Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Bạn là một người quản lý? Hay chỉ là đang triển khai một kế hoạch học tập riêng cho mình? Vậy bạn đã từng biết đến phần mềm Microsoft Project là gì chưa? Trong bài viết này, MSO sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những thông tin quan trọng để giúp bạn có thể hiểu hết được tất cả những lợi ích mà MS Project cung cấp cho bạn khi sử dụng nó nhé.
Tổng quan về phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp được phát triển bởi Microsoft để giúp cho các doanh nghiệp và cá nhân có thể lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi và giám sát tiến độ, phân tích công việc và đánh giá kết quả hoàn thành của dự án một cách trực quan về dễ dàng hơn. Nó cung cấp một loạt các công cụ và tính năng quản lý để giúp người dùng có thể xác định được mục tiêu, xây dựng lịch trình và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Phần mềm MS Project thích hợp để hỗ trợ cho nhiều đối tượng có thể sử dụng để quản lý dự án chuyên nghiệp, từ các doanh nghiệp lớn đến các nhóm dự án nhỏ và cho cả những người làm quản lý. Đặc biệt, với khả năng tương thích với Microsoft Teams, nó có thể tích hợp với công cụ này để hỗ trợ cộng tác và quản lý dự án từ xa, từ đó giúp các thành viên trong nhóm có thể cập nhật công việc và tiến độ một cách dễ dàng hơn.
Ưu, nhược điểm của Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, được nhiều người dùng và cả tổ chức chuyên nghiệp sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án của mình. Tuy nhiên, MS Project cũng có những ưu và nhược điểm nhất định như những công cụ khác. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ưu, nhược điểm của Project ngay dưới đây nhé:
Ưu điểm của phần mềm MS Project
– Microsoft Project cung cấp một bộ tính năng quản lý hữu dụng, giúp người dùng có thể quản lý dự án một cách toàn diện nhất, những tính năng quản lý nổi bật bao gồm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên, nguồn lực và phân tích chi phí.
– Công cụ quản lý này còn có thể tích hợp sâu với những ứng dụng Office 365 khác như Excel, Word, Outlook, Microsoft Teams, để hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng nhập dữ liệu, chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo của dự án.
– Với khả năng tùy biến cao, phần mềm MS Project sẽ giúp cho người dùng có thể tùy chỉnh các mẫu, báo cáo và những tính năng để phù hợp với nhu cầu và tính chất của dự án.
– Phần mềm Project cũng giúp người dùng có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt, từ đó giúp người dùng có thể quản lý nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
– Công cụ này cũng sẽ hỗ trợ người dùng để có thể bạn xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong dự án, giúp họ có kế hoạch phòng ngừa và ứng phó một cách hiệu quả nhất.
Nhược điểm của phần mềm MS Project
Tuy có nhiều ưu điểm, giúp người dùng có thể quản lý dự án một cách hiệu quả, nhưng phần mềm Microsoft Project cũng có một số nhược điểm nhất định, chẳng hạn như:
– Giao diện của công cụ này phức tạp, gây khó khăn trong việc tiếp cận để sử dụng cho những người mới bắt đầu và đòi hỏi nhiều thời gian để làm quen. Tuy nhiên, khi đã nắm được những tính năng và cách thức để sử dụng nó, thì người dùng sẽ đạt được rất nhiều lợi ích trong việc quản lý.
– Bản quyền của phần mềm Project có giá khá cao, vì vậy nó sẽ hạn chế cho người dùng cá nhân hay những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng được.
– Không phải lúc nào phần mềm MS Project cũng phù hợp với các dự án Agile vì nó thường được sử dụng cho các dự án theo phương pháp truyền thống, khi mà có ít yêu cầu thay đổi thường xuyên.
Nhưng nhìn chung thì Microsoft Project vẫn sẽ là một công cụ quản lý mang lại sự hiệu quả cao cho người dùng trong việc quản lý dự án chuyên nghiệp. Vậy để có thể sử dụng công cụ này, người dùng cần phải đáp ứng những yêu cầu gì về hệ thống thiết bị? Hãy cùng MSO tìm hiểu về điều này ngay trong nội dung tiếp theo nhé.
Yêu cầu hệ thống khi cài đặt phần mềm Microsoft Project là gì?
