Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Microsoft Excel sẽ khiến cho kết quả phân tích và xử lý dữ liệu xảy ra sai sót. Vì vậy, cách lọc dữ liệu trùng trong Excel sẽ giúp bạn có thể đảm bảo được chính xác cho dữ liệu trong bảng tính của mình và giúp cho việc, phân tích, tính toán, xử lý dữ liệu trong bảng tính của bạn. Vậy, cách lọc data trùng trong Excel như thế nào? Hãy theo dõi bài viết này, MSO hướng dẫn chi tiết cho bạn các cách lọc trùng dữ liệu trong Excel và cách bỏ lọc trùng trong Excel.
Tại sao cần phải lọc dữ liệu trùng trong Excel?
Việc dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel sẽ có thể gây ra sự sai lệch trong kết quả tính toán, phân tích và xử lý dữ liệu, gây khó khăn cho người dùng trong việc tìm kiếm và quản lý thông tin. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel rất quan trọng bởi vì cách này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, giúp dễ dàng phân tích và quản lý dữ liệu, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc cho người dùng. Dưới đây là lý do tại sao bạn cần lọc trùng dữ liệu trong Excel:
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Dữ liệu trùng lặp có thể khiến kết quả phân tích bị sai lệch, ví dụ như đếm số lượng của dữ liệu bị dư ra hoặc tính dữ liệu không chính xác. Khi loại bỏ các dữ liệu bị trùng lặp, những dữ liệu thu được sẽ phản ánh đúng thực tế, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của dữ liệu, từ đó giúp người dùng có thể ra quyết định chính xác hơn.
- Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Tệp Excel có chứa nhiều dữ liệu sẽ khiến nó nặng hơn, gây nhiều lỗi khi tải lên hoặc trong quá trình chia sẻ. Bằng cách loại bỏ dữ liệu trùng lặp không cần thiết trong Excel sẽ giúp làm giảm kích thước và tiết kiệm dung lượng lưu trữ đáng kể cho tệp, đặc biệt hữu ích với các bảng tính lớn, có chứa hàng ngàn cột và hàng.
- Phân tích và quản lý dữ liệu dễ dàng: Khi dữ liệu đã được làm sạch và không còn chứa những dữ liệu trùng lặp, quá trình lọc, sắp xếp, tìm kiếm, phân tích và quản lý dữ liệu sẽ diễn ra nhanh chóng và mượt mà hơn. Bạn sẽ ít bị nhầm lẫn, sai sót và dễ dàng phát hiện xu hướng và mối liên hệ trong dữ liệu.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi xử lý bảng tính lớn, có chứa nhiều dữ liệu trùng lặp sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn do phải tải, tính năng và lọc đi lọc lại, làm giảm hiệu suất công việc. Bằng cách lọc dữ liệu trùng trong Excel trước khi làm việc với bảng tính sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian làm việc và giảm nguy cơ xảy ra lỗi, điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho bạn trong Excel.
- Đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu: Khi có dữ liệu trùng lặp cùng chứa một thông tin xuất hiện nhiều lần ở nhiều địa chỉ ô khác nhau trong bảng tính, thì việc tính toán, phân tích và tạo báo cáo của người dùng sẽ không nhất quán. Bằng cách lọc data trùng trong Excel, sẽ giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu không bị mâu thuẫn, đảm bảo tính đồng bộ, toàn vẹn và tin cậy cho các dữ liệu và báo cáo quan trọng.
Nếu bạn muốn biết cách để lọc trùng Excel, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết này, MSO sẽ hướng dẫn các cách lọc dữ liệu trùng trong Excel thông qua nhiều công cụ khác nhau như Remove Duplicates, Conditional Formatting, Power Query và hàm lọc trùng trong Excel.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel đơn giản nhất năm 2025
Có nhiều công cụ được cung cấp phần mềm trong Microsoft Excel để hỗ trợ người dùng lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel cho bảng tính, bao gồm Remove Duplicates, Conditional Formatting, Advanced Filter, Power Query và hàm lọc trùng trong Excel. Bạn có thể thực hiện các cách lọc data trùng trong Excel, bao gồm cả cách lọc số trùng trong Excel và cả lọc trùng tên trong Excel bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của MSO về cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng việc sử dụng các công cụ này:
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel thông qua Remove Duplicate
Cách lọc số trùng trong Excel và lọc trùng tên trong Excel đơn giản nhất đó là sử dụng tính năng Remove Duplicate, đây là một công cụ có sẵn được cung cấp trong phần mềm Microsoft Excel, giúp người dùng lọc dữ liệu trùng trong Excel hiệu quả. Để sử dụng Remove Duplicate lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào bảng tính Excel mà mình cần lọc dữ liệu trùng >> rồi bôi đen chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ >> rồi điều hướng đến nhóm Data Tools >> sau đó chọn mục Remove Duplicates.
