Microsoft Planner là gì? Những thông tin cần biết về MS Planner

Để làm việc từ xa một cách hiệu quả, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ quản lý công việc khác nhau, trong đó có MS Planner. Vậy Microsoft Planner là gì? Những tính năng và lợi ích mà Microsoft Planner cung cấp là những gì? Ưu điểm của Planner so với những công cụ khác là gì? Hãy cùng theo dõi và tìm hiểu sâu về công cụ quản lý công việc này thông qua những nội dung chi tiết được chúng tôi cung cấp trong bài viết dưới đây. Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi liên quan đến Microsoft Planner.

Microsoft Planner là gì?

Microsoft Planner là một ứng dụng quản lý công việc và lập kế hoạch dự án nằm trong bộ Microsoft 365, được thiết kế và cung cấp bởi Microsoft để nhằm hỗ trợ cho các nhóm làm việc có thể tổ chức công việc nhóm và cộng tác một cách hiệu quả hơn. MS Planner được cung cấp với rất nhiều công cụ và tính năng quan trọng để cho phép người dùng tạo các kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và trao đổi thông tin liên quan đến công việc ngay từ xa một cách nhanh chóng, linh hoạt và thuận tiện nhất.

Mặc dù có rất nhiều tính năng và ưu điểm nổi bật hơn rất nhiều công cụ quản lý công việc cùng chức năng khác, nhưng kèm theo đó là những sự phức tạp không đáng kể mà người dùng đã từng sử dụng qua đã đánh giá. Tuy nhiên, so với tất cả những công cụ khác được cung cấp trên thị trường, Microsoft Planner vẫn là một giải pháp quản lý công việc và lập kế hoạch dự án mạnh mẽ, đem lại nhiều sự tiện lợi tuyệt vời cho người dùng trong các tổ chức và doanh nghiệp.

Microsoft Planner dùng để làm gì?

Microsoft Planner là một trong những công cụ lý tưởng nhất trong việc giúp đỡ cho người dùng trong các tổ chức và doanh nghiệp có thể sử dụng để tổ chức, theo dõi và cộng tác trong các công việc và nhiệm vụ nhóm của mình. Dưới đây là ba chức năng chính mà Microsoft Planner cho phép người dùng sử dụng nó hỗ trợ trong công việc và dự án nhóm của mình:

Lập kế hoạch công việc theo chủ đề, nhóm

Microsoft Planner cho phép người dùng tạo các bảng kế hoạch tổng quan cho từng dự án hoặc nhóm công việc của mình, hỗ trợ họ có thể tổ chức các nhiệm vụ theo từng nhiệm vụ cụ thể. Bạn có thể sử dụng MS Planner để tạo các kế hoạch công việc với từng đầu việc và nhiệm vụ cụ thể; nhóm nhiệm vụ theo cột như việc cần làm, đang thực hiện và đã hoàn thành; gán nhãn màu sắc để phân loại công việc theo từng chủ đề, mức ưu tiên và phòng ban.

Từ đó giúp cho các thành viên trong nhóm của bạn có được một cái nhìn trực quan về toàn bộ tiến trình công việc, xem xét xem ai đang làm gì và nắm rõ được những nhiệm vụ còn lại chưa được hoàn thành.

Quản lý nhiệm vụ, deadline và trạng thái

MS Planner cũng giúp bạn có thể quản lý và kiểm soát từng nhiệm vụ cụ thể của mình và của từng dự án mà mình có vai trò với nhiều tính năng hữu ích như giao việc, thiết lập hạn chót, cập nhật trạng thái và xem tổng quan kế hoạch.

Bạn có thể phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm của mình, đồng thời có thể thiết lập hạn chót cho nhiệm vụ đó để đảm bảo đúng tiến độ, cập nhật trạng thái hoàn thành cho công việc và theo dõi biểu đồ tiến độ hoặc lịch làm việc. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng bỏ sót công việc hay chậm trễ deadline.

Giao tiếp nội bộ trong nhóm

MS Planner cũng hỗ trợ cho việc cộng tác và giao tiếp trực tiếp trong ứng dụng này, thay vì phải chuyển qua các email công việc hay nhóm công việc riêng lẻ, thì bạn có thể bình luận, gắn thẻ và gửi tài liệu trực tiếp một cách dễ dàng và linh hoạt trong Planner.

Tất cả các thành viên trong nhóm công việc của bạn sẽ có thể bình luận trực tiếp với nhau trong từng nhiệm vụ, gắn thẻ những thành viên khác để thông báo hay yêu cầu họ phản hồi, đồng thời chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn có thể trao đổi thông tin dễ dàng mà không bị phân tán, tất cả sẽ đều nằm trong cùng một nơi duy nhất.

