Acronis Email Archiving: Giải pháp lưu trữ Email và tuân thủ pháp lý toàn diện

Email là tài sản quan trọng chứa hợp đồng và dữ liệu kinh doanh. Nếu bị mất hoặc xóa nhầm, công ty sẽ gặp rắc rối lớn, nhất là khi cần bằng chứng pháp lý. Để tránh rủi ro này và giảm gánh nặng quản lý cho IT, giải pháp Acronis Email Archiving ra đời. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ công cụ này là gì và tại sao nó là lựa chọn tối ưu để bảo vệ Email doanh nghiệp, đặc biệt là trên nền tảng Microsoft 365.

Tại sao cần lưu trữ Email (Email Archiving) cho doanh nghiệp?

Email của doanh nghiệp bạn không chỉ là nơi trao đổi thông tin, mà còn là kho lưu trữ bằng chứng cho mọi hoạt động kinh doanh, từ hợp đồng, hóa đơn, cho đến các quyết định quan trọng. Tuy nhiên, nếu không được quản lý và bảo vệ đúng cách, những tài sản số này có thể bị xóa mất hoặc thất lạc, khiến việc tìm lại chúng khi cần trở nên cực kỳ khó khăn.

Đó là lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần đến một giải pháp Lưu trữ Email (Email Archiving) chuyên nghiệp giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi việc mất mát dữ liệu và các rắc rối pháp lý có thể xảy ra.

Lưu trữ Email khác gì với sao lưu (backup) thông thường?

Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần sao lưu (backup) Email hàng ngày là đủ an toàn. Tuy nhiên, đây là một hiểu lầm có thể gây ra rủi ro lớn. Để bảo vệ dữ liệu Email một cách toàn diện, bạn cần phân biệt rõ ràng hai khái niệm hoàn toàn khác nhau: Sao lưu (Backup) và Lưu trữ (Archiving). Mặc dù đều là hành động giữ lại Email, nhưng mục đích và cách chúng hoạt động lại phục vụ cho hai nhu cầu riêng biệt và không thể thay thế cho nhau.

Sao lưu (Backup):

Sao lưu Email là tạo ra các bản sao của dữ liệu Email. Mục đích duy nhất là tạo ra các bản sao dữ liệu để có thể khôi phục lại Email hoặc toàn bộ hệ thống về trạng thái trước đó. Việc này cực kỳ hữu ích khi bạn gặp phải các sự cố không mong muốn như:

• Máy tính hoặc máy chủ bị hỏng.
• Bạn lỡ tay xóa nhầm một số Email quan trọng.
• Hệ thống Email gặp lỗi.

Các bản sao lưu thường chỉ được giữ trong thời gian ngắn, chẳng hạn như vài ngày hoặc vài tuần. Mục đích chính là để giúp bạn nhanh chóng đưa hệ thống trở lại hoạt động bình thường trong thời điểm gần nhất.

Lưu trữ (Archiving):

Lưu trữ Email có mục đích hoàn toàn khác biệt. Lưu trữ tập trung vào việc cất giữ một cách an toàn và lâu dài tất cả các Email đã hoàn thành công việc hoặc chứa thông tin quan trọng. Những Email này sẽ được đưa vào một nơi lưu trữ riêng, rất an toàn và không thể bị thay đổi.

Mục tiêu chính của việc lưu trữ sẽ bao gồm:

• Tìm kiếm thông tin dễ dàng: Giúp bạn dễ dàng tìm lại bất kỳ Email nào, dù là đã gửi từ rất lâu trước đây.
• Làm bằng chứng hợp lệ: Các Email được lưu trữ sẽ trở thành bằng chứng chính xác và không thể chối cãi khi cần đến trong các vấn đề pháp lý.
• Tuân thủ quy định: Giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về lưu giữ dữ liệu theo luật pháp và quy định của ngành.

Thời gian lưu trữ Email là dài hạn, thậm chí là vĩnh viễn. Điều này sẽ tùy thuộc vào các quy định pháp luật và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp (ví dụ: 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn).

