Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Mail Outlook 365 là gì?
Phần mềm mail Outlook 365 hay còn được biết đến với tên gọi Microsoft Outlook là một trong những phần mềm nằm trong bộ giải pháp quen thuộc của Microsoft 365. Vai trò của ứng dụng này đối với người dùng hiện nay chính là tiếp nhận email, gửi thư trực tuyến, quản lý công việc của cá nhân, phòng ban, thêm danh sách liên hệ và tổ chức cuộc họp nhóm dễ dàng.
Hiện tại, người dùng có thể đăng ký dịch vụ này trong gói phần mềm chung của Microsoft hoặc mua riêng để sử dụng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Nếu người dùng đăng ký tài khoản doanh nghiệp, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản có địa chỉ tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ.
Đặc biệt hơn cả, người dùng còn có thể cùng lúc đăng nhập trên 05 thiết bị ở đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, Android hay iOS. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng mà phần mềm 365 mail Outlook đang sở hữu thông qua nội dung bên dưới.
Các tính năng nổi bật mà Mail Outlook 365 đang sở hữu
Email 365 Outlook Office 365 là một trong những phần mềm được đánh giá là hiệu quả nhất và làm nên tên tuổi của Microsoft trên thị trường phần mềm công nghệ. Hiện tại, đây là một trong những ứng dụng cạnh tranh trực tiếp với Gmail của Google hoặc Zoho mail. Tuy nhiên, để người dùng hiểu rõ hơn về phần mềm này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng:
Tốc độ truy cập nhanh
Người dùng sẽ đánh giá được rõ nhất tính năng này ngay sau khi email 365 Outlook sign in thành công. Bởi lẽ, phần mềm Outlook luôn hoạt động ở trạng thái 99.9% điều này đồng nghĩa với việc bất kể khi nào người dùng cần hệ thống đều sẵn sàng phục vụ nhu cầu. Đặc biệt nhất chính là tốc độ phản hồi, người dùng chỉ cần thao tác yêu cầu ngay sau đó chưa đến 1s đã được gửi đến kết quả. Đây được xem là một trong những tính năng được nhiều người dùng lựa chọn vì tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu suất làm việc.
Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
Dịch vụ Email Outlook 365 được Microsoft thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan và tối ưu với trải nghiệm người dùng, giúp người dùng có thể làm việc và quản lý email một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Các tính năng của Microsoft 365 Outlook được sắp xếp và hiển thị với các biểu tượng trực quan trên màn hình, giúp người dùng có thể dễ dàng tạo thư mới, trả lời thư, sắp xếp thư và chuyển thư một cách nhanh chóng. Ngoài ra, người dùng còn có thể tùy chỉnh những tính năng sao cho nó được thể hiện đơn giản nhất với nhu cầu sử dụng của mình.
Khả năng bảo mật an toàn
Bên cạnh tốc độ truy cập nhanh chóng, Mail Outlook 365 còn sở hữu khả năng bảo mật an toàn mà nhiều đơn vị khác không thể so sánh bằng. Microsoft đã quá nổi tiếng về tính năng bảo mật, chính vì vậy mà toàn bộ những phần mềm do hãng sản xuất đều đáp ứng đủ tiêu chí này. Có thể người dùng chưa biết, phần mềm này được bảo mật từ khi người dùng đăng nhập tài khoản, cho đến việc truy cập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định email spam hay dữ liệu được chuyển gửi ra bên ngoài.
Để đáp ứng nhu cầu bảo mật an toàn, phần mềm yêu cầu xác thực bảo mật đa yếu tố, tiếp đến là hệ thống tính năng quản lý email để phát hiện Virus, mã độc một cách nhanh chóng nhất.
Hộp thư ưu tiên
Với những email thông thường, hộp thư chung sẽ bao gồm toàn bộ các thư đến, thư đi và thư nháp. Điều này sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu khi sử dụng, tuy nhiên với email 365 Outlook người dùng sẽ được dùng thêm hộp thư đến ưu tiên vô cùng thông minh. Khi đó, các email quan trọng người dùng có thể quản lý ở một kho riêng để dễ dàng theo dõi và truy cập. Ngoài ra, một cách để quản lý hộp thư ưu tiên tốt nhất chính là sử dụng tính năng gắn cờ để đánh dấu các thư cần được phản hồi sớm nhất.
