05+ lưu ý khi tạo mẫu chữ ký email công ty chuyên nghiệp

Để thể hiện tính chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu chữ ký email công ty với đầy đủ các thông tin cần thiết. Do đó, nếu người dùng chưa biết cách tạo chữ ký như thế nào thì có thể tham khảo ngay gợi ý được chúng tôi chia sẻ thông qua bài viết này.

Mẫu chữ ký email công ty đẹp bao gồm những gì?

Thông thường, mẫu chữ ký email công ty sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản để người nhận có thể liên hệ qua nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tổng hợp cho người dùng một số những thành phần cần có khi tạo chữ ký để đảm bảo tính chuyên nghiệp nhất:

mẫu chữ ký email công ty bao gồm những gì
  • Họ và tên, công ty cùng vị trí làm việc: Nhằm hỗ trợ xác nhận người gửi là ai và họ đang làm việc ở doanh nghiệp nào với vị trí nào.
  • Thông tin liên lạc: Gồm đầy đủ các thông tin như số điện thoại, email, Website công ty hoặc Blog cá nhân để phục vụ cho công việc.
  • Logo doanh nghiệp: Chính là bộ nhận diện thương hiệu để khách hàng hoặc đối tác có ấn tượng với công ty ngay khi nhận được email liên hệ.
  • Biểu tượng mạng xã hội: Thể hiện các kênh truyền thông mà doanh nghiệp đang sử dụng để người nhận có thể truy cập bất cứ lúc nào.

Một mẫu chữ ký email công ty sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản được chúng tôi gợi ý bên trên. Trong một vài trường hợp nếu người dùng muốn tạo ấn tượng đặc biệt với người nhận có thể thiết kế chữ ký có phần nổi bật và mang màu sắc riêng biệt. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do từ khách quan đến chủ quan khiến doanh nghiệp nhất định phải sở hữu mẫu chữ ký email công ty thông qua nội dung bên dưới.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng mẫu chữ ký email công ty?

tại sao nên dùng chữ ký email

Có rất nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần phải nhanh chóng đăng ký mẫu chữ ký email công ty riêng biệt vì những lợi ích cho hoạt động kinh doanh như:

  • Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Muốn xây dựng thương hiệu về sản phẩm và dịch vụ bắt buộc doanh nghiệp phải có đầy đủ về mặt hình ảnh bao gồm cả mẫu chữ ký email công ty. Đây không chỉ là nơi cung cấp thông tin cần thiết mà còn hỗ trợ truyền tải thông điệp cho thương hiệu.
  • Gia tăng tính nhận diện thương hiệu: Một doanh nghiệp khi phủ sóng ở nhiều nền tảng khác nhau thì mức độ nhận diện thương hiệu sẽ ngày càng gia tăng. Điều này đồng nghĩa với việc email chính là một trong những giải pháp mà bất cứ doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều phải áp dụng.
  • Ứng dụng Marketing hiệu quả: Bằng cách sử dụng email công ty, các chiến dịch Marketing sẽ có thêm một phương tiện truyền thông mới. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tiếp cận gần hơn với khách hàng và đối tác.
  • Sử dụng như một danh thiếp số: Thay vì phải gửi danh thiếp trực tiếp tới người nhận vừa tốn kém chi phí lại mất thời gian, người dùng có thể dùng mẫu chữ ký email công ty thay thế như một danh thiếp số để thuận tiện cho quá trình liên lạc.
  • Liên kết với các thông tin quan trọng: Các khách hàng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp sẽ tìm mọi cách để liên hệ với công ty. Do đó, bằng cách gửi email kèm chữ ký sẽ là một phương án thực hiện có hiệu quả.

Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng mẫu chữ ký email công ty. Tuy nhiên, để tạo được chữ ký này cần đòi hỏi người dùng có sự tìm hiểu kỹ càng trước khi tiến thành thiết kế. Chính vì vậy, người dùng cần nắm rõ các lưu ý quan trọng bên dưới trước khi tiến hành tạo chữ ký.

05+ lưu ý khi tạo mẫu chữ ký email công ty chuyên nghiệp

Để tạo được những mẫu chữ ký email công ty một cách chuyên nghiệp nhất, người dùng nên nắm rõ được một vài các lưu ý quan trọng được chúng tôi gợi ý bên dưới đây. 