Rủi ro khi doanh nghiệp không lưu trữ Email chuyên nghiệp

Trong môi trường làm việc ngày nay, Email chứa rất nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có một công cụ chuyên nghiệp để lưu trữ Email (như Acronis Email Archiving), doanh nghiệp của bạn có thể sẽ gặp phải những vấn đề sau:

Mất Email quan trọng do hộp thư đầy:

Vấn đề phổ biến nhất là tình trạng hộp thư email bị đầy. Để tiếp tục nhận thư mới, nhân viên bắt buộc phải xóa các email cũ. Điều này vô tình tạo ra một rủi ro lớn: những thông tin quan trọng như hợp đồng, thỏa thuận cũ, dù không dùng hàng ngày, sẽ bị xóa mất vĩnh viễn.

Hậu quả: Khi cần tìm lại một thông tin cũ, nhân viên sẽ không thể tìm thấy Email đó. Điều này gây khó khăn trong công việc và làm mất đi các dữ liệu có giá trị.

Khó khăn khi cung cấp bằng chứng pháp lý từ Email:

Khi có các tranh chấp hoặc kiện tụng, tòa án hoặc các cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bằng chứng thông qua Email.

Hậu quả: khi không thể cung cấp được các email được yêu cầu, hoặc cung cấp những email không còn nguyên vẹn, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Những rủi ro này bao gồm các khoản phạt tài chính nặng và khả năng thua kiện do không có bằng chứng xác thực.

Dữ liệu Email dễ bị mất và khó quản lý từ các file cá nhân (PST):

Để giảm bớt dung lượng trong hộp thư chính, nhân viên thường tự lưu các Email cũ vào các file có định dạng .PST ngay trên thiết bị máy tính cá nhân của họ.

Hậu quả:

• Dễ mất dữ liệu: Các file PST này rất dễ bị hỏng, có thể bị virus tấn công hoặc bị mất hoàn toàn nếu ổ cứng máy tính cá nhân gặp sự cố.
• Khó quản lý cho bộ phận IT: Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) của công ty rất khó để quản lý, sao lưu hoặc tìm kiếm dữ liệu trong hàng trăm file PST nằm rải rác trên máy tính của từng nhân viên. Điều này tạo ra một vấn đề lớn về việc bảo vệ thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định.

Để giải quyết hoàn toàn những vấn đề và rủi ro này, việc sử dụng một giải pháp lưu trữ Email chuyên nghiệp như Acronis Email Archiving là rất cần thiết. Đây là một yếu tố có thể giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin từ Email một cách hiệu quả và lâu dài.

Acronis Email Archiving là gì?

Hiểu một cách đơn giản, đây là một dịch vụ lưu trữ email trên đám mây, có nhiệm vụ tự động sao lưu và bảo vệ tất cả email (gửi đi, nhận về) của doanh nghiệp bạn vào một kho lưu trữ riêng biệt, cực kỳ an toàn.

Đây không chỉ là một nơi lưu trữ thông thường, mà là một hệ thống thông minh giúp bạn:

• Tìm lại bất kỳ email nào trong vài giây.
• Đảm bảo mọi email được lưu lại đều là bản gốc
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ dữ liệu.

Điểm khác biệt lớn nhất so với backup thông thường là nó hoạt động liên tục và tức thì. Điều này đảm bảo không một email nào bị bỏ sót, ngay cả khi nhân viên xóa thư ngay sau khi gửi hoặc nhận. 

Cách thức hoạt động của Acronis Email Archiving

Cơ chế hoạt động của Acronis Email Archiving được xây dựng nhằm mục đích biến kho dữ liệu email của doanh nghiệp thành một nguồn thông tin bất biến và có thể truy xuất bất cứ lúc nào. Giải pháp này loại bỏ rủi ro mất mát dữ liệu do người dùng xóa nhầm hoặc lỗi hệ thống bằng cách can thiệp ngay vào thời điểm email phát sinh. 