Quản lý Email đơn giản và hiệu quả
Mail Outlook 365 không chỉ đơn giản là một địa chỉ email chỉ để gửi và nhận thư trực tuyến. Với tài khoản này, người dùng có thể sử dụng để đăng ký tài khoản cho các nền tảng khác như mạng xã hội, ứng dụng làm việc khác. Khi đó, hệ thống sẽ quản lý những nơi mà người dùng sử dụng tài khoản để đăng nhập mà không ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như hiệu suất làm việc đặc biệt nhất chính là khả năng bảo mật an toàn.
Hỗ trợ kết nối đa dạng
Mail 365 Outlook không chỉ đơn giản là một địa chỉ email chỉ để gửi và nhận thư trực tuyến. Với tài khoản này, người dùng có thể sử dụng để đăng ký tài khoản cho các nền tảng khác như mạng xã hội, ứng dụng làm việc khác. Khi đó, hệ thống sẽ quản lý những nơi mà người dùng sử dụng tài khoản để đăng nhập mà không ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như hiệu suất làm việc đặc biệt nhất chính là khả năng bảo mật an toàn.
Không gian lưu trữ khổng lồ
Nếu người dùng sử dụng phần mềm Mail Outlook 365 phiên bản không trả phí hay còn gọi là bản dùng thử của hãng sẽ chỉ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ. Tuy nhiên, với các tài khoản doanh nghiệp đăng ký bản quyền thì mức dung lượng này sẽ được nâng lên thành 50GB. Khi đó, người dùng có thể thoải mái sử dụng để lưu trữ email gửi đi, email gửi đến hoặc mail spam và các tệp đính kèm. Một điểm cộng nữa mà phần mềm này đang sở hữu chính là khả năng kết nối với OneDrive để tối ưu tệp đính kèm trên nền tảng đám mây với 1TB dung lượng lưu trữ.
Kết hợp nhiều công cụ khác
Nếu người dùng đăng ký tài khoản Mail Outlook 365 gói đầy đủ ứng dụng của Microsoft 365 sẽ được trải nghiệm thêm tính năng làm việc với nhiều ứng dụng khác. Điều này đồng nghĩa với việc chỉ với duy nhất một tài khoản người dùng vừa có thể truy cập vào Outlook, vừa có thể làm việc với Microsoft Office, Teams, dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive, OneNote… Bằng cách này, người dùng sẽ tối ưu được cách thức làm việc và dễ dàng kết nối với đồng nghiệp trong cùng một tổ chức.
Tùy chỉnh và cài đặt linh hoạt
Khác với những loại dịch vụ email khác được cung cấp trên thị trường, Microsoft Outlook 365 cung cấp cho người dùng các tính năng tùy chỉnh và cài đặt linh hoạt, cho phép họ có thể tùy chỉnh giao diện, cài đặt thông báo, thay đổi chủ đề màu sắc và nhiều tùy chọn khác. Điều này sẽ mang đến cho người dùng một trải nghiệm được cá nhân hóa mang đậm phong cách và sở thích cá nhân, từ đó có thể tăng cường sự thoải mái và năng suất cho họ.
Sử dụng chế độ tối
Ngoài những tính năng trên, người dùng còn có thể làm việc với email 365 Outlook ở chế độ tối nhằm mục đích hỗ trợ làm việc vào ban đêm. Đây là một trong những tính năng hỗ trợ để người dùng làm việc thoải mái nhất, bảo vệ an toàn đôi mắt.
Với những tính năng trên đây, người dùng sẽ dễ dàng hình dung được vai trò của email 365 Outlook trong quá trình làm việc. Trước khi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng Outlook 365, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lý do mà bạn nên sử dụng dịch vụ này ngay trong mục nội dung tiếp theo của chúng tôi nhé.
Tại sao nên sử dụng dịch vụ email 365 Outlook?
Dưới đây là những lý do cơ bản để giải thích cho câu hỏi tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ email 365 Outlook:
Dễ làm quen và sử dụng
MS 365 Outlook sở hữu một giao diện hết sức đơn giản, thân thiện và quen thuộc giống như những ứng dụng và dịch vụ khác mà Microsoft cung cấp, giúp người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng, kể cả ngay từ lần đầu tiên mà không mất quá nhiều thời gian. Với thiết kế rất ấn tượng và gồm nhiều tính năng trực quan và đẹp mắt, bạn sẽ có được một trải nghiệm sử dụng và tương tác với những email của mình với cảm giác chân thực nhất.
