Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi từ hệ thống nếu tìm cách đính kèm tệp tin vượt quá giới hạn dung lượng tối đa. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một số cách khắc phục giới hạn dung lượng này. Người dùng có thể khám phá và cân nhắc một trong 5 cách gửi file dung lượng lớn trong Outlook cực đơn giản dưới đây từ các chuyên gia MSO.
Giới hạn dung lượng file đính kèm trong Outlook là bao nhiêu?
Gửi kèm file trong email là một tính năng được sử dụng rất nhiều trong Outlook bởi sự tiện ích, linh hoạt, và hơn nữa là tính bảo mật cao. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải lưu ý, mỗi tài khoản email outlook cũng sẽ có giới hạn dung lượng nhất định.
Cơ bản, thì hầu hết các Mail Server trong Outlook cho phép người dùng có thể gửi file đính kèm với dung lượng tối đa lên đến 25MB. Nhưng riêng với tài khoản Outlook của Microsoft trên Windows 10, thì giới hạn này chỉ cho phép trong 20MB. Do đó, khi người dùng cố gắng tìm cách gửi file với dung lượng lớn, vượt quá 20MB, thì chắc chắn hệ thống sẽ báo lỗi và không tiếp tục thực hiện thao tác.
Hướng dẫn gửi file dung lượng lớn trong Outlook đơn giản, chi tiết nhất
Như đã chia sẻ ở trên, thì Microsoft Outlook sẽ giới hạn kích cỡ tệp mà người dùng có thể gửi. Giới hạn này giúp ngăn không cho thiết bị của người dùng liên tục tìm cách tải các tệp đính kèm dung lượng lớn, vượt quá giới hạn của hầu hết các nhà mạng hiện nay. Tuy nhiên, nếu bắt buộc phải gửi những file dung lượng lớn trong Outlook, người dùng có thể tham khảo một số cách đơn giản dưới đây:
Gửi file dung lượng lớn bằng cách tải tệp tin lên OneDrive
Onedrive là một bộ nhớ lưu trữ đám mây được thiết kế bởi Microsoft, nó cho phép người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ các dữ liệu một cách dễ dàng. Theo đó, với giới hạn dung lượng lên đến 10GB, người dùng có thể gửi file dung lượng lớn trong mail Outlook rất đơn giản với các thao tác sau:
– Bước 1: Microsoft Outlook login và truy cập vào ứng dụng Onedrive.
– Bước 2: Người dùng click mở thư mục chứa File mà mình muốn tải lên.
– Bước 3: Nhấp chọn File cần tải và kéo thả chuột vào thư mục trên Onedrive. Cách khác, người dùng cũng có thể sử dụng chức năng Copy và Paste để di chuyển File đơn giản vào thư mục.
– Bước 4: Để chia sẻ 1 mục trên Onedrive, người dùng chỉ cần thao tác tìm tệp (hoặc thư mục) → sau đó nhấp chuột phải vào tệp (hoặc thư mục) đó và nhấn chọn Share.
– Bước 5: Người dùng có thể tùy chọn việc người nhận có quyền chỉnh sửa hoặc xóa tệp đó hay không.
File sau khi tải lên Onedrive sẽ được hệ thống thiết lập một đường link liên kết riêng. Thông qua đó, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin dung lượng lớn cực cho bạn bè, đồng nghiệp một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Thu nhỏ tệp tin với kích thước phù hợp
Nếu file gửi đi có dung lượng quá lớn, người dùng cũng có thể cân nhắc một giải pháp hiệu quả là nén tệp tin trước khi gửi đi. Với cách làm này, các tệp tin không chỉ giảm đi dung lượng đáng kể, mà còn có thể bảo mật chúng bằng mật khẩu. Thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Người dùng hãy tải và trang bị phần mềm WinRar – đây là một phần mềm không mất phí và rất dễ sử dụng khi nén tệp tin.
– Bước 2: Sau khi hoàn tất cài đặt WinRar, người dùng click chọn tệp tin mà mình muốn nén.
– Bước 3: Tiếp tục click chuột phải vào tệp tin → sau đó nhấp chọn Add to Archive để thêm file vào lưu trữ.
– Bước 4: Một bảng hiển thị/cửa sổ mới sẽ hiện ra. Lúc này, tại mục Archive format (định dạng lưu trữ), người dùng có thể lựa chọn 1 trong 2 định dạng nén là Zip hoặc Rar.
– Bước 5: Nếu muốn tăng tính bảo mật cho tệp nén, người dùng có thể click chọn mục Set password để thiết lập cài đặt và nhập mật khẩu theo ý muốn.
– Bước 6: Khởi động quá trình nén tệp tin bằng cách nhấn OK. Sau khi hoàn tất, tệp tin đã nén sẽ hiển thị tại cùng một vị trí với tệp tin gốc.
*Tệp tin sau khi đã nén, người dùng có thể đính kèm vào email trên Outlook và gửi đi một cách nhanh chóng, an toàn và bảo mật.
