Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Thu hồi email đã gửi trong outlook là gì?
Dịch vụ email Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng khác nhau để giúp học có thể hoạt động một cách hiệu quả hơn với email. Một trong những tính năng đó chính là recall email, tính năng này giúp người dùng có thể thu hồi email đã gửi trong Outlook, giúp những email mà mình đã gửi đi đó không được gửi đến hộp thư email Outlook của người nhận.
Tính năng này giúp người dùng có thể sử dụng trong những trường hợp khi mà họ đã gửi những email lỗi hoặc những email không mong muốn cho những người nhận, giúp cho người nhận không thể đọc được những email đó. Đồng thời, cách thu hồi outlook đã gửi này cũng sẽ giúp người dùng cải thiện hiệu quả và tính chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ email trên Microsoft Outlook.
Lý do cần phải thu hồi email Outlook đã gửi
Có nhiều trường hợp mà bạn cần phải thu hồi email đã được gửi đi trong Microsoft Outlook của mình, giúp tăng cường độ chuyên nghiệp cũng như là độ chính xác và nhất quán trong thông tin được gửi trong email. Dưới đây là một số lý do mà bạn cần phải thu hồi email Outlook đã gửi đi ngay lập tức:
– Gửi nhầm người nhận: Nếu trong trường hợp bạn vô tình gửi email nhầm đến người khác không liên quan, việc thu hồi email Outlook sẽ có thể giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có như lộ thông tin quan trọng, gây hiểu nhầm,…
– Thông tin sai lệch hoặc thiếu sót: Nếu trong trường hợp email mà bạn đã gửi đi chứa một số thông tin không chính xác hoặc thiếu các thông tin quan trọng, bạn cũng cần phải thu hồi email để có thể chỉnh sửa và gửi lại thông tin cho người nhận.
– Tài liệu đính kèm sai: Trong trường hợp bạn đính kèm sai tệp dữ liệu hoặc quên đính kèm tài liệu cần thiết liên quan, thì việc thu hồi email Outlook đã được gửi đi đó cũng sẽ giúp bạn sửa chữa những lỗi này.
– Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp: Những email mà bạn đã gửi đi và bạn phát hiện ra sai lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, việc thu hồi email đã gửi trong Outlook cũng sẽ giúp bạn chỉnh sửa và gửi lại một phiên bản hoàn chỉnh hơn, từ đó cũng giúp bạn đảm bảo tính chuyên nghiệp cho mình.
– Nội dung không phù hợp: Trong những trường hợp mà bạn nhận ra rằng nội dung email mà mình gửi không phù hợp hoặc có thể gây hiểu lầm, việc sử dụng tính năng thu hồi email đã gửi trong Outlook cũng sẽ là một cách tốt để tránh những hệ quả không mong muốn.
Nếu trong bất cứ tình huống nào như phía trên đây, bạn hãy thực hiện các cách thu hồi email đã gửi trong Outlook để đảm bảo những email của mà mình gừi là phù hợp và có độ chính xác cao, đồng thời cũng sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp của bạn khi sử dụng dịch vụ email Microsoft Outlook để giao tiếp.
Điều kiện thực hiện tính năng thu hồi email trên Outlook
Để thực hiện cách thu hồi email đã gửi trong Outlook chính xác và hiệu quả nhất, bạn cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện mà chúng tôi đề cập phía dưới đây:
- Cả bạn và người nhận đều phải sử dụng tài khoản Microsoft Outlook hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức, đồng thời trình đọc email của cả bạn và người nhận đều phải được kết nối với Microsoft Exchange Server. Tin nhắn gửi đến hoặc được gửi đi từ tài khoản Hotmail, Gmail sẽ không thể thu hồi được.
- Tin nhắn email được gửi đến người nhận nhưng chưa được mở bởi người nhận, nếu người nhận đã mở những email đó, bạn sẽ không thể thu hồi được chúng.
- Bạn cần phải sử dụng các phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook có hỗ trợ tính năng thu hồi recall email. Lưu ý, tính năng này không có sẵn trong phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook cho máy Mac.
Nếu bạn đã đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu mà chúng tôi đã đề cập phía trên thì bạn đã có thể dễ dàng thực hiện các cách thu hồi email đã gửi trong outlook trên web, máy tính hoặc điện thoại của mình mà không gặp phải bất cứ vấn đề gì rồi đó.
Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi nhanh chóng nhất
Việc thu hồi email outlook trong các phiên bản như 2016 cho tới phiên bản mới nhất được Microsoft cho ra mắt đều được thực hiện với các bước tương tự nhau. Chính vì vậy, nếu người dùng đang tìm kiếm một cách thu hồi email đã gửi outlook trong các trường hợp như gửi đi đã lâu hoặc mới gửi đều có thể tham khảo ngay những hướng dẫn chi tiết của chúng tôi như sau đây:
Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên máy tính
Đầu tiên, bạn có thể thực hiện cách thu hồi email đã gửi Outlook ngay trên thiết bị máy tính của mình. Để thực hiện theo cách này, bạn hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi dưới đây:
– Bước 1: Tiến hành đăng nhập tài khoản Outlook trên ứng dụng đã được cài đặt thành công với thiết bị máy tính. Sau đó, người dùng click chọn vào Thư mục gửi và di chuyển đến vị trí thư mà người dùng muốn thu hồi.
*Lưu ý, đã phần các thư mới gửi đều được sắp xếp ở đầu danh sách và người dùng có thể dễ dàng thao tác nhanh chóng.
– Bước 2: Trên giao diện của phần mềm, người dùng chỉ cần click chọn vào nút Message và cửa sổ này sẽ được mở rộng ra. Tiếp đến, người dùng chỉ cần di chuyển đến tính năng Move và chọn vào chính biểu tượng lá thư được hiển thị trên màn hình.
– Bước 3: Tại đây người dùng chỉ cần click chọn vào tính năng Recall this Message để tiến hành thu hồi email này.
*Lưu ý: Một vài các ứng dụng Outlook sẽ có giao diện khác và nếu người dùng không thấy sự xuất hiện của tính năng thu hồi email thì chỉ cần click vào biểu tượng … để tìm.
– Bước 4: Sau khi đã thực hiện xong, một cửa sổ mới sẽ hiện ra và người dùng sẽ click vào các tùy chọn tương tự như sau:
- Xóa email chưa đọc và thay thế bằng email khác.
- Xóa email chưa đọc trong hội thoại.
Sau đó, bạn hãy nhấn vào nút OK trong cửa sổ đó để xác nhận hoàn tất cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên máy tính.
– Bước 5: Sau khi lựa chọn xong, hệ thống sẽ gửi thông báo thành công để xác nhận với người dùng. Tuy nhiên, việc nhận được thông báo này sẽ phụ thuộc vào việc người dùng đã cài đặt trên ứng dụng Outlook hay chưa.
Với những bước như trên, bạn đã hoàn toàn có thể thu hồi email đã gửi outlook của mình rồi đó.
Cách thu hồi email đã gửi trong outlook trên web
Bên cạnh cách thu hồi email đã gửi Outlook trên máy tính ra thì bạn cũng có thể sử dụng cách thu hồi email Outlook trên web. Nếu bạn cũng đang muốn tìm cách thu hồi email trong Outlook web mà bạn đã gửi thì việc triển khai sẽ được thực hiện theo những bước như trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi.
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Microsoft Outlook trên web và đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn. Sau đó, trong giao diện màn hình chính, bạn hãy nhấn click chọn vào Thư mục email đã gửi và di chuyển đến rồi click vào email outlook mà bạn muốn thu hồi.
– Bước 2: Trong giao diện của thư mà bạn muốn thu hồi, bạn chỉ cần click chọn vào nút có biểu tượng dấu ba chấm.
Sau đó, một cửa sổ bao gồm các tùy chọn hành động với email đó sẽ được mở ra. Bạn hãy nhấn vào mục Hành động nâng cao và chọn vào chính biểu tượng lá thư email Thu hồi tin nhắn được hiển thị trên màn hình.
*Lưu ý: Đối với các ứng dụng Microsoft Outlook khác nhau sẽ có giao diện khác nhau.
– Bước 3: Sau khi bạn đã nhấn vào mục Thu hồi tin nhắn, một hộp thoại xác nhận hành động sẽ được hiển thị và yêu cầu bạn xác nhận lại. Lúc này, bạn hãy nhấn chọn vào nút OK trong hộp thoại xác nhận để hoàn tất.
– Bước 4: Sau khi lựa chọn xong, hệ thống của dịch vụ Microsoft Outlook sẽ gửi đến bạn một thông báo xác nhận đã thu hồi email thành công. Lúc này, bạn đã thực hiện thành công việc thu hồi email đã gửi Outlook rồi đó.
Tuy nhiên, việc nhận được thông báo này sẽ phụ thuộc vào việc người dùng đã cài đặt trên ứng dụng Outlook hay chưa.
So với Cách thu hồi email đã gửi Outlook trên thiết bị máy tính, việc thực hiện cách thu hồi email trong Outlook web được thực hiện theo cách khác nhưng cũng sẽ chỉ thực hiện được ngay sau khi thao tác gửi email.
