Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Các công cụ và ứng dụng của Microsoft đang có những đóng góp nhất định cho sự phát triển của thế giới. Một trong số đó, Power Automate, đang đưa con người đến gần hơn với tự động hóa mà không cần có kiến thức chuyên môn về Công nghệ thông tin (CNTT). Vậy Power Automate là gì? Doanh nghiệp được lợi gì từ việc áp dụng ứng dụng này vào trong các hoạt động kinh doanh?
Power Automate là gì?
Power Automate là một ứng dụng “low-code” của Microsoft giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và tác vụ một cách dễ dàng, nhanh chóng và không cần lập trình phức tạp. Công cụ này cho phép người dùng tích hợp, đồng bộ dữ liệu và kết nối giữa các ứng dụng trong hệ thống Office 365 và cả các ứng dụng bên thứ ba khác, nhằm nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả vận hành.
Với Power Automate, doanh nghiệp có thể xây dựng các quy trình tự động liên kết giữa nhiều ứng dụng, từ di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống, gửi thông báo nhắc nhở tác vụ, đến tích hợp với bất kỳ API nào để xử lý thông tin và tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại. Ứng dụng này cung cấp giao diện trực quan, cho phép người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các luồng công việc tự động hóa mà không cần kỹ năng lập trình chuyên sâu, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm người dùng.
Microsoft Flow là gì?
Từng là công cụ của Office 365 với chức năng tập trung vào cải thiện năng suất của nhân viên thông qua việc tự động hóa các thao tác, kết hợp các ứng dụng với dịch vụ đám mây khác nhau, Microsoft Flow cung cấp khả năng nhận thông báo, đồng bộ hóa tệp, hoặc thu thập dữ liệu,…
Sau đó, công cụ Microsoft Flow được đưa vào Power Platform và trở thành một phần của Microsoft Power Automate. Như vậy, khi định nghĩa Microsoft Flow đồng nghĩa với việc trả lời cho vấn đề “Power Automate là gì?”.
Kết nối Power Automate và 03 thuật ngữ cần biết
Một trong những ưu điểm nổi bật của Power Automate là sự tích hợp hoàn toàn với các ứng dụng khác của Microsoft hoặc của bên thứ ba. Chịu trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tích hợp này là các nguồn kết nối – với gần 300 nguồn kết nối được xác định trước, nổi bật là SharePoint, GitHub, Dropbox, YouTube, Outlook, WordPress,…
Đặc biệt, danh sách các nguồn kết nối không ngừng phát triển và cho phép người dùng làm việc với dữ liệu ngay trên đám mây hoặc tại chỗ. Trong trường hợp, không có kết nối nào phù hợp, người dùng có thể tạo ra kết nối tùy chỉnh sao cho phù hợp với mục đích cả người dùng.
Ngoài việc cần tìm hiểu “Power Automate là gì?”, chúng ta nên tìm hiểu thêm về 3 thuật ngữ cho phép hiểu rõ hơn về kết nối Power Automate.
Trình kích hoạt (Triggers): Đây được xem là yếu tố bắt đầu quy trình làm việc trong Power Automate. Đó có thể là một email mới, tài liệu mới được lưu hoặc video mới trên kênh YouTube của người dùng. Mỗi nguồn kết nối đều có một trình kích hoạt.
Thao tác (Actions): Khi quá trình bắt đầu, người dùng cần phải xác định những thao tác cụ thể cần phải thực hiện. Ví dụ, khi tải tệp lên không gian lưu trữ đám mây hoặc bắt đầu quá trình phê duyệt, người dùng sẽ được nhận email từ người cụ thể,…Mỗi luồng làm việc có một hoặc nhiều thao tác.
Kết nối (Connections): Đây là yếu tố được nhắc đến vào thời điểm người dùng muốn kết nối hai ứng dụng với nhau, khi đó Power Automate sẽ yêu cầu thông tin đăng nhập của từng ứng dụng mà người dùng muốn kết nối. Các thông tin này sẽ được mã hóa bằng bảo mật của Microsoft và có thể xóa dễ dàng nếu người dùng muốn.
