Cách sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê, lọc dữ liệu

Ngay cả đối với những ai đã từng sử dụng Excel cũng chưa chắc đã biết được Pivot Table là gì và cách sử dụng nó ra sao? Bài viết này, MSO sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về cách sử dụng Pivot Table trong Excel chi tiết nhất nhé.

Pivot table là gì? Ứng dụng Pivot Table trong Excel

Pivot Table là một công cụ có thể tóm tắt, tính toán, phân tích dữ liệu với tính năng mạnh mẽ như Microsoft Excel. Công cụ này giúp người dùng tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.

Trong Excel, người dùng thường sử dụng Pivot Table để có thể thống kê các giá trị dữ liệu, lọc để hiển thị những dữ liệu mà mình muốn theo dõi. Nó đặc biệt phù hợp để thực hiện phân tích dữ liệu khi mà bảng tính có chứa dữ liệu lớn, giúp người dùng lọc để tìm kiếm được những thông tin quan trọng và hiểu rõ hơn về những dữ liệu mà mình đang xử lý. 

Pivot Table là gì?
Pivot Table là gì?

Pivot Table có ứng dụng thực tiễn rất phong phú, người dùng có thể sử dụng trong việc phân tích tài chính, ước lượng doanh số, đánh giá kết quả kinh doanh, đến phân tích các dữ liệu liên quan về khách hàng hay các sản phẩm và dịch vụ. Đây là một công cụ thực sự hữu ích cho việc quản lý, phân tích dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, nó cũng giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian và nâng cao hiệu quả trong công việc.

Lợi ích nổi bật mà Pivot Table mang lại cho người dùng

Pivot Table mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng khi sử dụng nó, đặc biệt là trong trường hợp làm việc với một khối lượng dữ liệu khổng lồ. Pivot Table mang lại những lợi ích nổi bật như sau:

  • Pivot Table cho phép người dùng thống kế dữ liệu một cách nhanh chóng.
  • Pivot Table giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và hạch toán dữ liệu.
  • Pivot Table hỗ trợ người dùng lọc, phân tích, sắp xếp dữ liệu từ những nguồn dữ liệu lớn và phức tạp.
  • Thao tác khi làm việc với Pivot Table không quá phức tạp, giúp người dùng dễ sử dụng chỉ sau vài lần thử đầu tiên.
  • Pivot Table không làm ảnh hưởng đến nguồn dữ liệu thô nhờ trong việc tạo và xóa bỏ bảng dữ liệu Pivot Table.

Với những lợi ích kể trên, chắc hẳn bạn cũng đang hào hứng để làm việc với Pivot Table rồi đúng không nào. Cùng tìm hiểu về cách sử dụng Pivot Table trong Excel ngay dưới nội dung tiếp theo của MSO nhé.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Pivot Table trong Excel

Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê, lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.

Sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê dữ liệu

Việc sử dụng Pivot Table trong Excel chỉ có thể giúp bạn thống kê được những dữ liệu mà bạn đã đưa vào từ lúc đầu và nó sẽ không cập nhật thêm dữ liệu cho bạn nếu bạn chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu vào vùng dữ liệu đó.

Cách bước sử dụng sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê dữ liệu như sau:

– Bước 1: Bạn nhấn chọn thẻ Insert, sau đó nhấn chọn vào mục PivotTable.

Cách sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê dữ liệu
Cách sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê dữ liệu

– Bước 2: Sau đó hộp thoại Create PivotTable sẽ hiện ra, bạn thực hiện như sau:

Ở mục “Choose the data that you want to analyze”, bạn chọn mục “Select a table or range” và chọn các tùy chọn sau đây:

  • Table/Range: là dữ liệu trong bảng tính mà bạn muốn thống kê.
  • Use an external data source: là các dữ liệu bên ngoài, tuy nhiên mục này thường không được chọn vì việc thống kê dữ liệu là quá trình lấy dữ liệu bên trong trang tính.

Ở mục “choose where you want the PivotTable report to be placed”, bạn chọn mục “Existing Worksheet rồi chọn các tùy chọn sau đây:

  • New Worksheet: chọn mục này để xuất bảng dữ liệu Pivot Table ở trang tính mới.
  • Existing Worksheet: chọn mục này để xuất bảng dữ liệu Pivot Table ở trang tính bạn đang sử dụng.
  • Location: chọn mục này bạn sẽ được tùy chọn vị trí mà bạn muốn xuất bảng dữ liệu Pivot Table.