Đơn giản và dễ nhớ

đơn giản và dễ nhớ

Tiêu chí đầu tiên của một mẫu chữ ký email công ty chính là sự đơn giản và dễ nhớ. Hãy thử hình dung, một chữ ký được thiết kế với đa dạng màu sắc và nhiều thông tin bên trong chắc hẳn sẽ khiến người nhận cảm thấy rối mắt và khó chịu. Thay vào đó, người dùng có thể lựa chọn thiết kế đơn giản nhất và có khả năng dễ nhớ ngay khi người nhận được tiếp xúc lần đầu tiên. 

Kèm liên kết với tài khoản mạng xã hội

Người nhận email lúc nào cũng sẽ đánh giá cao hơn với các mail được gửi đến kèm mẫu chữ ký email công ty được liên kết đầy đủ với tài khoản mạng xã hội của công ty. Điển hình nhất mà người dùng có thể thấy chính là địa chỉ Website, Facebook, Youtube, Tiktok hoặc các trang tuyển dụng. Bởi lẽ, đây chính là một trong những giải pháp giúp người nhận dễ dàng tiếp cận hơn với doanh nghiệp mà không cần mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm.

Lựa chọn tấm hình đại diện đẹp

Một bức hình đại diện đẹp sẽ cách để tạo ấn tượng với người nhận khi xem mẫu chữ ký email công ty. Hãy đảm bảo rằng, bức hình này được chăm chút kỹ càng cả về màu sắc, sự gọn gàng và trang phục diện trên người. Khi đó, tấm hình sẽ là đại diện cho doanh nghiệp và khơi gợi thêm nhu cầu liên hệ tới tổ chức để sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Sử dụng màu sắc thương hiệu

màu sắc thương hiệu

Bất cứ một phương thức truyền thông nào cũng nên sử dụng màu sắc thương hiệu của doanh nghiệp và mẫu chữ ký email công ty cũng vậy. Với thiết kế tối giản, nội dung đầy đủ nhưng không quá dài dòng kết hợp cùng màu sắc thương hiệu sẽ là điểm nhấn để người nhận có ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Thống nhất chữ ký trong nội bộ doanh nghiệp

Một lưu ý quan trọng cuối cùng mà có lẽ nhiều người dùng không mấy quan tâm chính là sự đồng nhất về mẫu chữ ký email công ty trong cùng một tổ chức. Nếu mỗi cá nhân, mỗi phòng ban sử dụng một mẫu chữ ký thì doanh nghiệp đâu còn gọi là một thể thống nhất. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo và quản lý cần phải quán triệt và đưa ra quy định tạo mẫu chữ ký ngay từ đầu để toàn bộ nhân sự cùng thực hiện.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của MSO để hỗ trợ người dùng có thể tạo mẫu chữ ký email công ty hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất. Nếu người dùng gặp bất cứ vấn đề nào cần được giải đáp khi liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Helpdesk là gì? 03 phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp

Helpdesk là gì? 03 phần mềm Helpdesk dành cho doanh nghiệp

Khi nghiên cứu về Helpdesk, vấn đề đặt ra thường là “Helpdesk là gì?”, “Ứng dụng này có tầm quan trọng như thế nào trong ...
top10 bao ve tai khoan khi lam viec tai nha cung microsoft 365

Top 10 cách thức bảo mật hỗ trợ khi làm việc tại nhà cùng Microsoft 365

Hiện nay, xu hướng làm việc tại nhà online với Microsoft 365 đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm chi phí, gia ...
05 mẫu powerpoint đơn giản tinh tế

Tham khảo 05+ mẫu PowerPoint đơn giản tinh tế mới nhất

Rất nhiều người dùng hiện nay tìm kiếm và lựa chọn các mẫu PowerPoint đơn giản tinh tế để sử dụng. Tuy nhiên, không phải ...
team drive là gì so sanh với google drive

Team Drive là gì? So sánh Team Drive và Google Drive có gì khác

Rất nhiều người dùng lầm tưởng Team Drive và Google Drive là một. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Team Drive là gì? và so ...
Scroll to Top