Power Automate có thể giúp bạn làm được những gì?
Power Automate cung cấp cho bạn có được những khả năng sau đây:
– Nhận thông báo hoặc email quan trọng một cách nhanh chóng.
– Nhận các thông báo trên những thiết bị di động.
– Theo dõi những khách hàng tiềm năng mới.
– Sao chép tất cả email đã được liên kết với tài khoản OneDrive Business một cách nhanh chóng.
– Tự động lưu tệp đính kèm có trong các email vào Microsoft OneDrive hoặc SharePoint.
– Xử lý dữ liệu tự động để giúp bạn có thể thu thập những thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ chúng lên các nhóm.
– Kết nối với các ứng dụng mạng xã hội để xuất bản các nội dung trên những phương tiện truyền thông hoặc mạng xã hội một cách tự động.
– Tự động hóa các quy trình làm việc trên các ứng dụng khác nhau theo nhu cầu của bạn.
Ứng dụng của Power Automate là gì?
Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ của nó, Power Automate cung cấp lợi ích để người dùng có thể ứng dụng vào những hoạt động khác nhau. Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu về ứng dụng của Power Automate ngay trong mục dưới đây nhé:
Quản lý tài liệu
Trong lĩnh vực quản lý tài liệu, Power Automate là một công cụ hữu ích giúp người dùng có thể tạo ra các quy trình tự động để lưu trữ và phân phối tài liệu. Với Power Automate, người dùng có thể thiết lập các luồng làm việc tự động rất nhanh chóng như luồng tải lên, chia sẻ và lưu trữ tài liệu. Giúp cho việc quản lý tài liệu của người dùng có thể diễn ra một cách dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.
Quản lý khách hàng
Power Automate cũng là một công cụ hữu hiệu giúp người dùng có thể quản lý khách hàng một cách đơn giản và dễ dàng. Ví dụ, với Power Automate, người dùng có thể tạo ra các luồng làm việc như tự động hóa việc gửi email, tự động hóa thu thập thông tin khách hàng mới haowjc tự động hóa việc gọi điện cho khách hàng.
Quản lý dự án
Trong quản lý dự án, Power Automate cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều những lợi ích khác nhau, để đảm bảo quá trình thực hiện các dự án được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Ví dụ, người dùng có thể sử dụng Power Automate để tạo ra các quy trình tự động như phân công nhiệm vụ, báo cáo tiến độ dự án và thông báo về những thay đổi của dự án. Những điều này giúp cho các hoạt động trong dự án được diễn ra một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cũng như là giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Quản lý email và lịch Outlook
Người dùng cũng có thể sử dụng Power Automate để tự động hóa những thao tác liên quan đến email và lịch trình, ví dụ như tự động gửi email, chuyển tiếp email, tự động tạo sự kiện, thông báo về lịch trình.
Marketing và quảng cáo
Với khả năng kết nối đa nền tảng, Power Automate giúp các hoạt động như Marketing và quảng cáo của người dùng diễn ra một cách hiệu quả. Người dùng có thể sử dụng Power Automate để tạo ra những quy trình như tự động lên bài, tự động thu thập thông tin, tự động theo dõi avf báo cáo những hiệu quả của chiến dịch quảng cáo và marketing.
Một số lợi ích của Power Automate đối với doanh nghiệp
Với chức năng tự động hóa và sắp xếp một cách hợp lý khối lượng công việc của người dùng như đã được đề cập đến ở “Power Automate là gì?”, ứng dụng đem đến nhiều lợi ích đáng kể cho quá trình làm việc của người sử dụng cũng như doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về một số lợi ích rõ rệt mà công cụ này mang tới cho doanh nghiệp.
Năng suất
Nhờ sự giúp sức của Power Automate, người dùng có thể tạo ra quy trình làm việc tiết kiệm thời gian, từ những công việc riêng lẻ đến hệ thống công việc có quy mô lớn. Tất cả các công việc này được thực hiện đơn giản hơn với sự tích hợp hoàn hảo thông qua hàng trăm kết nối đã được xác định trước.