Với những thông tin trên đây, bạn cũng phần nào hiểu rõ được Microsoft Planner là gì rồi. Có nhiều người dùng vẫn băn khoăn rằng là Microsoft Planner giống với Microsoft Project, như tại sao Microsoft lại chia thành 2 công cụ để cung cấp cho người dùng. Nếu bạn cũng cùng có thắc mắc phía trên, thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được những điểm khác biệt giữa Microsoft Project và Microsoft Planner là gì nhé.

Microsoft Planner khác gì với Microsoft Project?

So với Microsoft Project, Planner có giao diện đơn giản và dễ sử dụng hơn, nhưng lại không có nhiều tính năng và công cụ quản lý công việc năng cao như Project. Vì vậy, Microsoft Planner thường phù hợp với các dự án nhỏ và quy trình làm việc đơn giản. Hãy cùng chúng tôi so sánh nhanh giữa Microsoft Planner và Microsoft Project với bảng tổng quan dưới đây để biết được điểm khác biệt giữa Microsoft Project là gì nhé:

Nhìn chung, Microsoft Project thường phù hợp với các dự án lớn, nhiều giai đoạn và có tính phục thuộc lẫn nhau, các dự án cần lập kế hoạch, theo dõi chi phí và tài nguyên chi tiết. Còn Microsoft Planner thường phù hợp với các dự án nhóm nhỏ, không quá phức tạp, cần giao việc và theo dõi tiến độ nhanh. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của từng dự án cụ thể mà bạn có thể lập kế hoạch và quản lý dự án trên một trong hai công cụ này.

Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của MSO để biết thêm về những tính năng nổi bật của Microsoft Planner là gì nhé.

Tính năng nổi bật của Microsoft Planner là gì?

Microsoft Planner cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng mạnh mẽ để giúp họ lập kế hoạch, theo dõi và quản lý công việc hiệu quả. Dưới đây là những tính năng tiêu biểu nhất mà Microsoft Planner cung cấp cho người dùng:

Tổ chức công việc, tác vụ theo chủ đề

Microsoft Planner cho phép người dùng thiết kế các nhiệm vụ một cách trực quan và nhóm chúng thành những chủ đề liên quan. Bạn có thể tập các kế hoạch mới, đặt tên và mô tả cho nó, cũng như là thêm các thành viên cụ thể vào kế hoạch đó. Khi kế hoạch mới được tạo, nó cũng sẽ tạo thành nhóm Office 365 mới, giúp bạn và những thành viên trong kế hoạch đó có thể xem và dễ dàng cộng tác với nhau không chỉ trên Planner mà còn trên các công vụ và ứng dụng khác.

Mẫu kế hoạch

Microsoft Planner cung cấp cho người dùng rất nhiều mẫu kế hoạch có sẵn theo từng công việc, chủ đề và lĩnh vực khác nhau, giúp họ có thể bắt đầu một kế hoạch sao cho nhanh chóng và đơn giản nhất. Ngay trong bước đầu tiên của việc lập kế hoạch, bạn sẽ có thể lựa chọn một mẫu cụ thể để bắt đầu dự án.

Quản lý hiệu quả nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ

Trong một kế hoạch bất kỳ, Microsoft Planner cho phép người dùng tạo các công việc và nhiệm vụ cụ thể. Bạn có thể tạo ra các đầu việc cho kế hoạch của mình, phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể và đặt thời hạn chót để hoàn thành công việc, sau đó có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ của mình. Điều này giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nắm rõ được công việc mà mình cần làm và hạn để hoàn thành chúng, giúp cho công việc được đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Trao đổi thông tin

MS Planner cũng được Microsoft tích hợp với Teams, Outlook và các công cụ giao tiếp khác của Microsoft, cho phép các thành viên trong nhóm dự án cụ thể có thể giao tiếp, trao đổi thông tin và chia sẻ các tệp liên quan đến các công việc đó. Điều này nhằm hỗ trợ cho việc cộng tác và làm việc nhóm của người dùng được diễn ra mượt mà và nhanh chóng hơn.

Theo dõi lịch biểu

MS Planner cung cấp chế độ xem lịch biểu để hỗ trợ cho người dùng có thể theo dõi các nhiệm vụ của họ theo lịch, giúp cho họ xem được hạn chót và lập kế hoạch ngay trên lịch trong Planner, giúp họ lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn có thể kéo thả lịch biểu một cách dễ dàng để theo dõi và quản lý nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.

Tích hợp với các ứng dụng khác

Microsoft cho phép Microsoft Planner tích hợp và hoạt động liền mạch với các ứng dụng và dịch vụ khác trong Microsoft 365 như SharePoint, OneDrive và nhiều ứng dụng khác. Điều này sẽ hỗ trợ người dùng quản lý công việc một cách hiệu quả và đơn giản ngay trong hệ sinh thái Microsoft.

