Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Sharepoint là gì mà có hơn 250.000 công ty và tổ chức trên thế giới (85% công ty nằm trong danh sách Fortune 500) cùng khoảng 190 triệu người lựa chọn sử dụng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát và khách quan nhất về phần mềm Sharepoint được cung cấp bởi Microsoft – một trong những ông lớn trong giới công nghệ.
Microsoft Sharepoint là gì?
Sharepoint là một nền tảng quản lý và cộng tác nội dung dựa trên đám mây nhằm giúp mọi người có thể làm việc từ xa, làm việc cùng nhau và làm việc thông minh hơn. Sự xuất hiện của công nghệ Sharepoint là một sự khuyến khích cho làm việc nhóm, bất kể ở nơi đâu trên thế giới.
Nói một cách đơn giản hơn về vấn đề “Sharepoint là gì?”, nền tảng này cho phép bạn quản lý tất cả nội dung trong công ty của mình (từ RFI, tài liệu tiếp thị đến thông tin tài chính,…), tạo trang web và mạng nội bộ dùng trong công ty để thông báo cho người dùng chuyện gì đang xảy ra, tạo ra quy trình kinh doanh để tự động hóa một số công việc đơn giản và xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh để quá trình teamwork trở nên hiệu quả hơn.
03 lợi ích nổi bật của Sharepoint với doanh nghiệp
Như đã được đề cập ở phần “Sharepoint là gì?”, nền tảng được tích hợp sẵn nhiều lợi ích. Dưới đây là 03 lợi ích của nền tảng này được người dùng quan tâm nhất.
Đảm bảo an toàn bảo mật
Người dùng của Microsoft không còn lạ lẫm với sự ưu tiên hàng đầu dành cho tính năng bảo mật trong các sản phẩm dịch vụ của ông lớn công nghệ này. Hoạt động đám mây của nhà cung cấp đã phát hiện 1,5 triệu lần cố gắng xâm nhập hệ thống của mình mỗi ngày, vì thế cho nên, Microsoft đã đầu tư ngân sách bảo mật hàng năm lên tới 1 tỷ USD.
Việc chi mạnh tay nhằm nâng cấp tính năng bảo mật trong dịch vụ của mình đồng nghĩa với việc Sharepoint càng ngày càng an toàn hơn đối với người sử dụng. Nền tảng này được trang bị những tính năng bảo mật tích hợp, chẳng hạn như khả năng giới hạn người bên ngoài tổ chức có thể xem nội dung, đặt quyền đối với người trong tổ chức có thể truy cập vào một số mục nhất định, hay tạo chính sách để cho phép hoặc chặn hành vi người dùng nhất định.
Nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các tổ chức và phòng ban
Trong phần “Sharepoint là gì?” đã đề cập đến tính năng cộng tác và quản lý nội dung của nền tảng. Theo đó, nền tảng này được thiết kế để nâng cao trải nghiệm cộng tác, đặc biệt là khi được ghép nối với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft 365.
Khi được triển khai như một phần của Microsoft 365, Pimser Sharepoint tạo ra một không gian làm việc ảo cho phép các nhóm họp, hoàn thành nhiệm vụ và cộng tác với nhau.
Chẳng hạn, với Sharepoint, tài liệu của bạn nằm ở một nơi dùng chung và có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Tính năng đồng tác giả theo thời gian thực nghĩa là nhiều nhân viên có thể làm việc trên cùng một tài liệu trong cùng một lúc. Sharepoint sẽ luôn hiển thị phiên bản mới nhất của tài liệu, với tùy chọn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn nếu cần.
Các thành viên trong nhóm và người lãnh đạo có thể thiết lập nhiệm vụ cá nhân hoặc nhóm, cũng như giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm, đồng thời theo dõi tình hình hoàn thành nhiệm vụ.
Điều tuyệt vời khi sử dụng Microsoft Sharepoint – không gian làm việc ảo, là không cần nhóm CNTT hỗ trợ thực hiện bất kỳ thao tác cộng tác nào trên đây – sự cộng tác có thể được thiết lập từ trưởng nhóm.
