Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Personal Productivity là gì?
Personal Productivity được biết đến là công cụ quản lý hiệu suất cá nhân để gia tăng hiệu quả và chất lượng công việc. Đây là phần quan trọng của bất cứ cá nhân khi làm việc ở công ty hay tổ chức nào cũng cần phải tạo dựng thói quen thường xuyên.
Khi sử dụng công cụ để quản lý, người dùng có thể kiểm soát được số lượng đầu công việc cũng như thời gian cần được thực hiện trong ngày, trong tháng hoặc trong quý.
Ngoài ra, người dùng cũng định hướng sẵn được mục tiêu và áp dụng phương pháp tốt nhất để gia tăng hiệu quả trong quá trình làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lý do tại sao nên sử dụng công cụ Personal Productivity cho cá nhân hay nhân sự trong doanh nghiệp.
Tạo sao cần sử dụng Personal Productivity?
Nếu như người dùng vẫn chưa biết đến những tác dụng quan trọng của Personal Productivity thì dưới đây là 05 lý do nhất định không thể bỏ qua phần mềm quan trọng này.
Nâng cao năng suất làm việc
Lý do đầu tiên, người dùng cần phải sử dụng Personal Productivity để gia tăng hiệu suất làm việc. Trong một dự án bất kỳ nào đó, nếu người dùng lên quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết cùng với bảng mô tả công việc mẫu.
Mục đích khi sử dụng công cụ quản lý hiệu suất cá nhân này sẽ giúp cho nhà quản trị hoặc bất cứ người dùng nào cũng có thể theo dõi, sắp xếp và phân chia công việc một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc áp dụng phần mềm này khi làm việc cũng sẽ giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quan sát, theo dõi tiến độ dự án, đôn thúc kịp thời và khắc phục vấn đề sai sót ở mức độ nhanh chóng nhất.
Sắp xếp công việc lần lượt theo thứ tự ưu tiên
Để hoàn thành một mục tiêu là cả một quá trình dài bao gồm nhiều công việc quan trọng được kết nối với nhau. Nếu người dùng chỉ làm việc theo cảm tính chắc chắn khả năng chậm deadline là rất cao, khi đó dẫn đến cả một quá trình làm việc sẽ bị gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nhưng khi người dùng sử dụng công cụ quản lý hiệu suất cá nhân Personal Productivity thì đây không còn là vấn đề gây cản trở hiệu quả làm việc của bất cứ cá nhân trong một tổ chức nào.
Nhắc nhở tự động các việc cần làm
Tiếp đến là một vai trò vô cùng quan trọng khi người dùng sử dụng Personal Productivity chính là khả năng nhắc nhở công việc cần thực hiện một cách tự động. Bằng cách này, người dùng sẽ không thể bỏ lỡ bất cứ giai đoạn nào trong công việc để có thể thực hiện.
Trong trường hợp người dùng chưa thực hiện một trong những công việc của một giai đoạn bất kỳ, ngay lập tức hệ thống sẽ phát thông báo để hoàn thành đúng tiến độ và thời gian được quy định. Qua đó, người dùng sẽ hạn chế được những sai sót có thể xảy ra khi làm việc để gia tăng hiệu quả và đẩy nhanh tiến độ.
Giám sát tiến độ công việc cần làm
Ngoài việc nâng cao hiệu suất công việc, sắp xếp theo thứ tự thực hiện và nhắc nhở công việc cần làm, Personal Productivity cũng giám sát tiến độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong cùng một tổ chức.
Một dự án được xem là đạt được hiệu quả cao khi tất cả các thành viên tham gia đều phải hoàn thành đúng tiến độ được giao. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể giám sát tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm để đưa ra những gợi ý khắc phục sự cố nếu có.
Thống kê và báo cáo công việc
Cuối cùng là lợi ích quan trọng trong việc thống kê và báo cáo công việc tổng quan doanh nghiệp cũng như chi tiết từng cá nhân trong tổ chức. Bằng cách này, các nhà quản lý có thể nắm bắt được hiệu quả công việc thông qua các báo cáo và thống kê chi tiết của các dự án thực hiện. Ngoài ra, dựa trên những số liệu này có thể đề xuất khen thưởng hoặc xây dựng phương án kỷ luật với các thành viên trong doanh nghiệp một cách công bằng nhất.
Personal Productivity software tốt nhất hiện nay
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều những công cụ Personal Productivity tuy nhiên người dùng phải biết lựa chọn một phương án phù hợp nhất về mục đích sử dụng, tính năng đáp ứng và chi phí thực hiện. Tính đến thời điểm hiện tại, Microsoft Todo vẫn là phần mềm được nhiều người dùng lựa chọn nhiều nhất bởi ứng dụng này sở hữu nhiều tính năng quan trọng.
- Capture tool: Công cụ ghi lại toàn bộ thông tin mà người dùng suy nghĩ hay phát triển ý tưởng.
- Phân loại công việc: Mỗi công việc sẽ được phân chia thành từng kho lưu trữ khác nhau để người dùng dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết. Trong đó, Calendar of Occasions là nơi lưu trữ công việc cần làm và lên lịch thời gian để hoàn tất, Not Doing Now là công việc chưa được sắp xếp và có thể thực hiện sau, Never Doing Now nơi lưu trữ các công việc cần nhớ và cho vào hai danh sách trên.
- Relevant Information System bao gồm những thông tin liên quan đến công việc cần làm như tài liệu, link thông tin hay hình ảnh.
- My Day nơi chứa công việc cần làm hoặc việc đã được lên lịch từ Calendar of Occasions
- Flagged email là tuyệt tác của hệ sinh thái Office 365, bất cứ email nào quan trọng trong hộp mail, người dùng có thể gắn cờ trong mail và nó sẽ hiển ở đây, click xem hoặc trả lời nhanh chóng.
- Planned công cụ quản lý các danh sách công việc theo team, dự án
Nên đăng ký công cụ Personal Productivity Microsoft Todo ở đâu?
Personal Productivity Microsoft Todo là một trong những công cụ thuộc hệ thống ứng dụng được Microsoft phát hành. Chính vì vậy, để có thể đăng ký tài khoản sử dụng doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản Microsoft 365 để sử dụng kết hợp cùng với các ứng dụng khác giúp gia tăng hiệu quả làm việc lên gấp bội.
Tuy nhiên, để đăng ký được tài khoản người dùng phải lựa chọn gói đăng ký dịch vụ Microsoft 365 phù hợp tại các đơn vị phân phối bản quyền chính thức tại Việt Nam. Để đăng ký tài khoản vui lòng click chọn đăng ký ngay dưới đây.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những kiến thức cơ bản được MSO tổng hợp về Personal Productivity công cụ quản lý hiệu suất công việc toàn diện. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