Sau khi chọn xong, bạn nhấn OK để xuất bảng dữ liệu Pivot Table.

Xuất bảng dữ liệu Pivot Table
Xuất bảng dữ liệu Pivot Table

– Bước 3: Nếu muốn thao tác trên Pivot Table đơn giản hơn, bạn có thể đổi giao diện của Pivot Table thành kiểu cơ bản. Bằng cách nhấn chuột phải bảng dữ liệu Pivot table >> rồi chọn mục Pivot Table Options…

Chọn Pivot Table Options…
Chọn Pivot Table Options…

– Bước 4: Sau đó, hộp thoại PivotTable Options sẽ hiện lên >> bạn chọn mục Display > rồi chọn mục Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) >> cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Nhấn Ok
Nhấn Ok

– Bước 5: Bạn kéo trường thích hợp vào những vùng tương ứng:

  • Filters là bộ lọc báo cáo.
  • Columns là dữ liệu hiển thị theo cột.
  • Rows là dữ liệu hiển thị theo dòng.
  • Values là giá trị, chủ yếu là dạng số.
Kéo các trường vào vùng tương ứng
Kéo các trường vào vùng tương ứng

Sử dụng Pivot Table trong Excel để giải bài tập

Dưới đây là một ví dụ của chúng về cách sử dụng Pivot Table trong Excel để giải bài tập:

Đề bài: Tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo dữ liệu như trong hình. 

Ví dụ về giải bài tập PivotTable
Ví dụ về giải bài tập PivotTable

Giải: Để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên cụ thể, chúng ta cần phải đưa trường có “Họ tên” vào phần Rows, đưa trường “mặt hàng” thì phải đưa vào phần Column, đưa trường “Số lượng bán” vào phần Value. Nếu muốn lọc dữ liệu theo tháng 1, thì cần phải đưa trường “Ngày” vào phần Bộ lọc Filters. Với cách làm như sau:

– Bước 1: Bạn chọn thẻ Insert >> nhấp chọn PivotTable để có thể lấy bảng PivotTable.

Chọn PivotTable
Chọn PivotTable

– Bước 2: Ở phần Table/Range, bạn chọn vùng dữ liệu cần tổng hợp >> Chọn 1 ô bất kỳ trên trang tính >> Nhấn OK.

Nhấn OK
Nhấn OK

– Bước 3: Bạn thực hiện theo như bước 3 và 4 phần sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu bên trên nhé.

– Bước 4: Tiếp theo bạn kéo các tiêu đề mà đề bài yêu cầu theo thứ tự giống nhau vào đúng các ô là đã hoàn thành cơ bản bảng báo cáo theo yêu cầu của đề bài rồi đó. 

– Bước 5: Tiếp theo, bạn thêm bộ lọc Filter vào bảng Pivot Table nhé >> kéo dữ liệu vào phần mà mình muốn lọc. Bảng PivotTable sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Bảng PivotTable
Bảng PivotTable

Sử dụng Pivot Table trong Excel với tính năng Filter để lọc dữ liệu

Bộ lọc Filters cho phép người dùng lọc để theo dõi được những dữ liệu của từng giá trị. Với ví dụ ở mục trên, bạn sẽ thực hiện theo các bước như sau để lọc dữ liệu:

– Bước 1: Kéo mục “ngày” vào phần Rows, điều này nhằm để thực hiện các thao tác nhóm các dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi nằm ở phần Rows.

Kéo mục ngày vào phần Rows
Kéo mục ngày vào phần Rows

Khi hoàn tất, định dạng của Pivot Table sẽ hiển thị như hình sau:

Định dạng của Pivot Table khi hoàn tất
Định dạng của Pivot Table khi hoàn tất

– Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào mục Ngày >> nhấn chọn mục “Group”.

Chọn Group
Chọn Group

– Bước 3: Sau đó, hộp thoại “Grouping” sẽ hiện lên >> nhấn chọn định dạng như đề bài yêu cầu:

  • Seconds là theo giây.
  • Minutes là theo phút.
  • Hours là theo giờ.
  • Days là theo ngày.
  • Months là theo tháng.
  • Quarters là theo quý, mỗi quý sẽ có 3 tháng.
  • Years là theo năm.

Như đề bài yêu cầu thì phần này bạn cần chọn định dạng Months >> nhấn Ok để chuyển từ Ngày thành Months.

