Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
SharePoint 365 là gì?
SharePoint 365 được biết đến là nền tảng quản lý tài liệu, công tác trên web an toàn và được sử dụng chủ yếu để lưu trữ dữ liệu cũng như các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Ngoài ra, với phần mềm này người dùng còn có thể tạo mạng nội bộ an toàn, thiết lập các phòng hoặc nhóm cụ thể. Tại đây người dùng sẽ sử dụng các tính năng để làm việc hiệu quả như truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng.
Chỉ với một tài khoản đăng ký bản quyền, người dùng có thể truy cập sử dụng SharePoint 365 trên bất kỳ thiết bị nào với đa dạng các trình duyệt web như Chrome, Microsoft Edge, Firefox… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về kiến thức cơ bản để có thể so sánh giữa hai nền tảng SharePoint Server và online.
So sánh SharePoint 365 Server vs SharePoint online
Phần mềm SharePoint 365 sử dụng trên nền tảng Server là phiên bản On-Premises còn SharePoint online hoạt động trên nền tảng đám mây kèm với các ứng dụng khi đăng ký Office 365. Cả 02 sản phẩm này đều sử dụng một cơ sở mã nguồn chung, tuy nhiên sẽ khác nhau về mặt lập trình và chức năng.
Về cơ bản SharePoint Server sẽ lưu trữ cục bộ dữ liệu để doanh nghiệp tự vận hành, khi đó mọi hoạt động duy trì bao gồm kiến trúc máy chủ, thư mục và tệp lưu trữ đều do người dùng vận hành. Ngoài ra, để sử dụng phần mềm này người dùng cần phải tiến hành cài đặt thủ công và các bản cập nhật mới sẽ được triển khai muộn hơn so với online.
Về SharePoint 365 online sẽ được sử dụng trên nền tảng đám mây như một dịch vụ thông thường. Khi đó, người dùng sẽ không cần phải chuẩn bị máy chủ, tài nguyên kiến trúc riêng để sử dụng phần mềm này. Hơn nữa, người dùng SharePoint phiên bản online sẽ được tích hợp cùng với nhiều ứng dụng hỗ trợ làm việc hiệu quả khác như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook…khi đăng ký tài khoản bản quyền.
Sau khi người dùng đã nắm được những thông tin cơ bản, để có thể so sánh giữa hai phiên bản trên, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng đặc biệt của phần mềm SharePoint 365 mà người dùng nhất định không thể bỏ qua.
Các tính năng đặc biệt là SharePoint 365 Office sở hữu
Với số lượng người dùng đạt đến con số kỷ lục như hiện nay, SharePoint 365 chắc hẳn phải sở hữu rất nhiều các tính năng đặc biệt giúp hỗ trợ trực tiếp cho quá trình làm việc hiệu quả. Dưới đây là 03 tính năng quan trọng nhất mà người dùng có thể tham khảo:
Bảo mật dữ liệu an toàn
Một trong những tính năng được nhiều người dùng biết đến nhất khi sử dụng phần mềm SharePoint 365 chính là khả năng bảo mật an toàn. Bởi lẽ, Microsoft đã và đang đầu tư mạnh tay cho tính năng này ở tất cả các phần mềm mà hãng phát triển. Tính năng bảo mật này được đánh giá là vô cùng hiệu quả vì có sự tích hợp an toàn với giới hạn người xem bên ngoài tổ chức, ngăn quyền truy cập vào một số tài liệu mật, thiết lập cơ chế cho phép và ngăn chặn các hành vi bất thường.
Phối hợp an toàn với các nghiệp vụ
Với các phiên bản được nâng cấp, SharePoint 365 workflow cực kỳ hiệu quả khi cộng tác cùng với nhiều người dùng khác, đồng thời kết hợp với các ứng dụng và dịch vụ mà Microsoft 365 phát hành. Khi đó, người dùng có thể sử dụng một không gian làm việc nhóm trực tuyến hiệu quả để gặp gỡ, trao đổi công việc, hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và cộng tác cùng với nhau. Hơn nữa, phần mềm này giữ vai trò như một co-working space ảo để người dùng không cần phải thao tác cài đặt mà vẫn có thể sử dụng để phân chia và chỉ định nhóm trưởng quản lý.
Sử dụng linh hoạt với nhiều người dùng
Một tính năng nữa mà người dùng cũng không nên bỏ qua SharePoint 365 chính là khả năng sử dụng linh hoạt với nhiều tác vụ list, form… từ cơ bản đến nâng cao. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị để theo dõi trạng thái của tài liệu, đồng thời xác nhận và thu thập các chữ ký, tiếp nhận thông báo ngay sau khi có sự chỉnh sửa. Bằng cách này, người dùng có thể tập trung cao độ và dành nhiều thời gian hơn cho các dự án.