Phần mềm MS Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ cho người dùng, tuy nhiên để có thể sử dụng nó một cách hiệu quả nhất thì thiết bị của người dùng cần phải đáp ứng một số yêu cầu chung như sau:
Yêu cầu hệ điều hành: Windows 10, Windows 11 (32 bit và 64bit) hoặc các phiên bản Windows Server được hỗ trợ.
Yêu cầu phần cứng:
- Bộ vi xử lý: Tối thiểu 1 GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ công nghệ SSE2.
- RAM: tối thiểu 4GB.
- Ổ cứng: Tối thiểu 4GB dung lượng trống để cài đặt phần mềm.
- Đồ họa: Card đồ họa tương thích với các phiên bản Windows kể trên.
- Màn hình: Độ phân giải màn hình tối thiểu 1024×768 pixel.
Yêu cầu khác:
- Một số phiên bản Project có thể yêu cầu người dùng cài đặt .NET Framework.
- Nếu muốn tích hợp Microsoft Project với những ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft 365, người dùng cần có giấy phép sử dụng Microsoft 365.
Các tính năng của phần mềm Project là gì?
Dúi đây là thông tin chi tiết về những tính năng quan trọng mà phần mềm Project man đến cho người dùng:
Lập kế hoạch
Tính năng lập kế hoạch của phần mềm Microsoft Project cho phép người dùng có thể xác định được những mục tiêu cơ bản và phạm vi hoạt động của dự án, giúp người dùng có thể xây dựng được lịch trình cụ thể và quản lý được ngân sách, tài nguyên sử dụng và những phương án dự phòng.
Tính toán và xác định thời gian hoàn thành
Tính năng tính toán và xác định thời gian hoàn thành dự án của phần mềm MS Project sẽ cho phép người dùng có thể lập kế hoạch, theo dõi và quản lý thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc và tổng thể dự án. Khi sử dụng phần mềm quản lý này, người dùng có thể sử dụng các dạng biểu đồ quản lý quen thuộc như biểu đồ Gantt và những công cụ lập lịch khác để có thể xác định được các mốc thời gian hoàn thành dự án.
Thiết lập tiến độ cho từng nhiệm vụ
Tính năng thiết lập tiến độ trong phần mềm Project sẽ cho phép người dùng có thể xác định và quản lý được thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong một dự án. Điều này giúp cho người dùng có thể tạo ra các kế hoạch, xác định thời gian hoàn thành dự án và lập tiến độ phù hợp cho các tác vụ khác nhau trong dự án.
Phân bổ nguồn lực và chi phí
Tính năng phân bổ nguồn lực và chi phí từng nhiệm vụ của phần mềm Project cho phép người dùng có thể quản lý và phân chia các tài nguyên cần thiết cho từng tác vụ cụ thể có trong dự án. Điều này bao gồm việc xác định nguồn nhân lực, thiết bị, công cụ và chi phí tài chính cần phải bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ trong dự án.
Phân công nhiệm vụ
Với phần mềm Project, người dùng có thể phân công các nhiệm vụ trong dự án cho những thành viên liên quan một cách nhanh chóng. Điều này giúp người dùng có thể gán trách nhiệm cho từng thành viên đối với những công việc cụ thể và giúp các thành viên đó có thể theo dõi được tiên độ hoàn thành công việc của họ.
Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ người dùng trong việc xác định các mốc thời gian và nhiệm vụ quan trọng, đồng thời có thể tạo ra mối liên kết giữa các công việc cụ thể.
Điều chỉnh kế hoạch linh hoạt
Ngoài việc lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ ra, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project còn giúp người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh những yếu tố có trong dự án của người dùng một cách linh hoạt, giúp người dùng có thể cập nhật những thay đổi của ự án một cách nhanh chóng, đồng thời giúp việc quản lý và có thể nâng cao được kết quả của dự án đó.
Chế độ xem đa dạng
Phần mềm Project cũng cung cấp cho người dùng có thể lựa chọn được những chế độ xem khác nhau như Grid view, Board view và Timeline view, điều này giúp người dùng có thể lựa chọn cách thức hiển thị để quản lý và theo dõi dự án được tốt nhất có thể. Chế độ xem Grid view cung cấp cho người dùng một danh sách nhiệm vụ cụ thể của dự án, chế độ xem Board view là chế độ xem bảng trực quan, còn Timeline view là chế độ xem giống với biểu đồ Gantt truyền thống.
Đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin
Tính năng đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin trong phần mềm Microsoft Project giúp người dùng có thể quản lý và truy cập vào những thông tin của dự án một cách nhanh chóng. Giúp người dùng có thể đánh dấu những công việc quan trọng hoặc cần chú ý, lọc thông tin để hiển thị chi tiết về những dữ liệu cần thiết theo tiêu chí cụ thể và sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc theo tiêu chí cụ thể khác.
Cộng tác, chia sẻ dữ liệu và lên lịch họp
Phần mềm Project cung cấp cho người dùng tính năng cộng tác, chia sẻ dữ liệu và lên lịch họp để giúp các nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, dù họ có ở bất kỳ địa điểm nào, bất cứ nơi đâu, ngay cả những địa điểm khác nhau trên toàn thế giới.
Thiết lập báo cáo
Tính năng thiết lập báo cáo của phần mềm Microsoft Project cho phép người dùng có thể tạo ra các bản báo cáo chi tiết về dự án, giúp những thành viên trong dự án có thể theo dõi các yếu tố cụ thể của dự án. Với phần mềm quản lý này, người dùng cũng có thể sử dụng các mẫu báo cáo có sẵn hoặc tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của dự án một cách dễ dàng.
Với những tính năng này, Microsoft Project sẽ giúp cho người dùng có thể quản lý dự án một cách thông minh và đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm Microsoft Project là gì?
Nhìn chung thì phần mềm MS Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp người dùng có thể tổ chức công việc, lên kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án của mình một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà người dùng có thể nhận được khi sử dụng phần mềm này:
Lập kế hoạch chi tiết và toàn diện
Khi sử dụng phần mềm Microsoft Project, người dùng có thể phân tích và lập kế hoạch cụ thể cho dự án với những nhiệm vụ nhỏ và cụ thể hơn, giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý và theo dõi dự án hơn. Đồng thời, với phần mềm quản lý này, người dùng cũng có thể lập lịch biểu cho những nhiệm vụ đó một cách cụ thể hơn, giúp người dùng có thể xây dựng được lịch trình chi tiết và khoa học hơn.
Quản lý nguồn lực hiệu quả
Người dùng cũng có thể phân bổ tài nguyên và những nguồn lực cho từng nhiệm vụ cụ thể có trong dự án một cách hợp lý nhất. Điều này giúp cho việc theo dõi và quản lý tài nguyên đạt được hiệu quả cao nhất và tránh được những tình trạng quá tải, dư thừa hoặc thiếu thông nguồn lực. Đồng thời cũng giúp những nhà quản lý có thể giảm thiểu được những chi phí bỏ ra cho dự án.
Theo dõi tiến độ dự án
Phần mềm Microsoft Project cung cấp cho người dùng biểu đồ theo dõi dự án trực quan và dễ sử dụng, giúp người dùng có thể theo dõi một cách chi tiết về tình trạng của những nhiệm vụ cụ thể trong dự án như nhiệm vụ đang thực hiện, nhiệm vụ đã hoàn thành và nhiệm vụ quá hạn. Điều này sẽ cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng thể, giúp họ có thể theo dõi được tiến độ của dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Cộng tác hiệu quả
Khi sử dụng phần mềm MS Project, người dùng có thể chia sẻ thông tin về dự án với những thành viên một cách dễ dàng. Đồng thời có thể giúp những thành viên trong nhóm có thể cộng tác với nhau một cách dễ dàng để giúp việc cập nhật thông tin về tiến độ thực tế của dự án một cách chính xác và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp người quản lý dự án có thể nắm bắt được những sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm
Microsoft Project cũng giúp người dùng có thể xác định được nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án đó. Giúp mọi thành viên trong dự án có thể nắm rõ được vai trò, trách nhiệm và tiến độ công việc của mình trong dự án đó. Điều này cũng sẽ giúp tăng cường tính minh bạch cho dự án và tránh được sự đồng đẩy trách nhiệm của những thành viên trong dự án.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Phần mềm Project có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft Office, chẳng hạn như Excel, Word, Outlook và Teams giúp người dùng có thể dễ dàng nhập dữ liệu, chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo hiệu quả. Phần mềm quản lý này còn có thể tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý khác như ứng dụng quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực,… để tạo ra một hệ thống quản lý dự án toàn diện và hoàn chỉnh nhất.