Lên lịch gửi email linh hoạt
Với Microsoft Outlook, bạn cũng sẽ được cung cấp tính năng lên lịch gửi email nhanh chóng, giúp quá trình gửi email của bạn diễn ra linh hoạt và hiệu quả hơn mà không làm mất đi quá nhiều thời gian của bạn. Tính năng này cũng sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng khác, đồng thời có thể đảm bảo tránh sai sót không đáng có và đạt được hiệu quả cao hơn trong quá trình giao tiếp qua email.
Quản lý lịch làm việc liền mạch và dễ dàng
Dịch vụ email 365 Outlook cũng cung cấp cho người dùng khả năng tích hợp liền mạch với lịch làm việc, giúp người dùng có thể lên lịch, quản lý và sử dụng lịch nhanh chóng và linh hoạt hơn. Từ đó giúp người dùng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời cũng giúp cho quá trình cộng tác nhóm của họ trở nên dễ dàng và đạt được hiệu quả cao hơn.
Tốc độ truy cập nhanh chóng
Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào dịch vụ một cách nhanh chóng, người dùng cũng có thể sử dụng dịch vụ này kể cả khi ngoại tuyến với những chức năng cơ bản và đồng bộ dữ liệu ngay sau khi có kết nối mạng. Giúp người dùng làm vi3ejc nhanh chóng và tăng cường hiệu suất làm việc một cách tốt hơn.
Dung lượng lưu trữ cực lớn, lên đến 50GB
Dịch vụ email 365 Outlook còn cung cấp cho người dùng một hộp thư email với dung lượng lưu trữ dữ liệu cực lớn, lên đến 50GB, giúp mang đến cho người dùng một trải nghiệm không giới hạn, người dùng cũng sẽ có thể nâng cấp dung lượng vào bất cứ khi nào. Điều này sẽ giúp cho người dùng có thể hoạt động liền mạch hơn mà không cần phải quan tâm đến giới hạn dung lượng.
Tìm kiếm nâng cao
Với các tính năng như tìm kiếm nâng cao, quản lý thư mục email và hộp thư đến thông minh, người dùng có thể tìm kiếm các email mà mình muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Với những điều này, có thể thấy được rằng Microsoft 365 Outlook hiện đang là một trong những dịch vụ email tốt nhất hiện nay, giúp người dùng có thể cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và cài đặt phần mềm để chuẩn bị Email Outlook 365 login sử dụng.
Hướng dẫn đăng ký và cài đặt 365 mail Outlook
Để sử dụng các tính năng có trong Outlook 365 mail, người dùng cần tiến hành đăng ký tài khoản và cài đặt ứng dụng trên thiết bị máy tính. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết từ A – Z mà người dùng có thể tham khảo.
– Bước 1: Click chọn nút ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY để nhận hỗ trợ tư vấn từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.
ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY
– Bước 2: Nhận thông tin tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu.
– Bước 3: Truy cập địa chỉ – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365 sau đó tiến hành click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email sau đó click chọn Tiếp theo. Tiếp đến, nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống và click chọn Đăng nhập.
– Bước 5: Tại trang quản trị của phần mềm Microsoft 365 người dùng click chọn Cài Đặt sau đó chọn Cài đặt Office 365.
– Bước 6: Người dùng sẽ thao tác chuyển tiếp tương ứng với từng thông báo được hiển thị trên màn hình. Sau đó người dùng chỉ cần chờ đợi khoảng vài phút và phần mềm đã được cài đặt thành công bao gồm cả Mail Outlook 365.
– Bước 7: Hoàn tất các bước đăng ký và cài đặt phần mềm Outlook.
Chỉ với 07 bước thực hiện trên đây, người dùng đã tạo thành công tài khoản email của Microsoft. Tiếp đến, để sử dụng phần mềm này người dùng cần phải tiến hành mail 365 Outlook sign in. Do đó, hãy cùng theo dõi những bước hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng được chúng tôi chuẩn bị bên dưới.
Hướng dẫn sử dụng Outlook 365 chi tiết
Với người dùng mới, chúng tôi đã chuẩn bị những hướng dẫn các bước chi tiết cách sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Outlook 365 chi tiết mà chúng tôi mong muốn cung cấp đến cho người dùng, từ cách login email 365 Outlook online cho đến cách sử dụng một số tính năng mà phần mềm này đang sở hữu.