Hỗ trợ quá trình xử lý dữ liệu
Thông thường, bằng các cách quản lý thủ công như truyền đạt bằng văn bản, tài liệu hay bản tính, dù được in ra hay gửi qua email doanh nghiệp, thông tin rất dễ rơi vào tình trạng thất lạc. Bên cạnh đó, việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi trong quá trình chuyển thông tin, tài liệu từ nguồn dữ liệu này sang nguồn dữ liệu khác.
Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu “Power Automate là gì?” và ứng dụng công cụ này này vào quá trình làm việc, tất cả dữ liệu và thông tin của bạn đều được lưu trữ tại một vị trí duy nhất cũng như sắp xếp và quản lý chúng một cách hợp lý nhất.
Quy trình làm việc thông minh
Với Power Automate, người dùng có thể bỏ qua những tác vụ thủ công rắc rối và chiếm nhiều thời gian nhờ vào khả năng của AI, thay vào đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược khác cần sự đầu tư thời gian và công sức hơn.
Tạo niềm tin nơi khách hàng
Sự tham gia của Power Automate giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn, theo đó, hiệu quả làm việc được nâng cao, tạo nên sự uy tín và chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Với sự thể hiện của nhân viên cũng như những dữ liệu nhất quán và chính xác nhận được, khách hàng cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn nhiều đối với doanh nghiệp.
Sau khi biết rõ “Power Automate là gì?” cùng những lợi ích tuyệt vời mà công cụ này mang lại, để có thể trải nghiệm ứng dụng này, trước hết bạn cần phải có cho riêng mình tài khoản Microsoft. MSO – đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam – hiện cung cấp các gói hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký tài khoản Microsoft phù hợp với quy mô và mục đích sử dụng với nhiều mức giá ưu đãi khác nhau.
Hướng dẫn sử dụng Power Automate đơn giản nhất
Để sử dụng ứng dụng Power Automate một cách hiệu quả nhất, bạn hãy theo dõi nội dung hướng dẫn sử dụng Power Automate Microsoft của chúng tôi ngay dưới đây:
Hướng dẫn đăng nhập vào Power Automate Cloud
– Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Power Automate Cloud qua đường liên kết sau đây: https://flow.microsoft.com/
– Bước 2: Nhập email và mật khẩu tài khoản Microsoft 365 của bạn mà nhấn nút “Đăng nhập”.
Nếu chưa có tài khoản Microsoft 365, bạn có thể đăng ký ngay trên website của MSO, chúng tôi là đối tác chính thức của Microsoft và được ủy quyền cung cấp các gói Microsoft 365 bản quyền.
Đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền tại MSO
Hướng dẫn sử dụng Power Automate Microsoft: Làm quen với giao diện
Trước khi đi vài sử dụng Power Automate, bạn cần phải làm quen với giao diện màn hình của nó. Dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về giao diện màn hình ứng dụng này nhé.
1 – Ngăn điều hướng bên trái
Ngăn điều hướng bên trái bao gồm những thành phần sau đây:
- Trang chủ (Home): Mục này sẽ đưa bạn đến trang chủ của Power Automate.
- Tạo (Create): Mục này cung cấp cho bạn khả năng tạo ra các quy trình bằng cách sử dụng Copilot, các mẫu hoặc tự xây dựng quy trình riêng của riêng bạn.
- Mẫu (Template): Mục này cho phép bạn xem và tìm kiếm các mẫu mà bạn có thể sử dụng được để tạo các luồng.
- Tìm hiểu (Learn): Mục này cung cấp cho bạn những tài liệu hướng dẫn và kinh nghiệm sử dụng Power Automate.
- Luồng của tôi (My flows): Mục này cho phép bạn xem và chỉnh sửa được các luồng mà bạn đã tạo hoặc hoặc các luồng được chia sẻ từ những người khác.
