Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Thu hồi email Outlook là gì?
Việc thu hồi email Outlook có thể hiểu đơn giản là việc thao tác để rút lại lệnh gửi thư đi. Những email này có thể gặp một hoặc nhiều lỗi khác nhau như sai chính tả, sai cách xưng hô, lỗi tệp đính kèm hoặc nhầm địa chỉ người nhận. Khi đó, người dùng có thể nhanh chóng thu hồi chúng và gửi một email xin lỗi kèm nội dung chuẩn nhất cho email kế tiếp.
Nếu người dùng sử dụng cách thu hồi email Outlook sẽ là một trong những hành động được đánh giá cao về mức độ chuyên nghiệp. Không phải người dùng nào cũng biết đến tính năng đặc biệt này có trong Outlook, chình vì vậy người dùng có thể tham khảo để nâng cao hiệu quả làm việc hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài những trường hợp mà người dùng không thể áp dụng tính năng thu hồi email Outlook thông qua nội dung được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.
Những trường hợp nào có thể thu hồi email trong Outlook
Việc thu hồi email Outlook đã gửi trên thiết bị điện thoại, máy tính hoặc nền tảng web có thể không thành công do rất nhiều các nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy, người dùng có thể tham khảo những trường hợp sau:
- Thu hồi email Outlook chỉ áp dụng cho email được gửi từ ứng dụng Outlook hoặc Office 365 được cài đặt trên máy tính.
- Người nhận, người gửi hoặc cả hai đối tượng này đều không kết nối sử dụng với Microsoft Exchange.
- Người nhận và người gửi không cùng thuộc một tổ chức, doanh nghiệp.
- Nếu người nhận đã mở email thì người dùng không thể tiến hành thu hồi email Outlook.
Nếu người dùng gặp phải một trong những trường hợp trên thì việc thu hồi email Outlook là điều không thể. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Làm sao để thu hồi email trong Outlook?” thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.
Hướng dẫn 02 cách thu hồi email trong Outlook dễ dàng
Để thu hồi email trong Outlook 365, Outlook 2010, 2010 thì người dùng có thể tham khảo 02 cách được chúng tôi gợi ý bên dưới đây. Lưu ý, cách thu hồi email trong Outlook được áp dụng cả với thiết bị Windows hoặc Macbook.
Thu hồi email Outlook trên Apps
Hướng dẫn thu hồi email Outlook trên Apps được cài đặt trên thiết bị máy tính được nhiều người dùng áp dụng nhất vì chúng đem lại sự hiệu quả cao nhất. Do đó, người dùng có thể tiến hành thực hiện với các bước chi tiết như sau:
– Bước 1: Tiến hành mở ứng dụng Outlook và đăng nhập tài khoản Microsoft bản quyền. Tiếp đến ở góc bên trái màn hình người dùng chỉ cần click chọn Thư đã gửi (Sent Items) và click hai lần vào email mà người dùng muốn tiến hành thu hồi.
– Bước 2: Một cửa sổ thu hồi email được hiển thị, tại đây người dùng truy cập trên thanh Menu click chọn Actions sau đó chọn Recall This Message.
– Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần click chọn vào Delete unread copies and replace with a new message để thu hồi email đã gửi đồng thời gửi thư thay thế và Delete unread copies of this message nếu chỉ thu hồi email.
– Bước 4: Để nhận được thông báo thu hồi email Outlook thành công hay chưa người dùng chỉ cần click chọn vào Tell me if recall succeeds or fails for each recipient.
– Bước 5: Click chọn vào OK để hoàn tất các bước thực hiện.
Chỉ với 05 bước thực hiện như trên, người dùng đã thu hồi email Outlook thành công trên chính App Outlook được cài đặt trên máy tính. Tiếp đến, nếu người dùng sử dụng phiên bản Outlook online thì có thể tham khảo các bước thu hồi như bên dưới đây.
Thu hồi email Outlook trên Web
Việc thu hồi email Outlook trên Web được thực hiện rất dễ dàng ngay cả trên thiết bị điện thoại. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý rằng quá trình thực hiện phải được kết nối với mạng internet và nguồn điện ổn định.
– Bước 1: Truy cập vào địa chỉ tại Outlook.com và người dùng tiến hành đăng nhập tài khoản.
– Bước 2: Soạn thư gửi đi như thông thường với đầy đủ thông tin bao gồm nội dung, tệp đính kèm và click chọn Gửi.
– Bước 3: Sau khi chọn nút Gửi người dùng sẽ nhận được thông báo Hoàn tác ở góc dưới cùng bên trái màn hình.
– Bước 4: Hoàn tất cách thu hồi email trong Outlook Web.
Việc thực hiện thu hồi email trên nền tảng online chỉ được thực hiện trong 10s sau khi người dùng gửi đi. Do đó, người dùng cần lưu ý và thao tác thực hiện áp dụng tương tự với cách thu hồi email Outlook trên điện thoại.
Cách kiểm tra thu hồi email Outlook nhanh chóng
Để biết người dùng đã thu hồi email trong Outlook 2013, 2016 hay Outlook 365 thành công hay chưa chỉ cần tham khảo ngay 04 cách được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.
Cách 1 – Khi Outlook bật tính năng “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls”
Trong trường hợp thu hồi email Outlook 365 này, toàn bộ thư gốc và thư thu hồi đều được lưu trữ tại hộp thư đến của người nhận. Khi đói, việc email đã thu hồi thành công hay chưa phụ thuộc toàn bộ vào việc người nhận đã đọc email hay chưa. Trong trường hợp người nhận chưa đọc email thì email thay thế sẽ được hiển thị và người nhận vẫn nhận được thông báo email muốn thu hồi. Ngược lại, nếu email đã được đọc thì không thể thao tác thu hồi được nữa.
Cách 2 – Khi Outlook vô hiệu hóa tính năng “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls”
Trường hợp này email thu hồi và email gốc cũng được lưu trữ trong hộp thư đến của người nhận. Việc thu hồi email Outlook có thực hiện được hay không phụ thuộc hoàn toàn vào email nào được mở trước. Nếu người nhận mở mail thu hồi trước khi đó mail ban đầu sẽ bị xóa và việc thu hồi được thực hiện thành công. Trong trường hợp người nhận mở email gốc trước thì việc thu hồi sẽ không thành công.
Cách 3 – Khi email gốc bị chuyển sang thư mục khác
Khi email Outlook của người dùng được thiết lập quy tắc để nhóm những email tương tự lại với nhau. Điều này đồng nghĩa với việc email gốc và email thu hồi được lưu trữ ở thư mục khác nhau. Khi đó, việc thực hiện thu hồi email Outlook sẽ bị thất bại.
Cách 4 – Cả email gốc và email thu hồi đều chuyển sang thư mục khác
Khi Outlook của người dùng thiết lập quy tắc chuyển email gốc và email thu hồi đến cùng một thư mục chung thì việc thu hồi email Outlook có thành công hay không sẽ phụ thuộc vào email nào được mở trước. Nếu người nhận mở email thu hồi trước thì email ban đầu sẽ bị xoá bỏ và việc thao tác thu hồi đã thành công và ngược lại.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng tìm hiểu thêm về cách thu hồi email Outlook web và Apps dễ dàng. Nếu trong quá trình thực hiện cần nhận sự hỗ trợ từ chúng tôi vui lòng liên hệ ngay đến Hotline: 024.9999.7777.
