Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Lợi ích khi làm việc nhóm online
Trước khi tìm hiểu về những khó khăn khi làm việc nhóm online, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng một số lợi ích đặc biệt mà giải pháp này mang lại:
- Kết nối cùng lúc nhiều thành viên trong cùng một tổ chức có thể làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào.
- Không cần tham dự trực tiếp các cuộc họp, hội nghị tại văn phòng mà vẫn có thể theo dõi hiệu quả từ xa.
- Làm việc hiệu quả, không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý, thiên tai hay dịch bệnh.
- Tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư cho doanh nghiệp vào hệ thống máy móc, cơ sở hạ tầng hay trang thiết bị.
- Tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao khả năng tập trung tối đa để gia tăng năng suất làm việc.
- Chia sẻ đa dạng các nguồn tài liệu trên nền tảng trực tuyến mà không bị giới hạn.
- Kết hợp giữa làm việc và giải trí để xây dựng một buổi làm việc nhóm hiệu quả, ấn tượng.
Nhìn chung, người dùng sẽ dễ dàng nhìn nhận được những thuận lợi khi làm việc nhóm online mang lại cho công việc cũng như cuộc sống. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích sẽ tồn đọng một số những khó khăn khi làm việc nhóm online. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những khó khăn mà người dùng có thể sẽ gặp phải trong quá trình làm việc nhóm online thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới đây.
05+ khó khăn khi làm việc nhóm online
Theo khảo sát từ những người dùng phải thường xuyên làm việc nhóm với phương thức trực tuyến, đa phần chúng tôi đều nhận được những khó khăn khi làm việc nhóm online như sau:
Không tìm được tiếng nói chung
Khó khăn khi làm việc nhóm online đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng chính là vấn đề không tìm được tiếng nói chung giữa các thành viên. Có thể trong một nhóm nhỏ có 5 – 10 thành viên cùng tham gia một dự án của công ty. Khi đó, mỗi thành viên sẽ có một vai trò chính trong dự án và cần bàn họp để đưa ra phương án tốt nhất.
Tuy nhiên, 9 người 10 ý và việc đưa ra được phương án chung nhất sẽ tốn rất nhiều thời gian. Bởi lẽ, ai cũng cho rằng ý kiến của mình là đúng, là hay và là phương án tối ưu nhất. Do đó, làm việc nhóm online sẽ không đem lại hiệu quả nếu như rơi vào trường hợp này.
Khó kết nối giữa các thành viên
Mỗi thành viên sẽ làm việc ở trong một không gian khác nhau, môi trường khác nhau do đó khó khăn khi làm việc nhóm online tiếp theo chính là không thể kết nối giữa các thành viên. Bởi lẽ, tần suất giao tiếp bị giảm dần và người dùng thường có xu hướng chuyển sang làm việc một mình, ngại mở lời để trao đổi với bất cứ ai trong nhóm.
Bên cạnh đó, có rất nhiều thành viên tham dự chỉ với mục đích điểm danh chứ không có mong muốn trao đổi thông tin qua lại. Đây được xem là một trong những khó khăn mà làm việc nhóm online cần khắc phục để có thể đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất.
Hạn chế trong quá trình giao tiếp
Tuy rằng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm đã được xây dựng và phát triển rất nhiều nhưng khó khăn khi làm việc nhóm online trong vấn đề giao tiếp vẫn chưa được khắc phục. Bởi lẽ, người dùng rất dễ bị sao nhãng bởi sự tác động của môi trường hoặc bị ảnh hưởng bởi các nhóm chat khác trong quá trình làm việc. Do đó, hạn chế này sẽ khó có thể kiểm soát nhân sự có thể làm việc, giao tiếp hiệu quả.
Không có cơ hội đưa ra ý kiến cá nhân
Đa phần các nhân sự dụt dè sẽ có xu hướng không chia sẻ và bàn luận hay đưa ra ý kiến trong các buổi làm việc nhóm trực tuyến. Đây cũng chính là những khó khăn khi làm việc nhóm online mà người dùng hiện nay đang gặp phải. Nếu không có sự động viên hoặc cổ vũ từ phía trưởng nhóm hay bất cứ thành viên nào khác thì các nhân sự này đa phần sẽ chỉ lẳng lặng tham gia và không đưa ra được ý kiến cá nhân của mình.
Gặp trục trặc về mặt kỹ thuật
Khó khăn khi làm việc nhóm online cuối cùng mà người dùng có thể sẽ gặp phải chính là trục trặc về mặt kỹ thuật. Đôi khi thiết bị máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng mà người dùng sử dụng để làm việc sẽ gặp vấn đề và không thể hoạt động dẫn đến tình trạng làm việc nhóm bị gián đoạn. Hơn nữa, việc mất kết nối mạng cũng là nguyên nhân khiến quá trình làm việc nhóm online không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Với những khó khăn khi làm việc nhóm online được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được những bất cập sẽ gặp phải khi áp dụng hình thức này. Tuy nhiên, một trong những giải pháp có thể khắc phục triệt để những khó khăn trên mà người dùng có thể tham khảo chính là sử dụng công cụ Microsoft Teams. Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này, hãy cùng theo dõi nội dung được chúng tôi chia sẻ bên dưới đây.
Khắc phục khó khăn khi làm việc nhóm online với Microsoft Teams
Những khó khăn khi làm việc nhóm online là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên nếu người dùng biết vận dụng các giải pháp làm việc chuyên nghiệp thì có thể khắc phục những khó khăn này một cách dễ dàng. Chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng phần mềm Microsoft Teams với những tính năng hữu ích:
- Teams có tính năng nhắn tin, và xin ý kiến đánh giá của các thành viên với sự kết hợp cùng Microsoft Form. Chính vì vậy, mỗi thành viên có thể chủ động đưa ra ý kiến của mình mỗi khi làm việc trên nền tảng này.
- Ngoài việc trao đổi bằng giọng nói, nếu người tham gia làm việc nhóm ngại giao tiếp có thể soạn thảo văn bản để gửi trong ô chat. Ngoài ra, có thể phân chia thành từng nhóm nhỏ để làm việc hiệu quả hơn qua tính năng lập kênh chat riêng.
- Tính năng chia sẻ màn hình được tích hợp sẵn trong Teams, mỗi thành viên có thể trực tiếp chia sẻ nội dung trên thiết bị máy tính của mình để giới thiệu tới toàn bộ người dùng trong nhóm.
- Teams còn có thêm các icon đáng yêu, nhãn dán đính kèm, hình nền sinh động cho người dùng khám phá.
- Tích hợp thêm khả năng chuyển gửi dữ liệu được lưu trữ trên OneDrive để người dùng không cần phải tải tài liệu về máy.
- Kết hợp sử dụng linh hoạt với đa dạng các ứng dụng khác có trong hệ sinh thái Microsoft 365.
Đoạn kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để gợi ý người dùng những khó khăn khi làm việc nhóm online thường gặp phải và cách khắc phục hiệu quả với phần mềm Teams của Microsoft. Nếu người dùng có nhu cầu đăng ký tài khoản Teams bản quyền hoặc cần hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ đến Hotline 024.9999.7777.