Đăng nhập vào email 365 Outlook
Có 02 cách để người dùng có thể Mail Outlook 365 login đó và đăng nhập trực tiếp trên app đã tải về máy và sử dụng trình duyệt online.
Cách 1: Đăng nhập email 365 Outlook trên webmail
Dưới đây là các bước hướng dẫn đăng nhập Email 365 Outlook được thực hiện trên phiên bản web:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook, trên màn hình giao diện sẽ xuất hiện mục Đăng nhập người dùng chỉ cần click vào.
– Bước 2: Tiếp đến, một cửa sổ mới sẽ hiển thị để người dùng nhập địa chỉ email vào ô trống trên màn hình sau đó click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Một giao diện tương tự sẽ hiện ra, khi đó người dùng chỉ cần nhập mật khẩu tài khoản và click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Hoàn tất các bước Mail Outlook 365 sign in trên nền tảng web và bắt đầu sử dụng
Cách 2: Đăng nhập email 365 Outlook trên app
Cách đăng nhập email 365 Outlook trên app cũng rất đơn giản và tương tự như với cách đăng nhập trên webmail, với các bước chi tiết như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở phần mềm Microsoft Outlook đã được cài đặt trên thiết bị của bạn và chọn đăng nhập vào bằng tài khoản Microsoft Outlook của bạn.
– Bước 2: Bạn hãy nhập lần lượt địa chỉ email và mật khẩu của tài khoản của mình rồi nhấn nút Tiếp theo.
– Bước 3: Nhấn nút “Đăng nhập” để truy cập vào tài khoản email Outlook 365 của mình và sử dụng.
Thêm tài khoản
Với dịch vụ email Microsoft Outlook, bạn cũng có thể thêm tài khoản khác của mình vào ứng dụng Microsoft Outlook bằng cách thức như sau:
– Bước 1: Bạn mở ứng dụng Outlook và vào thẻ File (Tệp) ở góc bên trái trên thanh công cụ để đi đến phần cài đặt tài khoản. Trong cửa sổ thông tin tài khoản, bạn hãy nhấn vào mục Thêm tài khoản ở trong danh sách các tùy chọn.
– Bước 2: Khi cửa sổ mới xuất hiện, bạn hãy chọn tùy chọn “Thêm tài khoản email hoặc số di động khác” rồi nhấn địa chỉ email mới và nhấn nút Thêm.
– Bước 3: Sau đó, hãy nhập mật khẩu để hoàn tất đăng nhập vào tài khoản.
*Lưu ý: Hãy lưu ý rằng các thông tin tài khoản Outlook mà bạn đang muốn đăng nhập vào hoàn toàn chính xác để đảm bảo đăng nhập thành công
– Bước 4: Bạn hãy thiết lập cấu hình cho tài khoản Outlook và hoàn tất quá trình thêm tài khoản Email 365 Outlook mới.
Sau khi đã đăng nhập thành công, người dùng có thể bắt đầu trải nghiệm các tính năng có trong phần mềm.
Tổng quan về giao diện của Email 365 Outlook
Sau khi đã đăng nhập thành công vào tài khoản Outlook của mình, bạn sẽ được chuyển hướng đến giao diện chính của phần mềm Outlook. Tại đây, bạn có thể thấy được các thành phần và tính năng chính mà mình có thể bắt đầu sử dụng trong ứng dụng Outlook. Bao gồm có Hộp thư đến, Gửi thư mới, Lưu trữ email, Thùng rác, thư mục email spam và các thư mục khác.
Khởi tạo email mới
Tính năng đầu tiên mà người dùng không thể bỏ qua chính là gửi thư điện tử tới một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau trên email 365 Outlook.
– Bước 1: Tại giao diện chính của Outlook người dùng chỉ cần click chọn Thư mới.
– Bước 2: Một hộp thư mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, email cc hoặc BCC, tiếp đến là tiêu đề email, nội dung thư và tệp đính kèm.
– Bước 3: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin người dùng chỉ cần click chọn nút Gửi.
– Bước 4: Hoàn tất các bước gửi email Outlook.
Với 04 bước thực hiện trên đây, người dùng đã gửi thành công thư trên Mail Outlook 365. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thêm sự kiện, số liên hệ và chia sẻ lịch làm việc dễ dàng.
Quản lý các thư mục email
Với ứng dụng Microsoft Outlook, bạn có thể tạo ra các thư mục riêng biệt để tổ chức và quản lý những email trên Outlook 365 của mình. Để làm được điều này, bạn hãy thực hiện theo những bước hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy nhấp chuột phải vào mục Thư mục (Folders),
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy chọn mục Tạo Thư mục Mới (New Folder) trong danh sách những tùy chọn được hiển thị trên màn hình.
