Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
“Làm thế nào để gộp ô trong excel không mất dữ liệu?”; “Các cách gộp ô trong excel không mất dữ liệu là gì?”, đây là những câu hỏi mà người dùng thường gặp phải nhất khi làm việc với phần mềm Microsoft Excel. Để giải quyết được những câu hỏi này, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách gộp ô trong excel nhanh chóng nhất mà lông làm mất dữ liệu ngay trong bài biết dưới đây nhé.
Tại sao bạn nên gộp ô trong Excel?
Việc sử dụng các cách gộp ô trong Excel là một trong những cách thức mang đến cho người dùng nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel, đặc biệt là khi người dùng muốn trình bày dữ liệu sao cho rõ ràng và dễ hiểu nhất. Để trả lời được câu hỏi “Tại sao bạn nên gộp ô trong Excel?”, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lợi ích nhận được khi thực hiện cách thức này ngay trong nội dung phía dưới đây của chúng tôi nhé:
Tăng cường mức độ thẩm mỹ: Việc sử dụng các cách gộp ô trong Excel sẽ giúp cho giúp bảng tính Excel của bạn được gọn gàng, đẹp mắt và trông chuyên nghiệp hơn, từ đó giúp cho việc theo dõi và tìm hiểu thông tin trên trang tính được diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Giảm thiểu sự lặp lại nội dung: Trong trường hợp khi mà trang tính của bạn có nhiều ô có cùng một nội dung và nằm sát cạnh nhau hoặc trong trường hợp mà bạn muốn tạo một tiêu đề chung cho nhiều cột hoặc hàng, việc gộp ô sẽ giúp bạn có thể tránh được sự trùng lặp. Đồng thời có thể giúp cho bảng tính Excel của bạn trở nên rõ ràng và dễ nhìn hơn.
Thuận tiện khi theo dõi bảng tính: Việc sử dụng cách gộp ô trong Excel cũng giúp cho bạn có thể trình bày dữ liệu một cách rõ ràng hơn và trực quan hơn, đặc biệt là khi bạn muốn nhóm các thông tin liên quan lại với nhau. Điều này sẽ giúp cho người theo dõi có thể dễ dàng nhận ra sự liên quan của nhóm dữ liệu mà bạn đang trình bày hơn.
Tiết kiệm diện tích cho bảng tính: Khi các ô trong bảng tính được gộp lại với nhau, nó sẽ giúp giảm thiểu diện tích cho bảng tính và giúp cho những bảng tính ấy trông trở nên gọn gàng và sạch sẽ hơn.
Tạo khoảng trống: Ngược lại, trong trường hợp mà bạn đang muốn tạo khoảng trống giữa các phần dữ liệu khác nhau trong bảng tính, việc gộp ô cũng sẽ giúp bạn tạo ra những khoảng trống một cách dễ dàng mà không cần phải thêm các ô trống riêng lẻ.
Tạo các tài liệu có cấu trúc phức tạp: Việc sử dụng những cách gộp ô trong Excel cũng sẽ giúp cho bạn có thể tạo ra những tài liệu có cấu trúc phức tạp một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Để biết được cách thức chi tiết về những cách gộp ô trong Excel không làm mất dữ liệu, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung hướng dẫn của chúng tôi trong các phần nội dung tiếp theo nhé.
Cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu
Microsoft Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng khác nhau để giúp họ có thể dễ dàng thực hiện cách gộp ô trong Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn đối với các bảng tính Excel của mình. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về các cách gộp ô trong Excel không làm mất dữ liệu mà bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để làm việc với những bảng tính của mình một cách hiệu quả hơn:
Cách gộp ô trong Excel nhanh bằng Merge & Center
Sử dụng tính năng Merge & Center mà phần mềm Microsoft excel cung cấp là một trong những cách gộp ô trong Excel nhanh chóng nhất. Cách gộp ô trong Excel không làm mất dữ liệu này rất đơn giản, bạn hãy thực hiện theo như những bước hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy chọn các ô mà bạn muốn gộp vào làm một.
