi chạy một lần.
- Show Archive folder in folder list: Khi tích chọn mục này, bạn sẽ cài đặt hiển thị folder Archive bên ngoài khung mail Outlook chính.
- Clean out item older than: Khi tích chọn mục này, bạn sẽ cài đặt chu kỳ bao nhiêu ngày để hệ thống được dọn sạch các mục email cũ để đưa vào mục thư mục Archive mail.
- Move old item to: Khi tích chọn mục này, bạn sẽ cài đặt đường dẫn đến thư mục chứa email đã được lưu trữ.
Sau khi đã cài đặt xong các tùy chọn trên, bạn hãy nhấn vào nút OK để lưu lại các thay đổi của cài đặt.
– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút Apply để hoàn tất các thao tác cài đặt lưu trữ email cho từng folder trên Outlook.
Xem thêm: Cách Archive mail Outlook chi tiết
Hướng dẫn lưu trữ toàn bộ mail trong Outlook
Cách lưu email outlook khi bị đầy thứ hai đó chính là lưu trữ toàn bộ email trong Outlook vào thư mục lưu trữ. Với cách này bạn cũng có thể xử lý được tình trạng mail Microsoft Outlook bị đầy một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện cách xử lý mail Outlook bị đầy này, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây của chúng tôi nhé:
– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện màn hình của ứng dụng Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn mục Info, rồi nhấn chọn vào mục Cleanup Tools. Tiếp theo, trong danh sách các tùy chọn được xuất hiện bên dưới mục Cleanup Tools, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Archive.
– Bước 3: Khi cửa sổ Archive được hiện lên trên màn hình, bạn hãy tích chọn vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders rồi chọn thư mục email mà mình muốn lưu trữ.
– Bước 4: Sau đó, ở trong mục Archive items older than như hình dưới đây, bạn hãy nhập ngày mà bạn muốn cài đặt làm mốc lưu trữ.
Nếu bạn muốn lưu trữ các mục riêng lẻ bị loại trừ khỏi tính năng tự động lưu trữ AutoArchive, bạn hãy tích chọn vào mục Include items with “Do not AutoArchive” checked.
– Bước 5: Sau khi đã hoàn tất các thao tác trên, bạn hãy nhấn nút OK để lưu lại các cài đặt đã được thay đổi.
Hướng dẫn cách mở file Archive trong Outlook
Sau khi đã lưu trữ thành công email Outlook, để có thể xem được những email đó, bạn hãy thực hiện theo những thao tác trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ Ribbon như trong hình dưới.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn mục Open & Export, rồi nhấn chọn mục Open Outlook Data File. Với bước này, bạn có thể mở được thư mục chứa email mà bạn đã lưu trữ trước đó.
– Bước 3: Khi thư mục chứa email mà bạn đã lưu trữ được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn vào file email Archive đó rồi nhấn nút Open để mở file email đó.
Cách xử lý mail Outlook bị đầy bằng xóa email tự động khỏi máy chủ
Để xử lý email Microsoft Outlook bị đầy, bạn cũng có thể sử dụng cách xóa email tự động khỏi máy chủ. Bạn hãy thực hiện theo những thao tác như trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi để xóa email tự động khỏi máy chủ email của mình nhé:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn vào thẻ File trên thanh công cụ ribbon của ứng dụng Outlook.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào mục Info rồi click chọn mục Account Settings. Sau đó, bạn tiếp tục nhấn chọn mục Account Settings… trong danh sách các tùy chọn được hiện ra như trong hình dưới đây.
– Bước 3: Khi cửa sổ Account Settings được hiển thị như hình dưới đây, bạn hãy nhấn chọn vào tài khoản email mà mình muốn thiết lập cài đặt tự động xóa email rồi nhấn vào mục Change.
– Bước 4: Trong cửa sổ Change Account được xuất hiện trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn mục More Settings… ở góc phía dưới bên phải của cửa sổ đó.
