03 quan điểm sai lầm về Email tên miền cho doanh nghiệp

Với xu hướng ngày càng phát triển như hiện nay, email tên miền trở thành một phần không thể thiếu cho bất cứ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các thông tin tổng quan xoay quanh về chủ đề này để tìm ra đâu mà quan điểm sai lầm về email tên miền và doanh nghiệp cần lưu ý.

Email tên miền là gì?

Email tên miền hay còn có tên gọi khác là email doanh nghiệp và có đuôi là email tên miền mà doanh nghiệp sở hữu. Đa phân email này sẽ có dạng là user@tenmien ví dụ như Kinhdoanh@hvn.vn khi đó mỗi cá nhân, bộ phận hoặc phòng ban đều có một email riêng được doanh nghiệp cấp để sử dụng. Bằng cách này, các nhà quản trị có thể dễ dàng quản lý nhân sự công ty và nắm bắt được số lượng công việc cần thực hiện khi dự án muốn hoàn thành.

email tên miền riêng

Hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn 02 hình thức email tên miền để sử dụng:

  • Email miễn phí: Được cung cấp bởi các bên web Hosting từ phía các nhà cung cấp Hosting, tuy nhiên số lượng user của hình thức email này khá hạn chế và dễ dàng bị di chuyển vào mục spam.
  • Email trả phí: Được cung cấp bởi các bên uy tín như email tên miền Google, Outlook… với một hoặc nhiều email Server với khả năng bảo mật cao kết hợp cùng với nhiều tính năng đặc biệt.

03 quan điểm sai lầm về email tên miền

3 quan diem sai lam ve email ten mien rieng 2

Sử dụng email tên miền quá phức tạp

Với những tiện ích tuyệt vời đem đến cho doanh nghiệp, nhiều người mặc định rằng việc cài đặt, đăng nhập và sử dụng email khá phức tạp và luôn yêu cầu có đội ngũ IT hỗ trợ thì mới có thể phát huy hết tác dụng của nó.

Tuy nhiên, đây chỉ là quan điểm sai lầm của những người lần đầu đăng nhập email tên miền công ty, bởi sau khi mua email thông qua các đối tác ủy quyền như MSO, đội ngũ hỗ trợ bên cung cấp sẽ không bỏ rơi bạn mà dành thời gian để hướng dẫn cách sử dụng chi tiết cho tới khi bạn đã chắc chắn tự thực hiện được. Trong quá trình làm việc, nhờ dịch vụ quản trị email, nếu có bất kỳ vấn đề kỹ thuật xảy ra, bên cung cấp luôn sẵn sàng xử lý giúp người dùng.

Bên cạnh đó, bản thân email tên miền riêng cũng được thiết kế với những tính năng rõ ràng, kèm các thao tác đơn giản và dễ hiểu, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tùy chỉnh và quản lý.

Email tên miền quá tốn kém

Để sở hữu địa chỉ email tên miền riêng như mong đợi, doanh nghiệp cần mua các gói của nhà cung cấp hoặc bên ủy quyền, nên nhiều người cho rằng việc này quá tốn kém.

Thực tế, chi phí mua thường rất thấp so với những tính năng nó mang lại, hoặc thường được đi kèm với các gói dịch vụ khác.Thông thường, doanh nghiệp sẽ trả phí dựa trên số người dùng, nghĩa là chi phí phụ thuộc vào số lượng email cần sử dụng.

Do đó, nếu muốn bắt đầu sử dụng, bạn có thể bắt đầu với những con số nhỏ, để có thể thấy rõ những thay đổi tích cực trong quá trình sử dụng dịch vụ này, và dần dần nâng số lượng lên khi đã cảm thấy cần thiết.

Email tên miền công ty không mang lại lợi ích

Việc cho rằng email tên miền không mang lợi ích hoặc không nhiều cho các doanh nghiệp là quan điểm hoàn toàn sai lầm.

Với tên công ty được gắn ở đuôi email, doanh nghiệp đã thành công tạo ấn tượng tốt trong mắt người nhận khi thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình và xây dựng được lòng tin đối với khách hàng.