– Bước 3: Trong hộp thoại thiết lập thư mục mới, bạn hãy đặt tên cho thư mục và chọn vị trí để lưu trữ nó rồi nhấn nút Tạo để hoàn tất.
Như vậy, bạn đã tạo thành công các thư mục mới cho tài khoản email Outlook của mình rồi đó. Tại đây, bạn có thể lưu trữ những email liên quan để quản lý chúng được tốt hơn.
Thêm liên hệ mới
Nếu người dùng muốn thêm danh bạ liên hệ mới trên Mail Outlook 365 thì có thể tham khảo các bước như sau:
– Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình hiển thị, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng mọi người.
– Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng có thể chọn Liên hệ mới hoặc Thêm liên hệ, Nhập danh bạ.
– Bước 3: Một cửa sổ yêu cầu đầy đủ những thông tin chi tiết sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập các trường dữ liệu yêu cầu bao gồm họ và tên, email, số điện thoại liên hệ…
– Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất.
Như vậy, người dùng đã thêm thành công liên hệ mới trong Mail Outlook 365. Bằng cách này, người dùng sẽ dễ dàng liên hệ khi cần để hạn chế nhiều bước thực hiện.
Thêm sự kiện mới
Ngoài tính năng bổ sung thêm số liên hệ thường xuyên liên lạc, người dùng cũng có thể tạo sự kiện mới trong lịch của Mail Outlook 365.
– Bước 1: Trên giao diện chính của phần mềm, người dùng click chọn Lịch tại thanh công cụ bên trái màn hình.
– Bước 2: Tại đây, người dùng click chọn Sự kiện mới. Sau đó, một cửa sổ sẽ hiện ra khi đó người dùng nhập tiêu đề công việc, email người tham dự, thời gian và địa điểm yêu cầu. Bên cạnh đó, người dùng nên bổ sung nội dung của công việc để dễ dàng phân biệt.
– Bước 3: Click chọn Lưu để hoàn tất.
Chỉ với 03 bước cơ bản là người dùng đã có thể tạo thêm lịch làm việc trên phần mềm Mail Outlook 365. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và sắp xếp công việc nhanh chóng nhất.
Chia sẻ lịch làm việc
Nếu người dùng muốn chia sẻ lịch làm việc của cá nhân cho các thành viên trong cùng một tổ chức hoặc khách hàng, đối tác thì có thể tham khảo các bước sau:
– Bước 1: Tại giao diện chính của mục Lịch người dùng chỉ cần click chọn Chia sẻ.
– Bước 2: Cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra tại đây người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin người nhận vào ô trống sau đó click chọn Chia sẻ.
– Bước 3: Hoàn tất.
Tùy chỉnh và cài đặt tài khoản email 365 Outlook
Nếu muốn tùy chỉnh và thiết lập các cài đặt cho tài khoản email 365 Outlook của mình, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Trong giao diện màn hình của ứng dụng Microsoft 365 Outlook, bạn hãy nhấn chọn biểu tượng Cài đặt (Settings) để được chuyển hướng đến phần tùy chỉnh cài đặt tài khoản Outlook của mình.
– Bước 2: Tại trang cài đặt, bạn có thể thiết lập hoặc thay đổi các cài đặt như cài đặt tài khoản, cài đặt thư, ngôn ngữ, thông báo, màu sắc giao diện và nhiều tùy chọn cài đặt khác.
Đăng xuất tài khoản email 365 Outlook
Để đăng xuất khỏi tài khoản Microsoft 365 Outlook của mình, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng hình đại diện tài khoản của mình ở góc phía trên cùng bên tay phải màn hình rồi nhấn chọn vào mục Đăng xuất (Sign Out) là hoàn tất.
Lời kết
Trên đây là những thông tin về dịch vụ email 365 Outlook cùng với hướng dẫn sử dụng Outlook 365 chi tiết mà MSO muốn chia sẻ đến người dùng. Qua đó hy vọng có thể hỗ trợ cho những người dùng mới có thể biết được thông tin tổng quan về phần mềm, đồng thời có thể biết cách sử dụng phần mềm mail Outlook 365 sao cho hiệu quả nhất.
Nếu người dùng cần được chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi thông qua những thông tin liên hệ dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