– Bước 5: Trong cửa sổ mới được hiển thị, bạn hãy nhấn vào tab Advanced. Sau đó, ngay tại phần Delivery, bạn hãy tích chọn mục Leave a copy of messages on the server để thiết lập tự động xóa email trên máy chủ. Đồng thời, bạn hãy tích chọn mục Remove from server after X days và nhập chu kỳ số ngày cần xóa email khỏi máy chủ.
Sau đó, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập tự động xóa email outlook trên máy chủ.
Cách tăng dung lượng lưu trữ email trên Outlook
Mặc dù Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng một bộ nhớ dung lượng cần thiết để lưu trữ email hiệu quả hơn. Ví dụ, đối với các tài khoản miễn phí người dùng có thể nhận được dung lượng bộ nhớ email lên đến 50GB. Nhưng, đối với những người dùng có nhu cầu giao tiếp cao trên Microsoft Outlook, thì dung lượng bộ nhớ này có thể khá hạn chế và dễ gây ra tình trạng bộ nhớ email bị đầy.
Để giảm thiểu và khắc phục được tình trạng này, có một cách mà người dùng có thể sử dụng đó chính là mua thêm dung lượng bộ nhớ email để tăng lượng lượng lưu trữ email trên Outlook. Bạn có thể liên hệ ngay với MSO thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và mua thêm dung lượng lưu trữ email Outlook.
Với 4 cách đơn giản này, việc sử dụng cách xóa Mail Outlook bị đầy không còn là trở ngại khiến bạn phải đau đầu. Thay vào đó, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung nhiều hơn cho công việc và đạt được hiệu quả cao.
Tiếp theo, bạn hãy tiếp tục theo dõi mục tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi để biết được cách quản lý bộ nhớ email Outlook hiệu quả nhất để tránh được tình trạng bộ nhớ mail Microsoft Outlook bị đầy nhé.
Gợi ý cách quản lý bộ nhớ mail Outlook hiệu quả nhất
Dưới đây những gợi ý của chúng tôi về các cách để quản lý bộ nhớ mail Outlook hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo những cách này để có thể đảm bảo tránh và xử lý được các tình trạng như mail Microsoft Outlook bị đầy nhé.
Hướng dẫn cách quản lý để ngăn hộp thư Outlook đầy
Sau khi đã thực hiện các thao tác dọn dẹp hộp thư như hướng dẫn ở trên, nếu người dùng muốn giữ cài đặt theo cách đó, ngăn hộp thư của mình bị lộn xộn thì thực hiện thao tác quản lý bao gồm:
Lưu trữ các thư mục cũ hơn bằng cách đặt bất kỳ mục nào người dùng muốn giữ vào kho lưu trữ để giải phóng dung lượng bộ nhớ. Tính năng này cũng có tác dụng giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
Làm trống thư mục Các mục đã Xóa là việc cần thiết, cần thực hiện thao tác này định kỳ để thư mục này không tích lũy theo thời gian, dẫn đến đầy dung lượng.
Làm trống thư mục Email Rác cũng là việc cần làm thường xuyên để giải phóng dung lượng trong hộp thư Outlook, giúp người dùng có thể lưu trữ nhiều thông tin quan trọng hơn.
Lưu trữ tệp đính kèm bên ngoài hộp thư (như trong một site nhóm hoặc OneDrive) để giải phóng dung lượng trên Outlook.
Xác định kích thước hộp thư tránh Mail Outlook bị đầy
Khi sử dụng Mail Outlook nhiều bạn thường bỏ qua bước này, do đó không xác định được dung lượng hộp thư của mình sử dụng là bao nhiêu. Để xác định được mức dung lượng còn lại trong hộp thư, tránh trường hợp cảnh báo Mail Microsoft Outlook bị đầy bạn nên thực hiện theo thao tác sau:
Vào Xem hộp thư đến > chọn Thư mục > chọn Thuộc tính thư mục > chọn Kích thước thư mục.
Một lưu ý cho bạn khi xem xét dung lượng, kích thước thư mục được để ở đơn vị Kilobyte do đó để nắm bắt được chính xác mức dung lượng còn lại bạn nên chuyển đổi sang Megabyte.