Phân tích và đánh giá
Với những tính năng quản lý của phần mềm quản lý phần mềm MS Project, người dùng có thể phân tích được các chỉ số quan trọng như thời gian hoàn thành, chi phí, nguồn lực và chất lượng công việc. Giúp những nhà quản lý có thể đánh giá được tính hiệu quả của dự án và những bài học kinh nghiệm có thể rút ra từ việc triển khai dự án đó.
Với những lợi ích mà MSO đã phân tích ở trên, có thể khẳng định rằng Microsoft Project sẽ là một công cụ hữu ích trong việc tổ chức, triển khai và quản lý dự án một cách hiệu quả nhất.
Các gói dịch vụ của phần mềm Microsoft Project là gì?
Microsoft Project cung cấp cho người dùng những phiên bản dịch vụ chủ yếu bao gồm Project Plan 1, Project Plan 3, Project Plan 5 để phù hợp với nhu cầu quản lý của nhiều dự án khác nhau.
– Gói Project Plan 1, hiện tại được đổi tên thành Planner Plan 1, cung cấp cho người dùng các chức năng quản lý dự án cơ bản và cho phép họ điều chỉnh linh hoạt với các chế độ xem khác nhau như lưới, bảng hoặc dòng thời gian.
– Gói Project Plan 3 bao gồm tất cả các chức năng của Project Plan 1 cùng với những tính năng quản lý nâng cao khác để giúp người dùng có thể duy trì việc tổ chức khoa học và theo dõi chặt chẽ các dự án, nguồn lực và đội ngũ.
– Gói Project Plan 5 được thiết kế để đáp ứng được những yêu cầu cao cấp của những doanh nghiệp hoặc dự án lớn, với khả năng quản lý dự án toàn diện, những công cụ phân tích và đánh giá tài chính cao cấp nhất.
Để xem bảng giá Microsoft Project Plan 1, Project Plan 3, Project Plan 5, bạn hãy tìm hiểu tại đây.
Những đối tượng nào nên sử dụng phần mềm Project?
Microsoft Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, được thiết kế để hỗ trợ những người dùng cá nhân và cả các doanh nghiệp, tổ chức trong việc lập kế hoạch, triển khai, theo dõi và quản lý các dự án của mình. Công cụ này đặc biệt hữu dụng đối với những đối tượng sử dụng như sau:
Các nhà quản lý dự án
Phần mềm Microsoft Project đặc biệt mang lại hiệu quả tuyệt vời cho những người dùng là những nhà quản lý. Phần mềm này cho phép những nhà quản lý có thể lập kế hoạch chi tiết bao gồm các nhiệm vụ, nguồn lực cần thiết, thời gian bắt đầu và kết thúc, giúp họ có thể lên được một kế hoạch cụ thể cho dự án của mình. Đồng thời, với phần mềm này, những nhà quản lý có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành dự án một cách sát sao nhất.
Các thành viên trong nhóm dự án
Phần mềm cũng mang lại nhiều hiệu quả cho những thành viên có trong dự án, giúp họ có thể xác định được vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án, đồng thời giúp họ có thể theo dõi được mục tiêu, nhiệm vụ và tiến độ mà mình cần phải đạt được. Giúp việc hoạt động của dự án đó có thể diễn ra hiệu quả và được một kết quả tốt nhất có thể.
Các doanh nghiệp
Các doanh nghiệp là một đối tượng người dùng có nhiều dự án cần được triển khai và cần được quản lý hiệu quả nhất. Bằng việc sử dụng phần mềm Microsoft Project, những phòng ban trong doanh nghiệp có thể phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực và tài nguyên cần thiết để những công việc đó cơ thể diễn ra đúng tiến độ cụ thể.