Tự động sao chép ngay lập tức (Journaling)

• Ngay khi một Email được gửi đi hoặc nhận về, hệ thống Acronis Email Archiving sẽ tự động tạo một bản sao chính xác của Email đó. Bản sao này sẽ được chuyển ngay vào kho lưu trữ an toàn của Acronis.
• Nhờ cách này, dù nhân viên có xóa Email ngay sau khi đọc, thì bản sao gốc của Email vẫn được giữ lại vĩnh viễn trong kho lưu trữ. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với sao lưu thông thường.

Phân tích nội dung để tìm kiếm nhanh chóng

• Hệ thống không chỉ lưu trữ Email mà còn tự động đọc, phân tích và lập chỉ mục (ghi chú các từ khóa và thông tin quan trọng) cho toàn bộ nội dung của Email. Việc này bao gồm thông tin về người gửi, người nhận, tiêu đề, ngày gửi/nhận, và thậm chí cả nội dung bên trong các tệp đính kèm (như các tài liệu Word, Excel, PDF, PowerPoint).
• Việc phân tích và sắp xếp chi tiết này giúp bạn tìm kiếm lại Email cũ một cách cực kỳ nhanh chóng và chính xác. Nó hoạt động tương tự như cách Google tìm kiếm thông tin trên internet.

Bảo vệ dữ liệu Email ở mức cao nhất

• Tất cả Email được thu thập đều được mã hóa (biến đổi thành dạng mật mã để bảo vệ) bằng các công nghệ bảo mật tiên tiến (ví dụ: AES-256). Sau đó, chúng được lưu trữ an toàn tại các trung tâm dữ liệu của Acronis.
• Các trung tâm dữ liệu này đạt tiêu chuẩn quốc tế cao nhất (như Tier-IV), đảm bảo rằng dữ liệu Email của bạn luôn sẵn sàng khi cần, không bị rò rỉ và được bảo vệ khỏi mọi sự truy cập trái phép.

Nhờ có Acronis Email Archiving, toàn bộ lịch sử giao tiếp qua Email của doanh nghiệp bạn sẽ luôn được bảo vệ. Tất cả các Email sẽ được giữ lại vĩnh viễn, đúng với nội dung gốc và bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào cần thiết.

Những tính năng của Acronis Email Archiving

Acronis Email Archiving không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ Email. Nó được đánh giá cao nhờ những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp quản lý Email một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất mà giải pháp này mang lại:

Tìm kiếm Email một cách nhanh chóng và dễ dàng

Đây là một trong những điểm mạnh nhất của Acronis Email Archiving, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bạn có thể tìm kiếm Email theo nhiều tiêu chí khác nhau: tên người gửi, người nhận, tiêu đề, toàn bộ nội dung thư, và thậm chí cả nội dung bên trong các tệp đính kèm (như tài liệu Word, Excel, PDF).

Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật

Giả sử công ty bạn bị thanh tra hoặc đối mặt với một vụ kiện, bạn cần tìm lại toàn bộ email liên quan đến một dự án từ 3 năm trước. Với Acronis, bạn có thể tìm kiếm và xuất ra tất cả các email này chỉ trong vài phút, đảm bảo bằng chứng được cung cấp đầy đủ và chính xác. Nhiều ngành nghề như tài chính, y tế, xây dựng… có quy định pháp luật bắt buộc phải lưu trữ email trong nhiều năm (5 năm, 10 năm hoặc hơn). Acronis Email Archiving giúp bạn đáp ứng yêu cầu này một cách đơn giản

Tính năng giữ lại dữ liệu pháp lý (Legal Hold):

Khi bạn kích hoạt tính năng “Legal Hold” cho các email liên quan đến vụ kiện, hệ thống sẽ tạm thời không áp dụng chính sách xóa tự động đối với chúng. Điều này đảm bảo những email quan trọng đó được giữ lại an toàn và không bị thay đổi trong suốt thời gian diễn ra vụ việc pháp lý. Tính năng này có thể được cấu hình để tự động xóa các email cũ (ví dụ: sau 10 năm) theo chính sách lưu trữ. Trong một vụ kiện kéo dài, chính sách này có thể vô tình xóa mất các bằng chứng quan trọng.

