Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Archive là một trong những tính năng vô cùng tiện ích trong Outlook để khắc phục khi bộ nhớ lưu trữ bị đầy. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về
Archive là một trong những tính năng vô cùng tiện lợi trong phiên bản dịch vụ email Microsoft 365 Outlook mới, dùng để lưu trữ bị email. Vậy lợi ích của Archive là gì? Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết về cách Archive mail trong Outlook 365 và mẹo sử dụng hữu ích.
Archive mail Outlook là gì?
Archive là một trong những tính năng lưu trữ email gửi đến hoặc gửi đi trên Outlook trong một khoảng thời gian nhất định. Tại đây email sẽ được chuyển đến vị trí khác trên ổ cứng của máy tính hoặc có thể hiểu là cách chuyển đổi tệp cũ dưới dạng .pst chính đến tệp archive.pst để người dùng có thể sử dụng bất kỳ lúc nào khi cần đến. Do dó, kích thước dung lượng trên Outlook sẽ được giảm đi đáng kể.
04 điều cần lưu ý khi sử dụng cách Archive mail Outlook
Dưới đây là 04 điều cần lưu ý trước khi sử dụng cách Archive mail Outlook 365 Microsoft để đảm bảo quản lý email hiệu quả hơn trước và sau khi sử dụng tính năng Archive mail trong Outlook:
- Mục cũ được di chuyển tệp chính .pst sang archive.pst thì tệp này thì thư mục này sẽ được hiển thị tại Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục gốc.
- Hình thức lưu trữ này không phải là xuất tệp tin khi đó sẽ xuất bản sao của mục gốc sang tệp xuất. Tuy nhiên, không xóa bỏ tệp khỏi thư mục hiện tại và không phải từ tệp .pst chính.
- Nếu muốn sao lưu các mục đã lưu trữ, người dùng phải tạo một bản sao lưu trữ chúng ở mục an toàn như OneDrive.
- Địa chỉ liên hệ không được tự động lưu trữ, tuy nhiên có thể lưu trữ thư mục danh bạ theo các thủ công.
Để đảm bảo nhận được kết quả cao hơn nữa khi sử dụng tính năng Archive mail trong MS 365 Outlook, ngoài việc đảm bảo tuân thủ tốt theo những lưu ý trên đây, bạn cũng cần phải nắm rõ được những trường hợp mà bạn có thể sử dụng cách Archive mail Outlook 365. Để biets được những trường hợp nào cần phải sử dụng cách Archive mail trong Outlook, bạn hãy tiếp tục theo dõi bài viết này nhé.
Khi nào cần sử dụng cách archive mail Outlook 365
Archive mail Outlook là một tính năng mang lại rất nhiều lợi ích cho người sử dụng. Dưới đây là những trường hợp mà người dùng cần phải sử dụng tính năng Archive email Outlook:
Khi Mail Outlook bị đầy
Khi hộp thư đến của bạn trở nên đầy hay quá tải, có quá nhiều email cũ mà bạn không cần truy cập thường xuyên nhưng lại không thể xóa chúng. Thì lúc này việc lưu trữ những email này sẽ là một việc cần thiết, giúp giữ cho hộp thư đến gọn gàng và dễ quản lý hơn.
Khi muốn lưu trữ những email quan trọng
Archive mail Outlook cũng là một cách hữu ích để bạn có thể bảo quản các email quan trọng của mình, bằng cách sử dụng tính năng này bạn có thể lưu trữ và truy cập được các email khi cần lấy thông tin một cách nhanh chóng. Cách sử dụng tính năng này cũng giúp bạn quản lý email mà không ảnh hưởng đến hộp thư đến hàng ngày.
Khi muốn tăng hiệu suất sử dụng Outlook
Nếu hộp thư Outlook của bạn trở nên hoạt động rất chậm, nguyên nhân chủ yếu liên quan đến việc số lượng email lớn. Lúc này, việc lưu trữ các email cũ bằng cách sử dụng tính năng Archive mail cũng có thể cải thiện hiệu suất chung của ứng dụng.
Khi muốn quản lý dung lượng lưu trữ
Hoạt động trong Outlook trong một thời gian dài sẽ đạt đến giới hạn của dung lượng lưu trữ của tài khoản Outlook. Ngoài cách xóa email hay mua thêm bộ nhớ thì còn một cách nữa đó là lưu trữ email cũ, điều này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm dung lượng mà vẫn đảm bảo được những dữ liệu quan trọng.