- Thêm (More): Mục này hiển thị những mục mà bạn sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn như bảng, hoạt động của luồng đám mây và kết nối,…
- Power Platform: Mục này cho phép bạn khám phá những sản phẩm khác của Power Platform.
2 – Tìm kiếm
Thanh tìm kiếm sẽ cho phép bạn sử dụng để tìm kiếm những thông tin của bạn trong Power Automate.
3 – Thông tin cài đặt môi trường
Mục này cho phép bạn thiết lập những cài đặt và xem những thông tin về môi trường Power Automate của bạn.
4 – Bắt đầu xây dựng quy trình của mình với Copilot
Nếu tổ chức của bạn đã bật Copilot AI trong Power Automate thì bạn sẽ thấy được mục này trên màn hình chính của giao diện trang chủ tài khoản Power Automate của bạn.
5 – Công cụ học tập và nhiều hơn nữa
Mục này cho phép bạn truy cập nhanh vào những trang học tập, video, diễn đàn cộng đồng,… của Power Automate từ trang chủ.
6- Hỏi một chatbot
Mục này cho phép bạn nhận trợ giúp trong lúc sử dụng Power Automate.
Hướng dẫn sử dụng Power Automate Microsoft: Cách tạo Flow mới
Để tạo một flow mới trong ứng dụng Power Automate, bạn hãy thực hiện theo những bước sau đây:
– Bước 1: Khởi động ứng dụng Power Automate và nhấn chọn mục New flow.
– Bước 2: Bạn đặt tên cho flow đó của bạn và nhấn chọn nút Create.
– Bước 3: Ở cột phía bên trái, bạn nhấn chọn từng mục để mở rộng flow theo ý muốn của mình.
Cách này sẽ giúp bạn tự động hóa các hành động của bạn bằng cách chỉ cần nhấn vào một phím tắt nhất định.
Hướng dẫn sử dụng Power Automate: Tự động hóa nhiệm vụ đầu tiên
Để thiết lập tự động hóa cho nhiệm vụ đầu tiên của bạn, bạn hãy thực hiện theo những bước sau đây:
– Bước 1: Ở cột Actions phía bên trái, bạn cuộn chuột xuống và nhấn chọn mục “Mouse and Keyboard” để mở rộng danh sách, rồi sau đó nhấn giữ và kéo tùy chọn “Wait for shortcut key” vào Flow đó của bạn.
– Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên, bạn nhấn chọn modifier và một phím mà bạn muốn để kích hoạt Flow. Sau đó, bạn nhấn nút Save để lưu lại cài đặt.
– Bước 3: Tiếp tục, trong mục Actions phía bên trái, bạn nhấn chọn mục System và kéo mục “Run application” xuống phía dưới mục “Wait for shortcut key” để liên kết hành động đầu tiên với một hành động khác.
– Bước 4: Màn hình giao diện sẽ hiển thị cửa sổ cấu hình. Lúc này, ở trong dòng đầu tiên, bạn nhập vị trí của ứng dụng mà bạn muốn chạy, không được thay đổi tham số của Command line arguments và Working folder rồi nhấn nút Save để lưu lại.
– Bước 5: Bạn nhấn chọn nút Run ở thanh ribbon trên cùng để kiểm tra Flow đó có được chạy đúng kế hoạch của bạn không.
– Bước 6: Nếu không xảy ra lỗi, bạn hãy nhấn chọn nút Save để lưu lại các thiết lập của Flow đó của bạn.
Với những hướng dẫn trên đây của chúng tôi, bạn đã có thể sử dụng ứng dụng Power Automate một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất rồi đó.
Lời kết
Trên đây là tổng quan về Power Automate – công cụ giúp tự động hóa các quy trình làm việc, cùng những lợi ích tuyệt vời mang đến cho doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần được giải đáp liên quan tới “Power Automate là gì?” cũng như cách đăng ký tài khoản Microsoft, vui lòng liên hệ với MSO qua số Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp.