Giải quyết vấn đề với các file PST trên máy tính cá nhân

Các file PST chứa Email cũ được lưu trữ rải rác trên máy tính cá nhân của nhân viên thường rất dễ bị hỏng, bị mất hoặc bị tấn công. Acronis Email Archiving sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết triệt để vấn đề này:

• Tự động đưa file PST lên đám mây: Công cụ này có khả năng tự động quét và chuyển toàn bộ các file PST cũ từ máy tính của nhân viên lên kho lưu trữ tập trung và an toàn trên đám mây của Acronis.
• Giải phóng bộ nhớ và tập trung dữ liệu: Sau khi các file PST đã được đưa lên đám mây an toàn, bạn có thể xóa chúng trên máy tính cá nhân để giải phóng bộ nhớ. Dữ liệu giờ đây được lưu trữ an toàn, tập trung. Nhân viên vẫn có thể tìm lại Email cũ của mình bất cứ lúc nào thông qua trang web hoặc ngay trên phần mềm Outlook quen thuộc.

 Nhân viên có thể tự tìm kiếm Email mà không cần hỗ trợ IT:

Một điểm nổi bật khác của Acronis Email Archiving là khả năng cho phép người dùng tự làm nhiều việc mà không cần nhờ đến bộ phận IT.

• Nhân viên chủ động tìm kiếm: Mỗi nhân viên có thể tự đăng nhập vào kho lưu trữ cá nhân của mình để tìm và khôi phục các Email cũ mà không cần phải gọi nhờ bộ phận IT hỗ trợ.
• Truy cập dễ dàng: Họ có thể làm việc này thông qua một trang web chuyên dụng, hoặc tiện lợi hơn là ngay trên phần mềm Outlook quen thuộc của mình với một nút chức năng được tích hợp. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho cả người dùng và bộ phận IT.

Những tính năng này không chỉ làm cho việc lưu trữ Email trở nên đơn giản hơn mà còn tăng cường đáng kể khả năng quản lý, tìm kiếm và bảo vệ toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

>>>Xem thêm: Tổng hợp các tính năng miễn phí của Acronis Cyber Protect Cloud

So sánh Acronis Email Archiving với việc chỉ dùng Sao lưu (Backup) thông thường

Để bạn thấy rõ những ưu điểm và sự vượt trội của Acronis Email Archiving, chúng ta hãy cùng so sánh nó với các cách lưu trữ Email truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Bạn sẽ thấy sự khác biệt lớn về hiệu quả và chi phí.

Có thể thấy, Backup chỉ là phương án dự phòng thụ động, để lại lỗ hổng về mất mát dữ liệu và tốc độ truy xuất chậm. Ngược lại, Acronis Email Archiving mang đến sự chủ động: đảm bảo không bỏ sót email nào và cho phép tìm kiếm tức thì. Đây là sự bổ sung thiết yếu giúp lấp đầy những hạn chế mà Backup truyền thống không thể giải quyết.

Acronis Email Archiving cho Microsoft 365

Microsoft 365, với các dịch vụ như Exchange Online và Outlook, là hệ thống Email đám mây rất phổ biến trên thế giới. Tuy nhiên, các gói Microsoft 365 cơ bản thường có những hạn chế về dung lượng lưu trữ Email và khả năng tìm kiếm Email cũ để đáp ứng các quy định.

Chính vì những hạn chế này, việc kết hợp thêm Acronis Email Archiving dành cho Microsoft 365 là một giải pháp tối ưu. Nó sẽ biến hệ thống Email của doanh nghiệp bạn thành một nền tảng mạnh mẽ hơn, an toàn hơn và giúp tiết kiệm chi phí.

Tại sao cần Acronis Email Archiving khi dùng Microsoft 365?