Khi muốn tìm kiếm email dễ dàng
Việc sử dụng tính năng Archive Email Outlook, giúp cho người dùng có thể quản lý được email và tìm kiếm chúng một cách dễ dàng khi cần thiết, giúp bạn truy cập lại thông tin quan trọng mà không phải tìm kiếm trong hộp thư chính.
Như vậy, có thể thấy được rằng, việc sử dụng cách Archive mail Outlook 365 mang đến cho người dùng rất nhiều những lợi ích khác nhau trong nhiều trường hợp khi mà người dùng sử dụng dịch vụ email Microsoft 365 Outlook. Vậy cách Archive mail trong Outlook 365 như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thiết lập cũng như hướng dẫn sử dụng phần tính năng này trong email Outlook ngay trong những phần nội dung tiếp theo của bài viết này nhé.
Thiết lập cài đặt và tùy chọn Archive email Outlook
Dưới đây là 03 cài đặt Archive để người dùng có thể thiết lập theo yêu cầu sử dụng:
- Chạy tự động lưu trữ theo số ngày nhất định: Chỉ định tần suất số ngày lưu trữ sẽ hoạt động. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý nếu lưu trữ nhiều mục cùng lúc rất có thể sẽ làm máy tính đơ chậm và giảm hiệu suất làm việc.
- Khắc phục sự cố trước khi tiến hành chạy tự động: Cài đặt này sẽ gửi thông báo tới trước khi quá trình tự động lưu trữ bắt đầu diễn ra. Người dùng có thể click chọn nút No ở mục thông báo nếu muốn hủy lưu trữ tự động.
- Xóa bỏ mục email đã hết hạn: Loại bỏ toàn bộ email đã hết hạn theo từng thông báo riêng lẻ qua tab tùy chọn của cửa sổ email mới.
Tiếp đến là 06 tùy chọn khi cài đặt tính năng trong Outlook:
- Lưu trữ hoặc xóa bỏ mục: Tùy chọn này được sử dụng nếu bạn muốn cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Trong trường hợp không được chọn email Outlook sẽ tự động cài đặt lưu trữ ở chế độ mặc định.
- Thư mục lưu trữ được hiển thị trong danh sách thư mục: Di chuyển thư mục Archive trên thanh điều hướng cùng với một vài các thư mục quan trọng khác. Ngoài ra, nếu bạn không thao tác lựa chọn này Outlook sẽ mở theo hình thức thủ công.
- Các tệp cũ được làm sạch: Thiết lập giai đoạn hết hạn của tệp cũ và được cài đặt khoảng thời gian tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
- Di chuyển mục cũ sang mục mới: Với tùy chọn này, Outlook sẽ tự động chuyển email cũ và mục khác sang archive.pst.
- Xóa vĩnh viễn thư mục: Với thao tác này sẽ xóa các mục cũ vĩnh viễn ngay sau khi giai đoạn kết thúc mà không được sao lưu lại.
- Áp dụng cài đặt chung cho tất cả thư mục: Cài đặt này sẽ tự động cập nhật cấu hình cho tất cả các thư mục.
Sau khi đã nắm rõ được những về cách cài đặt và tùy chọn thiết lập Archive mail Outlook 365 rồi, bạn hoàn toàn có thể thực hiện cách Archive mail Outlook 365. Hãy tiếp tục theo dõi những hướng dẫn Archive email Outlook trong phần tiếp theo của chúng tôi nhé.
Hướng dẫn cách Archive mail trong Outlook
Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể tự thực hiện và sử dụng tính năng này trên ứng dụng Outlook một cách dễ dàng.
Sử dụng tính năng tự động lưu trữ Auto Archive mail Outlook
Ứng dụng Outlook có cung cấp cho người dùng tính năng AutoArchive, giúp người dùng tự động di chuyển email cũ vào thư mục lưu trữ khi người dùng thiết lập tính năng này. Người dùng có thể thực hiện các bước sau đây để cấu hình tính năng AutoArchive:
– Bước 1: Tại ứng dụng Outlook, bạn truy cập vào File và chọn Options.
