Workbook trong Excel là gì? So sánh Workbook vs Worksheet trong Excel

Workbook là một trong những thành phần cấu tạo đặc biệt quan trọng trong phần mềm Excel. Vậy Workbook trong Excel là gì? Worksheet và Workbook Excel có những điểm gì khác biệt nhau? Để giải đáp những câu hỏi này, đồng thời để có thể biết được những đặc điểm và công dụng của Workbook Excel cùng như nắm rõ được cách sử dụng Workbook trong Excel như thế nào, hãy tham khảo những nội dung chi tiết trong bài viết dưới đây của MSO. MSO sẽ giải đáp chi tiết những nội dung này.

Workbook trong Excel là gì?

Giống như với mọi phần mềm Microsoft khác, Microsoft Excel cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo và lưu thông dữ liệu thành những tập tin khác nhau, giúp người dùng có thể dễ dàng làm việc và quản lý những dữ liệu của mình. Các file dữ liệu bảng tính mà người dùng tạo trong phần mềm Microsoft Excel được gọi là Workbook và những tệp này thường có đuôi mở rộng là .xlsx hoặc xlsm.

Đặc điểm cơ bản của Workbook trong Excel là gì? 

Dưới đây là những điểm đặc biệt của Workbook trong phần mềm Microsoft Excel:

• Workbook là đơn vị lưu trữ cơ bản nhất trong phần mềm Microsoft Excel.
• Mỗi Workbook là một tệp dữ liệu hay còn được gọi là file Excel.
• Trong mỗi Workbook sẽ có thể chứa những Worksheet (bảng tính) khác nhau và không có đối tượng nào khác có thể chứa Workbook. mỗi bảng tính lại gồm các ô (cells) sắp xếp theo hàng và cột.
• Trong một Workbook, ngoài Worksheet ra thì còn có thể chứa đựng rất nhiều những đối tượng khác nhau như dữ liệu, đồ thị, hình ảnh, hàm Excel, macro và VBA để giúp người dùng tăng hiệu quả làm việc.
• Người dùng có thể liên kết dữ liệu giữa nhiều bảng tính trong cùng một Workbook  và cũng có thể liên kết giữa các Workbook khác nhau, giúp phân tích và xử lý dữ liệu một cách linh hoạt.
• Một Workbook không thể chứa đựng được một hay nhiều Workbook khác.

Về mặt nội dung, mỗi một Workbook sẽ chứa hai loại thông tin khác nhau, bao gồm thông tin về bản thân và thông tin về dữ liệu. Với thông tin về bản thân, Workbook chủ yếu sẽ chứa tên, đường dẫn, thông tin về quyền truy cập và bảo mật. Về thông tin về dữ liệu, Workbook sẽ chứa các thông tin do người dùng tạo ra, bao gồm như worksheet, đồ thị, bảng biểu.

Bạn có thể tạo ra nhiều Excel Workbook và có thể quản lý chúng trong nhiều thư mục khác nhau, miễn là bạn có đủ không gian để lưu trữ và đáp ứng được cho những nhu cầu tổ chức thông tin của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể mở nhiều Workbook trong cùng một lúc để sử dụng, mỗi Workbook sẽ được trình bày trong một cửa sổ Microsoft Excel riêng biệt, giúp bạn có thể dễ dàng làm việc.

Công dụng của Workbook trong Excel là gì?

Trong phần mềm Microsoft Excel, Workbook là một tệp làm việc chứa nhiều bảng tính (Worksheet) được tổ chức trong một hệ thống quản lý dữ liệu. Đây là nơi mà bạn có thể thực hiện các thao tác như nhập dữ liệu, tính toán, phân tích và trình bày thông tin. Dưới đây là một số công dụng chính mà Workbook cung cấp cho người dùng trong phần mềm Microsoft Excel:

Quản lý dữ liệu: Workbook cho phép tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách có hệ thống trong phần mềm Microsoft Excel. Người dùng có thể lưu trữ và làm việc với những thông tin liên quan như báo cáo, kế hoạch, ngân sách trong cùng một tệp.

Phân tích và tính toán: Workbook trong Excel được Microsoft cung cấp các công thức, hàm tính toán và biểu đồ trong các bảng tính của nó, giúp người dùng có thể phân tích, xử lý dữ liệu và ra quyết định một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Tự động hóa công việc: Với các macro và công cụ VBA được cung cấp, Excel Workbook còn cung cấp cho người dùng khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu năng suất.

Tạo và chia sẻ báo cáo: Workbook cũng là một phương tiện tuyệt vời để chia sẻ thông tin và trình bày dữ liệu trực quan mà Microsoft Excel cung cấp, giúp người dùng có thể trình bày, chia sẻ thông tin một cách chuyên nghiệp và dễ hiểu qua các báo cáo. Người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu các bảng tính thông qua các kênh khác nhau như email và những kênh giao tiếp khác.