– Bước 3: Sau khi hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện >> bạn hãy tích chọn các cột dữ liệu mình muốn lọc trong vùng dữ liệu đã chọn >> sau đó hãy nhấn nút OK để nhận được kết quả.
* Mẹo: Nếu bạn muốn lọc tất cả các cột chứa dữ liệu trong bảng tính mà mình đã chọn, bạn chỉ cần nhấn nút Select All.
Ngay sau đó, giao diện phần mềm Excel của bạn sẽ xuất hiện một thông báo bảng tính có bao nhiêu dữ liệu trùng lặp sẽ được xóa bỏ và bao nhiêu dữ liệu không trùng lặp còn lại như trong hình dưới đây:
– Bước 4: Bạn hãy nhấn OK để xác nhận xóa các dữ liệu trùng lặp. Ngay lập tức, phần mềm Excel sẽ xóa những dữ liệu trùng và sắp xếp lại bảng dữ liệu của bạn.
Như vậy, với cách lọc data trùng trong Excel này, bạn có thể lọc được các dữ liệu dù là dạng số hay dạng chữ có trong bảng tính Excel của mình một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Hãy tận hưởng cách này để lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel hiệu quả nhất nhé.
Cách lọc trùng Excel bằng Conditional Formatting
Conditional Formatting là tính năng định dạng có điều kiện trong phần mềm Microsoft Excel, cung cấp cho người dùng khả năng phân biệt các ô tính quan trọng một cách dễ dàng hơn. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người dùng khi làm việc với một lượng dữ liệu cực lớn và cần kiểm tra và rà soát các tệp dữ liệu quan trọng. Vì thế, nó cũng có tính ứng dụng cao trong việc hỗ trợ người dùng lọc trùng số hoặc lọc trùng tên trong Excel.
Để thực hiện cách lọc số trùng trong Excel hay lọc tên trùng trong Excel bằng công cụ này, người dùng hãy làm theo những thao tác như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần mở file dữ liệu Excel mà mình muốn lọc trùng >> sau đó bôi đen chọn vùng dữ liệu muốn kiểm tra trùng lặp.
– Bước 2: Tiếp theo, hãy nhấn chọn thẻ Home >> rồi nhấn chọn mục Conditional Formatting >> chọn Highlight Cells Rules >> sau đó chọn Duplicate Value.
– Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Value hiển thị >> bạn hãy nhấn dấu mũi tên tại mục Values With >> rồi chọn một tùy chọn làm nổi bật các dữ liệu trùng lặp nhau trong danh sách thả xuống.
Bao gồm 1 trong các tùy chọn sau:
- Light Red Fill With Dark Red Text: Chọn nền màu đỏ và chữ màu đỏ đậm cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Yellow Fill With Dark Yellow Text: Chọn nền màu vàng và chữ màu vàng đậm cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Green Fill With Dark Green Text: Chọn nền màu xanh lá và chữ màu xanh đen cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Light Red Fill: Chọn nền màu đỏ và chữ không đổi màu (màu đen) cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Red Text: Chọn chữ màu đỏ và giữ nguyên màu nền cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Red Border: Chọn viền khung màu đỏ cho các dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Custom Format: Tùy chỉnh màu sắc của chữ và nền theo ý muốn cá nhân.
– Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy tiến hành chọn cách lọc dữ liệu trùng lặp trong bảng dữ liệu đã chọn ở mục Format cells that contain, bao gồm:
- Duplicate: Tùy chọn giúp hệ thống tự động lọc dữ liệu trùng nhau được xác định trong bảng dữ liệu đã chọn.