– Bước 2: Sau đó, nhấn chọn Advanced và chọn AutoArchive Settings.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn thực hiện thiết lập các tùy chọn mà mình mong muốn rồi nhấn nút OK để hoàn tất thiết lập.
Ngoài ra, người dùng có thể thiết lập các quy tắc nhất định để tự động lưu trữ email như theo người gửi, thời gian nhận hay là theo các chủ đề, bằng cách thực hiện các thao tác như sau: bạn truy cập vào Home >> nhấn chọn Rules >> chọn Manage Rules & Alerts và thiết lập các quy tắc.
Sử dụng tính năng Archive mail Outlook thủ công
Cách sử dụng lưu trữ thủ công bằng tính năng Archive Mail trong Outlook rất đơn giản, người dùng hãy thực hiện các bước sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, người dùng chọn các email mà muốn lưu trữ.
– Bước 2: Sau đó, nhấp chuột phải và chọn Archive hoặc sử dụng cách kéo thả những email đó vào mục Archive trên thanh công cụ.
Sau đó, các email sẽ được di chuyển vào thư mục Archive một cách nhanh chóng.
Hướng dẫn Archive email Outlook cho mỗi folder
Bạn cũng có thể sử dụng cách Archive Mail Outlook cho mỗi folder email của mình để thực hiện nhanh chóng hơn khi muốn lưu trữ toàn bộ email trong một thư mục nhất định. Dưới đây là hướng dẫn Archive email Outlook cho mỗi thư mục của chúng tôi, bạn có thể tham khảo và thực hiện:
– Bước 1: Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ
– Bước 2: Tiếp đến click chuột phải chọn Properties
– Bước 3: Tại tab AutoArchive chọn Default Archive Settings của mục Archive item in this folder using the default settings.
– Bước 4: Lựa chọn cài đặt tùy chỉnh theo hình ảnh dưới đây:
Sau đó, click chọn OK.
– Bước 5: Cuối cùng click chọn Apply để hoàn tất.
Với 05 bước trên đây, người dùng có thể thực hiện lưu trữ trên ứng dụng email Outlook với từng folder một. Trong trường hợp muốn thực hiện toàn bộ email có trong hộp thư vui lòng theo dõi và thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn Archive toàn bộ email trong Outlook 365
Một cách Archive mail Outlook nhanh chóng hơn nữa đó là cách lưu trữ toàn bộ email trong tài khoản Microsoft Outlook 365. Bạn có thể sử dụng cách này để lưu trữ toàn bộ email cho tài khoản Microsoft Outlook của mình. Cách thức rất đơn giản, bạn hãy thực hiện theo những bước như trong hướng dẫn Archive email Outlook chi tiết của chúng tôi phía dưới đây:
– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook 365 trên thiết bị sử dụng >> click chọn File.
– Bước 2: Tiếp đến click chọn Infor >> sau đó tại mục Cleanup Tools click chọn Archive.
– Bước 3: Sau đó click chọn Archive this folder and all subfolders và mở thêm thư mục mà người dùng muốn lưu trữ >> tiếp đến nhập mốc thời gian >> click chọn Include items with “Do not AutoArchive” checked.
– Bước 4: Cuối cùng click chọn OK để lưu toàn bộ quá trình thực hiện
Chỉ với 04 bước trên, người dùng đã có thể lưu trữ toàn bộ email Outlook trong hộp thư mà không mất quá nhiều thời gian thực hiện. Tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết thêm những mẹo truy cập và quản lý email Outlook đã Archive hiệu quả nhất nhé.
Mẹo truy cập và quản lý email đã Archive trong Outlook
Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn truy cập và quản lý email đã Archive trong dịch vụ email Outlook hiệu quả nhất được chúng tôi tổng hợp và cung cấp dành riêng cho bạn:
Hướng dẫn cách mở file Archive trong Outlook
Bạn có thể mở các file dữ liệu email của mình trong Microsoft Outlook vào bất cứ lúc nào mà bạn muốn sau khi đã thực hiện Archive mail Outlook. Để mở các file dữ liệu đó, bạn hãy thực hiện theo những hướng dẫn chi tiết về cách mở file Archive trong Outlook của chúng tôi ngay dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập và đăng nhập ứng dụng Outlook trên máy tính rồi click chọn thẻ File trên thanh công cụ Ribbon.
