So sánh OneDrive và SharePoint: Đâu là lựa chọn tối ưu nhất?

“OneDrive và SharePoint có điểm gì giống nhau?”, “Microsoft SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?” là những câu hỏi mà người dùng vẫn thường hay thắc mắc khi sử Microsoft 365. Để giải đáp cho những thắc mắc này của người dùng về SharePoint vs OneDrive, đồng thời giúp người dùng tận dụng được tối đa những lợi ích từ hai công cụ này, MSO đã tìm hiểu và tổng hợp những thông tin so sánh ngay trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về SharePoint

SharePoint là gì?

Microsoft SharePoint là một dịch vụ lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu trực tuyến trên đám mây, được Microsoft cung cấp để giúp người dùng có thể tăng cường khả năng chia sẻ dữ liệu, giao tiếp và cộng tác nhóm. Hiện tại, có rất nhiều doanh nghiệp và các tổ chức từ nhỏ đến lớn sử dụng công cụ này để tạo ra những trang web, các trang mạng nội bộ để giúp cho những người dùng trong tổ chức mình có thể thúc đẩy quản lý và chia sẻ nội dung, thông tin chung.

Ưu điểm và nhược điểm của SharePoint

Dưới đây là một số những đánh giá từ người dùng về ưu và nhược điểm nổi bật của Microsoft SharePoint:

Về ưu điểm, Microsoft SharePoint có một số điểm đáng chú ý như sau:

• SharePoint có khả năng tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Microsoft như bộ công cụ Office 365, OneDrive, Teams và OneNote, điều này giúp tăng cường khả năng cộng tác và quản lý tài liệu cho người dùng.
• Khả năng tùy chỉnh cao cũng là một trong những ưu điểm nổi bật của SharePoint, cho phép tùy chỉnh linh hoạt việc tạo trang web và quản lý quy trình sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể của mình.
• Các tính năng bảo mật cao cấp cũng được cung cấp trong SharePoint, bao gồm mã hóa dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập chi tiết, từ đó giúp bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức.
• SharePoint Online hỗ trợ người dùng sử dụng từ bất cứ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau, cho phép người dùng có thể sử dụng và làm việc với tài liệu của mình một cách dễ dàng và hỗ trợ người dùng làm việc từ xa hiệu quả hơn.
• SharePoint cũng hỗ trợ người dùng tự động hóa các quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc một cách tối đa cho họ.

Về nhược điểm của Microsoft SharePoint, cần phải kể đến một số điểm sau đây:

• Việc triển khai và duy trì SharePoint có thể gây tốn kém cho người dùng, đặc biệt đối với các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ.
• Việc quản trị SharePoint cũng yêu cầu kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao về kỹ thuật.
• Mặc dù cung cấp khả năng tùy chỉnh cao, nhưng việc tùy chỉnh SharePoint có thể phức tạp và tốn thời gian cho người dùng, đặc biệt là các tính năng nâng cao.
• Hiệu suất có thể bị ảnh hưởng nếu người dùng không cầu hình và quản lý đúng cách, gây ra trải nghiệm không được mượt mà cho người dùng.

Tính năng và dịch vụ chính của Microsoft SharePoint

Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà SharePoint cung cấp cho người dùng khi sử dụng:

• Tạo lập các website nội bộ cho tổ chức, doanh nghiệp hay các nhóm làm việc chung.
• Cộng tác, giao tiếp và làm việc nhóm trực tiếp trên tài liệu đã được chia sẻ.
• Xây dựng quy trình tự động hóa để thực hiện các hoạt động kinh doanh liên quan.
• Quản lý thông tin, dữ liệu, nội dung và ứng dụng của nội bộ tổ chức.
• Tích hợp liền mạch một cách mạnh mẽ với những ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365.

Những dịch vụ chính của Microsoft SharePoint bao gồm:

– SharePoint for Microsoft 365: Đây là một dịch vụ đám mây được cung cấp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác trong cùng một giải pháp là Microsoft, giúp người dùng có thể chia sẻ và quản lý dữ liệu hiệu quả trên đám mây.