- Unique: Tùy chọn giúp hệ thống tự động lọc ra các giá trị duy nhất trong bảng tính.
Với cách lọc trùng Excel này, bạn hãy chọn tùy chọn Duplicate để lọc các giá trị trùng lặp.
– Bước 5: Sau khi đã thiết lập xong các bước phía trên, bạn hãy nhấn OK trong hộp thoại Duplicate Value để nhận kết quả.
Kết quả, hệ thống sẽ làm nổi bật các giá trị trùng lặp trong vùng dữ liệu mà bạn đã chọn. Lúc này, bạn chỉ cần xóa bỏ các giá trị trùng lặp đó là hoàn tất.
Cách lọc data trùng trong Excel bằng Advanced Filter
Advanced Filter cũng là một trong những công cụ nâng cao được cung cấp trong phần mềm Microsoft Excel để hỗ trợ người dùng thực hiện lọc dữ liệu trùng lặp có tính phức tạp cao một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể tiến hành cách lọc số trình trong Excel hoặc lọc trùng tên trong Excel bằng cách sử dụng công cụ này với các thao tác như sau:
– Bước 1: Trong file dữ liệu Excel mà bạn đang cần lọc dữ liệu >> bạn hãy bôi đen và chọn phạm vi vùng dữ liệu mà mình muốn lọc dữ liệu trùng lặp.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn thẻ Data >> rồi điều hướng đến nhóm công cụ Sort & Filter và nhấn chọn mục Advanced.
– Bước 3: Trong hộp thoại Advanced Filter mới hiển thị trên màn hình >> bạn hãy tiến hành các thao tác sau:
- Hãy tích chọn mục Copy to another location.
- Tiếp theo, hãy nhấn vào nút tham chiếu ô ở cạnh mục Copy to >> rồi nhấn chọn vị trí vùng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng để lọc giá trị trùng lặp.
- Sau đó, nhấn tích vào mục Unique records only.
- Cuối cùng, nhấn chọn nút OK.
* Lưu ý: Khi sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu trong Excel, dữ liệu mà bạn muốn lọc cần phải đảm bảo được các yếu tố sau:
- Các dòng trong bảng dữ liệu phải được nhập liên tục, không được xuất hiện bất cứ dòng trống nào.
- Không áp dụng bất kỳ định dạng gộp ô nào.
- Chỉ sử dụng một dòng duy nhất đầu tiên để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Pivot Table
Pivot Table là một công cụ rất mạnh mẽ và có nhiều tính ứng dụng cao trong suốt quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tính toán, xử lý và phân tích dữ liệu. Người dùng cũng có thể sử dụng công cụ này để kiểm tra giá trị trùng lặp trong bảng tính Excel của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng. Công cụ này sẽ tự động xóa mọi giá trị trùng lặp trong vùng dữ liệu cần lọc của người dùng, điều này giúp tối ưu thời gian thao tác và hiệu suất công việc một cách tối đa.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng công cụ này cũng rất dễ dàng và nhanh chóng, được thực hiện theo những thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Bạn hãy bôi đen để chọn phạm vi vùng dữ liệu mà mình muốn lọc trong bảng tính Excel của mình.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn thẻ Insert >> rồi nhấn chọn mục Pivot Table.
Ngay sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại Create Pivot Table >> lúc này bạn hãy nhấn nút OK.
– Bước 3: Trong bảng Pivot Table mới được tạo >> bạn hãy tích chọn các cột dữ liệu mà bạn muốn lọc để thêm vào khu vực Row của bảng.
– Bước 4: Sau đó, bạn nhấn chọn thẻ Design >> sau đó điều hướng đến mục Layout >> rồi nhấn chọn Report Layout >> tiếp tục chọn Show in Tabular Form >> rồi nhấn chọn Repeat All Item Labels.
– Bước 5: Bạn tiếp tục nhấn chọn thẻ Design >> rồi chọn mục Subtotals >> sau đó chọn mục Do Not Show Subtotals nhằm loại bỏ các Subtotals ra khỏi bảng Pivot Table.