Tự động hóa các nhiệm vụ nhỏ
Được giới thiệu đôi nét trong phần “Sharepoint là gì?”, tính năng này của Sharepoint giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời mang đến tính nhất quán và hiệu quả cho các nhiệm vụ mà doanh nghiệp của bạn đang thực hiện thường xuyên. Nền tảng giúp bạn tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn thu thập chữ ký hoặc phê duyệt, theo dõi trạng thái tài liệu, cung cấp thông báo khi có thay đổi trong công việc,…
Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng Sharepoint phục vụ cho các dòng công việc sau: Dòng công việc phê duyệt, Dòng công việc trạng thái, Dòng công việc thông báo, Dòng công việc tự động hóa và Dòng công việc tùy chỉnh.
Phân biệt Sharepoint và OneDrive
Sau khi giải quyết vấn đề “Sharepoint là gì?”, chắc hẳn nhiều người sẽ cảm thấy nền tảng này và OneDrive có những nét tương đồng khi đều là những sản phẩm của Microsoft và được truy cập thông qua giải pháp Microsoft 365. Vậy làm thế nào để phân biệt được hai ứng dụng này?
Điểm tương đồng giữa Sharepoint và OneDrive
Không gian lưu trữ: Các dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ tệp trong các cơ sở lưu trữ đám mây của Microsoft. Bạn được phép truy cập vào dữ liệu của mình từ xa bằng bất cứ thiết điện tử nào.
Bảo mật doanh nghiệp: Bảo mật chính là chủ đề nóng khi làm việc trên không gian trực tuyến. Sharepoint và OneDrive được Microsoft đảm bảo về bảo mật với mã hóa cấp cao và kết nối SSL an toàn.
Điểm khác biệt giữa Sharepoint và OneDrive
Nền tảng: Sharepoint là giải pháp lưu trữ đám mây cộng tác và nền tảng chia sẻ dữ liệu, cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và quản lý dự án, cũng như tạo các biểu mẫu trực tuyến, quy trình làm việc,…Đây là không gian cộng tác ban đầu của Microsoft.
Trong khi đó, OneDrive là dịch vụ đồng bộ hóa và lưu trữ đám mây của Microsoft, nhằm lưu trữ an toàn ở một nơi cố định, đồng thời cho phép bạn chia sẻ tài liệu với người khác.
Quyền sở hữu: Tài liệu và nội dung Sharepoint được lưu trữ tại chỗ, và người sở hữu có toàn quyền kiểm soát đối với trang đã tạo ra. Người sở hữu đó có thể cho bạn quyền truy cập đối với một trang bằng cách thêm bạn vào nhóm. Đối với OneDrive, đây là nơi lưu trữ tất cả các tệp riêng tư mà bạn chưa sẵn sàng chia sẻ cho người khác hoặc cần hoàn thiện điều gì đó trước khi chia sẻ nó.
Sự cộng tác: Sharepoint là không gian cộng tác của Microsoft cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ nội dung, cộng tác và quản lý các dự án, nhiệm vụ, cũng như trao đổi ý tưởng với những người cùng nhóm. OneDrive được xem như một không gian để lưu trữ tài liệu cá nhân và cho phép bạn chia sẻ và cộng tác với bất kỳ ai trong và ngoài doanh nghiệp.
Hy vọng với bài viết trên đây, bạn đã phần nào hiểu được Sharepoint là gì, lợi ích của nền tảng đối với doanh nghiệp cũng như sự khác nhau giữa nền tảng này và OneDrive.
Sharepoint và OneDrive là những dịch vụ tuyệt vời được cung cấp trong gói giải pháp Microsoft 365 – giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp – nhằm đảm bảo không gian lưu trữ và cộng tác an toàn giữa nhân viên trong tổ chức hoặc phòng ban, thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm và tiết kiệm thời gian.
Lời kết
Nhận thấy nhu cầu càng ngày càng lớn của các doanh nghiệp, MSO – đại lý được ủy quyền chính thức tại Việt Nam của Microsoft- hiện đang cung cấp nhiều gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp với nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn. Bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề “Sharepoint là gì?” cũng như tư vấn chi tiết cho gói Microsoft 365 phù hợp với quy mô doanh nghiệp và mục đích sử dụng.