– Bước 2: Trong danh sách các tùy chọn, bạn hãy nhấn chọn mục Open & Export, tiếp đến bạn click chọn Open Outlook Data File trong cửa sổ Mở.
– Bước 3: Sau đó, trong cửa sổ lưu trữ dữ liệu email Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào file Archive mà bạn muốn mở rồi nhấn chọn nút Open để mở file dữ liệu đó.
– Bước 4: Mở tính năng lưu trữ email trong Outlook thành công.
Đối với những file dữ liệu khác trong mục Archive, bạn cũng thực hiện tương tự những bước mà chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết như phía trên để mở và xem chúng.
Hướng dẫn các cách khôi phục email đã Archive
Tính năng Archive email trong Microsoft Outlook là một tính năng hữu dụng, dùng để giúp bạn có thể lưu trữ những email quan trọng mà bạn chưa sử dụng đến nhưng cũng không muốn xóa chúng, giúp hỗ trợ bạn sắp xếp và quản lý hộp thư email của mình hiệu quả hơn. Sau khi đã Archive, bạn có thể khôi phục những email có vào bất cứ khi nào mà mình muốn, giúp bạn có thể xem xét và thực hiện những hoạt động liên quan đến email đó một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Có 3 cách để bạn khôi phục email đã Archive trong Microsoft 365 Outlook đó là khôi phục về hộp thư đến, sao chép vào một thư mục email khác và sử dụng phương pháp kéo thả. Hãy theo dõi những bước hướng dẫn thực hiện chi tiết của chúng tôi ngã dưới đây nhé:
Cách khôi phục email đã Archive về hộp thư đến
Cách đầu tiên mà bạn có thể sử dụng để khôi phục email đã Archive trong Microsoft Outlook đó chính là khôi phục về hộp thư đến. Để thực hiện theo cách thức này, bạn hãy theo dõi những hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở thư mục Archive (lưu trữ) trong tài khoản Outlook của mình.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy tìm đến email mà mình muốn khôi phục trong thư mục Archive đó rồi bạn nhấn chuột phải vào email đó.
– Bước 3: Trong danh sách những tùy chọn được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn mục Di chuyển rồi nhấn chọn vào mục Hộp thư đến.
Sau khi đã hoàn tất việc khôi phục, email archive mà bạn muốn khôi phục đó sẽ được chuyển đến thư mục Hộp thư đến trong tài khoản Outlook của bạn.
Cách khôi phục email đã Archive về thư mục bất kỳ
Để khôi phục email đã Archive về một thư mục mà mình muốn, bạn hãy thực hiện theo những bước sau đây:
– Bước 1: Bạn hãy mở thư mục Archive (lưu trữ) và tìm đến email mà mình muốn khôi phục trong thư mục Archive rồi nhấn chuột phải vào email đó.
– Bước 2: Trong danh sách những tùy chọn được hiển thị, bạn nhấn chọn mục Di chuyển email rồi nhấn vào mục Di chuyển đến thư mục khác.
– Bước 3: Bạn hãy nhấn chọn vào thư mục mà mình muốn trong danh sách tên các thư mục được hiển thị trên màn hình. Hoặc bạn cũng có thể nhập tên thư mục đó vào thanh tìm kiếm để tìm kiếm.
Sau khi đã hoàn tất, email trong thư mục archive mà bạn muốn khôi phục vào thư mục mà mình muốn sẽ được chuyển đến và hiển thị trong thư mục đó. Lúc này, bạn có thể truy cập vào thư mục mà mình đã chọn để sử dụng email.
Cách khôi phục email đã Archive bằng phương pháp kéo thả
Để khôi phục email đã Archive về bất kỳ thư mục nào mà mình muốn, bạn cũng có thể thực hiện phương pháp kéo thả với những bước thực hiện chi tiết dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy mở thư mục Archive (lưu trữ) và tìm đến email mà mình muốn khôi phục.
– Bước 2: Bạn nhấp chọn email đó, đồng thời kéo email rồi di chuyển chuột vào trong thư mục mà bạn muốn.