Bạn có thể ứng dụng những thao tác được chúng tôi cung cấp phía trên để lọc trùng tên trong Excel hoặc ứng dụng cho cách lọc số trùng trong Excel sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Với các cách lọc dữ liệu trùng trong Excel được chúng tôi cung cấp trong các phần hướng dẫn phía trên, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng để lọc trùng tên trong Excel hoặc cũng có thể để thực hiện cách lọc số trùng trong Excel một cách linh hoạt và hiệu quả nhất. Lưu ý rằng những cách thức trên chỉ áp dụng cho việc lọc dữ liệu trùng lặp đối với 1 sheet duy nhất. Đối với việc lọc dữ liệu trùng trong Excel giữa 2 sheet trở lên, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo của bài viết này.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel giữa 2 sheet trở lên
Trong phần mềm Microsoft Excel, bạn không chỉ có thể lọc dữ liệu trùng lặp trong 1 sheet mà còn có thể lọc dữ liệu trùng lặp giữa từ 2 sheet trở lên một cách linh hoạt và dễ dàng. Để làm được điều này, bạn hãy theo dõi hướng dẫn thực hiện sau đây của chúng tôi:
Sử dụng công thức, hàm lọc trùng trong Excel giữa 2 sheet
Phần mềm Microsoft Excel cũng cung cấp các hàm Excel lọc dữ liệu trùng để giúp người dùng có thể lọc trùng số hoặc lọc trùng tên trong Excel. Đặc biệt trong trường hợp bạn muốn lọc dữ liệu trùng lặp giữa nhiều sheet trong Excel, bạn có thể sử dụng cách lọc dữ liệu trùng trong Excel này một cách đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết, ngay cả đối với những dữ liệu phức tạp.
Cách lọc số trùng trong Excel hay lọc trùng tên trong Excel bằng hàm này được thực hiện như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thêm một cột có tên “Kiểm Tra” vào cột dữ liệu thứ hai của bảng tính Excel mà bạn đang muốn lọc.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhập công thức sau đây vào ô đầu tiên của cột “Kiểm Tra“, tức là ô C2:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,1,0)),”Unique”,”Duplicate”)
Trong đó:
- “A2” là ô đầu tiên của cột cần kiểm tra trùng lặp.
- “Sheet1!A:C” là phạm vi dữ liệu trong vùng dữ liệu đầu tiên.
- Kết quả sẽ là Unique nếu ô A2 không trùng lặp dữ liệu với bất cứ ô nào trong phạm vi kiểm tra. Ngược lại, nếu ô A2 trùng lặp với bất cứ ô nào trong phạm vi sẽ cho ra kết quả là Duplicate.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn chỉ cần kéo và áp dụng công thức trên cho các ô còn lại trong cột “Kiểm Tra“.
Các giá trị bị trùng lặp sẽ trả về kết quả là “Duplicate“, còn các giá trị duy nhất mà không trùng lặp với bất cứ ô nào sẽ trả về kết quả là “Unique“.
Kết quả sẽ được hiển thị như trong hình bên dưới đây:
Sử dụng công thức, hàm Excel lọc dữ liệu trùng từ 2 sheet trở lên
Để lọc dữ liệu trùng lặp từ 2 sheet trở lên bằng hàm Excel lọc dữ liệu, bạn cũng thực hiện tương tự như với cách thức đối với 2 sheet. Bạn chỉ cần áp dụng công thức sau đây để nhập vào cột xuất kết quả kiểm tra trùng lặp:
=IF(ISNA(VLOOKUP(range_1,range_2,range_3,…,1,0)),“Unique”,“Duplicate”)
Trong đó:
- range_1: Là vùng dữ liệu trong Sheet 1.
- range_2: Là vùng dữ liệu trong Sheet 2.
- range_3: Là vùng dữ liệu trong sheet 3
Với cách lọc dữ liệu trùng trong Excel này, bạn có thể áp dụng để lọc trùng tên trong Excel hoặc cũng có thể ứng dụng để thực hiện cách lọc số trùng trong Excel.
Hướng dẫn cách bỏ lọc trùng trong Excel đơn giản
Nếu bạn sử dụng tính năng Filter để tạo bộ lọc trùng dữ liệu trong Excel, bạn có thể bỏ bộ lọc trùng này một cách dễ dàng bằng cách:
– Bước 1: Nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn điều hướng đến nhóm công cụ Sort & Filter >> rồi nhấn chọn mục Filter là hoàn tất.
