Microsoft Teams – Có thể bạn chưa biết

Nếu Microsoft Teams chỉ đơn giản là một phần mềm tổ chức cuộc họp trực tuyến như Zoom hay bất cứ công cụ tương tự nào thì chắc chắn số lượng người dùng sẽ không thể đạt được các con số kỷ lục như thời điểm hiện tại. Bởi lẽ, phần mềm này còn có khả năng tích hợp cùng lúc với nhiều công cụ hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp do Microsoft phát hành. 

Điển hình nhất là bộ Office 365 với Word, Excel, PowerPoint, OneNote, tiếp đến là nền tảng gửi nhận thư điện tử Outlook, không gian lưu trữ dữ liệu đám mây OneDrive và hàng trăm các ứng dụng khác. Đặc biệt hơn cả, bạn chỉ cần đăng nhập một lần duy nhất vào ứng dụng bất kỳ bao gồm cả Teams là có thể sử dụng toàn bộ các ứng dụng khác bao gồm cả dữ liệu cũng được đồng bộ.

Thay thế Skype Business và các phần mềm tương tự

Vào cuối năm 2018, Microsoft đã cho ra mắt Microsoft Teams và ứng dụng này như trở thành một làn sóng mới đáp ứng toàn bộ các nhu cầu sử dụng của người dùng. Khi đó Skype Business và các nền tảng khác nhanh chóng bị thay thế. Một trong những lý do quan trọng nhất quyết định đến sự phát triển của phần mềm này chính là sở hữu nhiều tính năng làm việc chuyên nghiệp, giải quyết nhu cầu làm việc của đại đa số người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào:

• Xây dựng đội nhóm/kênh: Nơi để các thành viên dễ dàng trao đổi, phân chia công việc theo từng hạng mục nhất định.
• Tổ chức cuộc trò chuyện trong kênh: Toàn bộ các thành viên có thể tham gia cùng lúc một hoặc nhiều cuộc trò chuyện khác nhau, ngoài ra tính năng thêm người tham dự cũng được tích hợp bằng cách thao tác @ten.
• Chat: Nhắn tin qua lại giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với nhóm hoặc tổ chức.
• Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng SharePoint: Mỗi nhóm sẽ có một kho lưu trữ dữ liệu riêng biệt trên SharePoint để bạn có thể tìm kiếm bất cứ lúc nào.
• Tổ chức cuộc gọi trực tuyến và chia sẻ màn hình dễ dàng: Cuộc họp trực tuyến tối đa 300 người tham dự và cuộc họp hội nghị khoảng 10.000 người tham gia. Đặc biệt, bạn có thể chia sẻ màn hình trực tuyến cho nhiều người xem.
• Tổ chức hội nghị âm thanh: Trò chuyện bằng giọng nói với nhiều người tham gia ngay cả trên điện thoại và máy tính.

Giữ bảo mật an toàn với xác minh đa lớp

Khi sử dụng các nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến khác, bạn sẽ gặp phải các nguy cơ liên quan điển hình như mất dữ liệu, bị kẻ xấu lợi dụng xâm nhập tổ chức. Khi đó, doanh nghiệp sẽ gặp phải các vấn đề nan giải như dữ liệu quan trọng rơi vào tay đối thủ, lộ các thông tin mật hoặc bị tống tiền. 

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng Microsoft Teams công cụ này sẽ thiết lập thêm tính năng bảo mật an toàn ở mức cao nhất. Để truy cập bất cứ nhóm nào, hệ thống cũng sẽ yêu cầu sự cho phép của người tổ chức. Hơn nữa, để đăng nhập được vào tài khoản bắt buộc phải qua xác minh đa lớp kết hợp tính năng quản lý phần mềm, quản lý ứng dụng.

Dễ dàng sử dụng linh hoạt