Nhìn chung, Excel Workbook là một công cụ quan trọng, giúp hỗ trợ người dùng có thể phân tích, xử lý và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và có hệ thống. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo trong bài viết này để biết được thêm về sự khác biệt giữa Excel Workbook và Worksheet là như thế nào nhé.

Sự khác biệt giữa Worksheet và Workbook trong Excel là gì?

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt chi tiết giữa Workbook (Sổ làm việc) và Worksheet (Bảng tính) trong phần mềm Microsoft Excel:

Trên đây là những thông tin so sánh cụ thể giữa Workbook và Worksheet. Hy vọng những thông tin so sánh trên của chúng tôi sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về vai trò và đặc điểm của Excel Workbook và Worksheet, cũng như sự khác biệt giữa Worksheet và Workbook trong Excel là gì. Tiếp tục theo dõi bài viết để biết được cách thức để sử dụng Workbook trong phần mềm Microsoft Excel là như thế nào nhé.

Cách sử dụng Workbook trong Excel cơ bản

Giống như đối với bao phần mềm Microsoft Office khác, Microsoft Excel cũng được sử dụng tương tự như thế. Vì vậy, cách sử dụng Workbook trong Microsoft Excel cũng được diễn ra rất đơn giản. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết của MSO về cách sử dụng Workbook trong phần mềm Microsoft Excel:

Cách tạo Workbook trong Excel

Đầu tiên là cách tạo Workbook trong phần mềm Microsoft Excel. Việc tạo Workbook trong Excel được thực hiện đơn giản như với cách tạo file trong những phần mềm khác của Microsoft. Người dùng sẽ có thể tạo Workbook bằng nhiều cách như tạo từ mẫu template có sẵn và tạo mới từ đầu. Hãy theo dõi hướng dẫn của chúng tôi phía dưới đây để biết được cách thức thực hiện với các cách này:

Cách tạo Workbook trong Excel từ file trống

Thao tác để tạo một Workbook mới ngay từ đầu trong phần mềm Microsoft Excel được diễn ra theo những thao tác dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên, trong màn hình giao diện máy tính của mình, bạn hãy mở phần Start >> nhập từ khóa “Microsoft Excel” >> Chọn Open để mở phần mềm Microsoft Excel trên máy tính của bạn.

– Bước 2: Trong giao diện chính của phần mềm Microsoft Excel, bạn chọn thẻ File.

– Bước 3: Trong tùy chọn mục Home >> Tại phần New nhấn chọn mục “Blank Workbook”.

– Bước 4: Ngay sau đó, một giao diện làm việc của Workbook mới được mở ra, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu và thực hiện các tác vụ phân tích, xử lý dữ liệu của mình.

– Bước 5: Sau khi bạn đã hoàn thành các tác vụ của mình >> bạn nhấn chọn biểu tượng Save (lưu trữ) trên thanh truy cập nhanh hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + S để tiến hành lưu trữ Workbook đó.

– Bước 6: Ở hộp thoại mới hiện lên >> bạn đặt tên cho Workbook >> chọn vị trí lưu trữ >> Nhấn nút Save để lưu trữ Workbook đó của mình.

– Bước 7: Sau đó, Workbook mà bạn vừa tạo sẽ được lưu trữ trong đúng vị trí thư mục mà mình đã chọn.

Cách tạo Workbook Excel từ một Template

Ngoài việc giúp người dùng có thể tạo Workbook mới ngay từ đầu, phần mềm Microsoft Excel còn cung cấp các Template để hỗ trợ người dùng có thể sử dụng các mẫu Workbook mà mình muốn để bắt đầu thực hiện các tác vụ phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Để tạo Workbook trong excel từ một mẫu Template, bạn hãy thực hiện theo những thao tác trong hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Trong giao diện phần mềm Excel >> bạn nhấn thẻ File trên thanh công cụ.

– Bước 2: Trong phần New >> bạn chọn mục More templates để xem được toàn bộ các mẫu Workbook có sẵn trong Microsoft Excel.

– Bước 3: Bạn nhấn chọn một mẫu template cụ thể để bắt đầu sử dụng nó.

– Bước 4: Bản xem trước của mẫu template bạn vừa chọn sẽ xuất hiện trên màn hình, cùng với thông tin giới thiệu về template đó.

Lúc này, bạn hãy chọn nút Create để bắt đầu sử dụng template đó.

– Bước 5: Một workbook mới với các thành phần sẽ xuất hiện theo đúng như mẫu template mà đã chọn. Lúc này, bạn có thể bắt đầu tương tác và sử dụng Workbook đó.

