07+ lợi ích sử dụng email đám mây cho doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng ứng dụng email đám mây để làm việc hiệu quả giúp gia tăng năng suất, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Để hiểu rõ hơn về nền tảng email này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm thông tin qua nội dung bài viết.

Email đám mây là gì?

Email đám mây hay còn có tên gọi khác cloud email, được biết đến là dịch vụ cho phép người dùng có thể truy cập phần mềm ngay trên chính nền tảng internet. Khi đó, người dùng muốn sử dụng phần mềm này cũng không cần cài đặt ứng dụng về máy và không phải quản lý thông qua bất cứ một máy chủ email riêng nào. Hơn nữa, khi sử dụng dịch vụ email trên nền tảng đám mây người dùng có thể lưu trữ, quản lý toàn bộ các thông tin trên hệ thống máy chủ do nhà cung cấp quản lý.

email đám mây

Theo thống kê mới nhất của chúng tôi, đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng email đám mây để cung cấp công cụ làm việc hiệu quả cho từng cá nhân, phòng ban và đội nhóm. Nếu người dùng muốn biết rõ hơn về những lợi ích mà phần mềm này đang sở hữu thì hãy cùng tham khảo ngay nội dung được chúng tôi chia sẻ bên dưới đây.

Lợi ích khi sử dụng email đám mây doanh nghiệp

Để đánh giá được mức độ hiệu quả của email đám mây, người dùng cần nhìn nhận theo hướng khách quan nhất chính là đối tượng thường xuyên sử dụng và ứng dụng nhiều nhất chính là doanh nghiệp. Bởi lẽ, công cụ này sẽ đáp ứng đại đa số nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, tổ chức dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và có quy mô ra sao. 

Làm việc từ xa

làm việc từ xa

Điểm cộng đầu tiên mà người dùng có thể dễ dàng nhận thấy khi sử dụng email đám mây chính là khả năng truy cập từ xa đối với bất kỳ thiết bị thông minh nào. Bởi lẽ, chỉ với 01 tài khoản đăng ký bản quyền người dùng có thể đăng nhập trên nhiều thiết bị chỉ cần cung cấp đủ thông tin tài khoản, mật khẩu và các yếu tố xác thực. Đây được xem là một trong những lợi ích cực kỳ hữu dụng với người dùng hiện nay vì nhu cầu làm việc online, trực tuyến tại các doanh nghiệp để kết nối các thành viên ngày càng gia tăng. 

Tiết kiệm chi phí đầu tư

Khi email đám mây mang lại lợi ích giúp người dùng có thể truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào sẽ kéo theo những điểm cộng điển hình như tiết kiệm chi phí. Bởi lẽ, thay vì phải di chuyển đến công ty để làm việc, đi công tác ở nhiều khu vực và địa điểm khác nhau hay đầu tư trang thiết bị làm việc thì với email hoạt động trên đám mây sẽ tiết kiệm được toàn bộ những chi phí này.

Ngoài chi phí đăng ký tài khoản bản quyền và thiết bị truy cập người dùng sẽ không phải đầu tư thêm phí bảo trì hệ thống hay hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ khi gặp sự cố. Bởi vậy mà nhiều doanh nghiệp hiện nay dù có trụ sở làm việc ở một địa điểm nhất định nhưng vấn có thể kết nối, gặp gỡ với đối tác và khách hàng thông qua nền tảng trực tuyến cực kỳ hữu ích.

Ngăn chặn thư rác hiệu quả

ngăn chặn thư rác

Thư rác là nỗi ám ảnh lớn nhất của người dùng sử dụng email thường xuyên, nhưng với dịch vụ email đám mây sẽ không còn sự xuất hiện của những email này. Bởi lẽ, đa số các dịch vụ email hoạt động trên nền tảng đám mây hiện nay đều được tích hợp khả năng ngăn chặn thư rác làm phiền người dùng.

Hơn nữa, người dùng cũng có thể chủ động ngăn chặn bằng cách thêm địa chỉ email vào danh sách đen. Khi đó, việc nhận được những thư rác, thư quảng cáo sẽ không còn xuất hiện trên hộp thư của người dùng.

Đồng nhất dữ liệu nhanh chóng

Với tính năng có thể hỗ trợ người dùng truy cập trên bất cứ thiết bị nào chỉ cần có kết nối internet, email đám mây sẽ tự động cập nhật các dữ liệu nhanh chóng nhất. Ngay sau khi người dùng truyền tải dữ liệu, thông tin hoặc gửi email đến địa chỉ nào đó thì hệ thống sẽ cập nhật theo thời gian cụ thể để sử dụng khi đăng nhập trên thiết bị khác. Với ưu điểm này, người dùng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm và chuyển gửi lại tài liệu trên email đám mây.