*Lưu ý: Để gộp ô, điều kiện tất yếu mà bạn cần đáp ứng đó chính là các ô cần gộp cần phải nằm liền kề nhau.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào thẻ Home trên thanh công cụ ribbon rồi nhấn vào nút mũi tên cạnh mục Merge & Center trong nhóm Alignment.
– Bước 3: Trong danh sách các tùy chọn được sổ ra bên dưới mục Merge & Center, bạn hãy nhấn chọn một kiểu gộp mà bạn muốn áp dụng cho những ô mà bạn đã chọn phía trên. các tùy chọn này bao gồm:
- Merge & Center: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp các ô mà bạn chọn thành một ô duy nhất và dữ liệu trong ô được áp dụng định dạng căn giữa.
- Merge Across: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp các ô mà bạn chọn thành từng hàng riêng biệt.
- Merge Cells: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp các ô mà bạn đã chọn thành một ô duy nhất và không áp dụng căn giữa dữ liệu trong ô.
- Unmerge Cells: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể hủy áp dụng định dạng gộp ô mà bạn đã thiết lập.
Cách gộp ô trong Excel nhanh bằng Merge Cells for Excel
Một cách gộp nhiều ô trong Excel không làm mất dữ liệu nữa mà bạn có thể sử dụng đó chính là sử dụng công cụ bên ngoài Merge Cells for Excel. Công cụ này sẽ giúp bạn có thể gộp được cả hàng và cột một cách nhanh chóng mà không bị giới hạn bởi bất cứ điều gì.
Để sử dụng cách gộp nhiều ô trong Excel không mất dữ liệu này, bạn hãy thực hiện theo những bước mà chúng tôi hướng dẫn dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy tải xuống công cụ Merge cells for Excel về máy tính của mình.
– Bước 2: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn gộp. Bạn có thể chọn theo hàng và cột tùy ý.
– Bước 3: Bạn hãy nhấn chọn thẻ Ablebits Data trên thanh công cụ ribbon, rồi chọn mục Merge Cells trong nhóm Merge.
Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các thông số hay tính năng gộp ô mà bạn muốn để nhận được kết quả như mong muốn của mình. Các tùy chọn này bao gồm:
– Select your range: Bạn hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn cần gộp bằng cách điền địa chỉ của vùng dữ liệu đó vào mục này.
– How to merge: Gồm các tùy chọn về cách thức gộp mà bạn có thể sử dụng, như:
- Columns into one: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp tất cả các cột về cột đầu tiên theo chiều ngang.
- Rows into one: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp tất cả các hàng về hàng đầu tiên theo chiều dọc.
- Cells into one: Tùy chọn này sẽ giúp bạn có thể gộp tất cả cột và hàng trong vùng dữ liệu mà bạn chọn về cùng 1 ô.
– Separate values with: Bạn có thể chọn ký tự phân tách giữa các giá trị gộp tại mục này.
– Place the results to: Bạn có thể chọn vị trí cho kết quả gộp tại mục này.
– Clear the contents of the selected cells: Những dữ liệu trong các ô còn lại sẽ bị xóa sau bạn áp dụng định dạng gộp ô.
– Merge all areas in the selection: Gộp tất cả các vùng trong vùng chọn.
– Skip empty cells: Tùy chọn này sẽ giúp bạn bỏ qua các ô trống.
– Wrap text: Tùy chọn này sẽ giúp bạn tự động xuống dòng khi không đủ độ rộng.
– Bước 4: Sau khi đã thiết lập cài đặt cho tùy chọn gộp, bạn hãy nhấn chọn nút Merge để hệ thống tiến hành gộp và đưa kết quả.
Cách gộp ô trong Excel không dùng merge bằng CONCATENATE
Sử dụng hàm CONCATENATE là một trong những cách gộp ô trong excel không dùng merge hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng để gộp các ô mà mình muốn trong bảng tính của mình. Tuy nhiên, với cách gộp ô này, bạn cần phải thực hiện theo những bước thủ công.
Công thức sử dụng trong cách này là:
=CONCATENATE(text1, text2,…)
Trong đó: text1, text2: là các ô cần gộp trong bảng tính.
*Ví dụ 1: text 1 là HVN text 2 là Group, khi áp dụng công thức =CONCATENATE(A1,B1) sẽ cho kết quả là HVNGroup.