Với những tính năng trên, SharePoint 365 sẽ giúp cho người dùng làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các vai trò quan trọng của công cụ này đối với từng nhóm đối tượng cụ thể.
Vai trò của SharePoint 365 đối với từng nhóm người dùng
Hiện nay, SharePoint 365 project Management trong đa dạng các lĩnh vực ở nhiều đối tượng người dùng khác nhau. Dưới đây là vai trò với từng nhóm người dùng riêng biệt:
Nhà phát triển
Đối với các nhà phát triển SharePoint Developer, công cụ này được sử dụng tương tự như một lập trình viên giúp hỗ trợ xây dựng và phát triển phần mềm, ứng dụng dựa trên các nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp. Với nhóm người dùng này, SharePoint 365 sẵn sàng cung cấp các nền tảng và tính năng để các lập trình viên có thể dễ dàng tùy biến mà không mất quá nhiều thời gian. Ngoài ra, bằng cách này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một lượng lớn chi phí để sử dụng cho các dự án quan trọng khác.
Chuyên gia tư vấn
Một nhóm người dùng tiếp theo sử dụng phần mềm SharePoint 365 cực kỳ hiệu quả chính là các chuyên gia tư vấn. Công cụ này sẽ được ví như một cầu nối giữa đội ngũ kỹ thuật với chuyên môn cao cùng với khách hàng của dự án bất kỳ nào đó. Bằng cách này, hiệu quả truyền đạt thông tin sẽ đạt mức cao hơn để phục vụ nhu cầu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, dữ liệu mang tính kỹ thuật và hạn chế tối đa những nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án.
Riêng với nhóm người dùng này, phần mềm SharePoint sẽ đem đến một sự đơn giản hóa về mặt kỹ thuật, đồng thời hỗ trợ các nhà tư vấn sử dụng với giao diện trực quan và đơn giản hơn khi đến tay khách hàng.
Quản trị viên
Tiếp đến là SharePoint Administrator, người nắm giữ vai trò quản trị và duy trì mọi hoạt động của phần mềm SharePoint 365. Nhóm người dùng này bắt buộc phải chịu trách nhiệm bảo mật và thiết lập các quyền truy cập an toàn để bảo vệ dữ liệu, tài nguyên nhằm hạn chế tối đa vi phạm nguyên tắc được thiết lập.
Bên cạnh đó, người dùng thuộc nhóm đối tượng này còn có thể phát hiện ra các lỗi trong quá trình sử dụng ứng dụng và thông báo đến nhà bảo trì một cách sớm nhất. Ngoài ra, vai trò quan trọng nhất của phần mềm này đối với quản trị viên chính là xây dựng nên một giao diện làm việc trực quan giúp đơn giản hóa và tối ưu công việc tốt nhất.
Người dùng cuối
Đối với nhóm người dùng này, toàn bộ giao diện sẽ được sử dụng ở mức đơn giản nhất mà không liên quan đến yếu tố kỹ thuật. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng sẽ sử dụng toàn bộ những thiết kế và tính năng mà nhà sản xuất tạo nên để quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, với những người dùng đăng ký sử dụng gói dịch vụ bản quyền của Microsoft 365 còn được kết hợp cùng với các ứng dụng quen thuộc khác như OneDrive, Office 365, Teams, Outlook…
Với những vai trò trên đây, người dùng đã nhìn nhận được tầm ảnh hưởng của SharePoint 365 đối với doanh nghiệp hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết về cách SharePoint 365 đăng ký và login dễ dàng nhất.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập SharePoint 365
Trước khi tiến hành đăng nhập tài khoản, người dùng bắt buộc phải đăng ký gói dịch vụ bản quyền bao gồm cả phần mềm SharePoint 365. Để đăng ký thành công, người dùng vui lòng click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đã có tài khoản SharePoint 365 Admin, người dùng sẽ tiến hành triển khai đăng nhập theo các bước được chúng tôi hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ:
https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/sharepoint/collaboration và click chọn nút Đăng nhập.
– Bước 2: Nhập địa chỉ email mà người dùng đã đăng ký SharePoint thành công, tiếp đến click chọn Next.
– Bước 3: Nhập địa chỉ email và click chọn Login.
– Bước 4: Đăng nhập thành công và người dùng sẽ thấy xuất hiện Sharepoint 365 dashboard để sử dụng.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những nội dung liên quan đến SharePoint 365 để người dùng biết được các tính năng đặc biệt, vai trò và hướng dẫn cách đăng ký, đăng nhập. Nếu người dùng gặp bất cứ vấn đề nào cần được hỗ trợ vui lòng liên hệ trực tiếp đến MSO qua số Hotline: 024.9999.7777.