Lưu tệp tin trong kho lưu trữ của máy chủ SharePoint
Tương tự như Outlook, SharePoint cũng là một dịch vụ do Microsoft cung cấp, chủ yếu được sử dụng với mục đích quản lý và chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp. Theo đó, nếu người dùng đang làm việc trong một môi trường có sử dụng cả Outlook và SharePoint, thì việc lưu giữ tệp tin dung lượng lớn và chia sẻ chúng trên SharePoint là một cách làm rất hiệu quả. Cụ thể với 03 thao tác sau:
– Bước 1: Người dùng truy cập ứng dụng SharePoint. Sau đó, tải tệp mà mình muốn lưu trữ lên đây.
– Bước 2: Khi tệp tin đã được lưu trữ, người dùng có thể chia sẻ liên kết cho người khác bằng cách:
- Mở tệp mà mình chia sẻ trên SharePoint.
- Click chọn Tệp → Share → Share với mọi người (hoặc nhập tên/địa chỉ email của bất kỳ người nhận nào mà người dùng muốn chia sẻ)
- Nếu muốn, người dùng có thể chọn mục Có thể xem hoặc Có thể sửa. Tùy chọn cho phép người dùng thay đổi tệp, hoặc giữ an toàn cho tệp tin của mình.
Cũng tương tự như Onedrive, tệp tin của người dùng sau khi tải lên ứng dụng sẽ nhận được một đường link liên kết để truy cập file đó. Để gửi đến bạn bè, đồng nghiệp, đơn giản người dùng chỉ cần sao chép link và gửi nó đi.
Giảm kích cỡ ảnh trong tệp tin Outlook
Một cách đơn giản khác để người dùng có thể gửi file dung lượng lớn trong Microsoft Outlook 365 một cách dễ dàng đó chính là giảm kích cỡ ảnh hiện có trong tệp tin. Cách làm này cũng khá đơn giản, dễ thực hiện với các thao tác sau:
– Bước 1: Người dùng đính kèm ảnh vào email mình muốn gửi.
– Bước 2: Click chọn mục File (Tệp) → sau đó chọn Info (Thông tin).
– Bước 3: Tại mục Image Attachments (tệp đính kèm hình ảnh), người dùng hãy tiếp tục click chọn – Resize large images when I send this message để có thể điều chỉnh kích cỡ ảnh lớn.
– Bước 4: Quay lại email và hoàn tất việc soạn thảo (nếu cần). Cuối cùng, người dùng chỉ cần bấm Send là đã có thể gửi email một cách nhanh chóng cùng với tệp tin.
*Lưu ý: Hướng dẫn trên có thể áp dụng cho hầu hết các phiên bản Outlook hiện có, chẳng hạn như Outlook 365, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016,….
Tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook bằng Registry Editor
Bằng cách tăng giới hạn dung lượng của file đính kèm, người dùng cũng có thể gửi file dung lượng lớn trong Outlook một cách dễ dàng. Để thực hiện điều này, người dùng chỉ cần tiến hành theo các thao tác hướng dẫn chi tiết dưới đây:
– Bước 1: Mở Registry Editor
- Khởi chạy hộp thoại Run bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R
- Tại đây, người dùng chỉ cần nhấn tìm kiếm Regedit và nhấp chọn mục Registry Editor.
– Bước 2: Truy cập thư mục Preferences trên ứng dụng Outlook
1- Phiên bản Outlook 2016, 2019, Microsoft 365: Người dùng truy cập theo hướng dẫn sau “Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences”.
2- Phiên bản Outlook 2013:
“Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences”.
3- Phiên bản Outlook 2010:
“Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences”.
Tại thư mục Preferences, người dùng hãy nhấp tìm kiếm từ khóa “DWORD – tên MaximumAttachmentSize”. Trường hợp không tìm thấy, hãy click chuột phải để chọn New → DWORD (32-bit) Value, sau đó đặt tên cho từ khóa mới tương tự như cái tên MaximumAttachmentSize.
– Bước 3: Thay đổi giới hạn dung lượng file đính kèm trên Outlook
- Nhấn đúp để mở từ khóa MaximumAttachmentSize.
- Từ khóa MaximumAttachmentSize có giá trị mặc định là 20,480KB (tương đương hơn 20MB). Lúc này, để tăng giá trị lên 25MB, người dùng sẽ phải thiết lập chuyển đổi đơn vị từ MB sang KB. Ví dụ: 1MB = 1,024KB, khi đó 25MB sẽ tương ứng với 25,600KB.
- Cụ thể tại cửa sổ chỉnh sửa, người dùng chuyển từ kiểu dữ liệu Hexadecimal sang Decimal và nhập giá trị tương ứng là 25,600KB.
- Cuối cùng, chỉ cần nhấn OK để lưu thay đổi là hoàn tất.
– Bước 4: Sau khi hoàn tất, người dùng nên khởi động lại thiết bị để cập nhập thay đổi và gửi mail dung lượng lớn một cách dễ dàng.
Xem thêm: Archive Là Gì? Hướng Dẫn Cách Archive Mail Outlook
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ chi tiết của chuyên gia MSO về cách gửi file dung lượng lớn trong Outlook cực đơn giản, dễ dàng. Nếu người dùng cần hỗ trợ, hãy trực tiếp nhấc máy liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và giải đáp chi tiết từ đội ngũ chuyên gia hàng đầu của chúng tôi.