Ngoài việc áp dụng cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên web hay trên máy tính ra, thì người dùng cũng cần phải lưu ý rằng việc triển khai cách recall email Outlook trên thiết bị điện thoại sẽ không thể thực hiện được.
Kết quả mà người dùng nhận được khi áp dụng cách thu hồi email đã gửi trong Outlook
Sau khi đã tìm hiểu về hướng dẫn thu hồi email đã gửi trên Outlook, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm những kết quả mà người dùng sẽ nhận được khi thao tác thực hiện các bước hướng dẫn trên. Dựa vào kết quả này, người dùng có thể xác định được có thu hồi email đã gửi được không?
- Trong trường hợp người nhận đã mở email, việc thu hồi email đã gửi Outlook sẽ không thể được thực hiện. Hơn nữa, người nhận còn nhận thêm thông báo rằng người gửi đang cố gắng thu hồi email.
- Nếu người dùng áp dụng tất cả các bước trên và người nhận chưa tiến hành đọc nội dung thư thì việc triển khai các bước thu hồi đã thành công.
- Nếu người nhận đã đọc nhưng đánh dấu email này chưa đọc thì việc thực hiện cách thu hồi email đã gửi vẫn xác nhận thành công.
Với những kết quả này, người dùng cần lưu ý khi tiến hành thực hiện cách thu hồi email đã gửi. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về một vài những gợi ý để khắc phục tình trạng thu hồi email sao cho chuyên nghiệp nhất.
Lưu ý khi thu hồi email đã gửi trên Outlook trên máy tính
Trước khi tìm hiểu về cách thu hồi email đã gửi trên phần mềm Outlook, người dùng cần nắm rõ được một vài những lưu ý đặc biệt như sau:
- Người gửi và người nhận cùng sử dụng dịch vụ email chuyên nghiệp của Microsoft chính là Outlook. Ngoài ra, cả người nhận và người gửi cũng cần thuộc chung một đơn vị là tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Muốn thu hồi email đã gửi khi dùng Outlook, email này cần phải chưa được mở để xem nội dung hoặc tệp bên trong.
- Toàn bộ các tính năng và tiện ích khi sử dụng phần mềm email Outlook sẽ không được áp dụng đối với trường hợp thu hồi email đã gửi.
Khi người dùng đảm bảo được những lưu ý quan trọng bên trên thì việc triển khai các bước thu hồi email đã gửi trên Outlook cũng được thực hiện dễ dàng như với Gmail. Tiếp đến, nếu người dùng không biết làm sao để thu hồi email đã gửi trên nền tảng này thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.
Các trường hợp không thể thu hồi email đã gửi trong Outlook
Tính năng thu hồi email đã gửi Outlook sẽ được áp dụng với những trường hợp nhất định, vì thế người dùng cần phải thuộc những trường hợp đó thì mới có thể thực hiện được các cách thu hồi email Outlook. Nếu như người dùng không thể thu hồi email đã gửi trong Outlook được, có thể là thuộc vào một trong số những trường hợp dưới đây:
– Việc thu hồi email đã gửi trên Outlook chỉ được áp dụng cho phiên bản Microsoft 365 Outlook. Đối với những người dùng sử dụng các phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook khác sẽ không thể thực hiện được việc này.
– Người dùng sử dụng phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook trên điện thoại hoặc những thiết bị không phải là máy tính hay trình duyệt web. Hiện tại, tính năng recall email Outlook chỉ được áp dụng đối với những phiên bản ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc trình duyệt web.
– Trường hợp một trong email của người gửi và người nhận không được kết nối với Microsoft Exchange Server cũng sẽ không thể sử dụng tính năng recall email của Microsoft Outlook.
– Nếu dịch vụ email Outlook của người gửi và người nhận không cùng nằm trong một tổ chức hay doanh nghiệp thì người dùng cũng không thể sử dụng được tính năng này của Microsoft Outlook.
– Việc người nhận đã mở và đọc email mà bạn đã gửi thì bạn cũng sẽ không thể thực hiện được cách thu hồi email đã gửi trong Microsoft Outlook.
Một vài gợi ý thay thế khi thu hồi email đã gửi trong Outlook
Không chỉ người dùng tại các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn ngay cả với đơn vị có quy mô nhỏ, cá nhân cũng nên tham khảo phương án khắc phục vấn đề sau khi áp dụng cách thu hồi email đã gửi lâu trong Outlook. Bằng cách này người dùng có thể để lại ấn tượng tốt với người nhận theo một hướng chuyên nghiệp nhất.