– SharePoint Server: Là một dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp và tổ chức khả năng triển khai và vận hành máy chủ SharePoint ngay trên cơ sở hạ tầng cục bộ của tổ chức mình hoặc có thể đăng ký giấy phép Microsoft 365 Enterprise để sử dụng được tất cả các tính năng cao cấp.

– SharePoint Designer 2013: Là một dịch vụ được cung cấp miễn phí, giúp người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý những trang web hay ứng dụng được tạo trên Microsoft SharePoint 2013.

Tổng quan về OneDrive

OneDrive là gì?

Onedrive cũng là một dịch vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu đám mây được cung cấp bởi Microsoft. Dịch vụ này cho phép người dùng có thể tạo, lưu trữ, chia sẻ và quản lý đa dạng các kiểu dữ liệu khác nhau, bao gồm tài liệu Office, hình ảnh, video và các đa phương tiện khác một cách dễ dàng và hỗ trợ giải phóng dung lượng ổ cứng của các thiết bị cho người dùng.

Microsoft Onedrive rất phổ biến đối với mọi người dùng từ trước đến nay bởi những tính tiện lợi mà nó mang đến cho người dùng. Hiện tại, dịch vụ này cũng được tích hợp trong các gói đăng ký Microsoft Office 365, giúp người dùng có thể chia sẻ, quản lý và tích hợp liền mạch với những công cụ và dịch vụ khác một cách dễ dàng hơn.

Ưu điểm và nhược điểm nổi bật của OneDrive

Dưới đây là những đánh giá về ưu và nhược điểm của dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây Microsoft OneDrive:

Ưu điểm:

• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, SharePoint và Teams, giúp tăng cường khả năng chia sẻ dữ liệu, cộng tác và quản lý tài liệu cho người dùng.
• OneDrive cũng hỗ trợ người dùng khả năng truy cập đa nền tảng, giúp người dùng có thể làm việc và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều thiết bị khác nhau một cách linh hoạt.
• Dịch vụ này cũng được Microsoft cung cấp với nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu và phương pháp xác thực hai yếu tố (2FA), giúp bảo vệ an toàn cho những dữ liệu của người dùng trước các cuộc tấn công mạng.
• OneDrive cũng cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn chia sẻ dữ liệu khác nhau, giúp người dùng có thể chia sẻ tệp và thư mục với những người dùng khác một cách dễ dàng hơn.
• Người dùng có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ một cách linh hoạt vào bất cứ khi nào họ muốn, giúp tiết kiệm tối đa dung lượng lưu trữ trên các thiết bị và có thể lưu trữ không giới hạn.

Nhược điểm:

• Các phiên bản miễn phí thường chỉ có những tính năng cơ bản và có dung lượng lưu trữ hạn chế. Để truy cập vào những tính năng nâng cao và tận hưởng khả năng lưu trữ lớn hơn, người dùng cần phải đăng ký các phiên bản trả phí.
• Người dùng cần phải kết nối ổn định với internet để truy cập và sử dụng OneDrive ổn định và mượt mà nhất.
• Ứng dụng OneDrive thường tự động khởi động cùng lúc khi bạn khởi động hệ thống, vì thế có thể làm chậm quá trình khởi động máy tính của bạn, đặc biệt đối với các thiết bị có cấu hình thấp.

Các dịch vụ OneDrive hiện nay

Hiện tại, Microsoft OneDrive được cung cấp với 2 loại dịch vụ chính, bao gồm Microsoft 365 OneDrive và OneDrive for Business, trong đó:

– Microsoft 365 OneDrive: Là dịch vụ lưu trữ dữ liệu Onedrive được cung cấp dành riêng cho người dùng cá nhân, giúp cho ó thể sử dụng những tính năng cơ bản cùng với dung lượng 5GB trong gói ban đầu. Người dùng có thể nâng cấp giấy phép vào bất cứ khi nào để tận hưởng được nhiều tính năng và dung lượng lưu trữ lớn hơn.