Theo kết quả khảo sát của Verisign (Mỹ) thực hiện năm 2015, 71% doanh nghiệp được khảo sát đều cho rằng email tên miền riêng giúp nâng cao niềm tin nơi khách hàng, điều này giải thích lý do vì sao các doanh nghiệp luôn lựa chọn tạo email mang tên thương hiệu là bước cần thiết.

Những sai lầm cần tránh khi sử dụng email tên miền công ty

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm và các hình thức chính của email tên miền, hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây để biết được những sai lầm cần tránh khi sử dụng email với tên miền cho doanh nghiệp.

Sử dụng giải pháp email của ISP

email isp

Các giải pháp email của IPS chính là hệ thống email dựa vào các đơn vị cung cấp dịch vụ internet như các nhà mạng Viettel, FPT, VNPT… Khi sử dụng giải pháp này, doanh nghiệp sẽ bị phụ thuộc khá nhiều vào nhà cung cấp. Điều này được thể hiện rõ rệt nhất khi doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ kinh doanh sang khu vực khác mà hiện tại khu vực này này chưa được cung cấp đầy đủ dịch vụ để có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng toàn diện.

Sử dụng email miễn phí

sử dụng email miễn phí

Rất nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà sử dụng dịch vụ email tên miền miễn phí. Tuy nhiên, khi tiết kiệm được một chút chi phí thì doanh nghiệp lại phải trả một cái giá rất đắt bởi hệ thống email này đa phần đều hàm chứa nguy hiểm liên quan đến vấn đề rò rỉ dữ liệu. Bên cạnh đó, email của doanh nghiệp khi sử dụng cũng sẽ bị di chuyển vào mục spam và không thể đến tay của khách hàng hay đối tác.

Bỏ qua bí danh trên email

bi danh email

Một doanh nghiệp được coi là chuyên nghiệp khi mỗi thành viên đều được sử dụng một địa chỉ email tên miền riêng của công ty. Bằng cách này, khi làm việc khách hàng và đối tác có thể dễ dàng nắm bắt được tên, đơn vị, phòng ban của nhân sự tư vấn dịch vụ hay sản phẩm. Ngoài ra, nếu mỗi nhân sự đều có bí danh email riêng thì việc thống kê thông tin nội bộ hoặc truyền tải thông điệp đều trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Sử dụng mục đích cá nhân bằng email doanh nghiệp

sử dụng cho mục đích cá nhân

Một lưu ý đặc biệt quan trọng chính là tuyệt đối không sử dụng email tên miền của doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích cá nhân ví dụ như đăng ký tài khoản mạng xã hội, tham gia chương trình ưu đãi…Rất có thể doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt với các thông tin không đúng sự thật hoặc gặp vấn đề liên quan đến khủng hoảng truyền thông.

Thay đổi tên miền email thường xuyên

Tiếp đến là một điểm lưu ý quan trọng, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng một email tên miền duy nhất mà không nên thay đổi liên tục. Bởi lẽ, việc này sẽ khiến cho khách hàng không có cái nhìn đồng nhất về thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu thay đổi thường xuyên, rất có thể sẽ bỏ sót số lượng lớn khách hàng tiềm năng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.

Không thiết lập tên và thông tin trong hồ sơ email

thong tin ho so email

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn giữ vững quan điểm thông tin hồ sơ trong email là không cần thiết và không ảnh hưởng đến công ty thì bạn cần phải thay đổi ngay lập tức. Trước tiên, khách hàng khi nhận được email tên miền của công ty điều đầu tiên để xác minh xem doanh nghiệp có uy tín hay không bằng cách truy cập vào thông tin địa chỉ có trên email công ty. Toàn bộ thông tin này đều được công khai minh bạch, chính vì vậy nếu người dùng không cung cấp đầy đủ rất có thể sẽ để lại đánh giá xấu với khách hàng hoặc đối tác.