Sau khi đã hoàn tất, email mà bạn muốn khôi phục sẽ được chuyển đến thư mục mà bạn đã kéo thả đến. Bạn hãy truy cập vào thư mục đó để sử dụng email Archive mà mình khôi phục.
Các vấn đề thường gặp khi Archive
– Email đã lưu trữ không hiển thị: Lý do gây ra lỗi này thường là do Email của bạn đã được lưu trữ vào thư mục khác hoặc cài đặt bộ lọc/ chế độ xem ẩn các email đã lưu trữ hay là do tệp lưu trữ email bị hỏng hoặc không cập nhật đúng cách.
– AutoArchive không hoạt động: Lý do gây ra lỗi này bao gồm cấu hình cài đặt AutoArchive không đúng cách; phiên bản đang sử dụng không tương thích; các tiện ích hay phần mềm bảo mật đã chặn AutoArchive; tệp lưu trữ đã đạt giới hạn kích thước tối đa.
– Tệp lưu trữ bị hỏng: Lý do gây ra lỗi này thường là do tệp lưu trữ đã bị hỏng do lỗi phần mềm hoặc hệ thống; quá trình lưu trữ bị gián đoạn do mất kết nối hoặc sự cố hệ thống; tệp lưu trữ đã đạt đến giới hạn dung lượng tối đa và không thể lưu thêm được dữ liệu nữa.
Cách khắc phục các lỗi này rất khó khăn và phức tạp, cần đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao và tốn khá nhiều thời gian để khắc phục. Nếu bạn gặp phải những vấn đề này, bạn hãy liên hệ ngay với MSO để được hỗ trợ khắc phục.
Chúng tôi là nhà cung cấp bản quyền dịch vụ Microsoft Outlook có tay nghề cao trong việc hỗ trợ đăng ký, triển khai dịch vụ và hỗ trợ khắc phục các vấn đề liên quan đến kỹ thuật mà khách hàng gặp phải trong quá trình sử dụng. Bạn hãy liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng ký dịch vụ Microsoft Outlook bản quyền từ MSO để nhận được sự hỗ trợ 24/7, vào bất cứ khi nào bạn gặp sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng sản phẩm.
Các câu hỏi thường gặp
Có cần sao lưu file lưu trữ email (Archive) không?
Có, bạn nên sao lưu các file lưu trữ email để đảm bảo rằng các dữ liệu email quan trọng của bạn được bảo vệ và có thể khôi phục trong các trường hợp xảy ra sự cố như tệp bị hỏng hoặc mất dữ liệu.
Outlook có lưu trữ tự động các email quan trọng không?
Microsoft Outlook không tự động lưu trữ các email quan trọng. Nếu muốn lưu trữ những email từ những người dùng quan trọng gửi đến, bạn có thể cấu hình tính năng AutoArchive hoặc lưu trữ thủ công cho các email quan trọng đó.
Tôi có thể lưu trữ email từ nhiều tài khoản vào một thư mục Archive không?
Có, bạn có thể lưu trữ email từ nhiều tài khoản gửi đến vào trong cùng một thư mục Archive duy nhất. Tuy nhiên, việc làm này có thể sẽ gây ra sự lẫn lộn, khiến khả năng theo dõi và quản lý email của bạn sẽ gặp phải hạn chế.
Sự khác biệt giữa lưu trữ (Archive) và xóa email là gì?
Lưu trữ email (Archive email) là phương pháp giúp bạn di chuyển các email mà bạn cảm thấy có thể sẽ dùng đến trong tương lai gần vào thư mục lưu trữ để giúp cho hộp thư đến gọn gàng mà không cần phải xóa email. Trong khi xóa email là phương pháp di chuyển email vào thùng rác và có thể bị xóa vĩnh viễn sau khoảng thời gian được chỉ định.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Mail 365 Outlook chuyên nghiệp nhất
Lời kết
Trên đây là những thông tin cơ bản về tính năng Archive được MSO tổng hợp để giúp người dùng có thể trả lời được câu hỏi Archive là gì? Cùng với những hướng dẫn sử dụng chi tiết về cách Archive mail trong Outlook mà người dùng có thể tự thực hiện để lưu trữ và quản lý email Microsoft 365 Outlook của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trong quá trình tham khảo, nếu có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua các kênh thông tin liên hệ dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ nhân sự của chúng tôi.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
