Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
SharePoint Online là gì?
Hiện nay, SharePoint hay còn gọi SharePoint 365 là khái niệm không còn quá xa lạ với người dùng doanh nghiệp đã và đang phát triển theo hướng hiện đại hóa. Được ra mắt vào năm 2001, nhưng phần mềm này được xem là một trong những ứng dụng lưu trữ và quản lý tài liệu cho doanh nghiệp cực kỳ tốt. Cho đến thời điểm hiện tại, giải pháp này đã được nâng cao thêm nhiều tính năng mới giúp gia tăng hiệu quả làm việc và khả năng cộng tác.
Riêng với SharePoint Online thì đây được xem là một trong những nền tảng hoạt động dựa trên đám mây lưu trữ. Tại đây, người dùng sẽ sử dụng trực tuyến trên web mà không cần tải ứng dụng về máy để sử dụng.
Vai trò của SharePoint Online đối với doanh nghiệp
Sau khi đã tìm hiểu đôi chút về khái niệm SharePoint Online, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm các vai trò quan trọng của phần mềm này được áp dụng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Chia sẻ và cộng tác hiệu quả
Một trong những lý do đầu tiên mà doanh nghiệp nhất định phải sử dụng SharePoint Online chính là tính năng chia sẻ và cộng tác hiệu quả cùng đồng nghiệp. Tại đây, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ hoạt động trên một nền tảng với nhiều tài khoản trong cùng một doanh nghiệp. Toàn bộ tài liệu lưu trữ sẽ được đồng bộ dễ dàng, phân luồng công việc nhanh chóng tạo nên một quy trình làm việc nhanh gọn đảm bảo năng suất cao.
Web nội bộ doanh nghiệp
Ngoài vai trò làm việc, chia sẻ và cộng tác, SharePoint Online còn được xem là một trang web nội bộ trong doanh nghiệp. Bởi lẽ, tại đây người dùng có thể cập nhật toàn bộ thông báo, tình hình hoạt động, chính sách và các biểu mẫu tài liệu đang được lưu hành trong doanh nghiệp. Đối tượng áp dụng là bất cứ nhân sự nào từ các cấp lãnh đạo, quản lý cho đến nhân viên trong công ty cũng đều có thể sử dụng. Do đó, thay vì phải sử dụng các nền tảng khác như mạng xã hội, diễn đàn hay email thông báo thì giải pháp này có thể thay thế hoàn hảo hơn cả.
Tính bảo mật nâng cao
Là một trong những phần mềm được Microsoft phát hành, SharePoint Online cũng sở hữu thêm tính năng bảo mật nâng cao được đánh giá vô cùng hiệu quả. Tại đây, người dùng có thể kiểm soát toàn bộ thông tin của doanh nghiệp, đồng thời kết hợp tính năng phân quyền truy cập. Khi đó, chỉ có những thành viên được cấp phép mới có thể sử dụng. Ngoài ra, với tính năng bảo mật đa lớp, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm và tránh được các rủi ro liên quan đến vấn đề an ninh mạng.
Phối hợp làm việc hiệu quả
Nếu như trước đây, để phối hợp làm việc cùng đồng nghiệp người dùng phải chuyển đổi từ hết nền tảng này sang nền tảng khác vừa tốn thời gian lại giảm sút hiệu quả công việc. Nhưng với SharePoint Online, người dùng có thể kết hợp làm việc trên nhiều ứng dụng khác thuộc hệ sinh thái của Microsoft 365 như Office 365, OneDrive, Microsoft Teams…Hơn nữa, chỉ với một tài khoản Microsoft bản quyền duy nhất, người dùng có thể đồng bộ dữ liệu và truy cập mọi lúc mọi nơi với số lượng truy cập lên đến 5 thiết bị.