Theo dõi tiến độ nhờ các dashboard và chế độ xem

Bên cạnh chế độ xem lịch biểu, Microsoft Planner cũng cung cấp rất nhiều chế độ xem khác nhau như bảng Kanban, biểu đồ và nhiệm vụ của tôi, giúp người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc, trạng thái của từng nhiệm vụ và tổng quan dự án một cách linh hoạt. Trong, chế độ xem biểu đồ sẽ cung cấp các biểu đồ trực quan về tiến độ công việc, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá tình hình của tổng thể dự án, còn chế độ xem nhiệm vụ của tôi sẽ giúp bạn xem được tất cả các nhiệm vụ được giao trong các kế hoạch khác nhau.0

Sử dụng được ở bất kỳ đâu

Microsoft hỗ trợ người dùng cài đặt và sử dụng MS Planner trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau, bao gồm trực tuyến trên Web và ứng dụng di động trên iOS, Android. Điều này cho phép bạn theo dõi và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, trên điện thoại, máy tính và các thiết bị khác nhau của mình một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Với nội dung được cung cấp phía trên, bạn hoàn toàn có thể nắm rõ được về những tính năng của Microsoft Planner là gì. Hãy tiếp tục theo dõi và tham khảo nội dung của phần tiếp theo trong bài viết này để biết được những đối tượng nên sử dụng Microsoft Planner nhé.

Ai nên sử dụng Microsoft Planner?

MS Planner phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là những người cần quản lý công việc và dự án một cách đơn giản và hiệu quả, từ cá nhân cho đến nhóm nhỏ và cả các doanh nghiệp, tất cả đều có thể sử dụng công cụ này để quản lý công việc của mình. Dưới đây là một số đối tượng người dùng chính nên sử dụng Microsoft Planner: 

– Cá nhân: Những người dùng cá nhân mà muốn quản lý công việc và nhiệm vụ hàng ngày của mình đều có thể sử dụng Planner để sắp xếp các nhiệm vụ, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng mình không bị bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào cả. MS Planner cũng cho phép các cá nhân có thể tạo kế hoạch cụ thể cho từng dự án của mình, hỗ trợ theo dõi tiến độ và quản lý chúng một cách hiệu quả.

– Nhóm nhỏ: Các nhóm dự án hoặc nhóm làm việc từ xa có thể sử dụng Microsoft Planner để quản lý các dự án chung của mình, hỗ trợ mọi thành viên trong nhóm có thể cùng xem công việc của nhau, phân công nhiệm vụ, trò chuyện, cộng tác và cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi. Đảm bảo sự liên kết và đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

– Doanh nghiệp và tổ chức: Các tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dự án với quy mô từ nhỏ đến trung bình có thể lựa chọn Microsoft Planner để quản lý các dự án của mình một cách hiệu quả và đơn giản nhất, Planner cũng sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí và tiềm lực tối đa so với các công cụ phức tạp hoặc chuyên dụng khác. Đặc biệt là các tổ chức doanh nghiệp hoạt động trong môi trường Microsoft 365, Planner sẽ giúp họ xây dựng quy trình làm việc và quản lý dự án thống nhất, hiệu quả hơn.

Tóm lại, Microsoft Planner là một công cụ đa năng, phù hợp với nhiều đối tượng, mục đích sử dụng và ngành nghề khác nhau, từ người dùng cá nhân, nhóm nhỏ hay các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Đặc biệt là những đối tượng có nhu cầu quản lý công việc và dự án đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả, vào mọi lúc mọi nơi. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết thêm những ưu điểm và hạn chế khi sử dụng Microsoft Planner là gì nhé.

Ưu & nhược điểm khi dùng Microsoft Planner

Microsoft Planner là một công cụ quản lý dự án trực tuyến và được tích hợp trong môi trường Microsoft 365, hỗ trợ người dùng lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và quản lý công việc hiệu quả. Planner có nhiều ưu điểm như tính trực quan, dễ sử dụng, cùng khả năng cộng tác tốt và tích hợp sâu với ứng dụng Microsoft, tuy nhiên cũng có một số điểm hạn chế như giới hạn tính năng và không phù hợp với dự án lớn như các phần mềm chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm và hạn chế nổi bật nhất khi sử dụng Microsoft Planner:

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan và dễ sử dụng với dạng bảng Kanban, danh sách và dòng thời gian trực quan, thân thiện, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và bắt đầu sử dụng dễ dàng để theo dõi và quản lý công việc hiệu quả.
• Tích hợp tốt và hoạt động mượt mà với các ứng dụng Microsoft 365 khác như Teams, Outlook và SharePoint, giúp tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả.
• Cung cấp các tính năng bình luận, gắn thẻ và chia sẻ tệp đính kèm, giúp hỗ trợ trao đổi thông tin, cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả.
• Cung cấp các chế độ xem khác nhau như bảng, biểu đồ và lịch, hỗ trợ người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và các nhiệm vụ quá hạn của mình.
• Cho phép tạo các kế hoạch, nhóm nhiệm vụ theo chủ đề (Bucket), gán các nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ dự án, hỗ trợ cho quy trình quản lý dự án diễn ra hiệu quả và toàn diện.
• Hỗ trợ sử dụng linh hoạt trên các trình duyệt web và ứng dụng di động từ bất kỳ đâu.
• Không yêu cầu quản lý tài nguyên phức tạp, phù hợp với những dự án nhỏ hoặc nhóm làm việc độc lập.

Nhược điểm:

• Hạn chế về tính năng, không có nhiều tính năng quản lý nâng cao như Project, đặc biệt là trong việc quản lý tài nguyên, ngân sách, năng lực nhân sự, lịch trình phức tạp, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và các báo cáo nâng cao.
• Không hỗ trợ chế độ xem biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ theo thời gian như Microsoft Project, gây ra hạn chế khi cần lập kế hoạch chi tiết.
• Có nhiều hạn chế trong việc quản lý các dự án lớn và có nhiều nhiệm vụ phức tạp, phụ thuộc lẫn nhau, chỉ phù hợp với các dự án nhỏ và vừa. Với các dự án lớn, có nhiều giai đoạn, bạn nên sử dụng Microsoft Project.
• Không phải là ứng dụng độc lập, mà yêu cầu người dùng cần phải đăng ký các giấy phép Microsoft 365 bản quyền để sử dụng.

Nếu bạn đang tìm một công cụ quản lý công việc đơn giản, dễ triển khai cho nhóm nhỏ hoặc công việc hàng ngày và không cần theo dõi dự án chi tiết thì Microsoft Planner sẽ là lựa chọn rất phù hợp dành cho. Nhưng nếu bạn cần quản lý dự án lớn và có độ phức tạp hơn, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp hơn, chẳng hạn như Microsoft Project. Nếu bạn chưa thể lựa chọn một giải pháp phù hợp cho các dự án của mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp tốt nhất nhé.

So sánh Microsoft Planner với các công cụ khác

Hiện tại có rất nhiều công cụ quản lý được cung cấp để giúp tối ưu hóa khả năng lập kế hoạch và quản lý dự án của người dùng, trong đó nổi bật nhất là Microsoft Planner, Microsoft Project, Trello và Asana. Tuy nhiên, trong nội dung phía trên MSO đã cung cấp thông tin và giúp bạn nắm rõ được sự khác biệt giữa Microsoft Project và Microsoft Planner là gì rồi. Vì thế, trong nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin tổng quan để giúp bạn hiểu được sự khác biệt nổi bật giữa MS Planner vs Trello và Asana.

Dưới đây là bảng so sánh giữa Microsoft Planner vs Trello và Asana của MSO:

Nói chung, Microsoft Planner là một công cụ quản lý nâng cao, phù hợp với các người dùng Microsoft 365 đang có nhu cầu lập kế hoạch, quản lý và theo dõi dự án đơn giản, còn Trello và Asana là các công cụ tiện lợi, phù hợp với các nhóm nhỏ cần quản lý dự án linh hoạt. So với các ứng dụng quản lý công việc như Asana và Trello, Microsoft Planner có nhiều ưu thế hơn trong việc tích hợp sâu với các ứng dụng của Microsoft 365, bạn có thể sử dụng Planner để quản lý các dự án và công việc hàng ngày của mình một cách hiệu quả hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Planner chi tiết từ A – Z

Lời kết

Microsoft Planner là một công cụ mạnh mẽ nằm trong bộ ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365. Thông qua bài viết chi tiết phía trên đây, MSO đã cung cấp toàn bộ các thông tin xoay quanh để giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng, lợi ích và ưu thế vượt trội của Microsoft Planner là gì. Đồng thời là những so sánh chi tiết để giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt của Planner với các công cụ khác.

Có thể thấy MS Planner là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong việc quản lý các dự án và công việc nhóm, hỗ trợ các nhóm làm việc của bạn có thể cộng tác, theo dõi tiến độ và làm việc nhóm hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ hoặc giải đáp gì khác về công cụ này và những ứng dụng khác của Microsoft, bạn có thể liên hệ ngay với MSO qua những thông tin dưới đây.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777