Microsoft 365 chỉ đảm bảo hạ tầng, còn bảo vệ dữ liệu là trách nhiệm của bạn. Các tính năng mặc định vẫn tồn tại rủi ro xóa vĩnh viễn và giới hạn lưu trữ. Acronis Email Archiving sẽ khắc phục điều này bằng cách lưu trữ độc lập, đảm bảo email không bao giờ bị mất.

Hạn chế về dung lượng và thời gian lưu trữ Email trong Microsoft 365:

Các gói Microsoft 365 cơ bản (ví dụ: Business Basic, Standard) chỉ cung cấp dung lượng hộp thư Email giới hạn (thường là 50GB). Ngoài ra, chính sách giữ lại Email trong thùng rác hoặc các mục có thể phục hồi cũng có thời gian giới hạn.

Hậu quả: Khi hộp thư đầy, người dùng buộc phải xóa bớt Email để có chỗ chứa thư mới. Điều này dẫn đến việc mất mát các thông tin quan trọng về lâu dài.

Khả năng tìm kiếm phức tạp và tốn kém:

Mặc dù Microsoft 365 có các tính năng tìm kiếm bằng chứng (eDiscovery) trên các gói cao cấp (E3, E5), nhưng chúng thường rất phức tạp. Việc sử dụng các tính năng này đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức chuyên sâu và chi phí để dùng các gói cao cấp này cũng rất cao.

Rủi ro mất dữ liệu vẫn tồn tại trong Microsoft 365:

Microsoft hoạt động dựa trên mô hình trách nhiệm chia sẻ. Điều này có nghĩa là Microsoft không chịu hoàn toàn trách nhiệm về dữ liệu Email của bạn nếu chúng bị xóa do lỗi của người dùng hoặc do bị tấn công mạng.

Hậu quả: Nếu tài khoản của bạn bị kẻ xấu chiếm đoạt và chúng xóa sạch dữ liệu (bao gồm cả các Email trong thùng rác có thể phục hồi), bạn vẫn có thể mất tất cả thông tin.

Acronis Email Archiving cho Microsoft 365 giải quyết các vấn đề này như thế nào?

Để giải quyết triệt để các thách thức về quản lý dữ liệu và rủi ro pháp lý, Acronis Email Archiving mang đến một cách tiếp cận chủ động và chuyên sâu hơn. Không chỉ đơn thuần là sao lưu, giải pháp này cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp khắc phục các vấn đề trên bằng cách:

Tạo lớp bảo vệ Email độc lập và an toàn tối đa:

Acronis Email Archiving cho Microsoft 365 tạo ra một bản sao lưu trữ Email riêng biệt trên đám mây của Acronis. Bản sao này hoàn toàn tách rời khỏi hệ thống Microsoft của bạn.

Nhờ đó, ngay cả khi hệ thống Microsoft gặp sự cố lớn hoặc dữ liệu của bạn trên Microsoft bị xóa vĩnh viễn, bạn vẫn còn một bản sao Email nguyên vẹn trên Acronis để sử dụng. Đây là cách bảo vệ dữ liệu an toàn nhất, đảm bảo bạn luôn có một bản sao dự phòng đáng tin cậy, không bị phụ thuộc vào một hệ thống duy nhất.

Giảm chi phí mua gói Microsoft 365 cao cấp

Để có dung lượng lưu trữ Email lớn và các tính năng bảo mật/tìm kiếm bằng chứng cao cấp trên Microsoft 365, bạn thường phải mua các gói đắt tiền (như E3, E5). Thay vào đó, bạn có thể sử dụng một gói Microsoft 365 cơ bản (với chi phí thấp hơn) kết hợp với Acronis Email Archiving cho Microsoft 365. Giải pháp này cho phép bạn lưu trữ Email không giới hạn với tổng chi phí thấp hơn.

Bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động chuyển các Email cũ (ví dụ: những Email trên 2 năm tuổi) từ hộp thư chính trên Microsoft 365 sang kho lưu trữ của Acronis và xóa chúng khỏi hộp thư chính. Việc này không chỉ giúp giải phóng dung lượng hộp thư, giữ cho Outlook luôn nhẹ và hoạt động nhanh hơn mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí.

