Hướng dẫn 06+ cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh chóng

Trong quá trình sử dụng phần mềm bảng tính của Microsoft, chắc hẳn người dùng cần phải biết cách lọc dữ liệu trong Excel phục vụ nhu cầu làm việc trong doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, người dùng có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới được chúng tôi chia sẻ thông qua bài viết này.

Lọc dữ liệu trong Excel là gì?

Lọc dữ liệu trong Excel hay còn được gọi là trích học hoặc chọn lọc dữ liệu trong Excel để giúp hiển thị thông tin liên quan trong một khoảng thời gian nhất định. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ô lọc dữ liệu trong Excel và ẩn đi các nội dung không liên quan.

lọc dữ liệu excel

Với tính năng lọc dữ liệu trong phần mềm Excel, người dùng hoàn toàn có thể thực hiện đối với hàng, cột nhằm xác định các giá trị, định dạng hoặc điều kiện. Ngoài ra, việc trích lọc dữ liệu trong Excel sang sheet khác cũng có thể được thực hiện khi người dùng sao chép, chỉnh sửa, thiết lập biểu đồ… mà không cần thao tác sắp xếp lại danh sách từ đầu. Tiếp đến, trước khi tìm hiểu về hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel, người dùng hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về cách để có thể bật bộ lọc trên chính công cụ này.

Cách bật bộ lọc dữ liệu trong Excel

Muốn lọc dữ liệu trong Excel, trước tiên người dùng cần phải biết cách bật bộ lọc dữ liệu trên phần mềm bảng tính này. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo ngay các cách hướng dẫn cụ thể như sau:

bật lọc dữ liệu excel

Cách 1: Trên giao diện chính của Excel, người dùng chỉ cần truy cập vào tab Data > trong nhóm Sort và Filter > click chọn vào Filter

Cách 2: Trên tab Home, người dùng chọn vào Editing > tiếp đến chọn Sort & Filter.

Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl Shift + L.

Với 03 cách trên, người dùng đã thành công bật bộ lọc và có thể sẵn sàng áp dụng cách lọc dữ liệu trong Excel có điều kiện, học dùng hàm lọc, lệnh lọc…Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo chi tiết về 06 cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel nhanh chóng, dễ dàng nhất.

06+ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

Nếu người dùng đã tìm kiếm cách lọc dữ liệu trong Excel 2010, 2007, 2016, 2003… thì có thể áp dụng toàn bộ các cách được chúng tôi gợi ý bên dưới. Tuy nhiên, phiên bản Excel 365 mới nhất sẽ giúp cho người dùng có trải nghiệm tốt hơn khi thao tác.

Sử dụng Find and Replace tìm kiếm dữ liệu đơn giản

Một trong những cách lọc dữ liệu trong Excel 2003 đơn giản nhất mà người dùng nào cũng biết đến chính là sử dụng tính năng Find and Replace. Để lọc dữ liệu trong Excel theo cách này ta thực hiện với ví dụ như sau:

* Ví dụ: Cho một bảng danh sách và yêu cầu lọc dữ liệu tên, thông tin của những thành viên có địa chỉ ở Hà Nội.

cách lọc dữ liệu

Khi đó, người dùng sẽ sử dụng cách lọc dữ liệu trong Excel trùng nhau với các bước như sau:

Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.

Bước 2: Trên cửa sổ hiển thị, tại mục Find What người dùng chỉ cần nhập từ khóa “Hà Nội”.

– Bước 3: Sau đó, người dùng click chọn Find All là sẽ thu được kết quả.

Với hướng dẫn trích lọc dữ liệu trong Excel 2003 này cũng sẽ được áp dụng với các phiên bản khác, người dùng có thể áp dụng trên một hoặc nhiều sheet khác nhau. 

Ứng dụng Auto Filter

Một cách tạo cột lọc dữ liệu trong Excel tiếp theo mà người dùng không nên bỏ qua chính là sử dụng Auto Filter. Ưu điểm của cách thức này là hỗ trợ người dùng trích lọc dữ liệu trong Excel có điều kiện nhanh hơn và chính xác hơn. Khi đó, người dùng có thể tham khảo gợi ý cách thực hiện của chúng tôi như sau:

* Ví dụ: Cho bảng dữ liệu bên dưới, yêu cầu lọc tên và thông tin của khách hàng có nhu cầu nhận tư vấn.

khách hàng nhận tư vấn

Bước 1: Trước tiên, người dùng cần tiến hành bôi đen toàn bộ dữ liệu cần tiến hành lọc. 

Bước 2: Trên thanh công cụ của phần mềm, người dùng chỉ cần click chọn Data > tiếp đến chọn vào Filter.

Bước 3: Chuyển sang bước tiếp theo, người dùng sẽ click chọn vào mũi tên của ô có nhu cầu thực hiện lọc > nhấn bỏ chọn Select All > chọn vào Tư vấn và nhấn OK.

lọc tư vấn

– Bước 4: Hoàn tất.

Với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã sử dụng lệnh lọc dữ liệu trong Excel dễ dàng với Auto Filter. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm một vài những gợi ý khác để người dùng có thể tham khảo thực hiện.