Chọn định dạng như đề bài yêu cầu
Chọn định dạng như đề bài yêu cầu

– Bước 4: Đổi tên cột Ngày sang thành cột Tháng:

Đổi thành Tháng
Đổi thành Tháng

– Bước 5: Tiếp theo bạn kéo thẻ Tháng lên phần Filters

Kéo thẻ Tháng lên phần Filters
Kéo thẻ Tháng lên phần Filters

– Bước 6: Bạn chọn tháng muốn lọc, theo như yêu cầu của đề bài thì là tháng 1.

Quét bảng dữ liệu Pivot Table
Quét bảng dữ liệu Pivot Table

Vậy là bạn đã lọc được dữ liệu bằng tính năng Filter khi sử dụng Pivot Table trong Excel rồi đó.

Xoá hoàn toàn các dữ liệu trong vùng được chọn Pivot Table

Việc xóa hoàn toàn các dữ liệu trong vùng được chọn ở bảng dữ liệu Pivot Table sẽ không ảnh hưởng đến những dữ liệu ban đầu, tuy nhiên nó sẽ xóa hoàn toàn bảng dữ liệu Pivot Table mà bạn đang sử dụng vì vậy hãy cân nhắc kỹ càng trước khi thực hiện xóa chúng nhé.

Để xóa hoàn toàn dữ liệu trong cùng được chọn Pivot Table, bạn thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn nhấn giữ chuột trái vào ô bên ngoài bảng dữ liệu Pivot Table và quét hết bảng dữ liệu Pivot Table.

Quét bảng dữ liệu Pivot Table
Quét bảng dữ liệu Pivot Table

– Bước 2: Sau đó, bạn bấm nút “Delete” trên bàn phím máy tính để hoàn tất thao tác xóa.

Trên đây là chi tiết về cách sử dụng Pivot Table trong Excel mà MSO cung cấp cho người dùng, hãy tham khảo và làm theo nhé.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng Pivot Table trong Excel

Dưới đây là những điều mà bạn cần lưu ý để sử dụng Pivot Table trong Excel một cách hiệu quả hơn:

  • Trước khi tạo bảng dữ liệu Pivot Table, điều đầu tiên bạn cần làm là hãy sắp xếp và định dạng đúng dữ liệu để kết quả được hiển thị một cách chính xác.
  • Phần mềm Excel cung cấp đến người dùng nhiều loại Pivot Table khác nhau, vì vậy bạn cần chọn loại phù hợp với dữ liệu và mục đích sử dụng của mình nhất.
  • Sử dụng tính năng tạo nhóm dữ liệu để đạt được hiệu quả cao hơn khi tổng hợp dữ liệu.
  • Tùy chỉnh và quản lý định dạng và hiển thị dữ liệu sao cho không làm mất đi tính rõ ràng và dễ hiểu.
  • Hãy đảm bảo rằng bạn cập nhật dữ liệu một cách thường xuyên để bảo đảm được tính chính xác.

Bằng cách hiểu rõ những lưu ý trên đây sẽ giúp bạn có thể sử dụng Pivot Table trong Excel một cách hiệu quả hơn để thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng.

Lời kết

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách sử dụng Pivot Table trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất từ MSO. Trong khi thực hiện theo, nếu có vướng mắc gì về cách sử dụng này bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được hướng dẫn và giải đáp nhé, chúc bạn thực hiện thành công.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Cách tải PowerPoint trên máy tính, điện thoại dễ dàng nhất

PowerPoint là một ứng dụng rất thiết yếu đối với người dùng văn phòng hay trong môi trường học tập. Tuy nhiên có nhiều người ...
sửa lỗi value trong excel

Hướng dẫn cách sửa lỗi VALUE trong Excel dễ dàng nhất

Khi sử dụng phần mềm bảng tính chuyên nghiệp của Microsoft, chắc hẳn người dùng đã từng gặp phải lỗi VALUE trong Excel. Tuy nhiên, ...
test webcam trên win 10

Test webcam trên Win 10 và cách khắc phục sự cố

Test webcam trên Win 10 là điều cần thiết trước khi tham gia bất kỳ cuộc họp của doanh nghiệp để đảm bảo mọi vấn ...
05 chức năng chính của access

Các chức năng chính của Access là gì? Hướng dẫn sử dụng cơ bản

Để quản lý cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả, đa phần các doanh nghiệp hiện nay sẽ sử dụng phần mềm Access của ...
Lên đầu trang