– Bước 6: Sau đó, bạn hãy thực hiện theo bước 5 + bước 6 trong hướng dẫn cách tạo Workbook đầu tiên của chúng tôi để lưu trữ lại Workbook của mình này nhé.

Với những hướng dẫn 2 cách tạo Workbook trong Excel mà chúng tôi hướng dẫn phía trên, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để có thể tạo cho mình một Workbook theo nhu cầu trong phần mềm Microsoft Excel. Tiếp tục theo dõi bài viết này để biết cách thay đổi tên Workbook của bạn trong Excel nhé.

Cách thay đổi tên Workbook trong Excel

Để thay đổi tên cho Workbook của mình trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy làm như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện của Workbook đó, bạn chọn thẻ File.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn chọn tùy chọn Save a copy.

– Bước 3: Khi giao diện Save a Copy được hiển thị >> Hãy tiến hành đổi tên cho file >> Nhấn nút Save.

Lưu ý: tại phần này, bạn cũng có thể thay đổi vị trí lưu trữ và kiểu định dạng cho Workbook.

Bên cạnh cách thức trên, bạn còn có thể thực hiện theo cách sau đây để có thể thay đổi tên cho Workbook của mình một cách nhanh chóng hơn:

• Đầu tiên, trong giao diện làm việc của Workbook >> bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh tên của Workbook đó ở trên đầu màn hình.

• Khi hộp thoại mới vừa được hiển thị lên màn hình >> hãy tiến hành đổi tên cho workbook đó trong mục File name.

• Sau đó, bạn hãy đóng và tải lại trang để tiếp tục sử dụng Workbook của mình.

Như vậy, với hai cách được chúng tôi hướng dẫn phía trên, bạn có thể thực hiện theo 1 trong hai cách này để có thể thay đổi tên cho Workbook của mình.

Cách lưu trữ Workbook Excel

Để lưu trữ Workbook trong Microsoft Excel, bạn cũng có thể sử dụng 2 cách sau đây:

Cách thứ nhất, bạn hãy thực hiện như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện màn hình Workbook, bạn hãy chọn thẻ File trên thanh công cụ.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Save As.

– Bước 3: Khi tùy chọn Save As hiển thị trên màn hình >> bạn hãy đặt tên cho Workbook của mình tại phần File name >> chọn thư mục lưu trữ cho Workbook tại phần File Location.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấn chọn nút Save để hoàn tất lưu trữ Workbook đó của mình.

Cách thứ hai là sử dụng tổ hợp phím tắt:

• Đầu tiên, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
• Khi hộp thoại Save this file hiển thị >> hãy điền tên file tại mục File name >> chọn vị trí lưu file tại mục Choose a Location.
• Cuối cùng, chọn Save để hoàn tất.

Cách mở Workbook Excel

Để mở Workbook của mình trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy làm như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại màn hình giao diện phần mềm Microsoft Excel vừa mở, bạn nhấn chọn thẻ File.

– Bước 2: Trong tùy chọn Home, bạn hãy kéo chuột xuống cuối màn hình >> tìm đến tên Workbook mà mình muốn mở.

– Bước 3: Khi tìm thấy, bạn chỉ cần nhấn chọn vào Workbook đó là đã có thể mở.

Ngay sau đó, giao diện làm việc của Workbook đó sẽ được mở ra trên màn hình. Lúc này bạn có thể bắt đầu tương tác và thực hiện các tác vụ mình muốn với nó.

Cách ghim workbook

Để ghim một Workbook trong phần mềm Microsoft Excel, bạn hãy thực hiện theo các thao tác như hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy chọn thẻ File trên thanh công cụ.

– Bước 2: Trong tùy chọn Home >> bạn hãy kéo đến Workbook mà mình muốn ghim.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng hình ngôi sao tại Workbook đó.

Khi hoàn tất, những Workbook mà bạn đã chọn phía trên sẽ được ghim trên đầu danh sách Workbook trong phần mềm Microsoft Excel. Như vậy là hoàn thành việc ghim Workbook.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách sử dụng Workbook trong Excel, bạn hãy thực hiện theo những thao tác trong hướng dẫn này của chúng tôi để có thể sử dụng Workbook trong phần mềm Microsoft Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé. 

Lời kết

Thông qua bài viết chi tiết về Workbook trong Excel này của chúng tôi, hy vọng rằng bạn đã có thể nắm rõ được Workbook trong Excel là gì, những điểm khác biệt giữa Workbook và Worksheet, cũng như là cách sử dụng Workbook trong phần mềm Excel hiệu quả nhất. Nếu có bất cứ điều gì thắc mắc về công cụ này, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp kịp thời nhất.

Cách thức liên hệ, bạn hãy kết nối với MSO ngay qua những thông tin liên hệ dưới đây:

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777