Gửi email xin lỗi
Khi thực hiện cách thu hồi email đã gửi trên máy tính, không chỉ với nền tảng Outlook mà ngay cả với Gmail hay bất cứ dịch vụ gửi thư điện tử nào người dùng cũng cần giải quyết vấn đề này một cách khéo léo nhất. Gợi ý đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng chính là gửi email xin lỗi, với nội dung ngắn gọn và chân thành. Bằng cách này, người nhận sẽ cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao về mức độ làm việc chuyên nghiệp của người gửi.
Gửi email thay thế
Bên cạnh việc gửi email xin lỗi, sau khi người dùng đã thực hiện cách thu hồi email đã gửi trong Webmail Outlook hoặc App được cài đặt trên thiết bị thành công thì có thể gửi một email thay thế. Email được gửi thay thế phải đảm bảo không mắc bất cứ lỗi nào, người dùng cần tiến hành kiểm tra kỹ càng trước khi thao tác thực hiện.
Thêm thời gian chờ
Một trong những phương án khá hay để người dùng tránh được việc thu hồi email đã gửi trong Outlook 365 chính là lên lịch gửi thư. Khi đó, email sẽ không được gửi ngay lập tức và nếu người dùng phát hiện ra bất cứ lỗi nào thì có thể chỉnh sửa nhanh chóng.
Với 03 gợi ý trên đây, người dùng có thể khắc phục tình trạng thu hồi email đã gửi một cách dễ dàng và nhanh chóng. Riêng với việc thu hồi email đã gửi trên điện thoại cũng có thể áp dụng những người dùng cần lưu ý theo dõi tổng quan, kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình triển khai. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những cầu hỏi mà người dùng có thể gặp phải khi tiến hành cách thu hồi email đã gửi trên Outlook.
Một vài câu hỏi thường gặp khi thu hồi email đã gửi trên Outlook
Trong quá trình triển khai các bước thu hồi email đã gửi trong Outlook web, App sau 1 ngày hoặc nhiều ngày, người dùng có thể gặp nhiều vấn đề cần được hỗ trợ giải đáp. Chính vì vậy, chúng tôi đã nghiên cứu dựa trên cách thu hồi email đã gửi lâu trong Gmail và cả với Outlook để gợi ý người dùng những câu hỏi thường gặp nhau sau:
Thu hồi email khi không có tab như thế nào?
Nếu phần mềm Outlook không xuất hiện tab thì người dùng có thể click chọn Message > chọn Action > click Recall this Message và click vào tùy chọn mong muốn.
Cách theo dõi trạng thái thu hồi email Outlook?
Người dùng chỉ cần truy cập vào mục Thư đã gửi sau đó chọn email muốn thu hồi và click chọn Theo dõi để nắm bắt trạng thái.
Làm sao để biết cách thu hồi email đã gửi thành công?
Sau khi thao tác thành công, người dùng sẽ nhận được thông báo hiển thị trên màn hình.
Có thể thu hồi email Outlook sau khi gửi 1h có được không?
Người dùng có thể thu hồi email Outlook dù đã gửi trong khoảng thời gian bao lâu chỉ cần email chưa được mở và đáp ứng các yêu cầu cơ bản.
Vì sao không phải lúc nào cũng có thể thu hồi email Outlook thành công?
Như chúng tôi đã có đề cập về điều kiện để thu hồi email Outlook hay những trường hợp không thể thu hồi outlook đã gửi thì có thể thấy rằng việc thu hồi email Outlook chỉ được thực hiện thành công tùy thuộc vào từng tiêu chí. Vì thế, có một số những trường hợp nhất định, người dùng không thể thu hồi email đã gửi Outlook được.
Bạn có thể theo dõi những nội dung của chàng tôi ở phía trên để có thể biết được những trường hợp có thể thu hồi email hay những trường hợp không thể thực hiện cách thu hồi email đã gửi trong Outlook nhé.
Có cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên điện thoại không?
Hiện tại thì cách thu hồi email đã gửi trong Outlook chưa được Microsoft cung cấp trên điện thoại mà chỉ có thể áp dụng được cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên web hoặc trên máy tính.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những nội dung về chủ đề thu hồi email đã gửi trong Outlook mà MSO muốn cung cấp đến cho bạn, bao gồm những hướng dẫn chi tiết về các cách thu hồi email đã gửi trong Outlook cùng với một số lưu ý khi thực hiện. Với những hướng dẫn chi tiết của chúng tôi phía trên, bạn hoàn toàn có thể thu hồi những email mà mình đã gửi trong dịch vụ email Microsoft Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất rồi đó.
Nếu như người dùng còn bất cứ câu hỏi nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ ngay đến chúng tôi qua những kênh thông tin liên hệ phía dưới đây nhé:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