Tên email dài dòng

tên email dài

Khi đặt một email tên miền quá dài, khả năng hiển thị sẽ bị giới hạn chính vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn cái tên phù hợp nhất. Ngoài ra, với tên miền email ngắn gọn người dùng sẽ dễ nhớ thông tin và thao tác nhanh chóng khi muốn sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Với những lưu ý trên, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý để không mắc phải những sai lầm được chúng tôi đưa ra. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách để tạo email tên miền riêng trên ứng dụng Outlook của Microsoft 365.

Hướng dẫn cách tạo email công ty tên miền riêng Outlook

Tương tự như cách tạo email tên miền riêng với Gmail hoặc Hotmail thì người dùng có thể tạo email Outlook dễ dàng với một vài các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản bản quyền của Microsoft

Bước 2: Điền thông tin yêu cầu >> tiếp đến click chọn Đăng ký tư vấn và nhận bảng so sánh

dang ky email ten mien outlook

Bước 3: Nhận thông tin tư vấn mua email tên miền từ bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

Bước 4: Xác nhận lập email tên miền riêng với gói dịch vụ phù hợp và ký hợp đồng hợp tác

Bước 5: Hoàn tất cách tạo email với tên miền riêng trên Outlook

Sau khi đã tìm hiểu về cách tạo email cho doanh nghiệp, để có thể sử dụng và trải nghiệm những tính năng đặc biệt của phần mềm này hãy cùng chúng tôi theo dõi cách đăng nhập Outlook của Microsoft 365 nhanh nhất.

Hướng dẫn cách đăng nhập email tên miền riêng Outlook

Để đăng nhập email tên miền công ty của Outlook, người dùng có thể tham khảo thêm 02 cách đăng nhập dưới đây:

Đăng nhập email tên miền Outlook trên điện thoại

Bước 1: Tải ứng dụng Outlook

Lưu ý: Người dùng có thể tải ứng dụng này trên App Store hoặc CH Play áp dụng lần lượt với dòng máy sử dụng hệ điều hành iOS và Android.

tải outlook trên điện thoại

Bước 2: Mở ứng dụng Outlook >> nhập địa chỉ email Outlook đã đăng ký >> tiếp đến click chọn Thêm tài khoản.

nhập địa chỉ đăng nhập

Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản đã được đăng ký >> sau đó tiếp đến click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất đăng nhập email của doanh nghiệp trên ứng dụng Outlook.

Đăng nhập email tên miền Outlook trên máy tính

Ngoài việc sử dụng email tên miền Outlook trên điện thoại, người dùng cũng có thể đăng nhập trên máy tính để thao tác với các bước như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập tài khoản Outlook:

https://login.microsoftonline.com/

Bước 2: Nhập email, điện thoại hoặc Skype >> sau đó click chọn Tiếp theo.

tải office 365 trên máy tính

Bước 3: Điền mật khẩu >> click chọn Đăng nhập.

nha mat khau outlook

Bước 4: Đăng nhập Outlook trên máy tính thành công.

Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản và những lưu ý cần phải tránh khi sử dụng email tên miền. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ sớm nhất.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
microsoft access là gì

Microsoft Access là gì? Access và Excel có gì khác biệt?

Bên cạnh việc giải đáp vấn đề “Microsoft Access là gì?”, bài viết này sẽ nêu ra những chức năng chính của phần mềm, giúp người đọc có thể tìm ra được lời giải cho những thắc mắc liên quan đến công cụ lưu trữ dữ liệu này.

Quản lý dự án chuyên nghiệp hơn với phần mềm Project

Phần mềm Project là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất.Hãy khám phá phần mềm Project để xem đó có phải là phần mềm quản lý dự án phù hợp với bạn hay không.

Microsoft 04

Microsoft lưu trữ dữ liệu của bạn ở đâu?

Microsoft hiện có hơn một triệu máy chủ và hơn 100 trang web trên toàn thế giới. Tìm hiểu thêm về cách Microsoft lưu trữ và bảo mật dữ liệu của bạn.

onedrive for business

OneDrive for Business & 07 tính năng hữu ích

OneDrive for Business là giải pháp lưu trữ đám mây được nhiều người dùng nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về thông tin tổng quan và tính năng khi sử dụng.

Scroll to Top