Làm việc nhóm linh hoạt
Trong doanh nghiệp để làm việc hiệu quả chắc chắn phải cần đến đội nhóm và vai trò của SharePoint Online sẽ được thể hiện rõ hơn. Khi đó, đội ngũ nhân sự sẽ được chia thành các phòng ban, các dự án riêng để làm việc. Việc kết hợp sử dụng SharePoint Online người dùng còn được sử dụng thêm tính năng tự động hóa các tác vụ được lặp đi lặp lại nhiều lần giúp vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm công sức mà đem lại hiệu quả cao.
Tối thiểu hóa chi phí
Cuối cùng là một vai trò vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm SharePoint Online chính là giảm thiểu chi phí tối đa nhất có thể. Toàn bộ hệ thống quản lý được thực hiện trên nền tảng online giúp tiết kiệm các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng, quản lý hay các chi phí phát sinh như giấy, mực… Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng được tối đa chi phí để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của từng đơn vị.
Với những vai trò quan trọng này, SharePoint Online đã trở thành phần mềm xu hướng được các doanh nghiệp lựa chọn để thay đổi trong thời đại mới này. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi so sánh giữa hai nền tảng SharePoint Online và Server để tìm ra điểm giống và khác nhau.
So sánh SharePoint Online và SharePoint Server
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa phân biệt được giữa hai nền tảng này, chính vì vậy mà chúng tôi sẽ đưa ra cho người dùng tham khảo thông tin so sánh tìm ra phần mềm phù hợp với từng đối tượng doanh nghiệp.
| Điểm khác biệt | SharePoint Server | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Đối tượng triển khai | Doanh nghiệp | Microsoft có trách nhiệm chuyên sâu |
| Cập nhật | Doanh nghiệp tự quản lý và cài đặt | Microsoft quản lý và cài đặt |
| Tính khả dụng | Toàn bộ tính khả dụng được doanh nghiệp kiểm soát 100% | Tính khả dụng lên đến 99.9% |
| Khả năng sao lưu | Tự động tạo bản sao lưu | Microsoft trực tiếp tạo bản sao lưu |
| External users | Đáp ứng các yêu cầu liên quan đến cơ sở hạ tầng | Được tích hợp sẵn sàng |
| Khả năng mở rộng | Tự động quản lý và tìm ra phương án mở rộng | Microsoft sẽ quản lý và phát triển mở rộng |
| Quản lý | PowerShell và Central Administration | PowerShell và SharePoint Admin Center |
Với những so sánh cơ bản phía trên, người dùng đã phần nào hiểu được điểm khác nhau giữa hai nền tảng của phần mềm SharePoint để tìm ra phương án sử dụng tối ưu nhất. Ngay sau đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách đăng ký tài khoản và đăng nhập SharePoint Online để sử dụng các tính năng cơ bản.
Hướng dẫn đăng ký tài khoản SharePoint Online bản quyền
Thông thường người dùng sẽ cần phải download ứng dụng về thiết bị mới có thể tiến hành đăng nhập và sử dụng thì với SharePoint Online người dùng chỉ cần thao tác và thực hiện với một vài các bước cơ bản dưới đây.
– Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền dành cho đối tượng doanh nghiệp
*Lưu ý: Vì tài khoản SharePoint và Microsoft 365 là một, chính vì vậy người dùng có thể đăng ký tương tự bằng cách click chọn Đăng ký tại đây.
– Bước 2: Truy cập địa chỉ đăng nhập tại – https://login.microsoftonline.com
– Bước 3: Nhập địa chỉ email, số điện thoại hoặc Skype đã đăng ký tài khoản Microsoft 365 thành công. Tiếp đến click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản đã được thiết lập thành công >> tiếp đến click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Đăng nhập thành công
Chỉ với 04 bước cơ bản, người dùng đã có thể đăng ký tài khoản và đăng nhập SharePoint Online thành công để trải nghiệm các tính năng nâng cao.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin cơ bản được MSO cập nhật để người dùng hiểu rõ hơn về SharePoint Online. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng gặp bất cứ khó khăn hay khúc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 để nhận được hỗ trợ.
