Gửi Email
Liên hệ Zalo
Archive là gì? 04 điều cần lưu ý
Archive được biết đến là một trong những tính năng lưu trữ email gửi đến hoặc gửi đi trên Outlook trong một khoảng thời gian nhất định. Tại đây email sẽ được chuyển đến vị trí khác trên ổ cứng của máy tính hoặc có thể hiểu là cách chuyển đổi tệp cũ dưới dạng .pst chính đến tệp archive.pst để người dùng có thể sử dụng bất kỳ lúc nào khi cần đến. Do dó, kích thước dung lượng trên Outlook sẽ được giảm đi đáng kể.
Dưới đây là 04 điều cần lưu ý khi sử dụng phần mềm lưu trữ trong Outlook:
- Mục cũ được di chuyển tệp chính .pst sang archive.pst thì tệp này thì thư mục này sẽ được hiển thị tại Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục gốc.
- Hình thức lưu trữ này không phải là xuất tệp tin khi đó sẽ xuất bản sao của mục gốc sang tệp xuất. Tuy nhiên, không xóa bỏ tệp khỏi thư mục hiện tại và không phải từ tệp .pst chính.
- Nếu muốn sao lưu các mục đã lưu trữ, người dùng phải tạo một bản sao lưu trữ chúng ở mục an toàn như OneDrive.
- Địa chỉ liên hệ không được tự động lưu trữ, tuy nhiên có thể lưu trữ thư mục danh bạ theo các thủ công.
Tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thiết lập cũng như hướng dẫn sử dụng phần tính năng này trong email Outlook.
Thiết lập cài đặt và tùy chọn Archive trong Outlook
Dưới đây là 03 cài đặt Archive để người dùng có thể thiết lập theo yêu cầu sử dụng:
- Chạy tự động lưu trữ theo số ngày nhất định: Chỉ định tần suất số ngày lưu trữ sẽ hoạt động. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý nếu lưu trữ nhiều mục cùng lúc rất có thể sẽ làm máy tính đơ chậm và giảm hiệu suất làm việc.
- Khắc phục sự cố trước khi tiến hành chạy tự động: Cài đặt này sẽ gửi thông báo tới trước khi quá trình tự động lưu trữ bắt đầu diễn ra. Người dùng có thể click chọn No ở mục thông báo nếu muốn hủy lưu trữ tự động.
- Xóa bỏ mục email đã hết hạn: Loại bỏ toàn bộ email đã hết hạn theo từng thông báo riêng lẻ qua tab tùy chọn của cửa sổ email mới.
Tiếp đến là 06 tùy chọn khi cài đặt tính năng trong Outlook
- Lưu trữ hoặc xóa bỏ mục: Tùy chọn này được sử dụng nếu bạn muốn cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Trong trường hợp không được chọn email Outlook sẽ tự động cài đặt lưu trữ ở chế độ mặc định.
- Thư mục lưu trữ được hiển thị trong danh sách thư mục: Di chuyển thư mục Archive trên thanh điều hướng cùng với một vài các thư mục quan trọng khác. Ngoài ra, nếu bạn không thao tác lựa chọn này Outlook sẽ mở theo hình thức thủ công.
- Các tệp cũ được làm sạch: Thiết lập giai đoạn hết hạn của tệp cũ và được cài đặt khoảng thời gian tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
- Di chuyển mục cũ sang mục mới: Với tùy chọn này, Outlook sẽ tự động chuyển email cũ và mục khác sang archive.pst.
- Xóa vĩnh viễn thư mục: Với thao tác này sẽ xóa các mục cũ vĩnh viễn ngay sau khi giai đoạn kết thúc mà không được sao lưu lại.
- Áp dụng cài đặt chung cho tất cả thư mục: Cài đặt này sẽ tự động cập nhật cấu hình cho tất cả các thư mục.
Hướng dẫn sử dụng tính năng Archive mail trong Outlook
Dưới đây là 04 hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể tự thực hiện và dễ dàng sử dụng tính năng này trên ứng dụng Outlook.
Cách mở file Archive trong email Outlook 365
Bước 1: Truy cập và đăng nhập ứng dụng Outlook trên máy tính >> click chọn File
Bước 2: Tiếp đến click chọn Open & Export >> tiếp đến click chọn Open Outlook Data File
Bước 3: Click chọn Archive >> sau đó chọn Open
Bước 4: Mở tính năng lưu trữ email trong Outlook thành công
Archive với từng folder
Bước 1: Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ
Bước 2: Tiếp đến click chuột phải chọn Properties
Bước 3: Tại tab AutoArchive chọn Default Archive Settings của mục Archive item in this folder using the default settings.
Bước 4: Lựa chọn cài đặt tùy chỉnh theo hình ảnh dưới đây:
Sau đó, click chọn OK.
Bước 5: Cuối cùng click chọn Apply để hoàn tất
Với 05 bước trên đây, người dùng có thể thực hiện lưu trữ trên ứng dụng email Outlook với từng folder một. Trong trường hợp muốn thực hiện toàn bộ email có trong hộp thư vui lòng theo dõi và thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.
Archive toàn bộ email trong Outlook
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook 365 trên thiết bị sử dụng >> click chọn File
Bước 2: Tiếp đến click chọn Infor >> sau đó tại mục Cleanup Tools click chọn Archive
Bước 3: Sau đó click chọn Archive this folder and all subfolders và mở thêm thư mục mà người dùng muốn lưu trữ >> tiếp đến nhập mốc thời gian >> click chọn Include items with “Do not AutoArchive” checked
Bước 4: Cuối cùng click chọn OK để lưu toàn bộ quá trình thực hiện
Chỉ với 04 bước trên, người dùng đã có thể lưu trữ toàn bộ email Outlook 365 trong hộp thư mà không mất quá nhiều thời gian thực hiện.
Trên đây là những thông tin cơ bản được MSO tổng hợp để giúp người dùng có thể trả lời được câu hỏi archive là gì? Và những hướng dẫn sử dụng chi tiết để người dùng có thể thực hiện. Trong quá trình tham khảo, nếu có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ nhân sự của chúng tôi.