Để biết cách sử dụng cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu này chi tiết, sao cho hiệu quả nhất, bạn hãy theo dõi những bước hướng dẫn dưới đây trong ví dụ 2 dưới đây của chúng tôi:
*Ví dụ 2: Bảng dữ liệu của bạn có chứa ô A1 chứa dữ liệu là “Tivi”; ô B1 chứa dữ liệu là “Loa” và bạn muốn gộp dữ liệu của hai ô này vào trong cùng một ô duy nhất.
Để giải quyết được bài toán này, bạn hãy thực hiện theo những bước như trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy nhập công thức =CONCATENATE(A1,“,”,B1) vào ô D1.
– Bước 2: Bạn hãy copy ô D1 và dán vào ô bên trái phía trên cùng bên trái dữ liệu gốc và nhấn chọn mục Values. Sau đó nhấn nút OK để hoàn tất cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu này.
Cách gộp ô trong Excel không dùng merge bằng toán tử &
Sử dụng toán tử & cũng là một trong những cách gộp ô trong Excel không dùng merge mà bạn có thể sử dụng. Bởi vì, toán tử & là cách ghép nối giữa một hoặc nhiều chuỗi văn bản lại với nhau để tạo ra một đoạn văn bản liền mạch và duy nhất. Đây cũng được coi như là một cách gộp ô trong Excel nhanh chóng nhất mà bạn có thể sử dụng.
Công thức của cách này đó là: =A2&” “&B2. Trong đó A2, B2 là những ô mà bạn muốn ghép dữ liệu. Và để tạo khoảng cách giữa những ô dữ liệu này, bạn hãy nhập khoảng cách giữa hai dấu ngoặc kép ở giữa các toán tử &.
Để hiểu rõ hơn về cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu này, bạn hãy theo dõi ví dụ dưới đây của chúng tôi:
*Ví dụ: bạn có một bảng tính excel chứa danh sách sinh viên được chia ra cột A chứa Họ và tên đệm và cột chứa Tên. Yêu cầu là bạn cần phải xuất dữ liệu họ và tên sang C.
Lúc này bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Ở tại ô C2 của bảng tính, bạn hãy nhập công thức =A2&” “&B2 vào ô dữ liệu đó.
– Bước 2: Rồi bạn hãy nhấn nút Enter để xuất kết quả.
– Bước 3: sau đó, bạn hãy nhấp vào ô kết quả vừa hiển thị rồi giữ và kéo dấu cộng góc cuối ô đó xuống các ô phía dưới để nhận được kết quả họ tên của các sinh viên khác.
Cách gộp ô trong excel không mất dữ liệu bằng Justify
Một cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu khác nữa mà bạn có thể sử dụng là cách sử dụng tính năng Justify. Tính năng này được kết hợp để tạo ra cho bạn một cách thức gộp ô trong excel không dùng merge. Cách thức này được thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn hãy chọn tất cả các ô mà bạn muốn gộp trong bảng tính Excel của bạn.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy điều chỉnh chiều rộng và chiều cao sao cho chứa tất cả các dữ liệu trong ô cần gộp.
– Bước 3: Bạn hãy nhấn chọn thẻ Home trong thanh công cụ ribbon rồi nhấn chọn mũi tên hướng xuống cạnh mục Fill trong nhóm Editing và chọn tùy chọn Justify.
– Bước 4: sau khi đã áp dụng tùy chọn trên, tất cả dữ liệu trong các ô mà bạn chọn sẽ được gộp vào ô trên cùng phía bên trái của vùng dữ liệu đó.
Bạn có thể điều chỉnh các định dạng căn lề và độ rộng của ô sao cho phù hợp và đẹp mắt nhất.
Hướng dẫn cách tìm ô và cột đã gộp nhanh chóng nhất
Sau khi đã áp dụng định dạng gộp ô trong bảng tính excel, bạn có thể tìm ô và cột đã gộp một cách nhanh chóng bằng những bước chi tiết dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F để mở cửa sổ Find and Replace.
– Bước 2: Ở tại thẻ Find trong hộp thoại này, bạn hãy nhấn chọn mục Options và chọn Format.