Cộng tác cùng đồng nghiệp

Khi sử dụng email đám mây, ngoài những tính năng cơ bản như gửi thư, thêm danh bạ và quản lý lịch trình làm việc, người dùng còn có thể cộng tác nhóm dễ dàng. Điển hình nhất là việc chia sẻ file tài liệu qua địa chỉ email, cấp quyền truy cập và cùng nhau chỉnh sửa, đánh giá hay đề xuất nội dung phù hợp. Khi đó, nếu người dùng là chủ sở hữu của file tài liệu này thì còn có thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân ở thời điểm thực.

Hơn nữa, để hạn chế tình trạng trùng lịch làm việc người dùng có thể sắp xếp bằng cách chia sẻ với các thành viên khác để lên lịch trình cụ thể.

Bảo mật dữ liệu an toàn

bảo mật an toàn

Email đám mây sở hữu đa dạng các tính năng và nổi bật nhất chính là yếu tố bảo mật an toàn. Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp lại có xu hướng chuyển đổi sử dụng dịch vụ email này nhiều đến vậy. Bởi lẽ, với tình hình an ninh mạng xuất hiện nhiều đối tượng xấu lợi dụng đánh cắp dữ liệu mật như hiện nay thì vấn đề bảo mật càng quan trọng hơn bao giờ hết.

Với nền tảng email đám mây, người dùng sẽ được bảo vệ với đa lớp xác thực yếu tố, hệ thống quản lý ứng dụng, quản lý thiết bị, phát hiện truy cập bất thường và ngăn chặn sự tấn công ở nhiều hình thức khác nhau. 

Tích hợp với đa dạng các công cụ khác

Một lợi ích cuối cùng của email đám mây và chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng chính là khả năng tích hợp đa dạng các ứng dụng khác để hỗ trợ làm việc. Khi đó, ngoài việc sử dụng email để gửi thư người dùng còn có thể nhận thông báo, tổ chức các cuộc họp trực tuyến, theo dõi thư mục, file tài liệu….

Với những lợi ích được chúng tôi chia sẻ trên đây, email đám mây dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay. Do đó, nếu người dùng vẫn chưa lựa chọn được dịch vụ email nào phù hợp thì có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới của chúng tôi.

Outlook - Nền tảng email đám mây chuyên nghiệp

email đám mây outlook

Một trong những dịch vụ email đám mây được sử dụng nhiều nhất hiện nay tại các doanh nghiệp chính là Outlook. Có thể nói, Outlook được biết đến là công cụ thành công nhất của ông lớn Microsoft với đầy đủ các tính năng được tích hợp thông minh hỗ trợ người dùng có những trải nghiệm làm việc hiệu quả nhất:

  • Sử dụng tên miền tùy chỉnh gắn liền với thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Cung cấp 50GB dung lượng lưu trữ email kết hợp 1TB trên đám mây để lưu trữ tài liệu.
  • Số lượng người dùng được giới hạn lên tới 300 thành viên áp dụng với gói Business.
  • Gửi và nhận thư điện tử nhanh chóng kết hợp lên lịch gửi thư và thu hồi.
  • Bổ sung thêm danh bạ liên hệ dễ dàng giúp quản lý email người nhận tức thì.
  • Quản lý lịch làm việc cá nhân hoặc đội nhóm chặt chẽ để sắp xếp lịch trình hiệu quả.
  • Hỗ trợ kết nối với các ứng dụng quen thuộc có trong bộ giải pháp của Microsoft  365 như Office, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, Power Apps, Power Automate…
  • Hỗ trợ truy cập cùng lúc 05 thiết bị với đa dạng các hệ điều hành khác nhau.
  • Tích hợp khả năng bảo mật an toàn, bảo vệ dữ liệu, ngăn chặn thư rác, Virus và mã độc tấn công.

Để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký dịch vụ email đám mây Outlook nhanh chóng và uy tín nhất, người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY.

Đoạn kết

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thêm kiến thức liên quan đến email đám mây và tham khảo thêm dịch vụ email Outlook của Microsoft. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

power virtual agents

Power Virtual Agents là gì? 04 ưu điểm đặc biệt mà người dùng cần biết

Microsoft 365 nổi tiếng với đa dạng các công cụ có trong bộ giải pháp làm việc chuyên nghiệp. Một trong số đó không thể ...
hướng dẫn 04 cách sử dụng pivot table

Hướng dẫn 04 cách sử dụng Pivot Table nhanh chóng và hiệu quả

Để sử dụng Excel một cách hiệu quả nhất, người dùng có thể ứng dụng thêm Pivot Table vào trong phần mềm này. Nếu người ...
lịch sử máy tính powerpoint

Lịch sử máy tính PowerPoint và những thông tin cần biết

Lịch sử máy tính PowerPoint ra đời là để hỗ trợ trình chiếu, giúp người dùng làm việc hiệu quả. Dưới đây là những dấu ...
Microsoft 365 và Google Workspace

So sánh Microsoft 365 và Google Workspace mới nhất 2024

Microsoft 365 và Google Workspace được so sánh là “một chín một mười” khiến các doanh nghiệp phải đắn đo suy nghĩ. Vậy giải pháp ...
Scroll to Top