Quản lý bộ nhớ khi Mail Outlook bị đầy
Khi nhận được thông báo hộp thư Mail Microsoft Outlook bị đầy, bạn nên bắt tay vào công đoạn dọn dẹp chúng. Với công đoạn này, bạn có thể hoàn toàn yên tâm bởi Microsoft đã trang bị dọn dẹp hộp thư ngay chính trên ứng dụng. Chỉ với 3 thao tác đơn giản bạn đã có thể quản lý bộ nhớ nhanh chóng bằng cách dọn dẹp chúng.
Vào Tệp > chọn Công cụ > chọn Dọn dẹp Hộp thư.
Với danh mục dọn dẹp hộp thư này bạn có thể thoải mái lựa chọn:
- Sử dụng tự động lưu trữ để lưu trữ các mục
- Xác định chính xác tổng kích thước hộp thư và mục riêng lẻ
- Tìm mục cũ hơn hoặc có kích thước lớn hơn …
Ngoài ra, danh mục dọn dẹp của Mail Outlook còn nhiều lựa chọn khác, giúp bạn sử dụng và điều chỉnh dễ dàng.
Cách ngăn chặn Outlook tự động xóa email
Trong nhiều trường hợp, đôi khi Email Outlook sẽ tự động xóa các thông tin và được di chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Để ngăn chặn tình huống này xảy ra, bạn có thể thao tác các bước như sau:
Tệp > Tùy chọn > Nâng cao sau đó tiến hành bỏ chọn thư mục Làm trống các thư mục mục đã xóa khi thoát Outlook nằm trong mục khởi động và thoát Outlook.
Với cách này, bạn sẽ không còn phải lo lắng các dữ liệu quan trọng của bạn “không cánh mà bay”.
Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để biết hộp thư của tôi đã đầy?
Thông thường, Outlook sẽ gửi thông báo đến bạn khi hộp thư của bạn gần đạt đến giới hạn dung lượng của bộ nhớ lưu trữ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kiểm tra dung lượng hộp thư vào bất kỳ lúc nào bằng cách truy cập vào mục Cài đặt > chọn Tài khoản > nhấn chọn mục Dung lượng lưu trữ.
Tại sao Outlook báo hộp thư đầy dù đã xóa email?
Outlook báo hộp thư bị đầy dù cho bạn đã xóa email có thể là do các email mà bạn đã xóa vẫn còn trong thư mục “Deleted Items” hoặc “Trash“. Để giải quyết tình trạng này, bạn cần phải xóa vĩnh viễn các email này trong các thư mục đó.
Ngoài ra, các tệp đính kèm lớn trong email cũng có thể chiếm nhiều dung lượng ngay cả khi bạn đã xóa email, hãy cân nhắc về việc xóa những email này hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ Outlook để khắc phục tình trạng này một cách hiệu quả nhé.
Làm thế nào để tìm và xóa các email có tệp đính kèm lớn?
Để tìm và xóa các email có tệp đính kèm lớn, bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm trong Outlook để chúng và xóa chúng khi cần thiết. Cách thức như sau: nhấn chọn ô Search > chọn mục “Has Attachments” và sắp xếp theo kích thước để tìm các email lớn nhất rồi xóa chúng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Mail 365 Outlook
Lời kết
Trên đây là những lưu ý quan trọng khi Mail Outlook bị đầy được MSO tổng hợp lại và cung cấp cho bạn, giúp bạn có thể biết được các cách xử lý mail Outlook bị đầy và có thể quản lý được dung lượng bộ nhớ email trên Outlook một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn là một trong những người dùng thường xuyên sử dụng dịch vụ email này, bạn hãy lưu ngay bài viết này lại để tham khảo và thực hiện theo khi cần thiết nhé.
Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào về Outlook hoặc có nhu cầu sử dụng những dịch vụ khác của Microsoft, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua những thông tin liên hệ dưới đây để được tư vấn nhanh chóng.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