Sử dụng lệnh lọc Conditional Formatting

Nếu người dùng muốn lọc dữ liệu trong Excel có điều kiện theo màu sắc trong ô bao gồm cả màu nền và màu chữ thì có thể tham khảo sử dụng lệnh Conditional Formatting. Để hiểu rõ hơn về cách tạo nút lọc dữ liệu trong Excel này, người dùng có thể tham khảo trực tiếp từ ví dụ cụ thể như sau:

* Ví dụ: Cho bảng sau kèm yêu cầu tìm tên và số điện thoại của những người có địa chỉ ở Hà Nội.

lọc theo màu

Bước 1: Tiến hành bôi đen dữ liệu mà người dùng muốn tiến hành tạo phím tắt lọc dữ liệu trong Excel.

Bước 2: Tại mục thẻ Home trên chính thanh công cụ, người dùng chỉ cần click chọn vào Conditional Formatting.

Bước 3: Tiếp đến, người dùng chỉ cần chọn vào Highlight Cells Rules > chọn tiếp vào Duplicate Values…

Bước 4: Khi đó, hộp thoại Duplicate Values sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần chọn vào OK là hoàn tất.

lọc dữ liệu mẫu

Như vậy, việc sử dụng lệnh Conditional Formatting trong phần mềm này cũng có thể được áp dụng để lọc dữ liệu trong excel theo điều kiện. Ngoài ra, người dùng hãy tham khảo thêm 03 gợi ý bên dưới của chúng tôi để có thể tìm kiếm được dữ liệu như mong muốn trên chính bảng tính Excel của mình.

Sử dụng công thức lọc Slicer

Chắc hẳn người dùng đã từng nghe đến cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Slicer. Đây chính là phương pháp tạo ra các nút bấm giúp chọn các giá trị của một hoặc nhiều cột khác nhau với nhiều tiêu chí. Dưới đây là hướng dẫn cách dùng hàm lọc dữ liệu trong Excel với Slicer mà người dùng có thể tham khảo.

Bước 1: Người dùng tiến hành chọn vào bảng dữ liệu cần lọc sau đó chọn vào Insert > tiếp đến chọn Slicer

Bước 2: Tại bước này, người dùng sẽ chọn những cột dữ liệu muốn sử dụng sau đó click chọn vào OK.

Bước 3: Khi đó, các Slicer sẽ xuất hiện trên các sheet và chứa nút bấm tương ứng. Người dùng hoàn toàn có thể chủ động di chuyển, thay đổi kích thước và định dạng theo ý thích tùy chỉnh.

Bước 4: Nếu người dùng muốn lọc dữ liệu của bất cứ cột nào thì chỉ cần click chọn vào nút bấm là hệ thống sẽ tự thực hiện mặc định. 

Với cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong Excel 2010 cũng có thể áp dụng với phiên bản mới nhất để tạo ra kết quả như mong muốn. 

Lọc dữ liệu là số hoặc văn bản

Nếu người dùng đang tìm cách lọc dữ liệu trong Excel với số hoặc văn bản cụ thể thì có thể tham khảo ngay các bước gợi ý của chúng tôi như sau:

Bước 1: Click chọn ngay vào biểu tượng hình tam giác ở góc trên cột người dùng muốn lọc dữ liệu.

Bước 2: Tại cột chứa văn bản, người dùng click chọn vào Text Filters, nếu chứa số thì chọn Number Filters.

lọc số và chữ

Bước 3: Trong bất kỳ một hộp thoại nào đang hiển thị, người dùng có thể nhập các điều kiện vào chính ô dữ liệu > tiếp đến chọn And hoặc Or > cuối cùng là chọn OK.

Bước 4: Hoàn tất.

Sử dụng hàm lọc có điều kiện

Dùng hàm gì để lọc dữ liệu trong Excel thì chắc hẳn người dùng chưa biết đến hàm có điều kiện Filter. Khi đó, người dùng có thể tham khảo cách sử dụng bằng công thức như sau:

= FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó: 

  • array: Đây chính là vùng dữ liệu mà người dùng cần lọc.
  • include: Điều kiện cần có để tiến hành lọc.
  • if_empty: Giá trị sẽ trả về nếu như không có kết quả.

Ngoài những chia sẻ của chúng tôi trên đây, người dùng cũng có thể tham khảo thêm về cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter hoặc theo Database bằng SQL. 

Đoạn kết

Với những thông tin được MSO chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp cho người dùng biết thêm nhiều cách lọc dữ liệu trong Excel dễ dàng hơn. Nếu người dùng cần hỗ trợ vui lòng nhấc máy và liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Bảo vệ máy tính của bạn với Windows Security

Bạn đã từng nghe đến Windows Security - dịch vụ bảo mật cần thiết trên hệ điều hành Windows. Bài viết dưới đây sẽ cung ...
lưu ý khi sử dụng webmail 365

Lưu ý khi sử dụng Webmail 365 Outlook trong doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng Webmail 365 Outlook, rất nhiều người dùng vẫn chưa nắm được những lưu ý quan trọng và hướng dẫn sử ...
microsoft teams vs zoom

Microsoft Teams vs Zoom: Ứng dụng hội nghị truyền hình nào tốt hơn?

Trên thị trường có rất nhiều các nền tảng hỗ trợ tổ chức hội nghị truyền hình, tuy nhiên người dùng đặc biệt là các ...
onedrive là dịch vụ gì trên internet

OneDrive là loại dịch vụ gì trên Internet của Microsoft 365

Lưu trữ dữ liệu đám mây chính là dịch vụ được các doanh nghiệp sử dụng bởi nhiều tính năng ưu việt. Bài viết dưới ...
Scroll to Top