Lợi ích khi sử dụng Acronis Email Archiving trong Microsoft 365

Việc sử dụng Acronis Email Archiving kết hợp Microsoft 365 mang lại nhiều giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Giải pháp này không chỉ giúp công ty an toàn hơn về dữ liệu mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là những lợi ích tổng thể mà doanh nghiệp sẽ nhận được:

Bằng chứng Email chính thống

Email được lưu trong Acronis sẽ được bảo vệ theo cơ chế chỉ ghi một lần. Điều này có nghĩa là, một khi email đã được lưu, nó không thể bị thay đổi hay xóa bỏ. Cơ chế này đảm bảo mọi email lưu trữ đều là bản gốc 100%. Khi có tranh chấp, bạn có thể tự tin cung cấp các email này làm bằng chứng pháp lý có giá trị cao, bảo vệ uy tín và tài sản của công ty.

Giải phóng bộ nhớ máy chủ và tăng tốc hệ thống Email

Thay vì lưu trữ hàng gigabyte email cũ trên máy chủ chính, Acronis sẽ tự động chuyển chúng lên kho lưu trữ đám mây an toàn và trên máy chủ chỉ còn lại một lối tắt. Lúc này, máy chủ email của bạn sẽ nhẹ hơn, hoạt động nhanh và ổn định hơn. Nhân viên sẽ không còn gặp tình trạng Outlook bị chậm hay treo, giúp nâng cao hiệu suất công việc hàng ngày.

Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận IT

Trước đây, khi cần tìm một email cũ, nhân viên IT phải tốn hàng giờ để tìm và khôi phục từ các file sao lưu phức tạp. Với Acronis, việc tìm kiếm trở nên tức thì. Quan trọng hơn, nhân viên có thể tự tìm lại email cũ của mình mà không cần nhờ đến IT. Điều này giúp bộ phận IT có thêm thời gian để tập trung vào các công việc chiến lược khác.

Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ tổng thể

Việc mua thêm ổ cứng, nâng cấp máy chủ và trả tiền điện để lưu trữ email cũ thường tốn kém hơn nhiều so với phí thuê bao lưu trữ trên đám mây của Acronis. Bạn sẽ chuyển từ chi phí đầu tư phần cứng đắt đỏ, khó dự đoán sang một khoản chi phí dịch vụ cố định, dễ quản lý hơn, giúp tối ưu ngân sách công nghệ thông tin.

Những lợi ích này khẳng định rằng Acronis Email Archiving không chỉ là một khoản đầu tư vào bảo mật dữ liệu mà còn là một chiến lược thông minh để tối ưu hóa hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Ai nên sử dụng Acronis Email Archiving?

Acronis Email Archiving là một giải pháp cần thiết cho mọi doanh nghiệp hiện đại. Nó đặc biệt quan trọng và hữu ích cho những trường hợp sau đây:

Doanh nghiệp lưu trữ nhiều tài liệu quan trọng trong Email

Nếu công ty bạn dùng Email làm nơi chính để lưu giữ các tài liệu cực kỳ quan trọng như hợp đồng khách hàng, bản vẽ thiết kế, thông tin độc quyền của công ty, báo cáo tài chính, hoặc các giao dịch kinh doanh quan trọng, bạn không nên chỉ dựa vào các tính năng bảo vệ cơ bản của nhà cung cấp Email.

Acronis Email Archiving giúp công ty bạn có sẵn một bản sao Email được lưu trữ an toàn, nguyên bản và độc lập. Nếu xảy ra sự cố, bạn có thể lấy lại dữ liệu Email ngay lập tức để tiếp tục công việc mà không bị gián đoạn hay mất đi các bằng chứng quan trọng.

Doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật nghiêm ngặt

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Tài chính, Y tế, Luật, Xuất khẩu, hoặc bất kỳ ngành nghề nào có yêu cầu cao về tuân thủ quy định (như ISO, GDPR, HIPAA, PCI DSS), việc lưu trữ Email là bắt buộc.