Ngay sau đó, biểu tượng bộ lọc sẽ được loại bỏ trên cột mà bạn đã tạo.
Với các thao tác này, bạn có thể xóa bỏ bộ lọc trùng trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng khi có nhu cầu.
Các câu hỏi thường gặp
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel có làm mất định dạng của dữ liệu không?
Việc thực hiện cách lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel có thể sẽ làm mất định dạng mà bạn đã áp dụng cho dữ liệu trong bảng tính của mình. Nếu bạn chọn dùng chức năng Remove Duplicates để lọc trùng Excel, phần mềm Excel sẽ xóa toàn bộ hàng bị trùng, bao gồm cả định dạng được áp dụng cho hàng đó. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng tính năng Conditional Formatting, thì Excel sẽ không làm mất định dạng, vì đây chỉ là cách đánh dấu để làm nổi bật dữ liệu trùng lặp chứ không xóa bỏ, chỉ khi bạn tiến hành xóa bỏ hàng trùng lặp đó thì mới mất định dạng.
Nếu như bạn muốn lọc mà vẫn giữ lại định dạng, bạn hãy sao chép dữ liệu sang bảng mới hoặc dùng công thức như COUNTIF, IF, hoặc FILTER để lọc.
Có cách lọc dữ liệu trùng trong Excel nào trên nhiều cột cùng lúc không?
Có, bạn có thể sử dụng tính năng Remove Duplicate để lọc dữ liệu trên nhiều cột cùng lúc. Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn sẽ có thể chọn nhiều cột để xác định tiêu chí trùng lặp và Excel sẽ giữ lại hàng đầu tiên mà tổ hợp các cột đó là duy nhất. Ví dụ, nếu bạn chọn cột Tên và Ngày sinh, Excel sẽ tìm các hàng mà tất cả cột này giống nhau để xác định nó là trùng lặp.
Làm thế nào để xử lý nếu dữ liệu trùng xuất hiện trên nhiều bảng?
Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP, XLOOKUP hoặc MATCH để so sánh dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau, sau đó hãy kết hợp với công cụ Conditional Formatting để đánh dấu các giá trị trùng lặp. Trong nhiều tình huống, bạn có thể hợp nhất các bảng lại, rồi sử dụng tính năng Remove Duplicates để xóa dữ liệu trùng lặp.
Làm sao giữ lại một số dữ liệu trong hàng bị trùng mà không cần xóa hoàn toàn?
Thay vì xóa hoàn toàn các dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của mình, bạn có thể sử dụng công cụ Power Query được cung cấp sẵn trong phần mềm Excel để nhóm dữ liệu và giữ lại giá trị mong muốn theo yêu cầu như lần xuất hiện đầu tiên, lớn nhất hoặc mới nhất. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng công thức: =IF(COUNTIF(A$2:A2,A2)=1,”Giữ”,”Trùng”) để giữ lại dữ liệu trong hàng đầu tiên.
Lời kết
Phần mềm Microsoft Excel cung cấp sẵn các công cụ và tính năng lọc để giúp hỗ trợ người dùng tiến hành việc lọc dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel của mình một cách đơn giản mà không cần phải cài đặt hay sử dụng các tiện ích bổ sung. Các công cụ này bao gồm Remove Duplicates, Conditional Formatting, Advanced Filter, Power Query và cả các hàm lọc trùng trong Excel.
Trong nội dung chi tiết của bài viết này, MSO đã cung cấp toàn bộ các hướng dẫn cho bạn, nhằm hỗ trợ bạn có thể nắm rõ được cách lọc dữ liệu trùng trong Excel cụ thể được diễn ra như thế nào. Từ đó, giúp bạn có thể lọc dữ liệu trùng lặp trong các bảng tính Excel của mình sao cho đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhất, góp phần vào việc tăng cường hiệu suất công việc cho bạn.
Trong quá trình tìm hiểu và tham khảo thực hiện theo những hướng dẫn này của chúng tôi, nếu bạn có bất cứ vướng mắc gì không thể tự giải quyết được, hoặc bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm Microsoft Excel bản quyền, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi. Cách thức liên hệ, bạn có thể kết nối trực tiếp với MSO qua những thông tin phía dưới đây.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