– OneDrive for Business: Là phiên bản OneDrive dành cho những tổ chức và doanh nghiệp, cung cấp cho các tổ chức doanh nghiệp khả năng quản lý và kiểm soát dữ liệu, quyền truy cập cao cấp hơn. Đồng thời dung lượng lưu trữ cho giấy phép này cũng lớn hơn, với 1TB cho mỗi người dùng. Người dùng có thể nâng cấp dung lượng vào bất cứ khi nào muốn.

So sánh OneDrive và SharePoint chi tiết

Để biết được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào, bạn hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây của chúng tôi dưới đây:

Trên đây là bảng so sánh chi tiết của chúng tôi về điểm giống và khác biệt giữa OneDrive và SharePoint, từ đó giúp bạn có thể nắm rõ được những thông tin về hai dịch vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu đám mây này. Để giải quyết được thắc mắc nên sử dụng OneDrive hay SharePoint, bạn hãy theo dõi những nội dung tiếp theo của chúng tôi.

Giữa OneDrive và SharePoint, nên sử dụng công cụ nào?

Với những ưu điểm, tính năng và những so sánh mà chúng tôi cung cấp cho bạn phía trên, có thể thấy mỗi dịch vụ lại có những điểm phù hợp với mục đích sử dụng riêng. SharePoint thường phù hợp cho những hoạt động quản lý, cộng tác và làm việc nhóm trong tổ chức, doanh nghiệp. Còn Onedrive sẽ phù hợp hơn cho những mục đích và nhu cầu sử dụng cá nhân.

Tuy nhiên, nếu là tổ chức hay doanh nghiệp, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp cả hai dịch vụ này bằng cách đăng ký các gói dịch vụ Microsoft 365 Business hoặc Microsoft 365 Enterprise để tận hưởng những tính năng và lợi ích vượt trội mà từng dịch vụ mang lại. Đồng thời, có thể tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng Microsoft 365 với nhau để quản lý và thực hiện công việc một cách hiệu quả, mượt mà hơn.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký sử dụng dịch vụ nhanh chóng nhất.

[button text=”ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY” link=”https://mso.vn/lien-he/”]

Các câu hỏi thường gặp

Microsoft SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và hỗ trợ cộng tác dành riêng cho các tổ chức, doanh nghiệp, cho phép các tổ chức tạo site mạng nội bộ, quản lý quy trình công việc, lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu. Trong khi, OneDrive là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây dành cho mục đích sử dụng cá nhân, bao gồm lưu trữ, truy cập, chia sẻ và cộng tác tệp.

Giữa SharePoint vs OneDrive, doanh nghiệp nên sử dụng cái nào?

Doanh nghiệp có thể sử dụng SharePoint khi cần quản lý tài liệu phức tạp, tạo các trang mạng nội bộ và quản lý quy trình công việc trong các dự án và trong nội bộ tổ chức mình. Hoặc cũng có thể sử dụng OneDrive khi cần lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp đơn giản từ xa.

Ai nên dùng OneDrive và ai nên dùng SharePoint?

OneDrive thường phù hợp cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ, đang có các nhu cầu lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tệp đơn giản. Còn SharePoint thì thường phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp cần quản lý tài liệu phức tạp, tạo các nhóm nội bộ và quản lý quy trình công việc.

Phương pháp tối ưu khi lựa chọn giữa OneDrive và SharePoint là gì?

Phương pháp tối ưu nhất cho người dùng là sử dụng Microsoft 365. Hiện nay, tất cả các gói dịch vụ Microsoft 365 Business, Enterprise và nhiều gói khác nữa được cung cấp với nhiều công cụ và ứng dụng Microsoft khác nhau, bao gồm cả OneDrive và SharePoint.

Lời kết

Trên đây là thông tin đánh giá tổng quan của MSO về OneDrive và SharePoint, giúp bạn có thể giải đáp được các câu hỏi như “Microsoft SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?” hay là “Giữa SharePoint vs Onedrive, nên chọn cái nào?”. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã giải đáp thêm cho bạn những câu hỏi xoay quanh về chủ đề này.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hay điều gì cần hỗ trợ, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua những thông tin dưới đây để được giải đáp sớm nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777