– Bước 3: Sau khi hộp thoại Find Format được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn thẻ Alignment và click mục Merge cells rồi nhấn nút OK để hoàn tất các thiết lập.
– Bước 4: Trong hộp thoại Find and Replace, bạn hãy nhập nội dung cần tìm vào mục Find what rồi nhấn chọn nút Find Next để tìm ô đã mà bạn đã thực hiện gộp ô gần nhất.
Hoặc bạn cùng có thế nhấn nút Find All để tìm tất cả các ô mà bạn đã thực hiện gộp ô thỏa mãn giá trị mà bạn đã thiết lập phía trên.
Hướng dẫn cách tách ô và cột đã gộp đơn giản nhất
Để tách các ô và cột mà bạn đã gộp, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Z hoặc chọn tùy chọn Undo ngay sau khi thực hiện tác vụ gộp.
Nếu trong trường hợp mà bạn muốn tách ô đã gộp vào bất cứ lúc nào, bạn có thể nhấn chọn ô hoặc cột mà bạn đã gộp rồi chọn mục Merge & Center và chọn tùy chọn Unmerge Cells để tách.
Những điều cần lưu ý khi thực hiện cách gộp ô trong Excel
Để sử dụng cách cách gộp ô trong Excel không làm mất đi dữ liệu và đạt được hiệu quả cao hơn khi làm việc, có một số lưu ý mà bạn cần phải xem xét và đảm bảo như sau:
- Khi gộp ô trong bảng tính excel, chỉ những dữ liệu trong ô trên cùng phía bên trái sẽ được giữ lại còn những dữ liệu trong các ô khác sẽ bị mất, vì thế bạn hãy chắc chắn rằng mình đã sao lưu dữ liệu quan trọng trong những ô đó trước khi thực hiện gộp ô.
- Khi đã áp dụng cách gộp ô, có thể bạn sẽ gặp phải những khó khăn trong việc lọc và sắp xếp dữ liệu. Vì thế, nếu bạn cần lọc hay sắp xếp dữ liệu, hãy cân nhắc sử dụng các phương pháp định dạng dữ liệu khác.
- Việc sử dụng các cách gộp ô trong Excel cũng sẽ có thể ảnh hưởng đến các công thức liên quan đến các ô dữ liệu đó. Vì thế, hãy kiểm tra và điều chỉnh công thức sau khi gộp ô để đảm bảo tính chính xác trong quá trình làm việc với những dữ liệu trong bảng tính của mình.
- Một số tính năng như pivot table cũng sẽ có thể không được hoạt động tốt với các ô dữ liệu mà bạn đã gộp. Nếu muốn sử dụng tính năng này, bạn hãy cân nhắc kỹ càng trước khi tiến hành quá trình gộp ô trong bảng tính của bạn.
- Trong trường hợp dữ liệu mà bạn muốn gộp ô đang ở định dạng bảng, bạn cũng sẽ không thể tiến hành các phương pháp gộp ô được. Vì vậy, nếu muốn tiến hành gộp ô, bạn hãy chuyển đổi dữ liệu về định dạng thông thường bằng cách sử dụng tính năng Convert to Range trong nhóm thẻ Design.
- Phần mềm Microsoft Excel hiện không cung cấp sẵn công cụ giúp bạn chọn lựa riêng từng các ô đã gộp và ô chưa gộp, vì thế mọi thao tác đối với những ô dữ liệu này, bạn cần phải thực hiện theo phương thức thủ công.
Lời kết
Trên đây là những nội dung hướng dẫn của MSO về các cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu đơn giản và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng thông qua những thông tin hướng dẫn chi tiết mà chúng tôi cung cấp trong bài viết này có thể giúp ích được cho bạn khi bạn muốn gộp ô hoặc trong quá trình mà bạn sử dụng phần mềm Microsoft Excel.
Ngoài ra, để có thể tìm hiểu tất tần tật thông tin về Excel, người dùng vui lòng nhập vào đường link tại đây.
Nếu như có bất cứ những điều gì mà bạn đang thắc mắc, cần đến sự hỗ trợ của chúng tôi, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông qua những thông tin dưới đây để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