Acronis Email Archiving cho phép bạn cài đặt chính sách lưu trữ linh hoạt, giữ dữ liệu bao lâu tùy thích. Khi có thanh tra kiểm toán, bạn dễ dàng cung cấp bằng chứng không thể chối cãi để không bị phạt.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cần một giải pháp bảo mật đơn giản, hiệu quả

Các công ty vừa và nhỏ thường không có đủ ngân sách để thuê đội ngũ chuyên gia bảo mật riêng hoặc mua, quản lý nhiều phần mềm phức tạp để xử lý các sự cố máy tính. Việc mua và quản lý riêng lẻ từng phần mềm diệt virus và phần mềm sao lưu rất tốn kém và đòi hỏi kiến thức chuyên môn.

Acronis Email Archiving là một phần của nền tảng Acronis Cyber Protect Cloud. Nền tảng này tích hợp nhiều chức năng bảo vệ trong một. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý và giảm thiểu chi phí. Phần mềm này rất dễ sử dụng, nên ngay cả một nhân viên IT thông thường cũng có thể quản lý an toàn cho cả công ty mà không cần phải là chuyên gia bảo mật.

Doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm việc từ xa hoặc dùng thiết bị cá nhân:

Trong môi trường làm việc hiện tại, khi nhân viên thường xuyên làm việc tại nhà, quán cà phê hoặc trên các thiết bị cá nhân, rủi ro về thao tác sai, thiết bị bị nhiễm virus hoặc mất cắp dữ liệu sẽ cao hơn nhiều so với làm việc tại văn phòng. Nhân viên có thể lỡ tay xóa nhầm tài liệu chung, Email quan trọng hoặc ghi đè lên file mà không báo cáo kịp thời.

Acronis Email Archiving giúp người quản lý dễ dàng tìm kiếm và khôi phục lại Email bị mất hoặc bị hỏng từ xa, về đúng thời điểm trước khi bị lỗi mà không cần phải chạm vào máy tính của nhân viên. Điều này đảm bảo dữ liệu luôn an toàn bất kể nhân viên làm việc ở đâu.

Liên hệ tư vấn giải pháp Acronis Email Archiving tại MSO

Việc thiết lập một hệ thống lưu trữ Email và tuân thủ pháp lý đòi hỏi sự tư vấn chính xác để phù hợp với quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp. Việc cấu hình sai chính sách lưu trữ có thể dẫn đến lãng phí chi phí hoặc không đạt chuẩn tuân thủ mong muốn.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp Acronis Email Archiving chính hãng hoặc cần tư vấn chuyên sâu về cách triển khai Acronis Email Archiving for Microsoft 365 sao cho tối ưu nhất, hãy liên hệ ngay với MSO.

Là đối tác uy tín chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số và bảo mật dữ liệu hàng đầu tại Việt Nam, MSO cam kết đồng hành cùng bạn:

• Tư vấn lộ trình triển khai phù hợp nhất với mô hình và ngân sách doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật liên tục 24/7 trong suốt quá trình sử dụng.
• Cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, giúp bạn xây dựng hệ thống bảo vệ dữ liệu Email an toàn tuyệt đối.

ĐĂNG KÝ ACRONIS TẠI ĐÂY

Hãy để MSO giúp bạn gạt bỏ nỗi lo về dữ liệu Email để tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh.

Tổng kết

Dữ liệu email là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, nhưng nó cũng rất dễ bị tổn thương. Acronis Email Archiving không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ, mà là một giải pháp bảo vệ toàn diện cho tài sản này.

Đặc biệt nếu bạn đang dùng Microsoft 365 việc kết hợp với Acronis sẽ giúp bạn có được một hệ thống email mạnh mẽ và an toàn hơn hẳn so với việc chỉ dùng các tính năng mặc định. Đừng để những rủi ro về dữ liệu cản trở sự phát triển của bạn. Hãy trang bị cho doanh nghiệp mình giải pháp bảo vệ email chủ động và toàn diện ngay hôm nay với Acronis Email Archiving.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777