Trong giáo dục và học tập
Trong giáo dục và học tập, việc sử dụng phần mềm Project có thể giúp những dự án nghiên cứu hay học tập có thể diễn ra một cách đúng trình tự và đạt được kết quả cao. Đối với giảng viên, họ có thể sử dụng phần mềm này để lên kế hoạch triển khai và quản lý tiến độ của bài giảng trong xuyên suốt cả một kỳ học. Đối với học sinh và sinh viên, phần mềm MS Project có thể hỗ trợ việc học tập và quản lý các hoạt động sinh viên sao cho diễn ra đúng với kế hoạch và đạt được hiệu quả cao nhất.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm MS Project cơ bản
Để sử dụng công cụ MS Project nhanh và thành thạo nhất, người dùng hãy theo dõi phần hướng dẫn của MSO dưới đây:
Hướng dẫn tải xuống phần mềm MS Project
– Bước 1: Bạn truy cập vào trang www.office.com và đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn.
– Bước 2: Tại trang chủ của Microsoft 365, bạn hãy nhấn chọn nút Install Office.
– Bước 3: Bạn nhấn cho phần mềm MS Project để tải xuống.
– Bước 4: Bạn hãy mở file vừa được tải về máy tính của bạn để thực hiện quá trình cài đặt phần mềm MS Project.
Xem thêm: Hướng dẫn tải MS Project chi tiết
Cách tạo dự án mới trong Microsoft Project
– Bước 1: Truy cập vào phần mềm Microsoft Project và chọn nút “Tạo dự án mới”.
– Bước 2: Trong trang tạo dự án, bạn nhấn chọn mục “Project Summary Task” trên thanh công cụ.
– Bước 3: bạn nhập tên dự án, ngày bắt đầu và kết thúc của dự án của bạn.
– Bước 4: Bạn nhấn vào nút OK để hoàn tất tạo dự án mới trên MS Project.
Thêm danh sách công việc mới trong Project
– Bước 1: Trong dự án bạn vừa tạo, bạn nhấn chọn nút Xem, sau đó chọn Chế độ xem tác vụ và chọn Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Bạn nhập tên các tác vụ vào trường Task Name và nhấn nút Enter.
– Bước 3: Bạn lặp lại các bước trên để nhập các công việc còn lại trong dự án của bạn.
Thêm thời hạn cho công việc trong Project
Tương tự như mục thêm danh sách công việc vào dự án trong MS Project, bạn cũng có thể thêm thời hạn cho từng công việc như sau:
– Bước 1: Trong dự án bạn vừa tạo, bạn nhấn chọn nút Xem, sau đó chọn Chế độ xem tác vụ và chọn Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Bạn nhập thời hạn cho các công việc cụ thể vào trường Durration và nhấn nút Enter.
– Bước 3: Bạn lặp lại các bước trên để nhập thời hạn cho các công việc còn lại trong dự án của bạn.
Liên kết giữa các công việc trong Microsoft Project
Trong mỗi dự án, các công việc sẽ đều có thứ tự thực hiện nhất định, tuy nhiên có nhiều trường hợp một số công việc có thể thực hiện song song với nhau. Để thể hiện sự ưu tiên cho một công việc nhất định, người dùng cần thiết lập liên kết giữa các công việc đó. Để thực hiện điều này, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Trong dự án của bạn, hãy nhấn chọn nút Xem rồi chọn Chế độ xem tác vụ và nhấn chọn mục Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Bạn hãy nhấn giữ nút Ctrl và chọn những công việc mà bạn muốn liên kết trong cột Task Name.
– Bước 3: Bạn nhấn chọn công việc và liên kết các công việc mà bạn đã chọn bằng nút có biểu tượng liên kết hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F2.
Thêm mốc quan trọng vào dự án trong MS Project
Bạn có thể thêm mốc thời gian vào dự án trong phần mềm MS Project với những bước sau đây:
– Bước 1: Bạn nhấn chọn nút Xem, sau đó chọn Chế độ xem tác vụ và nhấn chọn mục Biểu đồ Gantt.
– Bước 2: Nhập tên mốc vào hàng trống đầu tiên hoặc chọn một tác vụ mà bạn muốn biến thành mốc quan trọng.
– Bước 3: Bạn nhập số 0 vào trường Thời gian và nhấn nút Enter trên bàn phím của bạn để hoàn thành việc thêm mốc quan trọng trong dự án trên MS Project.
Lời kết
Quan bài viết này, MSO đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về phần mềm quản lý dự án Project, qua đó giúp bạn hiểu được phần mềm Microsoft Project là gì và cách sử dụng nó. Nếu trong quá trình tìm hiểu, bạn có thắc mắc gì hay có nhu cầu sử dụng phần mềm Microsoft Project, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể nhé.
